Способы учета зарплаты при совмещении налоговых режимов в «1С:Бухгалтерии 8»: что изменилось

Что изменилось в «1С:Бухгалтерии 8» с версии 3.0.207

С версии 3.0.207 в «1С:Бухгалтерии 8» способы учета зарплаты при совмещении систем налогообложения создаются автоматически. Программа сама формирует элементы справочника для применяемых режимов налогообложения, и заводить их вручную не нужно. Об этом говорится в публикации на buh.ru.

Зачем это нужно. Когда организация или ИП применяет несколько систем налогообложения, расходы на оплату труда и страховые взносы приходится делить между режимами. Способы учета зарплаты задают, на какие счета и по каким правилам относить эти затраты. Автоматическое создание способов убирает ручной этап и снижает риск ошибки на старте: бухгалтеру не приходится придумывать структуру справочника с нуля.

Пример. ИП совмещает УСН и патент. После обновления в справочнике «Способы учета зарплаты» появятся записи, соответствующие каждому режиму, и их можно сразу назначать сотрудникам. Точный набор записей зависит от настроек программы.

Одно ограничение держите в голове. В доступных описаниях обновления не уточняется, для каких именно комбинаций режимов срабатывает автоматика и какие конкретно способы создаются. Проверяйте результат в справочнике, а не рассчитывайте, что все уже настроено верно.

Где найти способы учета зарплаты: пути в простом и полном интерфейсе

Маршрут к справочнику отличается для простого и полного интерфейса. Путь одинаков для версии 3.0.207 и выше.

Простой интерфейс:

Настройки – Настройки учета – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты

Полный интерфейс:

Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты

Оба пути приведены в том же материале buh.ru. В отдельных сборках и релизах формулировки пунктов могут немного отличаться, но логика разделов сохраняется: настройки зарплаты, блок «Отражение в учете», затем справочник способов.

Если пункт не находится, проверьте, какой интерфейс включен: в простом меню часть разделов скрыта. Переключение интерфейса доступно в настройках программы.

Как выбрать способ учета для конкретного сотрудника

Способ учета задается на двух уровнях. Базовое значение задается в настройках зарплаты, а для отдельного работника его можно переопределить в карточке сотрудника. Так закрывается ситуация, когда человек занят в деятельности, относящейся к разным режимам, и его зарплату нужно учитывать иначе, чем у остальных.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Сотрудники» и выберите нужного работника.
2. В карточке найдите поле выбора способа отражения в бухучете.
3. Укажите способ, который соответствует занятости сотрудника.
4. Сохраните карточку.

Если поле не заполнено, как правило применяется способ из общих настроек зарплаты. Это удобно для большинства сотрудников, занятых в одном режиме, и оставляет возможность задать индивидуальный порядок там, где он нужен.

Пример. Директор одновременно участвует в деятельности на УСН и на патенте, и его зарплату нужно делить между режимами. Для него создают отдельный способ учета с нужным порядком распределения и назначают его в карточке. Остальным сотрудникам достаточно общего способа из настроек зарплаты.

Как автоматическое распределение расходов влияет на проводки

При закрытии месяца программа распределяет расходы на оплату труда и страховые взносы в соответствии с выбранными способами учета. Сотрудник, занятый в деятельности на одном режиме, дает затраты на соответствующем счете. Если человек занят в обоих режимах, используют способ с распределением.

Типовая картина проводок по зарплате:

• Дт 20 (или 26, 44) Кт 70 - начисление заработной платы;
• Дт 20 (или 26, 44) Кт 69 - страховые взносы.

Конкретный счет затрат зависит от вида деятельности и способа учета. Для деятельности на одном режиме затраты идут на один счет, для распределяемых сумм - на несколько счетов пропорционально базе распределения.

Корректное распределение опирается на раздельный учет доходов и расходов по режимам. Если он ведется неаккуратно, автоматика не поможет: способ учета задает правило, а база для распределения должна быть в учете.

Важная оговорка: в описании обновления не раскрыто, как именно автоматически созданные способы распределяют суммы между режимами. Перед первым закрытием месяца проверьте результат на тестовой копии базы.

Нужно ли что-то настраивать вручную после обновления

Автоматически созданные способы учета можно использовать сразу. Они закрывают типовые сценарии, когда каждому режиму соответствует свой порядок учета затрат. Ручная донастройка нужна там, где организация применяет сложное распределение, например пропорционально выручке по видам деятельности.

Что проверить в первую очередь:

• в справочнике «Способы учета зарплаты» для каждого режима есть хотя бы одна запись;
• счета учета затрат в этих записях соответствуют вашей учетной политике;
• сотрудникам, занятым в нескольких режимах, назначен подходящий способ.

Если справочник пуст, проверьте два условия. Первое: в настройках учетной политики отражено совмещение налоговых режимов. Второе: программа обновлена до версии 3.0.207 или выше. Без совмещения режимов автоматическое создание способов учета зарплаты не требуется.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при работе со способами учета повторяются из закрытия в закрытие. Основные случаи и способы их обойти.

1. Не заполнен способ учета у сотрудника, занятого в нескольких режимах. Программа может отнести все затраты на один режим. Проверяйте карточки таких работников перед закрытием месяца.
2. Неверный счет затрат в способе учета. Проводки уйдут не на тот счет, и расходы придется перераспределять вручную. Сверяйте счета с учетной политикой.
3. Автоматически созданные способы не проверены после обновления. Записи могут содержать счета, не подходящие вашей организации. Просмотрите их перед первым закрытием месяца.
4. Раздельный учет ведется неаккуратно. Тогда распределение по базе окажется недостоверным, даже если способы настроены верно.

Проверку удобно делать по отчету «Оборотно-сальдовая ведомость» по счетам затрат и по анализу учета по налогам. Сверьте суммы, попавшие на каждый режим, с фактической занятостью сотрудников.

Краткий чек-лист для бухгалтера

1. Проверьте версию программы: она должна быть не ниже 3.0.207.
2. Убедитесь, что в учетной политике отражено совмещение налоговых режимов.
3. Откройте справочник «Способы учета зарплаты» и проверьте наличие записи для каждого режима.
4. При необходимости создайте дополнительные способы с нужными счетами затрат.
5. Назначьте способы сотрудникам, занятым в нескольких режимах, через карточки.
6. Закройте месяц и проверьте проводки по счетам затрат.
7. При сомнениях сверьтесь с официальной документацией или протестируйте настройки на копии базы.

Работа с обновлением сводится к последовательности: обновить программу, проверить справочник, назначить способы и проконтролировать первое закрытие месяца. Если что-то не сходится, разбирайте конкретный случай на копии базы до правок в рабочей.