Личные дела работников при реорганизации в форме присоединения: разъяснения Роструда для 2026 года

Нужно ли заводить новые личные дела при присоединении: ответ Роструда

Новые личные дела работников при реорганизации в форме присоединения не заводятся. Роструд разъяснил: компания, к которой присоединилась другая организация, продолжает вести уже открытые личные дела, но уже от имени новой организации.

Формулировка ведомства прямая: новые личные дела в отношении работников организации, которую реорганизовали путем присоединения к другой компании, заводить не нужно, а ведение существующих дел продолжается от имени новой организации. Разъяснение Роструд дал на своем сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей.

Что это значит на практике. Папки с личными делами остаются теми же, номера дел сохраняются, повторное оформление документов с нуля не требуется. Меняется одно: в документах появляется наименование работодателя, к которому присоединилась компания.

Границы разъяснения важно держать в голове. Вывод про личные дела сформулирован именно для присоединения. Другие формы реорганизации (слияние, разделение, выделение, преобразование) в статье 75 ТК РФ перечислены, но отдельного вывода про личные дела применительно к ним в опубликованном материале нет.

Правовое обоснование: статья 75 ТК РФ и запрет на расторжение трудовых договоров

Основание для вывода Роструда - статья 75 ТК РФ. Норма устанавливает: изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация, включая слияние, присоединение, разделение, выделение и преобразование, не может быть причиной расторжения трудовых договоров с работниками.

Присоединение названо в этом перечне прямо, без оговорок. Значит, у работодателя нет законного повода увольнять сотрудников только потому, что компания вошла в состав другой. Ту же норму Роструд цитирует в своем разъяснении.

Дальше логика простая. Трудовые отношения с сотрудником длятся, у работодателя меняются наименование и реквизиты, стаж не прерывается, договор не перезаключается. Личное дело ведется на человека в течение всего периода работы у работодателя. Работник остался - открывать на него второе дело не от чего.

Отдельно про схему «уволить и принять заново». Она не нужна: статья 75 ТК РФ прямо не допускает использовать реорганизацию как основание для расторжения договора. Записи об увольнении и повторном приеме разрывают непрерывность кадровой истории, усложняют расчет среднего заработка и дают почву для споров с работником и проверяющими.

Как продолжить ведение личных дел от имени новой организации

Порядок действий выстраивается вокруг одной даты: государственной регистрации присоединения. До нее документы оформляются от имени прежней организации, после - от имени той, к которой присоединились.

Новые личные дела не открывайте. Продолжайте те, что уже заведены.
Зафиксируйте смену наименования работодателя в самом деле: обновите титульный лист, а если внутренний порядок этого требует, добавьте приложение или опись изменений.
Обновите учетные документы: опись (журнал) личных дел, номенклатуру дел, личные карточки.
Ознакомьте работников с изменениями под подпись, если так принято в вашем локальном порядке.
Проверьте печатные формы и шаблоны, куда автоматически подставляется наименование работодателя.

Пример. Организация А присоединилась к организации Б. Личные дела сотрудников А остаются в тех же папках с теми же номерами, но записи после даты регистрации ведутся от имени организации Б. Трудовые договоры заново не переоформляются, достаточно зафиксировать новое наименование работодателя.

Оговорка по источникам: Роструд в опубликованном разъяснении не приводит пошагового порядка оформления кадровых документов, а дату самого ответа ведомства публикация не содержит. Перечень ниже собран из практики кадрового делопроизводства, сверяйте его с вашим локальным порядком и учетной политикой.

Какие кадровые документы нужно оформить при присоединении

Документ	Действие после присоединения
Личные дела работников	Продолжать ведение, указывать новое наименование работодателя. Новые дела не заводить
Личная карточка (форма Т-2)	Изменить наименование работодателя, остальные сведения сохранить
Трудовой договор	Заново не оформлять. При смене наименования работодателя подписать дополнительное соглашение
Приказы по личному составу	Ранее изданные сохраняют силу, новые выпускаются от имени новой организации
Опись (журнал) личных дел	Продолжать тот же журнал, при необходимости добавить запись об изменении наименования
Трудовые книжки	Внести запись о реорганизации по правилам ведения трудовых книжек

Отдельная тема - книги и журналы, которые многие кадровики по привычке заводили заново при любых изменениях в компании. Новая книга учета движения трудовых книжек при присоединении не открывается, и на этот счет у Роструда тоже есть позиция: разбор книги учета движения трудовых книжек при реорганизации с алгоритмом для 1С.

Нужно ли уведомлять работников и получать их согласие

Согласие работников на продолжение работы не требуется. Статья 75 ТК РФ не расторгает договоры при реорганизации, поэтому спрашивать «готовы ли вы работать дальше» бессмысленно: трудовые отношения продолжаются в силу закона.

Уведомление письменно оформить все же стоит, если в компании это принято или если меняется наименование работодателя. Такой документ снимает недоразумения в коллективе и подтверждает, что сотрудников поставили в известность до появления новых бланков и реквизитов. Когда меняется наименование работодателя, с работником подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

Оснований отказаться от продолжения работы только из-за присоединения Трудовой кодекс не дает. Другие ситуации, когда работник вправе не продолжать работу, регулируются отдельными нормами и с самим фактом присоединения не связаны.

