Настройка нескольких подразделений в РМК 1С:Управление нашей фирмой 3.0.13: пошаговый гайд

В версии 1С:Управление нашей фирмой 3.0.13 появилась функциональность, которая позволяет оформлять продажи через одно рабочее место кассира от имени разных подразделений. Это решение для магазинов с несколькими отделами или торговыми точками, которые используют общую кассу, но нуждаются в раздельном учете выручки и товарооборота. Данная статья представляет собой практическое руководство по настройке и использованию этого механизма. Мы разберем создание подразделений, активацию опции в РМК, рабочий процесс кассира и контроль результатов через отчеты.

Вы получите четкий алгоритм действий, который можно сразу применить в своей базе данных. Инструкция учитывает особенности версии 3.0.13 и закрывает типичные вопросы о работе с подразделениями.

Зачем нужны несколько подразделений в одной кассе (РМК)?

Типичная проблема: в одном магазине представлены разные товарные категории, например, бытовая техника и книги. Продажи ведутся через одну кассу, а выручка поступает единым потоком. Владельцу бизнеса сложно оценить, какой отдел приносит больше прибыли, какова рентабельность каждого направления. Отчеты показывают общую сумму, что усложняет анализ, планирование и мотивацию сотрудников.

Функция работы с несколькими подразделениями в РМК решает эту проблему. Она позволяет привязать к одной кассе несколько учетных подразделений и выбирать нужное при оформлении каждой продажи. В учете чеки будут автоматически разноситься по соответствующим подразделениям. Физически точка расчета остается одна, но в программе появляется четкое разделение товарооборота и доходов.

Типичные сценарии использования: от отделов до торговых точек

Этот механизм универсален и подходит для разных бизнес-задач.

Магазин «Все для дома» с отделами «Хозтовары» и «Инструменты». Кассир на общей кассе выбирает, из какого отдела продается товар. Выручка и аналитика по каждому направлению формируются отдельно.
Торговая точка с сезонными направлениями. Например, «Летний ассортимент» (шезлонги, грили) и «Зимний ассортимент» (санки, лыжи). Учет помогает оценить эффективность сезонных закупок.
Несколько юридических лиц (ИП/ООО), ведущих деятельность через общую кассу. Если законодательство позволяет, можно организовать раздельный учет выручки для разных юрлиц в рамках одной программы и одной кассы.

Основной результат настройки – прозрачность. Руководитель видит не общую выручку магазина, а доходы от каждого отдела, их себестоимость и маржинальность. Это основа для принятия взвешенных управленческих решений.

Предварительная настройка: создаем подразделения в 1С:УНФ

Перед активацией функции в РМК необходимо создать в программе сами подразделения – объекты учета. Следуйте этому алгоритму.

Перейдите в раздел «Справочники» и выберите пункт «Организации и подразделения».
Нажмите кнопку «Создать».
В открывшейся форме заполните обязательные поля:
- «Наименование» – укажите понятное название, например, «Отдел техники».
- «Организация» – выберите ту организацию, от имени которой работает ваша РМК. Это ключевой момент: подразделение должно принадлежать организации кассы.
При необходимости свяжите подразделение со складом. Это актуально, если для разных отделов используются разные складские площади и ведется раздельный складской учет.
Сохраните новое подразделение.
Повторите шаги для создания второго, третьего и последующих подразделений (например, «Книжный отдел»).

Теперь в программе есть минимум два подразделения, которые можно назначить для работы в РМК. Без этого шага дальнейшая настройка невозможна.

Пошаговая настройка РМК для работы с несколькими подразделениями

Это основной блок инструкции. Здесь мы активируем саму возможность выбора подразделения кассиром.

Откройте форму настройки РМК. Путь: «Администрирование» → «Настройки программы» → «Торговое оборудование» → «РМК».
В списке выберите ту кассу (рабочее место кассира), для которой настраивается функция.
Перейдите на вкладку «Основные».
В поле «Подразделение» установите подразделение по умолчанию. Это то подразделение, которое будет предлагаться системой первоначально. Например, «Отдел техники».
Найдите и активируйте ключевую опцию: «Разрешить выбор подразделения при оформлении чека». Поставьте галочку в соответствующем чекбоксе.
Сохраните изменения в настройках РМК.

После сохранения интерфейс рабочего места кассира изменится. В форме оформления продажи, рядом с кнопками для пробития чека, появится новое поле с выпадающим списком – «Подразделение». Теперь кассир обязан выбрать из списка, от имени какого подразделения (например, «Книжный отдел») проводится текущая продажа, прежде чем пробить чек. Это ключевой элемент для разделения учета.

Что делает опция «Разрешить выбор подразделения»?

