«Зарплатная» отчётность за 9 месяцев 2026 года в «1С:ЗУП 8»: разбор частых вопросов по ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ

До 26 октября 2026 года работодатели сдают «зарплатную» отчётность за 9 месяцев, то есть за III квартал: ЕФС-1 в СФР, РСВ и 6-НДФЛ в ИФНС. Срок общий для трёх форм, поэтому данные стоит готовить параллельно. Одна ошибка в кадровых сведениях или в настройке тарифа ломает сразу несколько отчётов, а времени на пересдачу почти не остаётся: на 19 октября 2026 года до дедлайна неделя.

Частые вопросы по этим формам разобрали эксперты 1С на примере «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3, разбор опубликован на buh.ru. Ниже те же ситуации с последовательностью действий в программе: от отмены записи о приёме в ЕФС-1 до сдачи 6-НДФЛ при смене ОКТМО.

Разбор опирается на ответы экспертов 1С и на порядок заполнения в ред. 3. Он помогает быстрее найти источник расхождения, но не заменяет нормы НК РФ, приказы ФНС и СФР: спорные ситуации сверяйте с первоисточниками и с релизом вашей конфигурации. Полный состав форм и логика проверки перед отправкой разобраны в материале «Зарплатная» отчётность за 9 месяцев 2026 года: сроки, формы и проверка.

ЕФС-1: отмена записи о приёме при невыходе сотрудника

Сотрудник принят, запись о приёме уже ушла в СФР, а на работу он не вышел. Оставлять сведения как есть нельзя: в фонде останется запись о трудовых отношениях, которых фактически нет. Трудовой договор в такой ситуации аннулируют, и в отчётности это должно выглядеть отменой, а не вторым приёмом или обычным увольнением.

Порядок действий в 1С:ЗУП ред. 3:

1. Проверьте кадровый документ приёма и дату, с которой сотрудник должен был начать работу.
2. В разделе «Кадры» откройте «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ увольнения с формулировкой «Аннулирование трудового договора». Название вида в разных релизах отличается, смысл один: отменить сведения о приёме.
3. Сверьте дату события с датой аннулирования, иначе в ЕФС-1 уедет запись со сдвигом.
4. Сформируйте ЕФС-1 в разделе «Отчётность»: в подразделе 1.1 должна стоять отменяющая запись без повторного приёма.
5. Отправьте отчёт и проверьте, что протокол принят без ошибок.

Самая частая ошибка: ручная правка XML-файла или удаление строки в уже отправленном отчёте. Фонд видит только то, что пришло в файле, поэтому корректировку формируют документом в программе. Иначе кадровый учёт и отправленные сведения разойдутся, и расхождение всплывёт при следующей сверке.

Раздел 2 ЕФС-1: численность работников с вредными факторами

В разделе 2 отчитываются по взносам на травматизм, и часть строк отведена численности работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Вручную эти цифры не считают: 1С:ЗУП берёт их из условий труда в кадровых данных и из результатов спецоценки (СОУТ).

Порядок проверки:

1. Сверьте список сотрудников, у которых в карточке и в позиции штатного расписания указаны вредные условия, класс опасности и основание, то есть результаты СОУТ.
2. Проверьте даты документов спецоценки. Если СОУТ провели заново или класс условий изменился, программа должна видеть актуальные данные на отчётную дату.
3. Сформируйте раздел 2 и сравните число работников с вашей выборкой по тем же условиям.

Расхождение обычно объясняется двумя причинами: условие труда не заполнено либо в карточке остались данные старой СОУТ, или сотрудник числится в другой позиции штатного расписания. Набор документов для спецоценки в разных релизах отличается, поэтому путь к форме стоит один раз зафиксировать во внутреннем регламенте подготовки отчётности.

Страховые взносы за руководителя исходя из МРОТ с 2026 года

С 2026 года взносы за руководителя, который одновременно единственный учредитель, считают исходя из федерального МРОТ. Его выплаты попадают в базу по взносам, а минимальная величина базы привязана к МРОТ. Отсюда практический вывод: до формирования РСВ проверяют настройки тарифа и облагаемую базу, иначе отчёт уйдёт с заниженными суммами.

