Массовая выплата зарплаты на личные карты в 1С:УНФ: пошаговое руководство по «Расходу со счета» и «Расходу из кассы»

Массовую выплату зарплаты сотрудникам на личные карты в 1С:Управление нашей фирмой закрывает одна обработка. Начиная с версии 3.0.14 в разделе Персонал – Зарплата работает «Создание выплат зарплаты сотрудникам»: вы выбираете способ выплаты, платежную ведомость и отмечаете нужных сотрудников, а программа формирует документы сама, без ручного создания бумаги на каждого человека (обзор новинки 1С:УНФ).

Набор документов зависит от способа выплаты: для банка создаются «Расход со счета», для кассы - «Расход из кассы». Чтобы НДФЛ по этим выплатам корректно попал в отчетность, в каждом документе с операцией «Зарплата сотруднику» нужна платежная ведомость, как и в операции «Зарплата по ведомости». Пропущенная ведомость ломает персонифицированный учет налога, поэтому дальше разберем порядок действий и точки, где чаще всего возникают ошибки.

Что изменилось в 1С:УНФ начиная с версии 3.0.14

В версии 3.0.14 в 1С:Управление нашей фирмой в разделе Персонал – Зарплата появилась обработка «Создание выплат зарплаты сотрудникам». Она создает документы выплаты по всей платежной ведомости, а не по одному человеку за раз, поэтому массовые расчеты с сотрудниками на личных картах занимают меньше времени (описание новинок версии 3.0.14).

Выплата зарплаты сотруднику документами «Расход со счета» и «Расход из кассы» вошла в перечень новинок версии 3.0.14. В релизе 3.0.14.100 этот механизм сохранен: обработка «Создание выплат зарплаты сотрудникам» по-прежнему формирует документы «Расход» по списку сотрудников (выпуск версии 3.0.14.100).

Смысл обработки простой: вместо последовательного создания документа на каждого сотрудника вы формируете весь список из ведомости одной командой (что нового в 1С:УНФ 3.0.14). Если номер релиза вашей программы ниже 3.0.14, обработки в разделе Персонал – Зарплата не будет: понадобится обновление конфигурации и, для нетиповых доработок, проверка их совместимости с новым релизом.

Пошаговая инструкция: массовое создание выплат через обработку

Алгоритм один для банка и для кассы, различается только вид создаваемых документов. По описанию механизма достаточно выбрать способ выплаты, ведомость и отметить нужных сотрудников, дальше программа работает автоматически (разбор новинки 1С:УНФ).

Откройте раздел Персонал – Зарплата.
Выберите обработку «Создание выплат зарплаты сотрудникам».
Укажите способ выплаты: банк или касса.
Выберите платежную ведомость. Именно из нее обработка берет сотрудников и суммы к выплате.
Отметьте галочками тех сотрудников, кому перечисляете зарплату в этот раз.
Запустите формирование документов. Программа создаст «Расход со счета» или «Расход из кассы» на каждого отмеченного сотрудника и подставит суммы.

После формирования откройте журнал «Расход со счета» или «Расход из кассы» и сверьте количество документов с числом отмеченных сотрудников. Если запустить обработку дважды по одной и той же ведомости и тому же списку, появятся дубли: лишние документы придется помечать на удаление и перепроводить расчеты.

Выбор способа выплаты: банк или касса

Для зарплаты на личные карты выбирайте банк: обработка сформирует документы «Расход со счета». Вариант «касса» нужен, когда деньги выдают наличными, тогда создаются документы «Расход из кассы». В обоих случаях в документе проставляется операция «Зарплата сотруднику», и в обоих случаях обязательна платежная ведомость.

Способ выплаты	Создаваемый документ	Операция в документе	Обязательный реквизит для НДФЛ
Банк (перечисление на личную карту)	Расход со счета	Зарплата сотруднику	Платежная ведомость
Касса (выплата наличными)	Расход из кассы	Зарплата сотруднику	Платежная ведомость

Указание платежной ведомости и выбор сотрудников

Платежная ведомость содержит список сотрудников и суммы к выплате, поэтому обработка берет данные из нее, а не из ручного ввода. Выбирайте ведомость, по которой уже начислена зарплата за нужный период: обработка не создает начисления, она только формирует расходные документы по готовым суммам.

Отметка сотрудников работает как фильтр. Если снять галочку, документ по этому человеку не создастся, и выплата окажется неполной. Перед запуском стоит сверить итог по ведомости с суммой выделенных строк: расхождение обычно означает, что часть сотрудников случайно осталась не отмеченной.

Как учитывается НДФЛ при выплате на личную карту

При выплате на личную карту НДФЛ удерживается из дохода сотрудника и перечисляется в бюджет. В 1С:УНФ начиная с версии 3.0.14 суммы НДФЛ по таким выплатам учитываются при заполнении отчетности ИП. Условие одно: в документах «Расход из кассы» и «Расход со счета» с операцией «Зарплата сотруднику» должна быть указана платежная ведомость, так же как в операции «Зарплата по ведомости». Тогда программа автоматически учтет налог по каждому сотруднику и упростит заполнение формы 6-НДФЛ (как учитывается НДФЛ при выплатах на личную карту).

