Хранение выписок из электронных трудовых книжек: разъяснения Роструда для работодателей и бухгалтеров

Обязан ли работодатель хранить выписки из электронных трудовых книжек: короткий ответ

Нет, не обязан. Роструд разъяснил, что хранить выписки из сведений о трудовой деятельности, которые работники предъявляют при трудоустройстве, работодатель не должен. Обязанности требовать такие выписки у работников трудовое законодательство тоже не устанавливает.

Вывод ведомства сформулирован прямо:

«В рамках трудового законодательства не установлена обязанность работодателя хранить выписки из сведений о трудовой деятельности».

Разъяснения опубликованы на сайте Роструда в ответ на вопросы работников и работодателей (публикация с разъяснением).

Правовая основа - статьи 65 и 66.1 ТК РФ. При заключении трудового договора человек предъявляет трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, а если он устраивается на работу впервые, то не предъявляет ни того, ни другого. Выписки в перечне документов нет, значит, и подшивать её в личное дело не требуется.

Практический вывод для бухгалтера и кадровика: оформляйте приём по стандартному пакету документов. Распечатку из личного кабинета СФР или с портала госуслуг, если сотрудник принёс её по своей инициативе, можно использовать для сверки данных о стаже, но хранить по правилам кадрового делопроизводства не нужно.

Что говорит закон: статья 65 и статья 66.1 ТК РФ

Статья 65 ТК РФ перечисляет документы, которые предъявляют при заключении трудового договора. Статья 66.1 ТК РФ описывает сведения о трудовой деятельности: в каких случаях их предъявляют и для чего используют. Обязанности хранить выписки из этих сведений нет ни в одной из норм.

Роструд напоминает: согласно статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (разъяснение Роструда).

Статья 66.1 ТК РФ уточняет: сведения о трудовой деятельности предъявляют вместе с трудовой книжкой или взамен неё в случаях, установленных ТК РФ. Использовать их можно для исчисления трудового стажа, внесения записей в трудовую книжку, если она ведётся, и других целей, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами РФ. Ни требовать выписку, ни хранить её эти нормы не предписывают.

Какие документы работник обязан предъявить при приёме на работу

Перечень из статьи 65 ТК РФ закрытый:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, кроме случая первого трудоустройства;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в форме электронного документа (СНИЛС);
документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
документ об образовании и (или) квалификации, если работа требует специальных знаний;
справка о наличии (отсутствии) судимости и факта уголовного преследования, а также справка о том, подвергнут ли человек административному наказанию за потребление наркотических средств, но только для тех видов деятельности, где такое требование установлено законом.

Часть 3 статьи 65 ТК РФ запрещает требовать документы помимо предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Выписка из электронной трудовой книжки в этот перечень не входит. Исключение по первому трудоустройству работает так: если человек впервые заключает трудовой договор, он не предъявляет ни бумажную книжку, ни сведения о трудовой деятельности.

Чем выписка отличается от сведений о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности - это данные о периодах работы у предыдущих работодателей, которые работник предъявляет в порядке статьи 66.1 ТК РФ. Выписка - производный документ: распечатка из личного кабинета на портале госуслуг, из личного кабинета СФР или из индивидуального лицевого счёта. Разбор форматов (СТД-СФР, СТД-Р, выписка из ИЛС) и порядка их получения приведён в отдельном материале о замене бумажной трудовой книжки выпиской СФР.

Типичная ситуация при оформлении: соискатель приносит на приём распечатку из личного кабинета с периодами работы. Это выписка. Работодатель может посмотреть её, чтобы сверить периоды и наименования должностей, но включать документ в личное дело и хранить его не обязан.

Почему Роструд сделал такие разъяснения

Разъяснения появились в ответ на вопросы работников и работодателей: Роструд привёл их на своём сайте именно в таком формате (источник).

После массового перехода на электронные трудовые книжки у кадровых служб возникла неопределённость: считать ли выписку обязательным документом при приёме и нужно ли её подшивать. Часть компаний включила выписку в чек-листы трудоустройства и во внутренние регламенты. Роструд подтвердил, что это избыточно и законом не требуется.

Разъяснение не создаёт новую норму. Это толкование статей 65 и 66.1 ТК РФ, которое объясняет применение уже действующих правил. Для кадровика и бухгалтера оно полезно тем, что даёт основание убрать лишнее требование из локальных актов и не собирать документы, которых закон не требует.

Практические действия для бухгалтера и кадровика

Алгоритм приёма сотрудника без выписки из ЭТК:

Запросите трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Если человек трудоустраивается впервые, не запрашивайте ни то, ни другое.
Проверьте локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение о кадровом делопроизводстве, шаблон заявления о приёме. Если где-то закреплено требование принести выписку, уберите этот пункт.
Не отказывайте в приёме из-за отсутствия выписки: статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.
Оформите приём приказом, внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся, либо передайте сведения о приёме в СФР по электронной книжке.

Если у сотрудника неполная бумажная трудовая книжка или он уже перешёл на электронный формат, порядок оформления в 1С с заполнением нужных полей разобран в пошаговой инструкции для бухгалтера.

Что делать, если работник принёс выписку из ЭТК

Примите документ к сведению и используйте для сверки: совпадают ли периоды работы и должности с данными в анкете и заявлении. Хранить выписку не обязательно. Если сотрудник сам просит её сохранить, можно подшить копию в отдельную папку кадровых документов и оформить письменное согласие на обработку персональных данных, чтобы снять вопросы по 152-ФЗ. Требовать выписки у остальных сотрудников и создавать обязательное поле под неё в учётной системе не нужно.

