Новая форма отчета о затратах на рабочую силу в 1С:ЗУП и ЗКГУ 2026: как заполнять и сдавать

Новая форма отчета о затратах на рабочую силу в 1С:ЗУП и ЗКГУ 2026: как заполнять и сдавать

В мае 2026 года на портале 1С:ИТС появилась внешняя отчетная форма «Сведения о составе затрат организации на рабочую силу». Она предназначена для конфигураций «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) редакции 3. Форма требует ручного заполнения, автоматическая выгрузка данных из базы не предусмотрена, но поддерживает выгрузку в электронный XML-формат. Эта статья дает пошаговую инструкцию по работе с формой: от поиска до сдачи.

Вы получите четкий алгоритм действий, разберете структуру отчета и научитесь корректно заполнять каждый раздел. Мы также объясним функционал регистрации респондента и подготовим вас к электронной сдаче отчетности.

Что из себя представляет новая форма и где ее найти

«Сведения о составе затрат организации на рабочую силу» - это обязательный статистический отчет. Форма доступна для пользователей конфигураций 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ редакции 3 в определенных версиях и тиражах, опубликованных на портале 1С:ИТС в мае 2026 года.

Ключевая особенность формы - она является внешней обработкой и требует ручного заполнения. Программа не автоматически подставляет данные из регистров. Однако после заполнения отчет можно выгрузить в актуальный XML-формат для электронной передачи контролирующим органам. Для этого необходимо использовать функцию «Регистрация респондента». Форма не заменяет другие кадровые отчеты, такие как форма №1 или ЕФС-1.

Ключевые особенности и ограничения формы «Рабочая сила»

Основное отличие от многих внутренних отчетов 1С - отсутствие автоматического заполнения. Все числовые и текстовые данные нужно вводить самостоятельно, основываясь на информации из бухгалтерского и управленческого учета. Это требует повышенной внимательности.

Форма поддерживает выгрузку только в XML-формате определенной версии. Перед сдачей необходимо убедиться, что выгруженный файл соответствует техническим требованиям приемного органа.

Функция «Регистрация респондента» критически важна для электронного документооборота. Она присваивает отчету уникальный идентификатор, необходимый для его приема.

Пошаговая инструкция по загрузке формы в вашу базу 1С

Чтобы начать работу, нужно скачать форму из официального источника и добавить ее в список отчетов вашей базы данных.

1. Откройте портал 1С:ИТС и перейдите в раздел «Отчеты и обработки» или воспользуйтесь поиском по названию формы.
2. Найдите файл обработки с названием «Сведения о составе затрат организации на рабочую силу». Убедитесь, что версия и тираж обработки соответствуют вашей конфигурации (ЗУП или ЗКГУ редакции 3).
3. Скачайте файл обработки (обычно в формате .epf или .erf).
4. В вашей базе 1С откройте меню «Все функции» или «Операции». Выберите пункт «Дополнительные отчеты и обработки».
5. В открывшемся списке добавьте новую внешнюю обработку, указав путь к скачанному файлу.

После этого форма появится в списке доступных отчетов. Вы можете открыть ее и начать заполнение.

Структура отчета и инструкция по ручному заполнению

Отчет состоит из нескольких разделов: титульный лист с общими сведениями о респонденте, таблица состава затрат на оплату труда, разделы по страховым взносам и прочим расходам. Заполнение производится за определенный отчетный период, указанный в нормативных актах для 2026 года.

Разбор титульного листа и общих сведений о респонденте

Начните с заполнения базовых реквизитов организации. Ошибки здесь могут привести к непринятию всего отчета.

• ИНН и КПП: внесите налоговые идентификаторы вашей организации. Для обособленных подразделений используйте КПП, присвоенный этому подразделению.
• Наименование организации: полное юридическое название, как указано в учредительных документах.
• ОКПО: код из Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
• Отчетный период: указывается в соответствии с требованиями для 2026 года (например, календарный год).

Убедитесь, что данные актуальны и соответствуют информации в ЕГРЮЛ.

Как корректно заполнить таблицу состава затрат на оплату труда

Это самый объемный раздел. Затраты группируются по видам выплат.

• Заработная плата по тарифам, окладам, сдельным расценкам: отражается сумма всех начислений по основным видам оплаты труда из документов «Начисление зарплаты» и «Начисление по среднему» в 1С.
• Стимулирующие и компенсационные выплаты: включаются премии, доплаты за сверхурочную работу, работу в ночное время, совмещение профессий.
• Выплаты социального характера: материальная помощь, оплата лечения, питания, проезда сотрудников.

Для проверки данных используйте сводные отчеты в 1С, такие как «Анализ зарплаты» или «Регистры начислений». Особое внимание уделите выплатам, не облагаемым страховыми взносами (например, некоторые виды материальной помощи). Их суммы нужно указать отдельно, с соответствующей пометкой.

Заполнение разделов по страховым взносам и прочим расходам

В этом разделе часто возникает путаница между начислениями работникам и отчислениями в фонды.

• Страховые взносы: отражаются суммы, начисленные и уплаченные в Пенсионный фонд (ОПС), Фонд медицинского страхования (ОМС), Фонд социального страхования (ВНиМ и травматизм). Данные берутся из документов «Начисление страховых взносов».
• Прочие затраты, связанные с рабочей силой: расходы на обучение сотрудников, охрану труда, приобретение спецодежды. Эти суммы можно найти в управленческих отчетах или регистрах затрат.

Для сверки используйте отчет «Расчет страховых взносов» в 1С. Убедитесь, что суммы взносов соответствуют начислениям за отчетный период.

Регистрация респондента и выгрузка отчета в XML

После ручного заполнения всех разделов необходимо зарегистрировать респондента в системе электронного документооборота. Это создает уникальный идентификатор для вашего отчета.

В форме 1С найдите и нажмите кнопку «Зарегистрировать» или «Регистрация». Процесс требует устойчивого интернет-соединения и корректных исходных данных (ИНН, КПП). После успешной регистрации в форме появится соответствующий идентификатор.

Что делать, если возникла ошибка при регистрации

Если регистрация не прошла, проверьте следующие пункты:

• Устойчивость интернет-соединения.
• Корректность заполнения полей ИНН и КПП на титульном листе.
• Актуальность версии самой внешней формы.

Алгоритм действий: выполнить повторную попытку регистрации после проверки данных. Если ошибка persists, убедитесь, что ваша конфигурация 1С поддерживает данную функцию для этого типа отчетности.

После успешной регистрации выгрузите готовый отчет в XML-файл. В форме выберите соответствующий пункт меню (например, «Выгрузить в XML»). Сохраните файл в предназначенном для отправки месте согласно инструкции контролирующего органа.

Проверка и сдача отчета: итоговый чек-лист перед отправкой

Перед отправкой отчета проведите финальную верификацию данных. Это минимизирует риск возврата или требования уточнений.

1. Проверка арифметики: убедитесь, что итоговые суммы в отчете соответствуют данным вашего бухгалтерского и налогового учета за период.
2. Корректность кодов: проверьте ОКПО и другие классификационные коды.
3. Наличие идентификатора респондента: подтвердите, что после регистрации идентификатор отображается в форме.
4. Актуальность формата XML: убедитесь, что выгруженный файл соответствует версии формата, указанной в нормативных требованиях для 2026 года.

Сроки и адресаты сдачи отчета «Сведения о составе затрат организации на рабочую силу» определяются официальными нормативными актами. Уточните окончательные реквизиты и даты в соответствующих документах вашего контролирующего органа (например, территориального органа Росстата).