Как проверить среднесписочную численность в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3: расчет, отчеты и контрольные соотношения 2026 года

Проверить среднесписочную численность (ССЧ) в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3 можно отчетом «Численность и текучесть кадров»: он показывает списочную и среднесписочную численность за выбранный период, в том числе в разрезе подразделений. Сам показатель считается по правилам Указаний №638, которые утверждены приказом Росстата от 17.11.2025 №638 (в ред. от 20.02.2026) и действуют с 1 февраля 2026 года.

Результат из отчета стоит сверить с регламентированной отчетностью: ССЧ указывается в ЕФС-1, РСВ и Форме П-4. Расхождение между внутренним расчетом и данными, которые ушли в фонд или налоговую, приводит к пояснениям, уточненным расчетам и риску потерять право на льготный режим.

Дальше: определения трех показателей численности, списки категорий работников для включения и исключения, формула с примерами, порядок проверки в 1С:ЗУП ред. 3 и чек-лист перед сдачей отчетности.

Что такое среднесписочная численность и почему ее нужно проверять в 2026 году

ССЧ рассчитывают за отчетный период: квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Это средний показатель, который строится на ежедневной списочной численности. От значения зависят налоговый режим, право на льготы, форма сдачи отчетности и статус организации в реестре субъектов малого и среднего предпринимательства. Дополнительно ССЧ указывается в регламентированных отчетах ЕФС-1, РСВ и Форме П-4.

С 1 февраля 2026 года расчет ведется по Указаниям №638 (указания по заполнению Формы П-4, утв. приказом Росстата от 17.11.2025 №638 в ред. от 20.02.2026). Если база обновлена не полностью, показатель в 1С может разойтись с ручным расчетом. Первый шаг перед сдачей отчетности: сформировать отчет «Численность и текучесть кадров» и сравнить его итог с суммами из РСВ и ЕФС-1.

Чем ССЧ отличается от списочной и средней численности

Три показателя часто используют как синонимы, хотя применяются они в разных местах.

Показатель	Что означает	Где применяется
Списочная численность	Количество всех сотрудников на определенную дату	Основа для расчета ССЧ по дням
Среднесписочная численность (ССЧ)	Средний показатель за период, рассчитанный на основе ежедневной списочной численности	Налоговый режим, льготы, форма отчетности, реестр МСП, ЕФС-1, РСВ, Форма П-4
Средняя численность	Включает ССЧ, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность исполнителей по ГПХ	Отчетность, в которой требуется показатель с учетом всех форм занятости

Разница формулируется коротко. Списочная численность показывает, сколько людей числится в компании на дату. Среднесписочная отвечает, сколько их в среднем за период. Средняя численность добавляет к ССЧ внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам.

На что влияет ССЧ: налоговый режим, льготы, отчетность и статус МСП

Последствия неверного расчета конкретны.

Налоговый режим: превышение лимита ССЧ закрывает право применять спецрежим, к которому привязан показатель.
Льготы: пониженные тарифы страховых взносов для малых и средних предприятий и часть региональных льгот привязаны к размеру ССЧ.
Форма сдачи отчетности: показатель определяет, как и куда организация сдает отдельные отчеты.
Реестр МСП: сведения о численности влияют на статус в реестре, а он открывает доступ к мерам поддержки.

Лимиты и условия для конкретного режима смотрите в Налоговом кодексе и в актуальных разъяснениях ФНС: они меняются, а ошибка в расчете обычно обнаруживается уже после камеральной проверки.

Кого включать и не включать в расчет ССЧ по Указаниям №638

Состав категорий работников Указания №638 описывают по пунктам. Именно здесь чаще всего возникают расхождения между кадровым учетом, расчетом в 1С и данными отчетности.

Категории работников, которые включаются в ССЧ

Основные работники по трудовым договорам, в том числе оформленные на неполную ставку.
Внутренние совместители: учитываются один раз, если по основному месту работы заняты полное время. Если по основной работе они заняты неполное рабочее время, их ССЧ определяется пропорционально отработанному времени, включая время работы по совместительству, но не более чем одна целая единица (п.16.1 Указаний №638).
Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком, которые работают неполное время или на дому с сохранением права на пособие.
Работники в отпуске за свой счет, не связанном с учебой.

Кого не учитывать в ССЧ: внешние совместители, ГПХ, мобилизованные и другие

Внешние совместители.
Исполнители по договорам ГПХ.
Мобилизованные работники.
Работники в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком, если они не работают. Исключение: работающие неполное время или на дому с сохранением права на пособие.
Работники в неоплачиваемом учебном отпуске.

