Новые формы сертификатов и деклараций с 2027 года: что меняется и как подготовиться бухгалтеру и руководителю

Минпромторг представил проект приказа с обновленными формами сертификата соответствия и декларации о соответствии. Новые бланки вступают в силу с 1 марта 2027 года. Документы будут доступны в бумажном и электронном виде. Бухгалтерам и руководителям компаний, работающих с подлежащей обязательной сертификации продукцией, необходимо заранее перестроить внутренние процессы учета и документооборота. В статье разберем ключевые изменения в составе сведений, порядок перехода на новые бланки и влияние нововведений на работу в 1С.

Что меняется в формах сертификатов и деклараций: ключевые нововведения

Проект приказа Минпромторга обновляет структуру двух основных разрешительных документов. Главное изменение - унификация состава сведений для бумажного и электронного форматов. Раньше электронная версия часто была копией бумажной, теперь она становится самостоятельным документом с уникальным идентификатором. Это упрощает автоматизированную обработку данных в учетных системах.

Второе существенное новшество - появление новых обязательных реквизитов. В оба документа добавляется идентификатор электронного документа, который позволит отслеживать жизненный цикл сертификата или декларации в реестрах Росаккредитации. Для бухгалтера это означает появление дополнительного поля, которое нужно будет фиксировать в справочниках 1С и указывать при заполнении счетов-фактур.

Третье изменение касается сведений о заявителе и изготовителе. Состав данных расширяется: потребуется указывать не только ИНН и ОГРН, но и коды по общероссийским классификаторам, которые раньше были необязательными. Это сближает формы сертификатов с требованиями налогового учета.

Сертификат соответствия: новый состав сведений

В сертификате соответствия меняется блок регистрационных данных. Добавляется поле для уникального номера электронного документа. Этот номер будет автоматически присваиваться системой Росаккредитации при загрузке сертификата в реестр. Бухгалтеру важно понимать: номер электронного сертификата не заменяет привычный регистрационный номер бланка, а дополняет его.

Срок действия сертификата теперь указывается в новом формате - с точностью до дня, а не до месяца, как допускалось ранее. Это влияет на учет расходов будущих периодов: дата окончания действия сертификата становится критичной для правильного списания затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

В разделе о продукции детализируются коды ОКПД2 и ТН ВЭД ЕАЭС. Раньше допускалось указание только одного кода, теперь требуется полный перечень, если продукция классифицируется по нескольким позициям. Это усложняет заполнение, но снижает риски претензий при таможенном оформлении и налоговых проверках.

Декларация о соответствии: что дополнили и убрали

Декларация о соответствии претерпела аналогичные изменения. Добавлен идентификатор электронного документа и расширен блок сведений о заявителе. Появилось обязательное поле для контактных данных ответственного лица - раньше указывались только реквизиты организации.

Из декларации исключили дублирующие сведения, которые уже содержатся в едином реестре. Например, убрали поле с датой регистрации декларации в бумажном виде - теперь этот реквизит формируется автоматически при внесении записи в электронный реестр. Для бухгалтера это означает, что при проверке контрагентов нужно ориентироваться на данные реестра, а не на бумажный бланк.

Процедура регистрации декларации не меняется, но сроки обработки могут сократиться за счет автоматизации. Минпромторг планирует, что электронный формат ускорит внесение сведений в реестр до одного рабочего дня с момента подачи.

Электронный формат: обязательность и технические нюансы

Электронный формат становится равноправным с бумажным, но не заменяет его полностью. Компания сможет выбрать удобный вариант или использовать оба одновременно. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.

Формат файла - XML, разработанный Минпромторгом совместно с ФНС. Это обеспечит совместимость с системами электронного документооборота (ЭДО), которые уже используют бухгалтеры для обмена счетами-фактурами и накладными. При интеграции с 1С электронный сертификат можно будет загружать напрямую в справочник «Сертификаты соответствия» без ручного ввода реквизитов.

Хранение электронных сертификатов и деклараций должно соответствовать требованиям к архивному хранению электронных документов. Срок хранения - не менее 5 лет после окончания срока действия. Рекомендуем настроить резервное копирование базы 1С с учетом новых форматов, чтобы избежать потери данных при обновлении конфигурации.

Сроки и переходный период: когда и как переходить на новые бланки

1 марта 2027 года - дата вступления новых форм в силу. С этого дня все вновь оформляемые сертификаты и декларации должны заполняться по обновленным бланкам. Переходный период не предусмотрен: после 1 марта старые формы не применяются.

