Кадровый ЭДО по новым правилам: как поправки Минтруда упростят переход на электронный документооборот

Что меняют поправки Минтруда в кадровом ЭДО

Минтруд подготовил законопроект с поправками в ТК РФ, которые расширяют набор способов электронного взаимодействия работника и работодателя. Ключевое для практики: согласие сотрудника на кадровый ЭДО можно будет оформить электронным документом, направить его через многофункциональный сервис обмена информацией и подписать УКЭП или УНЭП при соблюдении требований к инфраструктуре и средствам защиты информации (buh.ru).

Оговорка, которую важно держать в голове: документ размещён на Едином портале для размещения проектов нормативных правовых актов. Пока это проект, а не действующая редакция кодекса, поэтому подготовку стоит вести с запасом по времени, сверяясь с актуальной версией законопроекта.

Ключевые изменения в ТК РФ: статьи 22.2 и 312.3

Законопроект адресно правит две статьи. Статью 22.2 ТК РФ предлагают дополнить нормой о получении согласия работника (или лица, принимаемого на работу) на применение кадрового ЭДО в форме электронного документа, направленного через многофункциональный сервис обмена информацией. Подпись: усиленная квалифицированная либо усиленная неквалифицированная, если выполнены требования к инфраструктуре и средствам защиты информации (buh.ru).

Вторая правка касается статьи 312.3 ТК РФ, то есть дистанционной работы. Её дополняют положением, по которому при заключении дистанционным работником трудового договора, дополнительного соглашения к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении изменений в эти договоры допускается УНЭП работника. Порядок проверки такой подписи стороны определяют соглашением. Отдельно разрешается подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Едином портале госуслуг.

Решение о взаимодействии с работниками через электронный кадровый документооборот работодатель принимает, издавая локальный нормативный акт. Это не дополнительная обязанность, а способ зафиксировать правила: без такого акта электронный обмен с сотрудниками не запустить.

Роль национального мессенджера в трудовых отношениях

Под многофункциональным сервисом обмена информацией в пояснениях Минтруда понимается национальный мессенджер. Новая норма, по разъяснению ведомства, обеспечит возможность его использования при взаимодействии работника и работодателя в электронном документообороте в сфере трудовых отношений (buh.ru).

Практический смысл: канал связи с сотрудником расширяется, а требования к защите информации остаются. Мессенджер как транспорт не отменяет ни проверку подлинности подписи, ни обязанность хранить электронные документы так, чтобы их можно было предъявить при проверке или в суде.

Как оформить согласие работника на кадровый ЭДО по новым правилам

Согласие оформляют электронным документом и направляют через сервис обмена. Подписать его можно УКЭП или УНЭП. Берут согласие как у действующего сотрудника, так и у человека, которого только принимают на работу: норма статьи 22.2 говорит и о работнике, и о лице, принимаемом на работу.

Примерная формулировка, от которой удобно отталкиваться при подготовке шаблона:

«Подтверждаю согласие на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот, включая ознакомление с локальными нормативными актами и подписание кадровых документов электронной подписью, в порядке, установленном локальным нормативным актом работодателя».

Формулировка не снимает главного требования: работодателю нужно проверить подлинность подписи и убедиться, что документ подписан именно тем, кто его отправил.

Требования к инфраструктуре и защите информации

УНЭП новая норма допускает только при соблюдении требований к инфраструктуре и средствам защиты информации. На практике речь идёт о сертифицированных средствах криптографической защиты информации, защищённых каналах связи, регламенте работы с персональными данными, назначенных ответственных и журналировании операций. Конкретный состав требований задают нормативные акты, поэтому перед запуском сверяйтесь с их действующей редакцией, а не с прошлогодними памятками.

Несоблюдение условий создаёт риск: согласие могут признать оформленным ненадлежаще, а доказательная сила электронного документа окажется под вопросом в трудовом споре.

УКЭП или УНЭП: что выбрать для согласия

УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и при проверке такой подписи вопросов обычно меньше. УНЭП для согласия допускается, но с условием про инфраструктуру и защиту информации. Если у сотрудника есть квалифицированный сертификат, разумнее подписывать им: так снимается часть рисков при разногласиях. УНЭП выручает там, где массово выпускать квалифицированные сертификаты долго и дорого, например в распределённых командах с большой текучестью.

Изменения для дистанционных работников: УНЭП и Госуслуги

После принятия поправок статья 312.3 ТК РФ позволит дистанционному работнику подписывать УНЭП трудовой договор, дополнительные соглашения, договор о материальной ответственности и ученический договор, а также изменения к ним. Работодатель получает гибкость в оформлении, работник закрывает документы без поездки в офис.

Порядок проверки УНЭП: что прописать в соглашении

Порядок проверки подписи определяет соглашение сторон. В нём имеет смысл зафиксировать: вид подписи и реквизиты сертификата; средства криптографической защиты, которыми проверяется подпись; кто и в какой срок проводит проверку; как фиксируется результат (протокол проверки, отметка в системе ЭДО); что делать, если проверка не прошла; порядок разрешения разногласий. Чем конкретнее пункты, тем меньше простора для спора о том, был документ подписан или нет.