Внешние совместители и исполнители по ГПХ не исчезают из отчетности совсем: они входят в среднюю численность, но не в среднесписочную. Путаница между этими двумя показателями дает завышенную ССЧ и лишние вопросы от проверяющих.

Как рассчитать ССЧ: формула, округление и неполное рабочее время

Формула ССЧ за месяц и за год

Пункт 16 Указаний №638 задает формулу: ССЧ за месяц равна сумме списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, деленной на число календарных дней месяца.

Два правила подстановки, без которых сумма по дням получится неверной:

списочная численность за выходной или праздничный день равна списочной численности за предшествующий рабочий день;
при двух и более выходных подряд берется рабочий день, предшествовавший выходным.

Работник, у которого последний день работы выпал на пятницу, исключается из расчета со следующего дня, то есть с субботы.

Пример. В месяце 30 календарных дней, сумма списочной численности по дням дала 3000. ССЧ за месяц: 3000 / 30 = 100 человек. За квартал три месячные ССЧ складываются и делятся на 3, за год двенадцать значений делятся на 12. Показатель за полугодие и 9 месяцев считают так же: сумма месячных значений делится на число месяцев.

Округление ССЧ: как правильно

Дробное значение округляется до целого по правилам математики: 10,5 дает 11, а 10,4 дает 10. В отчетности указывается целое число, поэтому контролируйте расхождения между отчетом в 1С и ручным расчетом за тот же период.

Учет сотрудников на неполном рабочем времени

Сотрудники, принятые на неполное рабочее время по трудовому договору или переведенные с письменного согласия работника, учитываются пропорционально отработанному времени. Сотрудник на 0,5 ставки, отработавший половину нормы, дает вклад 0,5 единицы. У внутренних совместителей действует отдельное ограничение: не более одной целой единицы (п.16.1 Указаний №638).

Полный перечень категорий, которые учитываются как целые единицы, приведен в п.16 Указаний №638: проверяйте по нему спорные позиции, если итог в 1С не совпадает с ручным расчетом.

Как проверить ССЧ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

В «1С:ЗУП 8» ред. 3 показатель проверяется отчетом «Численность и текучесть кадров». Отчет показывает списочную численность, среднесписочную численность и текучесть кадров за выбранный период по организации. Порядок такой: открыть блок кадровых отчетов, выбрать «Численность и текучесть кадров», задать период и организацию, получить итог и сверить его с расчетом по п.16 Указаний №638.

Отчет «Численность и текучесть кадров»: где найти и как настроить

Путь к отчету зависит от релиза и настроенного интерфейса: в типовых конфигурациях он лежит в разделе «Кадры» (группа кадровых отчетов) или в разделе «Отчеты». Детальные настройки этого отчета в доступных нам первоисточниках не раскрыты, поэтому точный путь сверьте в своей базе через поиск по названию отчета.

Что задать перед формированием:

период: месяц, квартал, полугодие или год, привязанный к отчетной дате;
организацию, если в базе ведется несколько юрлиц;
группировку по подразделениям для расшифровки итога;
отборы по отдельным категориям работников, чтобы сверить спорные позиции.

Готовый отчет выгружается в Excel. Это удобно: строки по подразделениям сравниваются с ручной выборкой по тем сотрудникам, которые дают расхождение.

Разбивка по подразделениям и флаг расчета по отработанному времени

Группировка по подразделениям показывает, где именно возникает расхождение: итог по компании сходится, а по конкретному отделу ССЧ выше, например, если внутренний совместитель учтен дважды.

Флаг расчета по отработанному времени влияет на учет сотрудников с неполной занятостью. В доступных нам первоисточниках его работа не описана, поэтому проверьте состав настроек отчета в своем релизе. Если такой флаг доступен, включите его при расчете ССЧ для сотрудников на неполном времени и убедитесь, что итог совпадает с пропорциональным расчетом: 0,5 ставки при половине отработанной нормы дает 0,5 единицы. При выключенном флаге результат может отличаться от пропорционального расчета, и ССЧ окажется завышенной.

Где ССЧ отражается в регламентированных отчетах: ЕФС-1, РСВ, Форма П-4

ССЧ попадает в три отчета: ЕФС-1, РСВ и Форму П-4 статистического наблюдения. В 1С:ЗУП эти формы заполняются по данным учета, но сам показатель логично сверять с отчетом «Численность и текучесть кадров»: если значения расходятся, причину ищите в графиках работы, кадровых документах и категориях работников.

