Инструктажи по охране труда после реорганизации в форме присоединения: разъяснения Роструда и план действий

Роструд разъяснил: реорганизация компании в форме присоединения к другой организации не требует повторно проводить вводный инструктаж по охране труда и первичный инструктаж на рабочем месте. Статья 75 ТК РФ не признаёт реорганизацию основанием для расторжения трудовых договоров: сотрудники остаются на своих местах, а работодателем для них становится присоединяющая организация. Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 связывает вводный инструктаж с приёмом на работу и участием в производственной деятельности, поэтому присоединённый работник в статус вновь принятого не переходит. Разъяснение Роструда подтверждает этот вывод.

Что делать вместо повторного вводного: сверить график повторных инструктажей (не реже одного раза в 6 месяцев, для отдельных категорий работников не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы), привести в порядок журналы, при необходимости провести внеплановый инструктаж по решению работодателя. Ниже разберём расчёт сроков от даты последнего инструктажа, чек-лист журнала и план действий на первый месяц после присоединения.

Материал полезен кадровикам, бухгалтерам и руководителям объединённой структуры, которым нужно пройти проверку ГИТ без замечаний по инструктажам. Настройки 1С разберём отдельно: программа помогает не пропустить срок, но журнал регистрации инструктажей она не заменяет.

Что разъяснил Роструд: краткий ответ для тех, кто присоединился

Почему реорганизация не равна приёму на работу

Присоединение меняет юридическое лицо-работодателя, но не создаёт нового трудового отношения. Работник продолжает трудиться по тому же договору, на той же должности, с теми же условиями, которые согласованы ранее. Для целей охраны труда он не новичок: вводный инструктаж он проходил при приёме, а отметка об этом хранится в журнале прежней организации.

Пример. Менеджер отдела продаж работал в компании, которую присоединили к более крупной структуре. Офис, рабочее место, компьютер и должностная инструкция остались прежними. Проводить с ним вводный инструктаж заново из-за смены вывески на здании не нужно: основание для вводного инструктажа, приём на работу, не возникло.

Кадровые документы в такой ситуации продолжают вести, а не открывают заново. Логика та же, что с личными делами: новые личные дела при присоединении не заводят, существующие ведутся от имени правопреемника. С инструктажами работает тот же принцип преемственности записей.

Какие инструктажи всё же придётся провести

Отсутствие обязанности повторять вводный инструктаж не отменяет остальную часть системы охраны труда. После присоединения планируйте четыре вида инструктажей.

Повторный: по графику, в общем случае не реже одного раза в 6 месяцев.
Внеплановый: при изменении процессов, оборудования, инструкций, по требованию ГИТ, при перерыве в работе или по решению работодателя.
Первичный на рабочем месте: для сотрудников, принятых уже после присоединения, переведённых из другого подразделения или выполняющих новую для них работу.
Вводный: для новых сотрудников объединённой компании и иных лиц, участвующих в производственной деятельности.

Если после присоединения меняются условия труда, оборудование или локальные акты по охране труда, это основание для внепланового инструктажа. Повторный вводный инструктаж по такому поводу не проводят: вводный инструктаж привязан к приёму на работу, а не к изменению условий.

Периодичность инструктажей по охране труда: сроки 6 и 3 месяца после присоединения

Постановление № 2464 задаёт базовую периодичность повторного инструктажа: не реже одного раза в 6 месяцев. Для отдельных категорий работников действует более частый режим, не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы. Перечень таких категорий работодатель определяет с учётом требований охраны труда и специфики работ, он фиксируется в локальном акте и в программах инструктажа.

Вид инструктажа	Когда проводится	Периодичность
Вводный	до начала работы для вновь принятых и иных лиц, участвующих в производственной деятельности	однократно при приёме
Первичный на рабочем месте	до начала самостоятельной работы: новые сотрудники, переведённые из другого подразделения, работники с новой для них работой	однократно по каждому основанию
Повторный	по утверждённому графику	не реже одного раза в 6 месяцев; для отдельных категорий не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы
Внеплановый	при изменении технологического процесса, замене или модернизации оборудования, изменении инструкций, требовании ГИТ, перерыве в работе, по решению работодателя	по событию

Ключевое правило после присоединения: срок отсчитывается от даты последнего инструктажа конкретного работника, а не от даты внесения записи в ЕГРЮЛ. Пример расчёта: сотрудник прошёл повторный инструктаж 15 марта. Следующий для него не позднее 15 сентября. Если он входит в категорию с трёхмесячной периодичностью и работает первый год, следующий инструктаж не позднее 15 июня.