Использование подписи с Единого портала госуслуг

Законопроект допускает подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Едином портале госуслуг. Для сотрудника без собственной УКЭП это самый короткий путь к электронному документу. Работодателю всё равно нужно убедиться, что сертификат действовал на дату подписания и что подпись технически проверяется выбранным средством криптозащиты.

Пример сценария: дистанционный работник подписывает договор УНЭП, кадровая служба проверяет подпись по регламенту из соглашения и подшивает документ вместе с протоколом проверки.

Как подготовить 1С к работе с электронными кадровыми документами

Механика работы с электронной подписью и оператором ЭДО в программах 1С уже есть, и она почти не зависит от того, в какой редакции будут приняты поправки. Подготовку логично вести параллельно с отслеживанием судьбы законопроекта, чтобы к моменту вступления норм в силу система была готова.

Практическая последовательность перехода со стороннего сервиса на 1С-ЭДО с аудитом документов, проверкой контрагентов, КЭП и МЧД, настройкой ролей и пилотным запуском разобрана в отдельном материале: практический чек-лист перехода на 1С-ЭДО. Логика для кадровых документов та же.

Настройка электронных подписей в 1С

Общая последовательность такая: установить криптопровайдер, записать сертификат в хранилище, затем в программе открыть раздел «Администрирование» и найти настройки электронной подписи и ЭДО. Для УНЭП может понадобиться дополнительная проверка: поддерживает ли выбранное средство криптозащиты нужный алгоритм и подхватывает ли программа сертификат. В 1С:Зарплата и управление персоналом настройки живут в сервисных возможностях кадрового учёта, в 1С:Бухгалтерия - в общих настройках электронного документооборота. Пути меню зависят от версии конфигурации, поэтому сверяйтесь с описанием релиза, который установлен у вас.

Подключение оператора ЭДО и обмен документами

Чтобы отправлять кадровые документы, нужен оператор ЭДО: с ним заключают договор, получают идентификатор участника и настраивают обмен в программе. Дальше документы формируют в 1С, подписывают и отправляют, а входящие принимают и подписывают в рабочем месте обмена. Набор сервисов у операторов отличается, поэтому поддержку новых каналов обмена уточняйте у своего поставщика услуг, а не по общим описаниям.

Пошаговый план перехода на кадровый ЭДО

Издать локальный нормативный акт о работе с кадровыми документами в электронном виде: перечень документов, кто подписывает, где хранится.
Определить ответственных: администратор ЭДО, кадровик, специалист по криптографической защите информации.
Собрать согласия работников. У действующих сотрудников их берут по акту, новых подключают уже на этапе оформления, в том числе через сервис обмена.
Проверить версию 1С и обновить конфигурацию до релиза с поддержкой нужных кадровых документов.
Настроить электронные подписи и обмен с оператором ЭДО; для УНЭП отдельно проверить инфраструктуру и средства защиты информации.
Обучить сотрудников: как подписать документ, как проверить входящий, куда обращаться при ошибке.
Провести тестовый обмен на ограниченной группе и зафиксировать результат проверки подписей.

Для дистанционных работников в план добавляется соглашение о порядке проверки УНЭП и вариант с подписью, созданной на Едином портале госуслуг.

Риски и ошибки при переходе на новый кадровый ЭДО

Локального нормативного акта нет, а электронный обмен уже идёт: формального основания для него не существует.
УНЭП применяют без проверки требований к инфраструктуре и защите информации: подпись есть, а доказательная сила документа под вопросом.
Сертификат просрочен или отозван: подтвердить подпись на дату подписания не получается.
Согласие получено не у всех работников, а часть кадровых документов уже переведена в электронный вид.
Обновление 1С выполнено без резервной копии и без тестового контура.
В соглашении о проверке УНЭП не описан порядок разрешения разногласий, и любой спор превращается в долгую переписку.

Сертификаты проверяют и обмен тестируют до массового запуска. Спорные ситуации с подписями, локальными актами и согласиями стоит разбирать с юристом: практика по электронным кадровым документам ещё складывается.

Что это значит для бухгалтера и кадровика

Для кадровика меняется сама процедура: согласие на ЭДО перестаёт требовать бумаги и личной встречи, его можно получить электронным документом с УКЭП или УНЭП. Для бухгалтера меняется объём ручной работы: документы, которые раньше печатали, подписывали и подшивали, уходят в электронный вид, зато растёт нагрузка на настройку программ и проверку подписей.

Понадобятся навыки работы с сертификатами и криптопровайдером, понимание разницы между УКЭП и УНЭП, умение проверить подпись и сохранить подтверждение, ориентация в рабочем месте обмена 1С. Руководителям пригодится простой интерфейс массового подписания ЭДО в 1С:Бухгалтерии 8: он экономит время при подписании пачки документов.

Пример: принимаете дистанционного сотрудника. Трудовой договор и договор о материальной ответственности он подписывает УНЭП, кадровик проверяет подпись по согласованному регламенту, документы попадают в 1С, а согласие на кадровый ЭДО приходит через сервис обмена. Бумажный круг по такому сотруднику закрывается без почты и курьеров.