Отражение присоединения и личных дел в 1С: практические настройки

В типовых конфигурациях 1С отдельного объекта «личное дело» нет: дела формируют как печатные формы и хранят вне базы. Поэтому задача в программе сводится к тому, чтобы после присоединения сотрудники числились у нового работодателя, а их история, стаж и начисления не потерялись.

Пошаговая инструкция для 1С: Зарплата и управление персоналом

Проверьте справочник «Организации» (раздел «Настройка»): карточка компании, к которой присоединились, должна содержать актуальные реквизиты.
Откройте раздел «Кадры» и оформите документ перевода сотрудников к новому работодателю. В типовых конфигурациях ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный кадровый документ, его название и расположение зависят от версии и релиза.
Укажите новую организацию и дату перевода, равную дате регистрации присоединения в ЕГРЮЛ.
Проверьте личные карточки и печатные формы: в них должно подставляться новое наименование работодателя.
Убедитесь, что история сотрудников сохранилась: в программе нет записей об увольнении и повторном приеме на ту же дату.
Сделайте резервную копию базы до операции и после нее.

В 1С: Бухгалтерия кадровый блок ограничен приемом, увольнением и перемещениями сотрудников, но принцип тот же: организация-работодатель в карточке сотрудника меняется, а данные о нем остаются в одной карточке. Если в программе ведутся справочники должностей и подразделений, их состав стоит привести в порядок заранее: настройка справочника должностей в 1С:ЗУП 3.1 без ошибок и претензий Роструда поможет не смешать старые и новые наименования после перехода.

Типичные ошибки при отражении присоединения в 1С

Создание новых личных дел вместо продолжения существующих. Роструд такую практику не поддерживает.
Увольнение и повторный прием сотрудников в новую организацию. Теряется непрерывность стажа, ломается расчет среднего заработка.
Неверная дата перевода: документы оформлены раньше или позже регистрации присоединения в ЕГРЮЛ.
Забытые личные карточки: в них осталось прежнее наименование работодателя.
Проведение начислений в старой организации после даты регистрации.
Отсутствие резервной копии перед массовыми кадровыми документами.

Последствия этих ошибок проявляются не сразу, а при расчете отпускных и больничных листов, когда программе нужны данные за предыдущие периоды, и при проверках, когда сверяют даты в приказах, договорах и личных карточках. Роструд порядок работы в 1С не описывает: приведенные шаги отражают настройку типовых конфигураций, а не текст разъяснения.

Что делать с другими кадровыми документами: трудовые договоры, приказы, личные карточки

Трудовые договоры заново не заключаются. Меняется только наименование работодателя, поэтому стороны подписывают дополнительное соглашение, а прежние условия работы, должность, оклад и режим труда остаются в силе.

Приказы, изданные до присоединения, продолжают действовать: они не отменяются автоматически. Новые приказы после даты регистрации выпускаются уже от имени организации, к которой присоединились, с ее реквизитами.

Личные карточки работников сохраняются, в них корректируют наименование работодателя, а сведения о работнике, образовании, составе семьи и переводах остаются без изменений. В трудовые книжки при необходимости вносят запись о реорганизации: правила ведения книжек и типичные ошибки в записях разобраны в материале о бумажной и электронной трудовой книжке в 2026 году.

Сроки и дата вступления изменений в силу

Точка отсчета - дата государственной регистрации присоединения, то есть день внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении деятельности присоединенной организации. Именно с этой даты все кадровые документы, включая личные дела, ведутся от имени новой организации.

Дату принятия решения о реорганизации путать с ней нельзя. Решение может быть принято в марте, а регистрация пройти в апреле: между этими датами документы оформляются от имени прежнего работодателя.

Пример. Решение о присоединении принято 01.03.2026, запись в ЕГРЮЛ внесена 15.04.2026. До 15.04.2026 включительно кадровые документы идут от имени присоединяемой компании, с 16.04.2026 личные дела и приказы ведутся от имени организации, к которой присоединились. Эта же дата указывается в документе перевода сотрудников в 1С.

Краткие итоги: что важно запомнить кадровику и бухгалтеру

Новые личные дела при присоединении не заводятся: позиция Роструда по этому вопросу однозначна.
Существующие личные дела продолжают вестись от имени новой организации.
Основание - статья 75 ТК РФ: реорганизация не расторгает трудовые договоры.
В 1С сотрудников переводят к новому работодателю кадровым документом, без увольнения и повторного приема.
Дата перевода и всех изменений - дата регистрации присоединения в ЕГРЮЛ.
Личные карточки, трудовые договоры и приказы корректируют только в части наименования работодателя.

Практический шаг на сегодня: сверьте дату регистрации присоединения, сделайте резервную копию базы 1С, оформите перевод сотрудников одним документом и проверьте печатные формы личных карточек, приказов и дополнительных соглашений. Такой порядок сохраняет стаж и расчетные данные сотрудников и снимает большинство вопросов при проверке.