Как получить отчёт по действующим начислениям сотрудников на конкретную дату в 1С:ЗУП 3.1

Короткий ответ: как увидеть начисления сотрудников на дату в 1С:ЗУП

Действующие на конкретную дату начисления сотрудников в 1С:ЗУП 3.1 показывает Универсальный отчёт по регистру сведений «Плановые начисления» с включённым срезом данных на дату. Откройте отчёт, выберите этот регистр, задайте нужную дату и выведите поля «Сотрудник» и «Начисление». На выходе получится список плановых начислений, актуальных на выбранный момент, а не сумма выплат за месяц.

Способ разобран в обсуждении на buh.ru: «Отчет по начислениям сотрудникам на конкретную дату». В источнике указана конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.20.97)». Речь о внутренней HR-базе, которая не предназначена для официального бухучёта: в ней ведут сотрудников, должности, размеры зарплат, даты приёмов и увольнений, а штатное расписание как отдельный механизм не используется. Отчёт решает задачу распределения оплаты по проектам, бухгалтерскую отчётность он не заменяет.

Минимальная схема выглядит так:

Откройте «Универсальный отчёт».
Выберите регистр сведений «Плановые начисления».
Включите срез данных на дату и укажите дату отчёта.
Выведите сотрудника и начисление, сгруппируйте строки по сотруднику.

Точные названия пунктов меню зависят от сборки и настроек интерфейса. Дальше: настройка, поля, проверки и ограничения решения.

Почему стандартные отчёты по штатному расписанию и ФОТ не подходят

Стандартные отчёты отвечают на вопрос «сколько начислено за период», а задача требует ответа «что действует на дату». Это разные вещи: период суммирует события, срез на дату фиксирует состояние на выбранный момент.

Раздел отчётов по штатному расписанию не подходит, потому что штатное расписание с окладами в базе не ведётся. Отчёты этого раздела строятся вокруг штатных единиц и утверждённых окладов, а здесь учёт идёт по сотрудникам и проектным начислениям.

Разделы анализа зарплат и ФОТ выдают данные за период: месяц, квартал, год. Они показывают начисления и выплаты в разрезе сотрудников, подразделений или видов расчёта, но не отвечают, какие плановые начисления действуют именно 1-го числа или на дату кадрового перевода. Для управленческой задачи этого недостаточно.

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Инструмент	Что показывает	Почему не решает задачу
Отчёты по штатному расписанию	Штатные единицы, оклады, укомплектованность	Штатное расписание в базе не ведётся
Анализ зарплат и ФОТ	Начисления и выплаты за период	Нет состояния на конкретную дату
Универсальный отчёт по «Плановым начислениям»	Записи регистра со срезом на дату	Подходит для задачи

Пример: сотрудник принят 1 марта с оплатой по двум проектам, а 15 апреля оформлен кадровый перевод с другим распределением. На 10 апреля в отчёте будут одни проектные начисления, на 20 апреля другие. Отчёт за апрель покажет события периода, и разделить состояние до и после перевода в нём неудобно.

Что такое регистр сведений «Плановые начисления» и откуда в нём данные

«Плановые начисления» хранят плановые начисления сотрудников и поддерживают срез данных на дату. Регистр хранит записи в разрезе сотрудника и вида начисления, поэтому из него можно получить строки, действующие на выбранный момент. На этом свойстве и строится отчёт.

Данные попадают в регистр по цепочке:

В справочнике «Начисления» помимо оклада заведены виды, соответствующие проектам.
При приёме на работу или кадровом переводе на вкладке «Оплата труда» в поле «Начисление» выбирают нужные проекты.
Выбранные значения сохраняются в регистре «Плановые начисления» и действуют до изменения кадровым документом.

В исходном обсуждении регистр предложен как источник отчёта со срезом на дату: автор вопроса указывает на «Плановые начисления» и срез данных на дату. Это объясняет, почему отчёт показывает распределение оплаты по проектам, а не расчёт за месяц.

В базе ведут список сотрудников, должностей, размеров зарплат, даты приёмов и увольнений. Отдельного штатного расписания с окладами нет, поэтому проектное начисление становится основной единицей учёта оплаты. Сотрудник принимается на должность, но оплата ему проходит по нескольким проектам, и в отчёте на дату будут видны действующие строки по каждому проекту.

Пошаговая настройка Универсального отчёта по регистру «Плановые начисления»

Откройте раздел с отчётами, в типовой конфигурации это «Отчёты», и выберите «Универсальный отчёт». В окне выбора объекта укажите тип «Регистр сведений» и найдите «Плановые начисления».

Перейдите в настройки отчёта и включите срез данных на дату.
Задайте дату, на которую нужны действующие начисления.
Добавьте поля «Сотрудник» и «Начисление».
Если в вашей конфигурации в регистре есть период действия, подразделение и должность, выведите и их.
Сгруппируйте строки по сотруднику, внутри группы отсортируйте по начислению.
Проверьте результат на контрольной дате и сохраните вариант отчёта.

Названия пунктов меню и состав доступных настроек отличаются в зависимости от версии и прав пользователя. Ориентируйтесь на смысл шагов: выбрать регистр, включить срез, задать дату, вывести поля.

Отчёт только читает данные регистра. Менять записи вручную не нужно и опасно: плановые начисления должны меняться кадровыми документами при приёме, переводе или увольнении. Настройка отчёта не изменяет учётные данные.