Как считать срок, если журнал инструктажей «переехал» из другой организации

Порядок действий для ответственного за охрану труда:

Запросить у присоединённой организации журналы регистрации инструктажей, программы инструктажей и приказы о назначении ответственных.
Выписать по каждому работнику дату и вид последнего инструктажа.
Сверить полученный список с кадровыми данными объединённой структуры, чтобы не потерять сотрудников, оформленных в разных подразделениях.
Сформировать единый график повторных инструктажей и назначить ответственного за его ведение.

Журнал регистрации инструктажей служит подтверждением периодичности. Без записей инспектор не увидит, что сроки соблюдаются, даже если инструктаж фактически проводился.

Кого касается инструктаж раз в 3 месяца в первый год работы

Трёхмесячная периодичность относится не ко всем новичкам, а к отдельным категориям работников, которые определены правилами и локальными актами работодателя. Проверьте перечень таких категорий в своих документах и в программах инструктажа: часто он привязан к работам повышенной опасности и к должностям с повышенными требованиями безопасности. Если сотрудник присоединённой компании отработал больше года, для него действует общая периодичность 6 месяцев.

Изменения в обучении по охране труда по постановлению № 805 и настройку напоминаний о повторном инструктаже каждые 3 месяца для опасных работ разбираем в отдельном материале: новые правила обучения по охране труда и учёт в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.

Внеплановый инструктаж после присоединения: когда он уместен

Основания для внепланового инструктажа: что говорит постановление № 2464

Типовые основания внепланового инструктажа:

изменение технологического процесса, замена или модернизация оборудования, инструмента и приспособлений;
изменение инструкций и локальных актов по охране труда;
требование должностных лиц ГИТ или других органов надзора;
перерыв в работе, для которого правила устанавливают обязательный инструктаж;
решение работодателя.

Сам факт присоединения в этом перечне не указан, поэтому автоматической обязанности провести внеплановый инструктаж он не создаёт. Практический сценарий, в котором инструктаж уместен: объединённая компания вводит единые инструкции по охране труда, меняет ответственных лиц или порядок допуска к оборудованию. Тогда основанием становится изменение локальных актов, и внеплановый инструктаж закрывает реальный разрыв в правилах, а не формальность ради галочки.

Роструд в своём разъяснении также указывает на возможность внепланового инструктажа по решению работодателя, поэтому инициатива компании здесь опирается на норму, а не на спорную практику. Источник разъяснения стоит сохранить в обоснование к внутренним документам.

Как оформить решение работодателя о внеплановом инструктаже

Решение оформляется приказом. В нём указывают причину, перечень работников или подразделений, ответственного за проведение и срок. Пример формулировки:

Приказ № 15-от от 12.11.2026 «О проведении внепланового инструктажа по охране труда». Основание: введение в действие новых инструкций по охране труда (приказ № 14-от от 10.11.2026) и распространение локальных актов присоединённой организации на объединённую структуру. Провести внеплановый инструктаж до 20.11.2026 с работниками складского подразделения. Ответственный: специалист по охране труда.

Запись в журнале должна содержать причину инструктажа и подписи обеих сторон. Рабочий вариант записи: дата, вид инструктажа «внеплановый», основание «введение новых инструкций по охране труда, приказ № 15-от», подпись инструктируемого, подпись инструктирующего.

Как оформить инструктажи: журнал, подписи и локальные документы

Комплект документов, который подтверждает проведение инструктажей:

журнал регистрации вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажей на рабочем месте;
программы вводного и первичного инструктажа, утверждённые работодателем;
приказы о назначении ответственных за проведение инструктажей и за охрану труда в подразделениях;
график проведения повторных инструктажей;
локальный акт с перечнем категорий работников, которым положена трёхмесячная периодичность;
приказы о внеплановых инструктажах с указанием причины.

Обязательные реквизиты записи: фамилия и инициалы работника, профессия или должность, подразделение, вид инструктажа, причина для внепланового и первичного при переводе, дата, подпись инструктируемого и подпись инструктирующего.

При присоединении записи прежней организации сохраняются, новые ведутся от имени правопреемника. Похожий подход действует для книг учёта: новую книгу учёта движения трудовых книжек при присоединении не заводят, архив продолжает действовать.

Что проверить в журнале регистрации инструктажей

Все работники объединённой структуры внесены в журнал, включая сотрудников бывших подразделений присоединённой организации.
У каждого работника есть дата последнего инструктажа и вид инструктажа.
Для внеплановых инструктажей указана причина, а не только дата.
Есть подписи работника и инструктирующего в каждой строке.
Форма журнала соответствует требованиям постановления № 2464 и локальному акту работодателя.

Список работников сверяйте с кадровыми данными в 1С:Зарплата и управление персоналом. Так вы быстрее поймаете сотрудников, которые выпали из графика при смене работодателя.