Разница между операциями «Зарплата сотруднику» и «Зарплата по ведомости»

Операция «Зарплата по ведомости» описывает выплату сразу по списку людей, операция «Зарплата сотруднику» - выплату отдельному человеку. Массовая обработка создает как раз индивидуальные документы, по одному на сотрудника, и в каждом из них указывается та же ведомость, что и при выплате по ведомости. Именно этот реквизит связывает расход с расчетом налога по конкретному человеку.

Практический вывод: не полагайтесь на автозаполнение, если обработка запускалась не по ведомости. Проверьте в открытом документе два поля - вид операции и платежную ведомость. Если ведомость пуста, документ нужно исправить: открыть, выбрать ведомость, записать и перепровести.

Влияние на форму 6-НДФЛ

Когда ведомость указана, суммы налога попадают в соответствующие поля формы 6-НДФЛ автоматически, ручной ввод и сверка построчно не требуются. Для ИП это заметно экономит время: данные по выплатам на личные карты попадают в отчет из документов расхода, а не собираются вручную из платежек.

Если ведомость в документе не указана, связь с расчетом налога теряется, и данные по сотруднику в отчете могут отобразиться неверно или не попасть туда вовсе. Проверку удобно делать до закрытия периода: исправить несколько документов проще, чем потом объяснять расхождение в отчетности.

Использование Платежного календаря для планирования выплат

Если в настройках программы включено использование Платежного календаря, в обработке появляется команда «Создать документы планирования». По этой команде дополнительно создаются заявки на расход денежных средств, то есть выплаты заранее попадают в план платежей (описание работы с Платежным календарем в 1С:УНФ).

Для руководителя это дает картину будущих списаний: видно, сколько денег уйдет на зарплату и когда, и можно заранее проверить остатки по счетам. Для бухгалтера меньше ручной работы: заявки не нужно создавать по одной на каждого сотрудника.

В опубликованном описании новинки нет пошаговой инструкции по включению Платежного календаря, поэтому путь к опции проверяйте в настройках своей версии: состав разделов зависит от релиза и от включенных возможностей программы. Если команда «Создать документы планирования» в обработке не отображается, причина обычно в том, что Платежный календарь не включен.

Типичные ошибки при указании ведомости и их последствия

Перечень ниже выведен из требования обязательно указывать платежную ведомость в документах расхода с операцией «Зарплата сотруднику»: разбор ошибок опирается на логику описанного механизма, отдельного каталога ошибок в опубликованных материалах нет.

Ведомость не указана. Документ создан, деньги списаны, но связь с расчетом налога потеряна, и суммы НДФЛ в отчетности по этому сотруднику не отразятся. Исправление: открыть документ, указать ведомость, записать и перепровести.
Указана не та ведомость. Например, выбрана ведомость за прошлый месяц или по другому подразделению. Суммы в отчетности разойдутся с фактическими выплатами. Исправление: сверить период и список сотрудников, заменить ведомость на верную, перепровести документ.
Ведомость не заполнена или не проведена. Если в ведомости нет строк и сумм, обработке нечего переносить в документы расхода. Исправление: сначала заполнить и провести ведомость, затем формировать выплаты.
Отмечены не все сотрудники. Часть людей остается без выплаты, а ведомость закрыта не полностью. Исправление: повторно запустить обработку по пропущенным сотрудникам либо создать документы вручную.
Повторный запуск обработки по той же ведомости. Появляются дубли документов и двойное списание. Исправление: лишние документы пометить на удаление, проверить движения по счетам и расчеты с сотрудниками.

Проверка сформированных документов и отчетности

Проверка занимает несколько минут и состоит из трех шагов. Сначала откройте журнал «Расход со счета» или «Расход из кассы» и убедитесь, что по каждому отмеченному сотруднику есть документ с операцией «Зарплата сотруднику» и заполненной платежной ведомостью. Затем сверьте суммы: они должны совпадать со строками ведомости, а общий итог - с суммой выплаты за период. На третьем шаге сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, что данные по этим сотрудникам заполнились автоматически, без ручных правок.

Если расхождения остались, ищите причину в документах расхода, а не в отчете: отчет собирает данные из проведенных документов, поэтому ошибка почти всегда сидит в конкретном «Расходе со счета» или «Расходе из кассы». Обратите внимание, что названия журналов, порядок команд и состав отчетов могут отличаться в зависимости от версии программы и включенных возможностей, поэтому сверяйтесь с интерфейсом своего релиза.

Заключение

Массовая выплата зарплаты на личные карты в 1С:УНФ сводится к трем действиям: открыть обработку «Создание выплат зарплаты сотрудникам» в разделе Персонал – Зарплата, выбрать способ выплаты и платежную ведомость, отметить сотрудников и сформировать документы. Дальше проверьте два реквизита в каждом созданном документе: операцию «Зарплата сотруднику» и платежную ведомость. От них зависит, попадут ли суммы НДФЛ в форму 6-НДФЛ автоматически или данные придется разбирать вручную в конце квартала. Если ваш релиз ниже 3.0.14, начните с обновления программы: без него обработки в разделе Персонал – Зарплата просто не будет.