Активация этой настройки меняет логику работы программы. Система перестает автоматически проставлять в чек подразделение по умолчанию и перекладывает выбор на пользователя. Это гарантирует, что каждая продажа будет корректно отнесена к нужному отделу. Без этого выбора оформление чека будет заблокировано, что предотвращает случайное попадание всех продаж в одно подразделение.

Рабочий процесс: оформление продажи и возврат к подразделению по умолчанию

Рассмотрим, как выглядит процесс продажи после настройки с позиции кассира.

Кассир добавляет товары в чек.
Перед оплатой он обращает внимание на поле «Подразделение». Из выпадающего списка выбирает нужное (например, «Книжный отдел» для продажи книги). Этот шаг теперь обязателен.
Кассир пробивает чек. Документ проведения формируется с указанием выбранного подразделения.
Важный нюанс: Сразу после проведения чека система автоматически сбрасывает значение в поле «Подразделение». Она возвращает туда подразделение по умолчанию, установленное в настройках РМК (в нашем примере – «Отдел техники»).

Этот автоматический возврат – страховочный механизм. Он защищает от ситуации, когда кассир, обслужив клиента из книжного отдела, забудет сменить подразделение и оформит следующую продажу техники также от имени книжного отдела. Система обнуляет выбор, заставляя осознанно выбирать подразделение для каждого нового клиента.

Что делать, если забыли выбрать подразделение?

Если чек был пробит без выбора подразделения или с ошибочным, стандартными средствами РМК исправить подразделение в уже проведенном чеке нельзя. Решение одно:

Оформить сторнирующий (возвратный) чек на всю сумму ошибочной продажи.
Провести продажу заново, уже с правильным подразделением.

Этот процесс полностью аннулирует первую ошибочную операцию и создает корректную. Важно донести эту процедуру до кассиров, чтобы они не боялись ошибок и знали алгоритм их исправления.

Контроль и анализ: как смотреть раздельную выручку и отчеты

Ценность настройки раскрывается в отчетах. После начала работы с подразделениями стандартные отчеты 1С:УНФ начинают учитывать эту аналитику.

Отчет «Анализ продаж». В настройках отчета добавьте группировку по полю «Подразделение». Вы сразу увидите, сколько выручки, себестоимости и маржи принес каждый отдел.
Оборотно-сальдовая ведомость по счетам учета выручки (например, 90.01.1). Настройте отбор или группировку по подразделению. Это покажет доходы, сгруппированные по отделам, в разрезе бухгалтерских счетов.
Отчеты по рознице («Отчет по розничным продажам»). В этих отчетах также можно настроить отбор или группировку по подразделению, чтобы анализировать розничный товарооборот в нужном разрезе.

Теперь в этих отчетах вместо обезличенных сумм будут фигурировать конкретные названия: «Отдел техники» – 350 000 руб., «Книжный отдел» – 120 000 руб. Это и есть решение проблемы раздельного учета выручки.

Ответы на частые вопросы и важные нюансы

1. Актуально ли это для версии 3.0.13?
Да, функционал «Разрешить выбор подразделения» стабильно работает именно с версии 1С:УНФ 3.0.13. В более ранних релизах эта опция могла отсутствовать или работать иначе.

2. Как это влияет на проводки?
Выбранное подразделение проставляется в документах реализации (Розничная продажа, Чек ККМ). Оно напрямую попадает в проводки по счетам доходов (90.01) и себестоимости (90.02) в качестве аналитики. Это обеспечивает корректное закрытие счетов и расчет финансового результата по каждому подразделению.

3. Не усложнит ли это работу кассиров?
Минимально. Добавляется один дополнительный клик – выбор из выпадающего списка. При правильном инструктаже это действие быстро входит в привычку. Выгода от четкого учета многократно перевешивает небольшие временные затраты.

4. Какая альтернатива нескольким подразделениям в одной РМК?
Альтернатива – организация нескольких отдельных рабочих мест кассиров, каждое за своим отделом. Это дает более строгий учет (физическое разделение), но требует дополнительного оборудования, лицензий на РМК и площади. Одна РМК с подразделениями дешевле, но требует дисциплины от кассира при выборе. Для многих малых и средних бизнесов второй вариант оптимален по соотношению затрат и результата.

Использование нескольких подразделений в РМК – это эффективный инструмент для владельцев мультиформатных магазинов. Он не требует серьезных инвестиций, но дает значительный управленческий эффект через прозрачность учета. Настройка, как вы видите, выполняется за несколько минут. Если вы работаете с заказами покупателей, вам может быть полезно узнать, как в этой же версии РМК автоматически заполняет склад при продаже по заказу, что также экономит время и снижает количество ошибок. А для ускорения групповых операций с товарами в чеке освойте многострочный режим работы с корзиной.