Новая форма справки для вычета по страховым взносам в 1С:Бухгалтерия 3.0 с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения в Налоговом кодексе РФ, обязывающие работодателей-налоговых агентов предоставлять сотрудникам налоговый вычет по взносам на добровольное страхование жизни на основании новой формы справки, утвержденной ФНС. Бухгалтеру необходимо заранее подготовить программу 1С:Бухгалтерия 3.0 к обработке этого документа и корректному отражению вычета при расчете заработной платы и НДФЛ. Эта статья содержит практическое руководство по настройке и работе с новой формой в системе.

Что меняется с 1 сентября 2026 года для работодателей-налоговых агентов

ФНС утвердила новую форму справки для подтверждения права на социальный налоговый вычет по расходам на добровольное страхование жизни. С 1 сентября 2026 года налоговый агент обязан учитывать этот документ при расчете НДФЛ с доходов сотрудника. Это изменение напрямую затрагивает процесс расчета заработной платы в программе 1С:Бухгалтерия 3.0.

Суть нового требования ФНС и ответственность налогового агента

Согласно поправкам в статью 219.2 НК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику налоговый вычет на сумму уплаченных взносов по договорам добровольного страхования жизни. Основанием для предоставления вычета служит справка, выданная страховой организацией и подтверждающая соблюдение условия о количестве действующих договоров. Роль бухгалтера как налогового агента включает проверку документа на соответствие требованиям, ввод данных в 1С и корректное отражение вычета в расчете 6-НДФЛ. Ошибки при обработке справки ведут к доначислению НДФЛ, начислению пеней и претензиям со стороны сотрудников.

С какой даты применяется новый порядок и кого он касается

Новый порядок применяется к доходам, выплачиваемым сотрудникам начиная с 1 сентября 2026 года. Он касается тех работников, которые заключили договоры добровольного страхования жизни и предоставили работодателю соответствующую справку от страховщика. Бухгалтеру необходимо заранее спланировать информирование персонала, сбор документов и тестирование настроек в 1С.

Как выглядит новая справка и что в ней указывается

Утвержденная ФНС форма справки содержит ключевые реквизиты, необходимые для идентификации сотрудника, страховщика и условий договора. Бухгалтеру важно понимать, какие данные из этого документа потребуется перенести в программу 1С.

Образец справки и ключевые поля для переноса в 1С

Справка включает следующие обязательные поля: полное ФИО сотрудника, его ИНН, данные страховой организации (наименование, ИНН, КПП), номер и дату заключения договора страхования жизни, срок его действия, а также подтверждение того, что у сотрудника не превышен установленный лимит по количеству действующих договоров ДСЖ. Эти данные будут отражаться в справочниках 1С: «Контрагенты» для страховщика и в специальном справочнике или документе для учета договоров страхования сотрудников.

Какие договоры учитываются при подсчете лимита

При проверке условия о лимите договоров учитываются только действующие договоры добровольного страхования жизни, заключенные сотрудником с разными страховыми организациями. Справка от нового страховщика должна подтверждать, что предоставление вычета по его договору не нарушает этот лимит. Бухгалтеру при получении справки необходимо сверить это условие.

Пошаговая инструкция: настройка и работа с вычетом в 1С:Бухгалтерия 3.0

Для корректного учета вычета по новой справке в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 требуется выполнить последовательность действий.

Шаг 1. Ввод данных страховщика и договора в справочники

Сначала необходимо внести информацию о страховой организации. Для этого перейдите в раздел «Справочники» -> «Контрагенты» и создайте нового контрагента. Заполните обязательные реквизиты: наименование, ИНН, КПП. Далее требуется зарегистрировать сам договор страхования. В большинстве конфигураций 1С:Бухгалтерия 3.0 для этого предусмотрен справочник «Договоры страхования сотрудников» или аналогичный. Его можно найти через главное меню «Справочники» или в разделе «Зарплата и кадры». В карточке договора укажите номер, дату заключения, срок действия, вид страхования («Добровольное страхование жизни») и привяжите ранее созданного контрагента-страховщика.

Шаг 2. Регистрация справки и привязка к сотруднику

После внесения данных о договоре необходимо зарегистрировать саму справку и связать ее с конкретным сотрудником. Для этого откройте карточку сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» -> «Сотрудники». Перейдите на вкладку «Налоги, взносы, учет» или аналогичную. В блоке, отвечающем за предоставление вычетов по НДФЛ, добавьте новое основание. В качестве вида вычета выберите «Вычет по взносам на добровольное страхование жизни» (название может отличаться в зависимости от обновления конфигурации). В полях основания укажите ссылку на зарегистрированный договор страхования, введите дату получения справки и период, за который она действует. Важно корректно указать период действия, так как вычет будет применяться только к выплатам в этом интервале.

