Упаковки товара в «1С:Бухгалтерии 8»: как оформлять документы, когда единицы измерения не совпадают

Что изменилось в «1С:Бухгалтерии 8» с версии 3.0.196: упаковки товара

Начиная с версии 3.0.196 в «1С:Бухгалтерии 8» одну карточку товара можно использовать, даже если поставщик присылает УПД по ЭДО в единице измерения, отличной от учётной, или покупателю нужно оформить УПД в единице измерения, установленной госконтрактом. До этого релиза такие расхождения закрывали второй карточкой номенклатуры.

Логика работы простая. Учёт товара ведётся в одной единице измерения, закреплённой в карточке. В документах поступления и реализации появляются поля варианта упаковки и количества упаковок, а программа пересчитывает количество упаковок по специальному коэффициенту в количество учётных единиц. Остатки, себестоимость и отчётность формируются в привычной единице измерения. Описание механизма приведено в материале «Самое новое в 1С:Бухгалтерии 8»: упаковки товара для оформления документов.

Пример. Поставщик отгружает товар коробками и присылает УПД в коробках, а организация учитывает этот товар в штуках. В карточке товара достаточно завести вариант упаковки «коробка» с коэффициентом 10, то есть 10 штук в коробке. При поступлении 5 коробок в учёте появится 50 штук.

Функционал доступен в «1С:Бухгалтерии 8». В других конфигурациях набор полей и порядок настройки отличаются, переносить эту инструкцию на них не стоит.

Кому и когда нужны упаковки: сценарии для бухгалтера

Функционал решает две рабочие ситуации.

Поставщик присылает УПД по ЭДО в своей единице измерения. Товар приходит коробками, а в организации он числится в штуках. Раньше бухгалтер заводил вторую карточку или пересчитывал количество вручную, теперь достаточно выбрать вариант упаковки в документе поступления.
Покупателю нужен УПД в единице измерения, которую задаёт госконтракт. Контракт требует поставку комплектами, а складской учёт ведётся в штуках. Вариант упаковки «комплект» с нужным коэффициентом закрывает требование без второй карточки.

Дублирующие карточки номенклатуры усложняют работу: остатки расходятся по двум позициям, цены и себестоимость приходится сверять, а складские отчёты теряют наглядность. Одна карточка с вариантами упаковки убирает этот разрыв.

Отдельный случай, весовые товары, которые продают в разных единицах: учёт идёт в килограммах, а реализация в литрах, или наоборот. Коэффициент пересчёта здесь нужно сверять особенно внимательно. Как устроен учёт таких позиций, разобрано в статье об изменениях в продаже социально значимых товаров.

Пошаговая настройка функционала упаковок в «1С:Бухгалтерии 8»

Настройка состоит из двух шагов: включить опцию и заполнить карточку товара. Порядок важен, потому что без флажка поля упаковок в документах не появятся.

Включаем настройку в разделе «Запасы»

Простой интерфейс: «Настройки - Функциональность - Запасы». Полный интерфейс: «Администрирование - Настройки программы - Функциональность - Запасы». В открывшемся списке установите флажок упаковок товаров и сохраните настройку.

После включения опции поля упаковок появляются в документах поступления и реализации. Карточки, которые уже заведены, останутся без вариантов упаковки: их придётся заполнить вручную.

Указываем варианты упаковки в карточке товара

Карточка товара открывается в простом интерфейсе через меню «Товары», в полном - через «Справочники - Товары и услуги - Номенклатура». В карточке добавьте варианты упаковки: для каждого укажите единицу измерения и коэффициент пересчёта к учётной единице.

Коэффициент - это количество учётных единиц в одной упаковке. Если учётная единица товара «Бумага А4» - упаковка, а поставщик привозит коробки по 5 упаковок, вариант упаковки «коробка» получит коэффициент 5.

Заводите те варианты упаковки, которые используют поставщики и покупатели. Если нужного варианта в карточке нет, при получении УПД по ЭДО единица измерения не заполнится автоматически, и документ придётся править руками.

Счета учёта для позиции тоже стоит проверить заранее: пошаговая инструкция по настройке счетов учёта номенклатуры.

Элемент	Простой интерфейс	Полный интерфейс
Настройка упаковок	Настройки - Функциональность - Запасы	Администрирование - Настройки программы - Функциональность - Запасы
Карточка товара	Товары	Справочники - Товары и услуги - Номенклатура
Поступление	Документы - Покупки - Поступление (акты, накладные, УПД)	Покупки - Покупки - Поступление (акты, накладные, УПД)
Реализация	Документы - Продажи - Реализация (акты, накладные, УПД)	Продажи - Продажи - Реализация (акты, накладные, УПД)

Оформление поступления и реализации с разными единицами измерения

В документах «Поступление (акты, накладные, УПД)» и «Реализация (акты, накладные, УПД)» появляются колонки «Вариант упаковки» и «Количество упаковок». Учёт по-прежнему идёт в одной единице измерения, а количество упаковок программа пересчитывает по коэффициенту.

