Возмещение расходов на наставничество: когда требования работодателя правомерны по разъяснениям Роструда

Что разъяснил Роструд: краткий ответ

Требовать с работника возмещения расходов на наставничество работодатель вправе только тогда, когда наставничество шло в рамках ученичества, а ученик после его окончания без уважительных причин не выполнил обязательства по ученическому договору, в том числе не приступил к работе. Разъяснения на этот счёт Роструд опубликовал на своём сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей.

Второе основание закреплено в статье 198 ТК РФ: увольнение работника без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счёт средств работодателя. В этом случае речь идёт о возмещении расходов на обучение.

Если наставничество с ученичеством не связано, требование о возмещении расходов на него ведомство называет неправомерным. Письмо Роструда не нормативный акт, и вывод про наставничество вне ученичества сформулирован как мнение ведомства («по нашему мнению»). Для практики это ориентир: при проверке ГИТ или в споре с сотрудником такая позиция усиливает аргументы работника.

Правовая основа: статья 198 ТК РФ и ученический договор

Статья 198 ТК РФ даёт работодателю право требовать от работника возмещения расходов, понесённых в связи с ученичеством, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по ученическому договору, в том числе не приступает к работе. В той же норме закреплено право требовать возмещения расходов на обучение работника при увольнении без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счёт средств работодателя. Об этом говорится в разъяснениях Роструда.

Ключевой критерий один: наличие ученических отношений. Само по себе наставничество права на возмещение не создаёт. Если ученический договор не заключался, статьи 198 ТК РФ в расчётах с работником не применяются, и удерживать выплаты наставнику из его дохода не за что.

Что такое ученический договор и когда он заключается

Ученический договор работодатель заключает с работником организации или с лицом, ищущим работу. В нём фиксируют профессию или специальность, которую осваивает ученик, срок обучения, размер стипендии или условия оплаты, а также обязательство ученика отработать установленный срок и порядок возмещения расходов при невыполнении договора. Без письменной фиксации обязательств требовать возмещение бессмысленно: подтверждать нечего.

Условный пример. Компания принимает сотрудника на новую должность, заключает с ним ученический договор на 3 месяца, закрепляет наставника и платит тому доплату за обучение. По договору ученик после аттестации отрабатывает 12 месяцев. Если он уходит через 5 месяцев без уважительных причин, у работодателя появляется основание требовать возмещения расходов на обучение. Если же договор не оформляли, а наставника просто «приставили» к новичку, оснований нет.

Наставничество как часть ученичества и как самостоятельная функция

Роструд приводит определение: наставничество - это выполнение работником на основании его письменного согласия по поручению работодателя работы по оказанию другому работнику помощи в овладении навыками работы на производстве и (или) рабочем месте по полученной или получаемой другим работником профессии (специальности).

Из этого определения видно развилку. Наставничество в рамках ученичества сопровождает обучение по ученическому договору: наставник передаёт навыки, а ученик принимает на себя обязательства. Наставничество как отдельная трудовая функция решает другие задачи, например адаптацию опытного специалиста при переводе или ввод в должность без программы обучения. Во втором случае доплата наставнику относится к расходам на оплату труда, и вернуть её через работника нельзя.

Практический вывод: связь наставничества с ученичеством стоит прописать прямо. Формулировка «наставник закреплён для сопровождения обучения по ученическому договору № ... от ...» закрывает вопрос о квалификации расходов. Формулировка «для помощи в адаптации» такую связь разрывает.

Когда работодатель вправе требовать возмещения: два законных основания

Право требования возникает в двух ситуациях, и обе они связаны с нарушением обязательств со стороны работника или ученика.

Невыполнение обязательств по ученическому договору

Основание первое: ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по ученическому договору, в том числе не приступает к работе. Разъяснение прямо называет неприступление к работе типичным случаем. Здесь работодатель вправе требовать возмещения расходов на наставничество, например тех выплат, которые получил наставник за обучение ученика.

