Что нового в 1С:Бухгалтерии 8: распознавание первичных документов для лизинга, факторинга и аренды с версии 3.0.196

Что изменилось в 1С:Бухгалтерии 8: краткий обзор обновления

Начиная с версии 3.0.196 в «1С:Бухгалтерии 8» расширены возможности сервиса «1С:Распознавание первичных документов». Обновление затрагивает четыре сценария работы с первичкой, и все они касаются рутинных операций бухгалтера.

По распознанному документу можно создать учетный документ «Поступление» с новыми видами операций: «Услуги лизинга», «Услуги факторинга», «Услуги аренды», «Материалы в переработку» и «Оборудование».
В создаваемых учетных документах автоматически устанавливаются признаки «Оригинал получен» и «Документ подписан», если к документу прикреплены распознанные фотографии или сканы.
Появилась настройка открывать создаваемые учетные документы всегда, а не только когда распознавание вернуло ошибки.
Для пользователей сервиса 1С:Фреш включили автоматическое удаление распознанных документов, если раньше эту настройку не включали вручную.

Все четыре изменения настраиваются в одном месте: в простом интерфейсе это «Настройки – Инструменты – Настройки распознавания документов», в полном - «Администрирование – Настройки программы – Распознавание документов». Описание изменений в работе с сервисом распознавания подтверждает и состав новых видов операций, и точные пути к настройкам.

Кому и зачем это нужно: практическая ценность для бухгалтера

Изменения закрывают задачу, знакомую каждому, кто ведет участок услуг: ввод актов, которые не связаны с поставкой товаров. Бухгалтер получает от лизингодателя акт за очередной платеж, загружает скан или фотографию в сервис распознавания и на основании распознанного документа создает «Поступление» с подходящим видом операции. Выбирать вид операции вручную в этом сценарии уже не требуется.

Вид операции определяет счета учета и то, как операция попадет в отчетность. Ошибка в выборе приводит к неверным проводкам, которые потом приходится искать и исправлять. Автоматическое определение вида операции по распознанному документу снижает риск такой ошибки.

Экономия особенно заметна на потоке. Если компания ежемесячно обрабатывает десятки актов аренды, лизинговых платежей и услуг факторинга, то ручной выбор вида операции по каждому документу отнимает время. При массовой обработке первички разница накапливается: на каждый документ уходит меньше действий, а количество ошибок падает. Если поток входящих бумаг большой, заранее оцените, как сервис ведет себя на накладных: разбор распознавания накладных в 1С:Бухгалтерия 3.0 описывает требования к сканам и ограничения бесплатных версий.

Отдельный плюс - автоустановка признаков «Оригинал получен» и «Документ подписан». Их проставляли руками, и про документ, по которому оригинал так и не пришел, легко было забыть. Теперь признак ставится автоматически при прикреплении распознанного скана или фотографии.

Как создать «Поступление» по распознанному документу: новые виды операций

Схема состоит из трех шагов: загрузить скан или фотографию в сервис «1С:Распознавание первичных документов», дождаться результата распознавания, затем создать на основании распознанного документа учетный документ «Поступление». Начиная с версии 3.0.196 в списке видов операций этого документа появились «Услуги лизинга», «Услуги факторинга», «Услуги аренды», «Материалы в переработку» и «Оборудование».

Что попадает под каждый вид операции:

«Услуги лизинга» - акт или счет от лизингодателя на очередной лизинговый платеж.
«Услуги факторинга» - документы факторинговой компании, включая вознаграждение фактора.
«Услуги аренды» - акт аренды помещения, транспорта, оборудования.
«Материалы в переработку» - документы по давальческой схеме.
«Оборудование» - накладная или УПД на поступление оборудования.

Перед проведением проверьте реквизиты: контрагента, номер и дату документа, сумму, номенклатуру или услугу, счета учета. Точность распознавания зависит от качества скана или снимка: размытое фото, наклон страницы или низкое разрешение повышают вероятность ошибок. Если в вашей версии доступна загрузка сканов прямо из документа, порядок действий описан отдельно: как распознать скан из файла с версии 3.0.206.

Услуги лизинга и факторинга: в чем особенность

Лизинг и факторинг редко укладываются в типовой набор операций, поэтому для них и появились отдельные виды. Лизинг предполагает регулярные платежи по договору и, как правило, последующий выкуп предмета лизинга. Факторинг - финансирование под уступку денежного требования: фактор закрывает кассовый разрыв поставщика, а вознаграждение за услугу удерживает из выплаты.

Разделение на два вида операции важно потому, что за этими услугами стоят разные счета расчетов и разные схемы дальнейшего учета. Распознанный акт от лизинговой компании или от фактора не нужно переквалифицировать вручную: система предлагает вид операции, соответствующий документу.

