Виды документов воинского учета в «1С:ЗУП 8» ред. 3: как редактировать список в версии 3.1.38.123

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 ведется воинский учет и учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время. С версии 3.1.38.123 появилась возможность редактировать список «Виды документов воинского учета»: он открывается в разделе «Кадры – См. также» и больше не задан жестко.

Правка списка меняет набор значений вида документа в карточке воинского учета сотрудника (раздел «Кадры – Сотрудники – Воинский учет»). Добавили строку - в карточке появился новый вариант выбора. Убрали - вариант исчез. Сам перечень строится на основании справочника «Виды документов физических лиц» из раздела «Настройка – Классификаторы»: описание новой возможности в релизе.

Статья пригодится кадровику и специалисту по воинскому учету, который настраивает перечень и заполняет карточки, бухгалтеру, который работает с кадровыми данными, и 1С-специалисту, который сопровождает обновление и настройку базы.

Что изменилось в 1С:ЗУП 3.1.38.123: редактируемый список видов документов воинского учета

Главное изменение версии 3.1.38.123: список «Виды документов воинского учета» из раздела «Кадры – См. также» стал редактируемым. До этой версии повлиять на состав перечня из интерфейса было нельзя, а работа с воинским учетом сводилась к выбору значения в карточке сотрудника из готового набора.

Практический смысл настройки: организация приводит перечень к тем документам, которые реально используются. Кадровик при заполнении карточки видит короткий список и тратит меньше времени на выбор, а вероятность поставить лишнее значение снижается.

Кому пригодится возможность и в каких версиях она доступна

Разделение задач по ролям выглядит так. Кадровик или ответственный за воинский учет открывает список, правит его и заполняет карточки сотрудников. Бухгалтер сталкивается с видом документа, когда смотрит кадровые данные для расчетов и подготовки сведений. 1С-специалист отвечает за то, чтобы релиз базы был не ниже 3.1.38.123, и помогает, если пункт меню недоступен.

Проверьте релиз базы до начала настройки. Если версия ниже 3.1.38.123, редактируемого списка в разделе «Кадры – См. также» не будет: сначала понадобится обновление конфигурации. Перед правками в рабочей базе сделайте резервную копию. Это стандартная страховка, которая занимает пару минут.

Как устроена связка: список видов документов, справочник и карточка сотрудника

Настройка идет по цепочке из трех уровней. Понимание этой схемы избавляет от лишних движений: искать нужный документ в карточке бессмысленно, если его нет в источнике.

Справочник «Виды документов физических лиц» как источник списка

Путь к справочнику: «Настройка – Классификаторы – Виды документов физических лиц». Список видов документов воинского учета формируется на основании этого справочника, поэтому при нехватке документа проверяют сначала справочник, а затем список: источник данных для перечня.

Состав предустановленных элементов в исходных материалах не раскрыт. Сверьте фактический перечень в своей базе: он зависит от релиза и от того, что уже добавляли ваши коллеги.

Карточка воинского учета сотрудника: где виден результат настройки

Путь к карточке: «Кадры – Сотрудники – Воинский учет». Поле вида документа в карточке предлагает значения из списка «Виды документов воинского учета». Связь работает в одну сторону: правите список - меняется набор доступных значений в карточке.

Что происходит с уже заполненными карточками при удалении документа из списка, в источнике не описано. Пока этот момент не проверен на вашей базе, считайте удаление рискованной операцией и контролируйте результат вручную.

Пример. У части сотрудников на руках военный билет, у части приписное свидетельство, а в рабочем перечне осталось еще несколько позиций. Кадровик при каждой карточке прокручивает длинный список. После чистки перечня выбор становится короче, а заполнение - быстрее.

Пошагово: как отредактировать перечень видов документов воинского учета

Последовательность ниже собрана по описанию новой возможности и путям разделов из источника. Детальный порядок нажатий в исходных материалах не приведен, поэтому шаги стоит прогнать на тестовой базе или на одном сотруднике, прежде чем менять рабочую.

