Как проверить реальность платежей контрагентов: пошагово для бухгалтера

Зачем бухгалтеру проверять реальность платежей контрагентов

Платёжное поручение со штампом банка выглядит убедительно, но подтверждает только одно: документ дошёл до банка. Списание денег со счёта - отдельный факт, и видно его в выписке, а не в оттиске на бумаге.

Проверка нужна, когда контрагент присылает поручения как доказательство своих расходов или оплат по договору. Тот же порядок работает, когда бухгалтер сам собирает пакет для подтверждения затрат и хочет исключить историю «заплатили и вернули».

Рабочих способов три: отметка банка об исполнении на платёжном поручении, выписка банка за дни оплаты с фактом списания и акт сверки с поставщиком за период, который показывает возвраты ранее перечисленных сумм. Каждый способ закрывает свой риск, поэтому вывод делают по совокупности документов, а не по одному листу.

Порядок действий короткий:

открыть платёжное поручение и найти отметку об исполнении;
запросить выписку за даты платежей и найти списания;
запросить акт сверки с поставщиком за квартал и посмотреть обороты с возвратами.

Три шага укладываются в один рабочий день, если документы под рукой. Если нет, срок зависит от скорости контрагента и банка, поэтому запросы лучше отправлять одним письмом.

Способ 1. Проверка отметки об исполнении на платёжном поручении

На исполненном банком платёжном поручении внизу есть отметка об исполнении, именно «исполнено», а не «принято в обработку» (обсуждение практики на buh.ru). Проверка занимает секунды и сразу отсекает часть сомнительных документов.

Чем «исполнено» отличается от «принято в обработку»

«Принято в обработку» значит, что банк получил документ и поставил его в очередь. Деньги в этот момент остаются на счёте плательщика.

Причины задержки: не хватает средств, сработал лимит по счёту, банк проверяет операцию, реквизиты заполнены с ошибкой, произошёл сбой в канале обмена. Статус висит часами и может смениться на отказ.

«Исполнено» значит, что банк провёл операцию и списал сумму. Для подтверждения расходов подходит только этот статус. Первый статус остаётся в переписке как история, доказательством оплаты он не служит.

Что сверить в самом платёжном поручении

Отметка об исполнении - не единственный элемент. Просмотрите реквизиты:

дата и номер поручения;
сумма цифрами и прописью, совпадают ли значения;
ИНН, КПП и наименование плательщика;
ИНН, КПП и наименование получателя;
назначение платежа и ссылка на договор, счёт или акт;
очерёдность платежа и дата списания.

Назначение платежа - самое информативное поле. Фраза «оплата по счёту 17» говорит только об одном счёте, и закрыть ею долг по другим поставкам не получится, даже если сумма кажется знакомой (риск детально разобран в материале об акте сверки и частичной оплате).

Ограничение метода: отметка на скане читается хуже, чем на оригинале. Бледный оттиск, обрезанный край страницы, отсутствие даты списания - повод запросить оригинал или сразу перейти к выписке. Подтверждать платёж по нечитаемой копии рискованно.

Способ 2. Запрос банковской выписки за дни оплаты

Как вариант проверки запрашивают выписку банка за дни оплаты: в ней виден факт списания денег (тот же разбор на buh.ru). Выписку формирует банк по операциям счёта, подделать её сложнее, чем штамп на копии поручения.

Порядок работы:

Выпишите даты из всех платёжных поручений.
Запросите выписку с запасом: 2-3 рабочих дня до и после каждой даты, платёж мог пройти позже заявленного дня.
Проверьте, что выписка относится к тому счёту, с которого заявлена оплата. У компании бывает несколько расчётных счетов, движение по другому счёту ничего не подтверждает.
Найдите операцию по сумме, контрагенту и назначению платежа.

Как сопоставить выписку с платёжным поручением

Совпадения суммы мало. Сверяйте четыре поля: дата операции, сумма, плательщик и получатель, назначение платежа.

Пример: три платежа по 250 000 рублей разным поставщикам в один день. По сумме операции неразличимы, различить их получится по ИНН получателя и назначению платежа. Без этого сверка превращается в догадку.

В «1С:Бухгалтерии 8» сверку с учётом можно провести автоматически: с версии 3.0.205 банковская выписка сверяется по начальному остатку, а расхождения разбираются по отчёту за произвольный период (что изменилось в версии 3.0.205).

Какие расхождения должны насторожить

в выписке нет списания на заявленную дату и в соседние дни;
сумма меньше заявленной, платёж разбит на части;
получатель в выписке не совпадает с получателем в поручении;
назначение платежа размытое: «за услуги», «по договору», без номера;
деньги вернулись на счёт плательщика, возврат виден отдельной операцией;
операция помечена как отменённая или отозванная.

Выписка с расхождением вопрос не закрывает. Дальше запрашивают акт сверки: он покажет, как контрагент учёл платёж у себя.