Действующие сертификаты и декларации, оформленные до 1 марта 2027 года, сохраняют силу до окончания срока действия. Переоформлять их не требуется. Это принципиальный момент: если сертификат получен в феврале 2027 года на три года, он будет действовать до февраля 2030 года без замены бланка. Однако при внесении изменений в такой сертификат после 1 марта 2027 года потребуется использовать уже новую форму.

Нормативные акты, утвердившие старые формы, утрачивают силу с 1 марта 2027 года. До этой даты продолжают действовать:

Приказ Минпромторга России от 28.08.2017 № 2906 (действующие формы сертификата и декларации);
Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 № 293 (единые формы для ЕАЭС - в части, не противоречащей новому приказу).

Рекомендуем отслеживать публикацию утвержденного приказа на официальном портале правовой информации. Проект может быть доработан, возможны уточнения по составу реквизитов.

Как изменения отразятся на бухгалтерском и налоговом учете

Новые формы напрямую влияют на три участка учета: расходы на сертификацию, документальное подтверждение вычетов НДС и настройку справочников в 1С. Рассмотрим каждый участок отдельно.

Учет расходов на сертификацию: что менять в проводках

Порядок учета расходов на сертификацию не меняется, но корректируется аналитика. Сертификат учитывается как расходы будущих периодов на счете 97 «Расходы будущих периодов» или списывается единовременно на счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» в зависимости от учетной политики. Новые реквизиты сертификата - идентификатор электронного документа и уточненные коды продукции - становятся обязательными элементами аналитического учета.

Пример проводок при получении сертификата после 1 марта 2027 года:

Дт 97 Кт 60 (76) - отражены расходы на сертификацию в сумме затрат на оформление;
Дт 19 Кт 60 (76) - учтен НДС по услугам сертификации;
Дт 68 Кт 19 - НДС принят к вычету при наличии счета-фактуры;
Дт 20 (26, 44) Кт 97 - ежемесячное списание расходов в течение срока действия сертификата.

Если сертификат получен до 2027 года и продолжает действовать после 1 марта, корректировать учет не нужно. Расходы списываются в прежнем порядке. Новые реквизиты в первичных документах не требуются, так как бланк остается действительным.

Для сертификатов, оформленных по новым формам, в счете-фактуре на услуги сертификации рекомендуется указывать идентификатор электронного документа в графе «Дополнительные сведения». Это упростит сверку с реестром Росаккредитации при налоговых проверках.

Настройка 1С для работы с новыми формами

Типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» содержат справочник «Сертификаты соответствия». С выходом новых форм потребуется доработка этого справочника. Разработчики 1С, вероятно, выпустят обновление с новыми реквизитами, но точные сроки неизвестны. Рекомендуем подготовиться заранее и создать дополнительные реквизиты самостоятельно.

Пошаговая настройка справочника «Сертификаты соответствия» в 1С:

Откройте справочник: раздел «НСИ и администрирование» → «Сертификаты соответствия».
В режиме «Администрирование» добавьте новые реквизиты через «Дополнительные реквизиты»:
- «Идентификатор электронного документа» (тип «Строка», длина 50 символов);
- «Код ОКПД2» (тип «Строка», для хранения нескольких кодов через разделитель);
- «Дата окончания действия» (тип «Дата» - уточненный формат).
Настройте видимость новых реквизитов в форме элемента справочника и в форме списка.
Обновите шаблоны печатных форм, если используете собственные.

Для интеграции с ЭДО проверьте, поддерживает ли ваш оператор формат XML для сертификатов. Крупные операторы (Диадок, СБИС) обычно обновляют форматы в течение месяца после утверждения приказа. Рекомендуем заранее направить запрос в службу поддержки вашего оператора ЭДО.

Если вы работаете с маркетплейсами, обратите внимание на новые правила проверки контрагентов. С 1 октября 2026 года маркетплейсы обязаны проверять сведения о продавцах, включая данные сертификатов. Настройка справочников в 1С поможет оперативно предоставлять актуальную информацию платформам.

Риски и ответственность для руководителя: что будет, если не перейти вовремя

Отсутствие сертификата или декларации, оформленных по новым формам, после 1 марта 2027 года приравнивается к отсутствию разрешительного документа. Это влечет административную, налоговую и гражданско-правовую ответственность.