1. Проверьте релиз базы: нужна версия 3.1.38.123 или выше.
2. Откройте раздел «Кадры – См. также» и найдите список «Виды документов воинского учета».
3. Проверьте, есть ли нужный документ в справочнике «Виды документов физических лиц» («Настройка – Классификаторы»). Если его нет, добавьте документ там.
4. Добавьте документ в список или удалите из него лишнюю позицию.
5. Сохраните изменения и закройте форму.
6. Проверьте результат в карточке воинского учета сотрудника («Кадры – Сотрудники – Воинский учет»).

Добавление документа в список

Документ появится в рабочем перечне, только если он есть в справочнике «Виды документов физических лиц». Порядок такой: сначала справочник, затем список. После добавления строки в карточке воинского учета появляется возможность выбрать этот документ.

Если организация использует документ, которого нет в перечне, сначала добавьте его в справочник, затем в список и проверьте карточку одного сотрудника. Так вы убедитесь, что значение доступно, до массового заполнения.

Удаление документа из списка

Удаление из списка сокращает доступный набор значений в карточке. Различайте два уровня: удаление из списка убирает документ из рабочего перечня для воинского учета, а удаление из справочника меняет источник, на котором перечень построен.

Перед удалением проверьте, не заполнен ли этим документом кто-то из сотрудников. Поведение программы с уже заполненными карточками в источнике не описано, поэтому безопасный путь: резервная копия плюс ручная проверка карточек, где документ уже указан. Подробный разбор работы с реквизитом есть в материале как добавить вид документа воинского учёта в 1С:ЗУП.

Как проверить результат настройки в карточке сотрудника

Проверка занимает пару минут и заметно снижает риск ошибок при массовом заполнении воинского учета.

• Откройте «Кадры – Сотрудники – Воинский учет» и выберите сотрудника.
• В поле вида документа убедитесь, что добавленный документ доступен для выбора.
• Убедитесь, что удаленный документ в выборе отсутствует.
• Повторите проверку на второй карточке: наборы данных у сотрудников различаются.
• Если документа нет в выборе, вернитесь к справочнику «Виды документов физических лиц» и к списку «Виды документов воинского учета», проверьте сохранение изменений.

Типичные ошибки и ограничения при редактировании списка

• Правка списка без проверки справочника: документа нет в «Видах документов физических лиц», значит в перечне он не появится.
• Удаление документа, который уже используется в карточках сотрудников.
• Работа в нескольких базах: изменения не переносятся автоматически, настройку придется повторить в каждой информационной базе.
• Нехватка прав: сведения о правах доступа к списку и справочнику в источнике отсутствуют, поэтому при недоступном пункте меню вопрос решают через администратора или 1С-специалиста.
• Ожидание, что настройка изменит остальные поля карточки: список влияет только на доступный набор значений вида документа.

Правило простое: резервная копия, тест на одном сотруднике, затем массовое применение. Учитывайте и контекст: правка перечня - часть настройки воинского учета, а не отдельная операция. Если учет только начинается, сначала включите функционал и заполните карточку, а перечень документов правьте по мере необходимости: воинский учет в «1С:ЗУП 8» ред. 3: настройка карточки и сверка с военкоматами.

Итог: короткий порядок действий для кадровика

1. Проверьте версию базы: настройка доступна начиная с 3.1.38.123.
2. Откройте «Кадры – См. также» и найдите список «Виды документов воинского учета».
3. При необходимости дополните справочник «Виды документов физических лиц» в разделе «Настройка – Классификаторы».
4. Отредактируйте перечень: добавьте нужные документы, удалите лишние.
5. Проверьте карточку в разделе «Кадры – Сотрудники – Воинский учет».

Перечень влияет на доступный набор значений вида документа в карточке, остальные данные карточки остаются как есть. Материал удобно держать под рукой как справочник при настройке воинского учета и сверять шаги с текущим релизом базы.