Состав расходов зависит от того, что закреплено в договоре. Чаще всего в сумму входят стипендия или оплата периода обучения, стоимость программы, доплата наставнику. Если в ученическом договоре перечень расходов не детализирован, спорить о сумме придётся долго.

Увольнение до истечения срока, установленного договором или соглашением

Основание второе: работник увольняется без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счёт средств работодателя. Это самостоятельная конструкция, для неё ученический договор не нужен, достаточно соглашения об обучении с условием об отработке.

Порядок расчёта суммы в разъяснении Роструда не раскрыт, поэтому его нужно описать в самом соглашении. Пропорциональный подход встречается чаще всего. Условный пример: затраты на обучение 50 000 руб., срок отработки 12 месяцев, фактически отработано 4 месяца. При пропорциональном расчёте к возмещению идёт 50 000 × 8 / 12 = 33 333 руб. Если порядок расчёта в документах не прописан, обосновать конкретную цифру сложно, а взыскать всю сумму, скорее всего, не удастся.

Оба основания работают только при отсутствии уважительных причин. Закрытого перечня уважительных причин ни ТК РФ, ни разъяснение Роструда не содержат, вопрос решает суд с учётом обстоятельств дела, а доказывать неуважительность причин приходится работодателю.

Когда требование неправомерно: наставничество вне ученичества

Роструд указывает прямо: если наставничество осуществлялось не в рамках ученичества, требование о возмещении расходов на наставничество неправомерно. Это ключевой ограничитель для кадровых решений. Типичный случай: наставничество оформлено приказом и доплатой за наставничество без ученического договора, а затем работника пытаются обязать вернуть деньги при увольнении.

Второй случай неправомерного требования: увольнение по уважительным причинам. Если работник уходит по причине, которую суд признаёт уважительной, условие о возмещении не применяется, даже когда соглашение об обучении оформлено безупречно.

Третий случай: расходы на наставничество пытаются взыскать по аналогии с обучением, когда обучение вообще не проводилось за счёт работодателя. Статья 198 ТК РФ привязывает право требования к конкретным фактам, и расширить её по своему усмотрению нельзя. Разъяснение Роструда, размещённое на сайте ведомства, подтверждает такую логику.

Удержать суммы из зарплаты без письменного согласия работника нельзя. Спорную сумму либо взыскивают через суд, либо оформляют соглашение о добровольном возмещении с рассрочкой.

Как применить разъяснения на практике: пошаговый алгоритм для бухгалтера и кадровика

1. Проверить, есть ли ученический договор или соглашение об обучении, и как в них описаны обязательства ученика и работника.
2. Убедиться, что наставничество связано с обучением: найти ссылку на ученический договор в приказе о закреплении наставника и в условиях доплаты.
3. Оценить причину невыполнения обязательств или увольнения и определить, есть ли признаки уважительной причины.
4. Рассчитать сумму возмещения по порядку, закреплённому в документах, и зафиксировать её в требовании или соглашении.
5. Оформить возмещение документами кадрового и бухгалтерского учёта, включая отражение в 1С.

Если на шаге 2 выяснилось, что наставничество оформлено вне ученичества, требование предъявлять не нужно: расходы признаются обычными затратами на оплату труда.

Проверка документов: ученический договор, соглашение, приказы

Чек-лист, который стоит пройти до предъявления требования:

• ученический договор с учеником, подписанный сторонами;
• соглашение об обучении за счёт средств работодателя с условием об отработке, если обучение проходил уже работающий сотрудник;
• трудовой договор с условием об отработке или ссылкой на соглашение;
• приказ о закреплении наставника с указанием ученика и периода обучения;
• документы о выплатах наставнику: приказ о доплате, расчётные документы;
• документы об окончании обучения и о факте невыполнения обязательств: акт, служебная записка, приказ об увольнении с формулировкой причины.