Какие документы по трудовым отношениям нужно хранить обязательно

трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
приказы по личному составу: о приёме, переводе, увольнении, поощрениях и взысканиях;
трудовые книжки и вкладыши, если они ведутся на бумаге;
личные карточки работников по форме Т-2;
графики отпусков, табели учёта рабочего времени, расчётные и платёжные ведомости;
документы по охране труда: журналы инструктажей, программы обучения, медицинские заключения.

Сроки хранения этих документов определяет архивное законодательство и номенклатура дел организации. Ориентиры для документов, созданных после 2003 года: документы по личному составу хранят 50 лет, личные карточки - 50 лет, табели и графики - 5 лет, если по ним не ведутся расследования. Выписок из ЭТК в перечне нет, отдельный срок хранения для них не установлен.

Риски и ошибки: чем грозит требование выписок и их хранение

Требование документов, не предусмотренных статьёй 65 ТК РФ, инспекция труда может расценить как нарушение трудового законодательства. Ответственность за такие нарушения предусматривает статья 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для организации и для должностных лиц.

Отказ в трудоустройстве из-за отсутствия выписки нарушает статью 64 ТК РФ. ГИТ проверяет такие случаи по жалобе соискателя, и выданное предписание придётся исполнять.

Второй риск связан с персональными данными. 152-ФЗ требует обрабатывать данные только для заявленных целей и не держать лишнее. Выписка содержит сведения о периодах работы, которые после трудоустройства сотрудника для кадрового учёта не нужны. Хранение таких копий без согласия работника создаёт риск претензий Роскомнадзора.

Важная оговорка: Роструд говорит об отсутствии обязанности хранить выписки, а не о прямом запрете. Если компания всё же хранит копии, основанием должно быть письменное согласие работника, а сам документ стоит держать в ограниченном доступе и не дольше, чем нужно для заявленной цели.

Как отразить работу с электронными трудовыми книжками в 1С

В 1С:ЗУП приём оформляют документом «Приём на работу» или «Приём на работу списком». Должность, подразделение, тип занятости и данные о трудовой деятельности заполняют прямо в этом документе. Отдельный документ или регистр под выписку из ЭТК не нужен.

В 1С:Бухгалтерии кадровые операции доступны при включённой функции учёта кадров и зарплаты; приём и увольнение регистрируют штатными документами раздела «Кадры». Выписки сюда не вводят.

Сведения о приёме и увольнении передают в СФР подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Отчёт формируется из кадровых данных системы и не заменяет выписку, которую работник при необходимости получает в личном кабинете. Порядок исправления ошибок в записях и настройку электронных трудовых книжек разбираем в обзоре по электронным и бумажным трудовым книжкам.

Настройка хранения кадровых документов в 1С:ЗУП

Практические настройки, которые избавляют от лишних документов и защищают персональные данные:

сканы обязательных документов (трудовой договор, приказ, согласия) прикрепляйте к карточке сотрудника через «Присоединённые файлы»; хранение файлов включается в настройках программы;
не создавайте дополнительных реквизитов, справочников и пользовательских полей под выписки из ЭТК;
ограничьте доступ к файлам ролями и настройками видимости, чтобы персональные данные видел только уполномоченный круг сотрудников;
включите журнал регистрации действий пользователей на уровне информационной базы, он пригодится при внутренней проверке доступа.

Комплект документов, которые работодатель обязан выдать работнику по статье 62 ТК РФ, и порядок их подготовки в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии описан в алгоритме подготовки документов уволенному сотруднику.

Когда выписка из ЭТК может пригодиться: исключения и добровольное предоставление

Обязанности требовать выписку нет, но есть ситуации, где она помогает сверить данные внутри компании:

проверка стажа перед отправкой сведений в СФР, если в учётной системе обнаружились расхождения по периодам работы;
совместительство, когда нужно быстро подтвердить занятость по основному месту работы;
подготовка документов для пенсии, включая досрочную при вредных условиях труда: работник сам заказывает сведения и передаёт их в кадры;
перерасчёты и споры по стажу, когда нужна письменная подтверждающая информация.

Во всех случаях инициатива остаётся за работником. Статья 66.1 ТК РФ разрешает использовать сведения о трудовой деятельности для исчисления стажа и внесения записей в трудовую книжку, но обязанности хранить выписки из них не вводит.

Если подтверждение нужно работодателю, корректный путь - попросить работника заказать сведения о трудовой деятельности в своём личном кабинете и передать их, а не требовать распечатку как обязательный документ при приёме.

Краткие итоги: что важно запомнить

Работодатель не обязан требовать у работников выписки из электронных трудовых книжек.
Обязанности хранить такие выписки трудовое законодательство не устанавливает.
При приёме на работу достаточно трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности; при первом трудоустройстве их не предъявляют.
Требовать документы, не предусмотренные статьёй 65 ТК РФ, нельзя: это риск предписания ГИТ и штрафа по статье 5.27 КоАП РФ.
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии отдельные документы под выписки не создают; храните сканы обязательных кадровых документов и ограничивайте к ним доступ.

Проверьте свои кадровые процессы: уберите выписку из чек-листов приёма, шаблонов заявлений и локальных актов. Если решите оставить её в документообороте для удобства сверки, оформите это как добровольный сбор с согласия работника и не превращайте во всеобщее обязательное требование.