Дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами: какие документы подготовить в 2026 году

Сотрудник с ребёнком-инвалидом получает дополнительные оплачиваемые выходные после того, как принесёт работодателю заявление и подтверждающие документы. Социальный фонд России 10 сентября 2026 года перечислил, что входит в этот пакет: заявление по форме, утверждённой приказом Минтруда от 19.06.2023 № 516н, справки о неиспользованных днях, документы о родстве, проживании и инвалидности ребёнка.

Базовый комплект выглядит так:

• заявление по форме приказа Минтруда от 19.06.2023 № 516н;
• справка с предыдущего места работы о количестве использованных выходных, если сотрудник устроился в текущем году;
• справка с места работы второго родителя о том, что он такие выходные не оформлял;
• документы, подтверждающие место жительства, пребывания или фактического проживания ребёнка;
• свидетельство о рождении или усыновлении;
• справка об установлении инвалидности;
• документ, подтверждающий установление опеки или попечительства, если ребёнок воспитывается под опекой.

Часть бумаг приносят один раз, часть обновляют по мере истечения срока, а справку от второго родителя запрашивают заново на каждый период выходных. Дальше - разбор каждого документа, таблица периодичности, порядок подачи заявления и типичные ошибки, из-за которых оформление затягивается. Источник разъяснений - сообщение СФР о перечне документов.

Кто имеет право на дополнительные выходные и сколько дней можно получить

Дополнительные оплачиваемые выходные положены родителям, опекунам и попечителям детей с инвалидностью. Работник может взять до 4 таких дней каждый месяц, и они оплачиваются исходя из среднего заработка, а не оформляются как отпуск за свой счёт.

Неиспользованные дни накапливаются. Если брать по 4 дня ежемесячно, за 6 месяцев набирается 24 дня, и их разрешено использовать подряд один раз в год. Такой график выручает, когда ребёнку нужен длительный курс лечения, поездка на реабилитацию или сопровождение в стационаре.

Четыре дня в месяц рассчитаны на семью, а не на каждого родителя по отдельности. Именно поэтому к заявлению прикладывают справку с места работы второго родителя: она подтверждает, что в этом периоде он льготу не оформлял. Родители распределяют дни между собой по договорённости в пределах общего лимита.

Право сохраняется, пока у ребёнка есть статус инвалида. Справку об инвалидности обновляют в сроки, указанные в самой справке: однократно, раз в год, раз в два года или раз в пять лет. От действующего документа зависит, продлевается ли льгота на следующий период.

Оплату работодатель делает из своих средств, а затем заявляет расходы к возмещению в Социальный фонд России. Поэтому пакет документов нужен дважды: работнику - чтобы получить выходные, работодателю - чтобы вернуть потраченные деньги.

Полный перечень документов для оформления дополнительных выходных

Заявление по форме 516н: как заполнить без ошибок

Форму заявления утвердил приказ Минтруда от 19.06.2023 № 516н, и именно её смотрит фонд при возмещении расходов. В заявлении указывают фамилию, имя и отчество работника, должность и подразделение, количество запрашиваемых дней и конкретные даты, ставят дату и подпись.

Отдельного внимания требует случай, когда сотрудник накопил дни и берёт до 24 дней подряд. Здесь перечислять каждую дату не нужно, но период указывают целиком, с первого по последний день, иначе кадровая служба и фонд будут сверять заявление с приказом и табелем вручную.

Если оригиналы справок остаются у работника, к заявлению прикладывают копии. Формулировка о том, что сотрудник обязуется сообщить об изменениях, влияющих на льготу, например об увольнении второго родителя или о снятии инвалидности, избавит от спорных ситуаций при последующих обращениях.

Справки с места работы второго родителя и предыдущего места работы

Справка от второго родителя подтверждает, что в этом месяце или в этом году он дополнительные выходные не оформлял. Если дни использованы частично, в справке указывают даты и количество использованных дней за календарный месяц или год. Для 24-дневного периода справка нужна за год, для обычных четырёх дней - за месяц.

Справка с предыдущего места работы требуется, когда сотрудник устроился в текущем году. В ней указывают, сколько выходных по уходу за ребёнком он успел использовать до увольнения: без этой цифры нельзя определить остаток годового лимита.

Случай, когда второй родитель не работает, разъяснение СФР прямо не описывает, поэтому заменяющий документ стоит уточнить в территориальном отделении фонда заранее. Обычно обсуждают копию трудовой книжки или иное подтверждение отсутствия занятости, но единого правила в опубликованном перечне нет.

Документы о месте жительства и родстве с ребёнком

Место жительства, пребывания или фактического проживания ребёнка подтверждают документы о регистрации или о фактическом адресе. Такой документ подают однократно, повторно его не запрашивают.

Если ребёнок прописан не вместе с родителем, может понадобиться письменное пояснение: родитель и ребёнок фактически живут вместе, и ребёнок не находится в специализированном детском учреждении на полном государственном обеспечении. Это пояснение тоже предоставляют один раз.

Родство подтверждает свидетельство о рождении или усыновлении. Его приносят однократно, а копию хранят в личном деле вместе с остальными документами по льготе.

Справка об инвалидности и документ об опеке или попечительстве

Справку об установлении инвалидности предоставляют в сроки, которые определила экспертиза: один раз, раз в год, раз в 2 года или раз в 5 лет. Приносить её каждый месяц не нужно - документ действует весь указанный в нём период.

Опекуны и попечители прикладывают документ, подтверждающий установление опеки или попечительства. Его предоставляют по срокам действия договора об опеке или попечительстве, поэтому при продлении договора документ обновляют.