Штрафы и административная ответственность

Ответственность за выпуск продукции без сертификата или декларации установлена статьей 14.45 КоАП РФ:

для должностных лиц - штраф от 20 000 до 40 000 рублей;
для юридических лиц - штраф от 100 000 до 300 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы увеличиваются, возможна конфискация продукции. Если нарушение выявлено при проверке Росаккредитации, информация передается в налоговые органы, что может повлечь выездную проверку.

Отдельный риск - реализация продукции с сертификатом, оформленным по старой форме после 1 марта 2027 года. Формально такой сертификат недействителен, даже если получен накануне. Рекомендуем завершить все процедуры сертификации по старым формам до 15 февраля 2027 года, чтобы гарантированно получить документы до даты перехода.

Проверки контрагентов: на что обратить внимание

После 1 марта 2027 года при приемке продукции от поставщиков необходимо проверять форму сертификата или декларации. Если поставщик предоставил документ на старом бланке, оформленный после даты перехода, такой документ не подтверждает соответствие продукции. Это влечет риски:

отказ в вычете НДС по счетам-фактурам на продукцию без действующего сертификата;
претензии со стороны покупателей при перепродаже;
административная ответственность для вашей компании как продавца.

Рекомендуем включить в договоры поставки условие об обязательном предоставлении сертификатов по формам, действующим на дату отгрузки. Это переложит ответственность за несоответствие на поставщика. Также обновите регламент входного контроля: добавьте проверку идентификатора электронного документа через реестр Росаккредитации.

Аналогичный подход применим к другим документам, которые меняются в 2026-2027 годах. Например, с 1 июля 2026 года обновляются формы решений и требований СФР, а с 2027 года вводится новая форма СЗИ-ИЛСЗЛ. Комплексный подход к обновлению документооборота снизит риски по всем направлениям.

План подготовки к 1 марта 2027: пошаговые рекомендации

До даты перехода осталось достаточно времени, чтобы подготовиться без аврала. Разделим задачи между бухгалтерией и руководством.

Что делать бухгалтеру уже сейчас

Проведите инвентаризацию действующих сертификатов и деклараций. Составьте реестр с датами окончания действия. Выделите документы, срок которых истекает после 1 марта 2027 года - они продолжат действовать. Выделите документы, требующие переоформления в 2027 году - для них потребуются новые бланки.
Проверьте корректность реквизитов в справочнике «Сертификаты соответствия» в 1С. Сверьте номера, даты, коды продукции с бумажными оригиналами. Устраните расхождения.
Создайте дополнительные реквизиты в 1С по инструкции из раздела выше. Протестируйте заполнение на одном-двух сертификатах.
Настройте резервное копирование базы 1С с учетом новых форматов электронных документов. Увеличьте глубину хранения резервных копий до 6 месяцев.
Подпишитесь на рассылку Минпромторга и Росаккредитации, чтобы оперативно узнать об утверждении приказа и возможных изменениях в проекте.

Задачи для руководителя: контроль и бюджет

Оцените затраты на переоформление сертификатов, срок которых истекает в 2027 году. Учитывайте не только стоимость услуг органа по сертификации, но и возможные затраты на доработку 1С, обучение сотрудников, обновление ЭДО.
Назначьте ответственного за переход на новые формы. Оптимально - главный бухгалтер или руководитель отдела качества. Ответственный должен контролировать сроки и координировать действия бухгалтерии, отдела закупок и IT-специалистов.
Включите задачу в план compliance на 2026-2027 годы. Проведите совещание с бухгалтерией и отделом закупок, разъясните важность своевременного перехода и риски нарушения сроков.
Предусмотрите бюджет на обновление 1С. Если вы используете нетиповую конфигурацию, заложите расходы на привлечение программиста 1С для доработки справочников и печатных форм. Обновления конфигураций 1С выходят регулярно, и переход на новые формы может быть включен в один из релизов 2026 года.
Организуйте мониторинг утверждения проекта приказа. После публикации финальной версии проведите повторное совещание для корректировки плана с учетом возможных изменений.

Своевременная подготовка к 1 марта 2027 года позволит избежать штрафов, сохранить вычеты по НДС и обеспечить бесперебойную отгрузку продукции. Начните с инвентаризации сертификатов и настройки 1С - это займет минимум времени, но даст максимальный эффект.