Пропуск любого пункта ослабляет позицию. Отсутствие приказа о назначении наставника означает, что связать выплаты с обучением конкретного ученика вы не сможете, даже если ученический договор составлен идеально.

Расчёт суммы возмещения

Два подхода зависят от основания. При невыполнении обязательств по ученическому договору к возмещению идёт сумма расходов, закреплённая договором, если договор не предусматривает уменьшения на отработанное время. При увольнении до истечения срока действует порядок из соглашения или трудового договора, чаще пропорциональный неотработанному периоду.

В расчёт включают только документально подтверждённые затраты: стоимость программы, стипендию, доплату наставнику, оплату проезда и проживания на время обучения, если такие условия есть в договоре. Каждую сумму стоит подтверждать первичными документами, иначе суд её срежет.

Отражение возмещения в 1С: проводки и настройки

Типовая схема в конфигурациях на базе 1С выглядит так. Начисление доплаты за наставничество в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляют отдельным видом начисления с назначением для прочих выплат или через документы по совмещению и разовым начислениям, если выплата нерегулярная. Возмещение расходов работником в 1С:Бухгалтерия отражают как прочий доход: Дт 73 Кт 91.01. Удержание из зарплаты по соглашению работника: Дт 70 Кт 73. Поступление денег в кассу или на счёт: Дт 50 (51) Кт 73.

Набор документов зависит от версии конфигурации и настроек учётной политики. В 1С:ЗУП для удержания по соглашению используют документ по прочим удержаниям, а в 1С:Бухгалтерия нередко проще ввести операцию вручную, если речь о разовом возмещении. Проверяйте доступные документы в своей поставке перед тем, как строить схему учёта.

Риски и ошибки: на что обратить внимание

Ошибки, которые чаще всего ломают позицию работодателя:

• наставничество оформлено без ученического договора, а расходы пытаются взыскать по статье 198 ТК РФ;
• в ученическом договоре нет обязательства отработать срок или не описан порядок возмещения;
• сумма возмещения не подтверждена первичными документами;
• причина увольнения оценена формально, без учёта обстоятельств, которые суд может признать уважительными;
• сумму удержали из зарплаты без письменного согласия работника.

Последствия предсказуемы: отказ во взыскании в суде, претензии государственной инспекции труда при незаконном удержании, репутационные потери при найме. Разъяснения Роструда не нормативный акт, но при проверках и в спорах их учитывают обе стороны, поэтому строить защиту стоит на документах, а не на устных договорённостях.

Частые вопросы

Можно ли взыскать расходы на наставничество без ученического договора

Нет. Роструд считает такое требование неправомерным, поскольку наставничество вне ученичества не связано с обязательствами по статье 198 ТК РФ.

Какие причины увольнения считаются уважительными

Закрытого перечня нет: ни ТК РФ, ни разъяснение Роструда его не приводят. Вопрос решает суд с учётом обстоятельств конкретного дела, а доказывать неуважительность причин приходится работодателю. Если причина спорная, безопаснее не предъявлять требование или оформить добровольное соглашение.

Нужно ли согласие работника на удержание суммы возмещения

Да, удержание из заработной платы возможно только с письменного согласия работника либо по решению суда. Без согласия спорную сумму вернуть можно только через суд.

Как отразить возмещение расходов на обучение в 1С

В 1С:Бухгалтерия начисление отражают как прочий доход проводкой Дт 73 Кт 91.01, удержание из зарплаты - Дт 70 Кт 73, поступление денег - Дт 50 (51) Кт 73. В 1С:ЗУП удержание оформляют документом по прочим удержаниям. Состав документов зависит от версии конфигурации.

Обязательны ли разъяснения Роструда для работодателя

Нет, это не нормативный акт. Ведомство дало их в ответ на вопросы работников и работодателей, и по наставничеству вне ученичества вывод сформулирован как мнение. При проверках и в судебных спорах такие разъяснения учитывают, поэтому игнорировать их не стоит.