Проверьте также, что в базу загружены актуальные формы. Структура ЕФС-1, РСВ и П-4 меняется, а вместе с ней меняются алгоритмы автозаполнения.

Контрольное соотношение ФНС 1.154: ССЧ не должна превышать число застрахованных лиц

Смысл соотношения простой: ССЧ в РСВ не может быть больше числа застрахованных лиц, на которых начислены взносы. Логика проверки понятна: каждый работник из среднесписочной численности должен быть и застрахованным лицом, иначе расчет взносов неполон.

Контрольное соотношение 1.154 в доступных нам первоисточниках не описано, поэтому номер и формулировку сверяйте с перечнем контрольных соотношений ФНС, действующим на дату сдачи отчетности. Полезная привычка перед отправкой РСВ: сравнить число застрахованных лиц из раздела о взносах с ССЧ из отчета «Численность и текучесть кадров». Если ССЧ выше, проверьте четыре вещи: не попали ли в расчет внешние совместители или исполнители по ГПХ; не учтены ли дважды внутренние совместители; правильно ли настроены графики неполного времени; совпадают ли значения с ЕФС-1.

Передача сведений о ССЧ в «1С:Бухгалтерию 8» и типичные ошибки

Если зарплата ведется в 1С:ЗУП, а отчетность формируется в «1С:Бухгалтерии 8», сведения о численности персонала передаются между базами. В типовых конфигурациях для этого используют документ «Отражение статистики персонала в бухучете»; он работает при настроенной синхронизации. Порядок заполнения документа в доступных нам материалах не раскрыт, поэтому перед выгрузкой сверьте состав показателей и реквизиты в своем релизе.

Документ «Отражение статистики персонала в бухучете»: пошаговая инструкция

Проверьте, что синхронизация между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией настроена и выполняется без ошибок.
В 1С:ЗУП найдите документ «Отражение статистики персонала в бухучете»: удобнее через поиск по названию.
Создайте новый документ, укажите организацию и период, затем заполните табличную часть.
Сверьте переданные значения численности с отчетом «Численность и текучесть кадров» за тот же период.
Проведите документ и выполните обмен, затем в 1С:Бухгалтерии убедитесь, что сведения загрузились.

Типичные ошибки при настройке графиков неполного рабочего времени

Ошибки в графиках и кадровых документах напрямую искажают ССЧ. Что проверять:

норма часов в графике: для 0,5 ставки при 40-часовой неделе указывается 20 часов, а не 40;
наличие графика у каждого сотрудника: работник без графика или с чужим графиком дает неверную списочную численность по дням;
вид времени и отметки о неполной занятости в кадровых документах: они должны совпадать с графиком;
актуальность релиза: в устаревших версиях алгоритмы расчета отличаются от правил Указаний №638;
настройки отчета: для сотрудников на неполном времени нужен расчет пропорционально отработанному времени, иначе итог окажется завышенным.

Как менять график и режим работы сотрудника без лишних кадровых движений, разобрано в отдельной инструкции: как изменить режим работы сотрудника в 1С:ЗУП.

Краткие итоги и чек-лист проверки ССЧ в 1С:ЗУП ред. 3

Обновите релиз 1С:ЗУП и убедитесь, что расчет идет по Указаниям №638 (приказ Росстата от 17.11.2025 №638 в ред. от 20.02.2026).
Проверьте графики работы: нормы часов, отметки о неполной занятости, наличие графика у каждого сотрудника.
Сформируйте отчет «Численность и текучесть кадров» за нужный период с группировкой по подразделениям.
Сверьте ССЧ из отчета с ручным расчетом по формуле п.16 Указаний №638.
Сравните показатель с данными ЕФС-1, РСВ и Формы П-4.
Проверьте контрольное соотношение: ССЧ в РСВ не должна превышать число застрахованных лиц (номер и формулировку сверьте с актуальным перечнем ФНС).
При необходимости передайте сведения в «1С:Бухгалтерию 8» документом «Отражение статистики персонала в бухучете».

Для статистической отчетности по персоналу полезно заранее разобрать структуру формы: в материале по заполнению формы №1 (рабочая сила) в 1С:ЗУП 8.3 показаны критерии отбора и порядок проверки перед отправкой.

Если после сверки ССЧ расходится с отчетностью, возвращайтесь к первоисточнику: п.16 и п.16.1 Указаний №638 описывают состав категорий и правила округления. Спорные случаи по конкретным сотрудникам удобнее разбирать по отчету с группировкой по подразделениям и отборами.