Шаг 3. Настройка вида вычета и автоматический расчет НДФЛ

Для автоматического применения вычета при расчете зарплаты убедитесь, что соответствующий вид расчета активирован. Проверьте настройки в разделе «Зарплата и кадры» -> «Настройка» -> «Начисления организаций». Вид расчета «Вычет по страховым взносам» должен быть включен и связан с нужным кодом вычета по НДФЛ. После этого при формировании документа «Начисление зарплаты» программа автоматически учтет зарегистрированный вычет для сотрудника и рассчитает уменьшенную налоговую базу по НДФЛ. Проверить это можно в печатной форме расчетного листка или в самом документе начисления, где будет отражена сумма исчисленного налога до и после применения вычета.

Шаг 4. Контроль и формирование отчетности (6-НДФЛ)

При корректной настройке программа 1С автоматически отразит предоставленный вычет в налоговой отчетности. В форме 6-НДФЛ сумма вычета попадет в соответствующие строки Раздела 2 с указанием специального кода. Перед сдачей отчета рекомендуется сформировать его в режиме предварительного просмотра и проверить, что данные по сотрудникам, получившим вычет, отражены верно. Для минимизации рисков сделайте тестовый расчет зарплаты для одного сотрудника с применением вычета до массового внедрения процедуры.

Для более глубокого понимания изменений в налоговом законодательстве и их отражения в учете рекомендуем ознакомиться с нашей статьей Практический разбор актуальных изменений 2026 года: новый налоговый вычет на сбережения и правила дистанционных договоров.

Типовые ошибки при внедрении и как их избежать

Внедрение нового порядка связано с риском типовых ошибок, которые можно предотвратить заранее.

Как проверить корректность настройки перед расчетом зарплаты

Перед первым расчетом зарплаты с применением нового вычета выполните контрольную проверку. Сверьте данные в карточке сотрудника и в справочнике договоров страхования на предмет соответствия информации из справки. Создайте тестовый документ «Начисление зарплаты» за любой период после 1 сентября 2026 года для проверочного сотрудника. Проверьте печатную форму расчетного листка: в ней должна быть указана сумма вычета и уменьшенная сумма НДФЛ к удержанию. Проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 68.01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»: сумма начисленного налога должна соответствовать расчетам программы с учетом вычета.

Распространенные ошибки включают неверный указанный период действия справки в 1С, расхождения между данными в справке и внесенными в справочник договора, пропуск вычета при наличии у сотрудника нескольких видов доходов (например, основная зарплата и премия), а также неправильный код вычета, используемый программой при формировании 6-НДФЛ.

Алгоритм действий для бухгалтера: от справки до ведомости

Общий процесс работы с новой формой справки можно представить в виде четкого алгоритма.

Организация документооборота и информирование сотрудников

Для плавного внедрения необходимо организовать внутренний документооборот. Заблаговременно проинформируйте сотрудников о новом порядке получения вычета через работодателя. Разработайте и разошлите образец заявления или уведомления, с которым сотрудник должен обратиться в страховую компанию для получения справки. Определите канал приема справок (например, электронная почта ответственного бухгалтера или специальная папка в системе электронного документооборота). Установите сроки предоставления документов для своевременного включения вычета в расчет ближайшей заработной платы. Полученные справки, особенно в электронном виде, можно хранить в виде прикрепленных файлов в карточке сотрудника или договора в 1С, что упростит архивный поиск.

Итоговый алгоритм выглядит так:

1. Получение справки от сотрудника.
2. Проверка ее полноты и соответствия требованиям (ФИО, ИНН, данные страховщика, номер и срок договора, подтверждение лимита).
3. Ввод данных в 1С: создание/проверка контрагента-страховщика, регистрация договора страхования, привязка справки к карточке сотрудника как основания для вычета.
4. Контрольная проверка корректности настроек через тестовый расчет.
5. Проведение регулярного расчета заработной платы – вычет применяется автоматически.
6. Контрольное отражение предоставленных вычетов в ежеквартальной форме 6-НДФЛ.

Для подготовки к другим новым формам документов, связанным с налоговыми вычетами, полезным будет материал С 1 сентября 2026 года ФНС вводит упрощенный порядок получения социальных и инвестиционных вычетов.