Практический ориентир: заявление и справка второго родителя идут в каждом пакете, а свидетельство о рождении, документы о проживании и об инвалидности лежат в деле и обновляются только по истечении срока.

Порядок и сроки подачи заявления: что говорит закон и локальные акты

Конкретный срок подачи заявления и документов законодательство не устанавливает, в том числе нет правила «строго за 3 дня». Работодателю стоит закрепить порядок в локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, чтобы кадры и бухгалтерия действовали одинаково и не зависели от устных договорённостей.

Пример формулировки для внутреннего документа:

Работник подаёт заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребёнком-инвалидом и прилагаемые документы не позднее чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты выходных.

Ориентир по срокам удобно привязать к выплате зарплаты: заявление, поданное в середине месяца, успевает попасть в ближайший расчёт, а поданное за день до желаемой даты почти всегда сдвигает выплату на следующий период.

После приёма документов работодатель издаёт приказ о предоставлении дополнительных выходных дней. В приказе указывают сотрудника, количество дней, даты и основание, а сам документ подписывает руководитель. О том же порядке напоминает разъяснение СФР: срок подачи заявления законом не задан, порядок определяет работодатель.

Оплата дополнительных выходных и возмещение расходов из СФР

Дополнительные выходные работодатель оплачивает исходя из среднего заработка сотрудника за счёт средств компании. Затем расходы возмещает Социальный фонд России, поэтому вся цепочка документов, заявление, приказ, табель и расчёт среднего заработка, должна быть согласована между собой.

Условный пример. Средний дневной заработок сотрудника составляет 2 800 рублей. За 4 дня в месяц работодатель начислит 11 200 рублей, а за накопленные 24 дня - 67 200 рублей. Эти суммы компания сначала выплачивает из своих средств, а после закрытия расчётов заявляет к возмещению.

Ошибки в заявлении, приказе или справках создают риск отказа в возмещении: фонд сверяет документы между собой, и расхождение в датах или количестве дней становится основанием для дополнительных пояснений. Проверяйте, чтобы количество дней в заявлении, приказе и табеле совпадало до одного дня.

Как оформляют возмещение в учёте и какие проводки используют, разобрано в статье про дополнительные выходные и возмещение расходов в 1С:Бухгалтерия.

Особые случаи: второй родитель, опека, предыдущее место работы

Сотрудник устроился в этом году. В пакет добавляют справку с предыдущего места работы с количеством использованных дней до увольнения. Если справку получить невозможно, например прежний работодатель ликвидирован, ситуацию стоит заранее обсудить с фондом, чтобы не потерять дни из-за отсутствия подтверждения.

Второй родитель не работает. Справку с места работы он предоставить не может, поэтому нужен другой документ, подтверждающий, что льготой он не пользовался. Перечень таких подтверждений в разъяснении СФР не раскрыт - уточните его в своём отделении фонда до подачи заявления.

Оформлены опека или попечительство. К пакету добавляют документ об установлении опеки или попечительства, действующий на момент подачи. При продлении договора документ обновляют, а заявление подают по общей форме 516н.

Ребёнок прописан отдельно. Понадобится письменное пояснение о совместном проживании и об отсутствии полного государственного обеспечения в специализированном детском учреждении. Документ подают однократно, он остаётся в деле.

Дни используются частично. В справке второго родителя указывают даты и количество уже использованных дней за месяц или год. Если этот пункт пропустить, расхождение с табелем второго родителя обнаружится только при проверке фондом.

Частые ошибки при оформлении документов и как их избежать

• заявление написано не по форме 516н или без конкретных дат, особенно при накоплении до 24 дней подряд;
• нет справки с предыдущего места работы, хотя сотрудник устроился в текущем году;
• в справке второго родителя не указаны даты и количество дней при частичном использовании льготы;
• нет письменного пояснения о совместном проживании, если ребёнок зарегистрирован по другому адресу;
• срок действия справки об инвалидности истёк, а новая ещё не предоставлена;
• документы приносят в последний день перед желаемыми выходными, и у кадров не остаётся времени на проверку.

Перед подачей полезно сверить пакет по трём пунктам: количество дней совпадает во всех документах, сроки действия справок не истекли, даты в заявлении совпадают с предполагаемым приказом. Такая проверка занимает несколько минут и снимает большую часть вопросов фонда при возмещении.

Избыточные бумаги, которые не связаны с льготой, запрашивать не стоит: требования сверх установленного перечня создают риск спора с работником и не помогают при возмещении. Если сотрудник сомневается в составе пакета, ориентируйте его на перечень из разъяснения СФР и форму 516н.

Как отразить дополнительные выходные в 1С

В 1С:Зарплата и управление персоналом дополнительные выходные регистрируют отдельным документом по уходу за детьми-инвалидами: выбирают сотрудника, указывают количество дней и период, программа рассчитывает оплату по среднему заработку, а в табеле дни отмечают кодом ОВ. Пошаговый порядок с делением дней между родителями и разбором неполного рабочего времени описан в статье про настройку дополнительных оплачиваемых выходных в 1С:ЗУП.

В 1С:Бухгалтерия оплата попадает в начисление зарплаты, а возмещение из фонда отражают после решения СФР. Проверьте, что сумма начисления совпадает с расчётом среднего заработка и с приказом: это тот набор данных, который фонд сверяет при возмещении.

Настройки зависят от версии конфигурации и релиза, поэтому перед закрытием месяца сверяйте состав начислений и коды в табеле. Если в компании кроме льготных дней действует сокращённая рабочая неделя для сотрудников с детьми, графики удобно настраивать в одном месте, о чём рассказано в материале про сокращённую рабочую неделю и дополнительные выходные в 1С:ЗУП.