Способ 3. Сверка с актами сверок с поставщиками за период

Дополнительно запрашивают акты сверок с поставщиками за период, например за квартал: так видно, не было ли возврата ранее оплаченных денег (практика проверки платежа). Логика простая. Оплата прошла, деньги ушли, а потом часть вернулась на счёт или контрагент зачёл сумму в счёт другого договора. Расход в итоге другой, чем в первичке.

Что смотреть в акте:

сальдо на начало и конец периода;
обороты: начислено и оплачено;
строки с возвратами и зачётами;
перечень договоров и первичных документов, если он детализирован.

Что показывает акт сверки, а что - нет

Акт сверки отражает состояние взаиморасчётов. Универсальным доказательством признания любого спорного долга он не становится: значение зависит от подписанта, его полномочий, содержания, детализации обязательств и того, как документы обменивались (разбор доказательственного значения).

Если в акте только итоговое сальдо, без договоров и первичных документов, вторая сторона может оспорить связь такого документа с конкретным требованием. Для проверки расходов вывод такой: сальдо подтверждает общую сумму расчётов, а конкретную поставку придётся подтверждать отдельными документами.

Как проверить полномочия подписанта акта

Особую осторожность вызывают акты, подписанные только бухгалтером. Должность сама по себе полномочий признавать долг с гражданско-правовыми последствиями не даёт.

доверенность: номер, дата, срок действия, право подписи актов сверки;
должностные полномочия: приказ о назначении, должностная инструкция;
обычный порядок обмена: кто подписывал предыдущие акты по этому договору;
последующее одобрение: письмо руководителя, оплата по акту, ссылка на акт в переписке;
дата подписи: акт подписан до или после спорной поставки.

Подпись главного бухгалтера без доверенности - повод запросить подтверждение полномочий или переподписать акт у руководителя.

Красные флаги: когда платёж требует дополнительной проверки

Признаки собраны в таблицу, чтобы сверять документы по одному списку и не держать всё в голове.

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Признак	Что делать
Статус «принято в обработку» вместо «исполнено»	Запросить выписку за дни оплаты
В выписке нет списания	Запросить оригинал поручения и повторную выписку: платёж мог не пройти
Расхождение суммы или получателя	Запросить пояснение контрагента и акт сверки
Размытое назначение платежа	Запросить счёт или договор с реквизитами, на которые ссылается оплата
Возврат средств	Сверить с актом сверки и уточнить, куда контрагент отнёс сумму
Акт сверки с итоговым сальдо без детализации	Запросить детализированный акт по договорам и документам
Акт подписан только бухгалтером	Проверить доверенность и должностные полномочия

Отдельный случай - частичная оплата. Перечисление 100 000 рублей с пометкой «оплата по счёту 17» не означает признания долга в 5 млн рублей по другим поставкам, хотя именно такую трактовку встречают на практике (пример из разбора). Проверяйте назначение платежа, правила распределения денег в договоре, переписку о назначении платежа и наличие нескольких самостоятельных долгов.

В «1С:УНФ» отклонённые банком платежи видны в самом документе: с версии 3.0.14 «Платёжное поручение» показывает баннер о том, что платёж не принят банком (как читать эту отметку). Баннер - сигнал вернуться к выписке и проверить статус «исполнено».

Как оформить результат проверки и отразить его в 1С

Вывод по платежу делают по совокупности документов: выписка банка здесь один аргумент из нескольких, рядом с ней идут поручение, акт сверки и первичка по поставке.

К подтверждению расходов подшивают комплект:

платёжное поручение с отметкой «исполнено»;
банковская выписка за дни оплаты по нужному счёту;
акт сверки с поставщиком за период;
подтверждение полномочий подписанта акта, если подписывал не руководитель;
счёт или договор, на который ссылается назначение платежа.

В «1С:Бухгалтерии 8» расчёты с поставщиками смотрят по счёту 60: оборотно-сальдовая ведомость по счёту, карточка счёта по контрагенту, акт сверки расчётов с контрагентом в разделе отчётов. Цифры учёта сверяют с актом контрагента: расхождение в сальдо означает, что какая-то операция отражена в одной системе и не отражена в другой.

Для контроля сроков оплаты usefulен отчёт «Счета, не оплаченные поставщикам»: с версии 3.0.207 в нём появились колонки с суммой оплаты по счёту и остатком к оплате (как читать новые колонки). Отчёт показывает, где оплата прошла частично, и это первый кандидат на сверку с актом.

Ограничение: материал описывает практический порядок проверки. Спорные долги, признание задолженности и судебные аргументы требуют консультации юриста, а формы документов стоит сверять с действующей редакцией программы и учётной политикой компании.

Начните с ближайшего пакета: откройте поручения за квартал, проверьте статус каждого, затем запросите выписку по датам оплат и акт сверки с поставщиком. Расхождения из таблицы красных флагов дадут готовый список вопросов контрагенту, и часть из них закроется одним письмом.