Сохраните вариант отчёта под понятным названием, например «Проектные начисления на дату». Повторный запуск будет занимать несколько секунд, а настройки не придётся собирать заново.

Как включить срез данных на дату

Срез данных на дату - ключевая настройка. Без неё отчёт покажет все записи регистра, включая те, которые уже не действуют, и результат будет трудно читать.

В настройках найдите поле даты. В разных сборках оно может называться «Дата», «Период» или «Срез данных на дату». Если доступен только период, укажите одну и ту же дату в начале и конце. Проверьте, что в результате остаются только актуальные на выбранный момент строки.

Проверка на трёх датах занимает пару минут:

Дата до приёма сотрудника: строк по нему быть не должно.
Дата после приёма: должны появиться плановые начисления по выбранным проектам.
Дата после кадрового перевода: старые проектные начисления закрываются, новые появляются.

Если состав строк не меняется при смене даты, срез не включён, дата не применяется или в отчёте остался отбор, который скрывает изменения.

Какие поля и группировки вывести

Для рабочего отчёта достаточно небольшого набора полей. Лишние технические колонки скройте, чтобы отчёт можно было отдать руководителю проекта или использовать в сверке.

Таблица 2. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Поле	Что показывает	Как использовать
Сотрудник	Кому назначено начисление	Группировка верхнего уровня
Начисление	Оклад или проект	Вторая группировка или колонка
Период действия	С какого момента действует запись	Колонка для проверки актуальности
Подразделение	Организационная привязка	По желанию, для управленческого разреза
Должность	Позиция сотрудника	По желанию, для читаемости

Группировка по сотруднику и сортировка по начислению показывают распределение оплаты по проектам: у одного человека видно несколько строк, каждая соответствует своему проекту.

Как проверить, что отчёт показывает именно действующие начисления

Проверяйте отчёт перед тем, как принимать на его основе кадровое или управленческое решение. Чек-лист:

Дата отчёта совпадает с датой, на которую нужен ответ: 1-е число, дата перевода, дата увольнения.
Срез данных на дату включён, в результате нет записей с завершённым сроком действия.
В справочнике «Начисления» проектные виды заведены корректно и не помечены на удаление.
В документах приёма и кадрового перевода в поле «Оплата труда» - «Начисление» выбраны нужные проекты.
Отчёт на две даты, до и после изменения, показывает разные наборы строк.
Старые проектные начисления закрыты, если сотрудник переведён на другие проекты.

Типичные ошибки:

Неверная дата отчёта: проверка сделана на 1-е число, а решение принимается по состоянию на середину месяца.
Срез не включён: в отчёт попадают все записи, включая устаревшие.
Остался фильтр по сотруднику или подразделению от прошлой настройки, поэтому отчёт кажется пустым.
Проектное начисление не закрыто кадровым документом, и в отчёте на дату осталась устаревшая строка.
Проект заведён в справочнике, но не выбран в кадровом документе, поэтому в регистре его нет.

База внутренняя и не заменяет официальный учёт. Отчёт по плановым начислениям подходит для распределения оплаты по проектам и HR-сверок, но не для бухгалтерской отчётности.

Ограничения решения и что делать, если версия или настройки отличаются

Решение описано для 1С:ЗУП 3.1. В исходном обсуждении указана сборка 3.1.20.97, а само обсуждение опубликовано в 2022 году: источник с примером конфигурации и предложенным способом. В других сборках редакции 3.1 интерфейс и названия пунктов могут отличаться, а обновления конфигурации способны менять состав настроек отчёта.

Это практический подход, а не официальная инструкция фирмы «1С». Если «Универсальный отчёт» не открывается или регистр не отображается, проверьте права доступа и состав объектов, доступных пользователю. Если структура регистра изменена доработкой, набор полей будет другим: ориентируйтесь на те реквизиты, которые есть в вашей базе.

Смысл решения сохраняется: получить срез на дату по регистру плановых начислений. Последовательность кнопок может отличаться, логика от этого не меняется.

Как использовать отчёт в работе с проектами и сотрудниками

Отчёт закрывает несколько практических задач:

Проверить, по каким проектам распределена оплата сотрудника на 1-е число месяца.
Подготовить руководителю проекта список сотрудников и действующих начислений на дату.
Сверить начисления при кадровом переводе: старые проекты закрыты, новые действуют.
Найти устаревшие проектные начисления, которые остались у сотрудника после смены задач.

Пример: сотрудника перевели на другую должность с 15 апреля. Отчёт на 14 апреля должен показывать прежние проекты, на 15 апреля новые. Если на 15 апреля видны и старые, и новые строки, проверьте кадровый документ: вероятно, прежнее начисление не закрыто.

Изменения вносите кадровыми документами, отчёт оставьте инструментом чтения. Если сотруднику меняют режим работы или график, оформление и расчёт имеют отдельные нюансы; пошаговый разбор есть в статье «Как изменить режим работы сотрудника в 1С:ЗУП».

Сохраните вариант отчёта с текущей датой по умолчанию и нужными полями. Перед отправкой руководителю проверьте его на двух датах, до и после последнего кадрового изменения: так вы сразу увидите, закрылись ли старые проектные начисления и появились ли новые.