Поступление. Поставщик привёз 5 коробок, в каждой 10 штук. В документе выбираем вариант упаковки «коробка», указываем количество упаковок 5. В учёте отразится 50 штук.

Реализация. Покупатель заказывает 3 комплекта. Указываем упаковку «комплект» и количество 3, программа спишет столько учётных единиц, сколько задано коэффициентом.

Если нужного варианта упаковки в карточке товара нет, добавьте его до заполнения документа. Изменить упаковку в уже проведённом документе без исправлений не получится.

Корректировки и возвраты: упаковки заполняются автоматически

В документах «Корректировка поступления», «Возврат товара поставщику», «Корректировка реализации» и «Возврат от покупателя», созданных на основании поступления или реализации, упаковки заполняются автоматически. От бухгалтера требуется только количество упаковок.

Вариант упаковки в таких документах недоступен для редактирования. Так система защищает учёт от случайной смены единицы измерения: если поставка шла коробками, возврат тоже пойдёт коробками. Это прямое следствие механики пересчёта по коэффициенту, заложенной в релизе 3.0.196, о ней напоминает обзор нововведений.

Пример. При возврате 2 коробок поставщику в документе автоматически подставится та же упаковка, что была при поступлении. Укажите количество 2, и программа пересчитает объём в учётных единицах.

Когда нужно поменять именно вариант упаковки, придётся исправить карточку товара или оформить новый документ. Поле в корректировке для этого не предназначено.

Автозаполнение единицы измерения из УПД по ЭДО

При получении от поставщика УПД по ЭДО единица измерения заполняется автоматически, если она указана в карточке товара как вариант упаковки. Бухгалтеру не нужно вручную переносить количество коробок или комплектов.

Пример. Поставщик выставляет УПД в коробках, в карточке товара есть вариант упаковки «коробка». При загрузке УПД программа подставит эту упаковку и количество коробок из документа. Автоматическое заполнение единицы измерения работает только при наличии соответствующего варианта упаковки в карточке, об этом же говорится в исходном описании функционала.

Если единицы измерения нет в карточке, автозаполнение не сработает. Перед загрузкой УПД проверьте, что в карточке заведены все варианты упаковки, которые использует поставщик. Требования к формату электронных документов меняются, о переходе на УПД 5.03 читайте в пошаговой инструкции для бухгалтера и программиста.

Использование упаковок для госконтрактов

Госконтракт может требовать поставку в единице измерения, которой нет в складском учёте. Если учёт ведётся в штуках, а заказчику нужны комплекты, укажите в документе реализации вариант упаковки «комплект» и количество комплектов. Программа пересчитает объём в учётные единицы и спишет нужное количество.

Пример. Контракт на 100 комплектов, каждый комплект состоит из 5 штук. В реализации выбираем упаковку «комплект», ставим количество 100, и со склада списывается 500 штук.

Коэффициент пересчёта здесь критичен: ошибка в нём исказит остатки и себестоимость. Сверяйте коэффициент с условиями контракта до проведения документа.

Типичные ошибки и как их избежать

Настройка в разделе «Запасы» не включена. Поля упаковок в документах не отображаются. Проверьте флажок до заполнения поступления или реализации.
В карточке товара нет нужного варианта упаковки. Автозаполнение УПД по ЭДО не сработает. Заведите варианты заранее.
Неверный коэффициент пересчёта. Остатки и себестоимость искажаются, документ приходится перепроводить. Сверяйте коэффициент с данными поставщика или условиями контракта.
Попытка сменить вариант упаковки в корректировке. Поле недоступно, редактируется только количество. Меняйте карточку или создавайте новый документ.
Работа в версии ниже 3.0.196. Функционал упаковок в ней не поддерживается, сначала обновите конфигурацию.

Практическое правило: перед загрузкой УПД проверьте карточку товара, а при сомнениях в коэффициенте проведите тестовый документ на небольшом количестве и сверьте остатки.

Влияние упаковок на учёт и отчётность

Учёт товара идёт в одной единице измерения, указанной в карточке как учётная. Количество упаковок пересчитывается по коэффициенту в количество учётных единиц, поэтому остатки, себестоимость и отчёты формируются корректно.

Упаковки не создают новых единиц измерения в учёте. Они помогают оформить документ в удобной для контрагента единице, а склад и отчётность остаются в привычном виде.

Пример. Учётная единица товара - штука, в реализации указана упаковка «коробка» с коэффициентом 10. В отчётах товар отразится в штуках, а покупатель получит документ в коробках.

Если коэффициент поменять после проведения документов, возникнут расхождения между ранее списанным и текущим количеством. Настройки проверяйте до начала работы, а не после закрытия периода.