Пошаговый план: что сделать в первый месяц после присоединения

Издать приказ о назначении ответственного за охрану труда и проведение инструктажей в объединённой структуре. Срок: 1-3 рабочих дня с даты записи в ЕГРЮЛ.
Собрать журналы, программы инструктажей и приказы присоединённой организации. Срок: 1-2 недели.
Сверить списки работников с кадровым учётом, выгрузив данные из 1С. Срок: 2-3 дня после получения журналов.
Составить сводный график повторных инструктажей с периодичностью 6 и 3 месяца. Срок: до конца второй недели.
Проверить актуальность инструкций и локальных актов по охране труда, принять решение о единых правилах для объединённой компании. Срок: 2 недели.
Провести внеплановый инструктаж, если новые инструкции или процессы уже введены, оформив приказ с причиной. Срок: до даты ввода новых правил в действие.
Зафиксировать все инструктажи в журнале с подписями и назначить ответственного за хранение архива. Срок: по факту проведения, но в тот же день.

Как отслеживать сроки инструктажей в 1С

1С:Зарплата и управление персоналом ведёт кадровый учёт и позволяет фиксировать даты инструктажей по сотрудникам, строить отчёты и выборки по подразделениям. Практический приём: раз в месяц выгружать список работников с датой последнего инструктажа и сверять его с графиком, а отчёт по сотрудникам с истекающими сроками держать под рукой у ответственного.

1С:Бухгалтерия такие задачи не закрывает, она нужна для расчётов и кадровых приказов, если кадровый блок ведётся в ней. Учёт часов и оплаты инструктажей, которые проводятся в рабочее время, разбираем отдельно: предсменные инструктажи и их оплата в 1С:ЗУП 8. Сам журнал регистрации инструктажей остаётся бумажным или электронным документом по правилам охраны труда, программа лишь помогает не пропустить срок.

Риски и ответственность: чем грозит пропуск инструктажей

Реорганизация не освобождает от соблюдения периодичности. Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, включая допуск работника к работе без инструктажа, квалифицируется по статье 5.27.1 КоАП РФ. Санкция для должностных лиц и организаций зависит от части статьи и повторности нарушения: предусмотрены предупреждение и штраф. Отсутствие записей о повторном инструктаже относится к типичным замечаниям при проверке.

Что запрашивает инспектор ГИТ в первую очередь

журнал регистрации инструктажей по охране труда;
программы вводного и первичного инструктажа;
приказы о назначении ответственных за охрану труда и инструктажи;
график повторных инструктажей;
локальные акты с перечнем категорий работников и порядком проведения инструктажей.

У объединённой компании инспектор вправе запросить документы и за период до присоединения, поэтому архивы присоединённой организации нужно сохранить, а не утилизировать при смене вывески. Держите документы в одном месте и назначьте сотрудника, который отвечает за их актуальность.

Частые вопросы после присоединения

Нужен ли вводный инструктаж руководителю присоединённой организации

Нет, если руководитель продолжает работу в прежней должности и не принят заново: по статье 75 ТК РФ трудовой договор сохраняет силу, а вводный инструктаж по постановлению № 2464 привязан к приёму на работу. Для руководителей, назначенных уже после присоединения, действует общий порядок, включая вводный инструктаж и первичный инструктаж на рабочем месте.

Что делать, если журнал инструктажей утерян

Соберите сохранившиеся документы: приказы, программы, выписки, табели, служебные записки руководителей подразделений. Восстановите записи там, где есть подтверждения. По остальным работникам проведите внеплановый инструктаж по решению работодателя и зафиксируйте его в журнале с указанием причины. Утрата журнала создаёт риск претензий ГИТ, поэтому назначьте ответственного за хранение и заведите резервную копию электронных форм.

Нужно ли менять программу вводного инструктажа

Программу пересматривают, если изменились локальные акты, условия труда или требования безопасности. Новую редакцию программы утверждают приказом. Сам факт присоединения не требует повторного вводного инструктажа, но введение новой программы служит основанием для внепланового инструктажа с работниками.

Распространяется ли трёхмесячная периодичность на всех новых работников

Нет. Периодичность не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы применяется к отдельным категориям работников, которые определены правилами и локальным актом работодателя. Для остальных сотрудников действует общий срок, не реже одного раза в 6 месяцев от даты последнего инструктажа.

Первый шаг для объединённой компании: поднять журналы присоединённой организации и выписать даты последних инструктажей по каждому сотруднику. Дальше график на 6 и 3 месяца строится от этих дат, а решение о внеплановом инструктаже оформляется приказом с понятной причиной.