Услуги аренды, материалы в переработку и оборудование

«Услуги аренды» закрывают самый частый поток: акты за помещение, транспорт, склад, оборудование. Это регулярные документы от одних и тех же контрагентов, поэтому рутина здесь дает наибольшую экономию времени.

«Материалы в переработку» рассчитаны на давальческую схему: заказчик передает свои материалы переработчику, тот выпускает продукцию или возвращает остатки, а поступление отражает возврат или поступление материалов. Отдельный вид операции помогает не смешивать такие движения с обычной закупкой материалов.

«Оборудование» нужно при поступлении оборудования, которое требует монтажа или не требует его. Вид операции влияет на счета учета и на то, как стоимость объекта будет отражаться дальше.

Где найти настройки распознавания документов в 1С:Бухгалтерии 8

Оба пути ведут в один и тот же раздел, различается только вход в меню.

Простой интерфейс: «Настройки – Инструменты – Настройки распознавания документов».
Полный интерфейс: «Администрирование – Настройки программы – Распознавание документов».

Если нужный пункт не находится, проверьте, какой интерфейс включен: в простом режиме часть административных команд скрыта, в полном они собраны в разделе «Администрирование». Для доступа к настройкам нужны соответствующие права, поэтому у рядового пользователя раздел может не отображаться. Точные пути для обоих интерфейсов приведены в описании обновления.

Настройки общие для сервиса распознавания: они влияют и на создание учетных документов, и на автоматические признаки, и на удаление распознанных файлов. Менять их стоит осознанно, тем более что часть из них уже включена по умолчанию в 1С:Фреш.

Автоматическая установка признаков «Оригинал получен» и «Документ подписан»

Признаки «Оригинал получен» и «Документ подписан» в создаваемых учетных документах проставляются автоматически, если к документу прикреплены распознанные фотографии или сканы. Настройка находится в том же разделе, где собраны параметры распознавания документов.

Как это выглядит на практике. Бухгалтер загружает скан акта аренды, на основании распознанного документа создает «Поступление», и оба признака уже стоят. Документ можно проводить, не возвращаясь к нему второй раз ради двух отметок.

Автоустановка не заменяет контроль. Признаки означают, что оригинал получен и документ подписан. Если скан пришел по электронной почте, а бумажный оригинал еще не доставлен, отметки нужно снять, иначе в учете останется состояние, которое не совпадает с фактическим.

Настройка открытия создаваемых документов и автоудаление в 1С:Фреш

Создаваемые учетные документы можно открывать всегда, а не только при наличии ошибок распознавания. Настройка пригодится, когда важно проверить глазами каждый документ: например, при небольшом потоке первички, на новом участке или в период, когда бухгалтер только осваивает работу с распознаванием.

При массовом вводе открытие каждого документа замедляет работу: время уходит на закрытие окон. Для потока из десятков актов разумнее оставить открытие только при ошибках, а к остальным документам возвращаться выборочно.

Пользователям сервиса 1С:Фреш автоматическое удаление распознанных документов включили по умолчанию, если раньше эту настройку не включали вручную. Логика простая: распознанный образ выполнил свою задачу, когда по нему создан учетный документ, и хранить его дальше незачем. Если распознанные образы нужно сохранять для внутреннего контроля или сверки, настройку стоит проверить и изменить: она находится в том же разделе настроек распознавания документов.

Совместимость, ограничения и что проверить перед обновлением

Новые виды операций, автоустановка признаков и настройка открытия документов доступны в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.196, и это первая версия, где заявлен такой набор возможностей. В более ранних версиях в списке видов операций документа «Поступление» не будет ни «Услуг лизинга», ни «Материалов в переработку», а в настройках распознавания не окажется нужных флажков.

Проверить версию можно в разделе «Справка – О программе».

Что стоит проверить перед обновлением:

версию конфигурации: если она ниже 3.0.196, сначала обновитесь, иначе новых возможностей не будет;
настройку автоудаления распознанных документов: в 1С:Фреш она уже может быть включена без вашего участия;
настройку открытия создаваемых документов: при массовом вводе первички она напрямую влияет на скорость работы;
резервную копию базы перед обновлением.

Для работы сервиса распознавания нужны подключение к интернету и действующая подписка на сервис. Без них распознавание недоступно, а настройки останутся нерабочими. Планировать переход удобнее по разбору очередного релиза и чек-листу: какие изменения приносит релиз 3.0.206.2 и что проверяют перед обновлением.

Материал носит информационный характер и не заменяет официальную документацию 1С. Начните с проверки версии конфигурации и раздела настроек распознавания: если нужные виды операций и флажки на месте, сервис можно подключать к работе с лизингом, факторингом и арендой.