Условный пример: МРОТ для расчёта 25 000 руб., единый тариф 30%. Взносы за месяц составят 7 500 руб. Цифры в примере условные: подставьте МРОТ и тариф, действующие на дату расчёта, а результат сверьте в отчёте, а не в отдельном калькуляторе.

Проверка в программе:

1. В разделе «Настройка» → «Организации» откройте карточку и посмотрите учётную политику и применяемые ставки взносов.
2. Убедитесь, что начисление руководителю настроено как облагаемое взносами, а не как выплата без взносов.
3. Сформируйте РСВ и сверьте базу и суммы взносов по месяцам III квартала.

Проверка занимает несколько минут. Исправление уже отправленного расчёта обходится дороже: нужна корректировка и пояснения, а сроки на ответ у инспекции короткие. Логика исчисления взносов и типовые настройки подробно разобраны в руководстве по подготовке отчётности за I полугодие 2026 года.

РСВ: смена тарифа при переходе ИТ-компании в «Сколково»

Статус участника «Сколково» даёт другой тариф страховых взносов. Переключение в 1С:ЗУП делают датой смены статуса, а не задним числом на весь квартал: выплаты до этой даты считают по прежнему тарифу, после - по новому. Такой порядок и создаёт основную сложность переходного месяца.

Чек-лист после смены тарифа:

• дата применения нового тарифа совпадает с датой подтверждения статуса;
• по каждому месяцу III квартала видно, какой тариф применён;
• к одним и тем же выплатам переходного месяца не применены два тарифа;
• итоги РСВ сходятся с начислениями и с расчётом взносов в самой программе.

Двойной тариф появляется там, где часть выплат пересчитали вручную и забыли, что документ уже применил новый тариф. Сверяйте суммы по сотрудникам, а не только итог раздела: итог может сойтись при взаимно погашенных ошибках.

НДФЛ с арендной платы: как удержать и отразить в 6-НДФЛ

Когда компания арендует имущество у физлица, она становится налоговым агентом: НДФЛ удерживают из суммы арендной платы при выплате. Оговорка в договоре о том, что налоги платит арендодатель, обязанности агента не снимает.

Условный пример: аренда 30 000 руб. в месяц, ставка 13%. НДФЛ составит 3 900 руб., арендодатель получит 26 100 руб. Ставка зависит от суммы дохода и статуса получателя, поэтому для крупных выплат проверьте, не попал ли доход в следующий диапазон прогрессивной шкалы.

Что сделать в 1С:ЗУП:

1. Создайте вид начисления с признаком облагаемости НДФЛ и укажите его в документе начисления арендной платы.
2. Проверьте, что в документе на выплату налог удержан из суммы, а не начислен сверху.
3. Сформируйте 6-НДФЛ и сверьте суммы в разделе 1 с датами выплат в разделе 2.

Типичная ошибка: арендную плату начисляют видом без НДФЛ. Суммы уходят в отчёт как необлагаемые, налог агента не удержан, и расхождение обнаруживается уже при камеральной проверке.

Перерасчёт отпускных и дивиденды в 6-НДФЛ

Перерасчёт отпускных: что меняется в 6-НДФЛ

Перерасчёт запускают, когда изменился расчётный период или средний заработок: повысили оклад, нашли ошибку в премии, добавили пропущенные выплаты. В 1С:ЗУП перерасчёт оформляют отдельным документом в разделе «Зарплата», и он формирует сторно-начисления и корректировку НДФЛ за тот период, к которому относится отпуск.

После перерасчёта сверяют три величины: доход, исчисленный налог и удержанный налог. Если перерасчёт пришёлся на другой квартал, суммы попадут в 6-НДФЛ текущего периода, а разница по удержанию отразится по фактической дате выплаты. Убедитесь, что цифры в разделах 1 и 2 объяснимы и подтверждены документами перерасчёта: именно эту связку инспекция проверяет чаще всего.

Дивиденды: отражение выплаты и НДФЛ

Дивиденды выплачивают не как зарплату: у них своя дата получения дохода и свои сроки перечисления налога. В 1С:ЗУП выплату оформляют документом начисления дивидендов (в части релизов через отдельный вид начисления), затем документом выплаты. Ставка зависит от суммы: 13% в пределах первого порога прогрессивной шкалы и 15% сверх него, актуальные пороги сверяйте с действующей редакцией НК РФ.

Пример с условными цифрами: дивиденды 100 000 руб., ставка 13%, НДФЛ 13 000 руб., к выплате 87 000 руб. В 6-НДФЛ сумма попадёт в раздел 1 и в раздел 2 по дате выплаты, а не по дате решения учредителей.

Самозанятый утратил право на НПД: что делать работодателю

Пока исполнитель на НПД, выплаты по договору не облагаются НДФЛ и взносами, а компания не отчитывается по ним как по выплатам физлицу. Право на режим теряют при превышении годового лимита дохода (2,4 млн руб.) и в других случаях, перечисленных в законе о НПД. С даты утраты режим не действует, и выплаты требуют пересмотра.

Порядок действий:

1. Зафиксируйте дату утраты права и пересмотрите договор: режим НПД действует только до этой даты.
2. В 1С:ЗУП измените статус исполнителя и настройки начисления. Выплаты после утраты права облагаются НДФЛ, а состав взносов зависит от предмета договора.
3. Пересчитайте налог и взносы, затем проверьте приложение с выплатами по договорам ГПХ в РСВ и суммы в 6-НДФЛ.

Оставлять выплаты без пересмотра нельзя: НДФЛ придётся доплатить как агенту, а по взносам возможны пени. Если исполнитель восстановил статус позже, НПД применяют только к периодам, когда режим действовал. Как устроен расчёт выплат физлицам по договорам, разобрано в гайде по ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ.

6-НДФЛ при смене ОКТМО в середине года

ОКТМО определяет, куда и по какому коду распределяются суммы налога. Смена кода в середине года ломает привычный порядок: часть выплат относится к старой территории, часть к новой, и отчёт нужно собрать так, чтобы инспекциям не пришлось разбираться с расхождениями самостоятельно.

В 1С:ЗУП код указывают в карточке организации (раздел «Настройка» → «Организации»). При смене адреса добавьте новую запись с датой, чтобы выплаты до неё остались с прежним кодом, а после - с новым; в зависимости от релиза смена оформляется новой записью или через историю реквизитов. Проверьте КПП: пара ОКТМО и КПП должна быть согласованной.

Порядок сдачи зависит от даты смены. В части случаев расчёт подают в новую инспекцию с начала квартала, в котором изменился код, в части период разбивают и отчитываются в две инспекции. Эксперты 1С разобрали эту ситуацию в том же материале buh.ru, а перед отправкой сверьте решение с разъяснениями ФНС по вашей дате смены.

Чек-лист проверки перед сдачей отчётности за 9 месяцев

Проверку ведут от данных к отчёту: сначала настройки и кадры, затем начисления и налоги, в конце сами формы. Так ошибка находится в источнике, а не в готовом файле.

1. Обновите релиз конфигурации и убедитесь, что ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ формируются в актуальных форматах.
2. Сверьте настройки организации: ОКТМО, КПП, применяемый тариф взносов и дату его применения.
3. Проверьте кадровые события квартала: приёмы, увольнения, аннулированные договоры, условия труда по СОУТ.
4. Сверьте базу по взносам и по НДФЛ с начислениями по месяцам III квартала, отдельно посмотрите взносы за руководителя.
5. Запустите встроенные проверки: контрольные соотношения и проверку выгрузки в «1С-Отчётности».
6. Устраните расхождения в источнике, переформируйте отчёт и только потом отправляйте его.

При расхождении идите по цепочке: документ начисления → настройка вида начисления → настройки взносов и НДФЛ → отчёт. Ручная правка формы рвёт эту цепочку и возвращается вторым кругом, уже в виде требования пояснений. Отдельный пошаговый алгоритм сверки данных перед отправкой разобран в материале о проверке данных в 1С:ЗУП.

Материал актуален для «1С:ЗУП 8» ред. 3 при актуальном релизе конфигурации. Если до отправки остаются вопросы по изменениям отчётной кампании, посмотрите обзор октябрьского номера «БУХ.1С» за 2026 год: там собраны материалы по отчётности за 9 месяцев и смежным темам. Начните с настроек организации, затем проверьте кадры и базу, и только после этого формируйте финальные версии трёх отчётов.