Отдельный склад с договорными входными ценами и ограничением доступа к закупкам в 1С:УТ 10.3

Удалённый склад в другом городе можно вести в той же базе 1С:Управление Торговлей 10.3. Рабочая схема: обособить склад через справочник «Склады» и отдельное подразделение, завести два вида цен, ограничить чтение закупочных цен ролями, а себестоимость считать по партиям. Менеджер склада видит договорную входную цену, бухгалтерия получает фактическую закупочную стоимость без ручных правок.

Ключевое разделение: договорная цена служит для внутренней маржи и документов склада, фактическая закупочная цена остаётся в поступлении и партионном учёте. Одна цена не подменяет другую. В отчётах это даёт две картины: менеджер считает маржу от договорной цены, головной офис видит маржу от фактической себестоимости.

Типовые механизмы закрывают обособление склада, виды цен и часть отчётности. Ограничение на уровне записей (RLS) и хранение цены в разрезе склада могут потребовать изменения конфигурации. Проверяйте состав измерений регистра «Цены номенклатуры» и права ролей в своём релизе: в разных версиях и доработках набор полей отличается. Все изменения делайте на копии базы.

Постановка задачи: удалённый склад, договорные цены и требования бухгалтерии

Компания открывает склад в другом городе. Менеджер оформляет продажи в той же базе 1С:УТ 10.3. Ему нужна входная цена, по которой головной офис передаёт товар складу: например, 120 руб. при фактической закупке 100 руб. Продажа идёт по 150 руб. Менеджер видит маржу 30 руб., головной офис - 50 руб. Бухгалтерия требует, чтобы приход и отгрузка отражались по полной входной цене 100 руб., без ручных исправлений.

Отсюда три цели: обособить склад в одной информационной базе, закрыть закупочные сведения от менеджера склада, считать маржинальность по двум базам цен. Дублировать номенклатуру и создавать вторую базу не нужно. Партионный учёт также сохраняется: себестоимость списывается по фактическим партиям, а договорная цена остаётся управленческим ориентиром для склада.

Почему вторая база - не выход

Вторая информационная база добавляет двойной ввод документов. Справочники номенклатуры, контрагентов и складов расходятся. Консолидация отчётности превращается в отдельный проект с обменом и сверками. Растут затраты на лицензии, сопровождение и обновления. Чем больше номенклатуры и документов, тем выше цена синхронизации.

1С:УТ 10.3 позволяет обособить склад в одной базе. Для этого хватает справочника «Склады», отдельного подразделения и настроек учёта. Вторая база оправдана в редких случаях, когда компании нужны полностью независимые контуры с разными валютами учёта и разными собственниками. Для удалённого склада с договорными ценами такая схема избыточна.

Что именно нужно разграничить: цены, документы, отчёты

Ограничение касается трёх групп объектов. Первая группа: регистр сведений «Цены номенклатуры», в частности вид цены «Закупочная». Вторая группа: документы «Поступление товаров и услуг», где раскрывается фактическая цена поставщика. Третья группа: отчёты «Валовая прибыль» и «Анализ продаж» в части себестоимости.

Менеджер удалённого склада должен видеть договорные цены своего склада и не иметь доступа к закупочным. Бухгалтерия видит полную картину: фактические поступления, себестоимость и проводки. Головной офис сравнивает две базы цен и оценивает маржу по обоим контурам. Такое разделение снижает риск утечки закупочных условий и сохраняет корректный учёт.

Обособление склада в 1С:УТ 10.3 штатными средствами

Обособление начинается со справочника «Склады». Создайте элемент с типом «Оптовый склад» или другим подходящим типом, укажите наименование и группу. В поле подразделения выберите отдельное подразделение для удалённого склада. Ответственного назначьте из числа сотрудников склада. Отдельное подразделение помогает фильтровать продажи и валовую прибыль без дополнительных настроек.

Проверьте учётную политику по складам и счета учёта. Если в конфигурации включён ордерный склад, настройте приходные и расходные ордера. Общая логика настройки справочников, ценообразования и документооборота разобрана в материале по торгово-складским операциям в 1С:УТ и КА. Она помогает сверить последовательность шагов, даже если ваша версия отличается.

Создание склада и привязка к обособленному подразделению

Заполните карточку склада: наименование, группа, тип склада, подразделение, ответственный. Для удалённого склада удобно задать отдельную группу, например «Удалённые склады». Тогда менеджер быстрее находит нужный склад в документах. Проверьте, что склад доступен в документах поступления, отгрузки и установки цен.

Если в компании несколько удалённых складов, создайте отдельное подразделение для каждого. Отчёты по подразделению покажут продажи и прибыль без ручной фильтрации. Для головного офиса оставьте сводный склад или отдельное подразделение. Не смешивайте договорные цены разных городов в одном виде цены, если планируете ограничивать доступ по складу.

Ордерная схема как инструмент раздельного документооборота

Ордерная схема разделяет оформление документа и фактическое принятие или отпуск товара. Менеджер склада оформляет ордер, бухгалтерия видит движение по полной стоимости. Схема включается в параметрах учёта, конкретный путь зависит от релиза конфигурации. Проверьте, какой документ формирует движения по себестоимости: документ отгрузки или расходный ордер.

Для удалённого склада ордерная схема удобна тем, что снижает число ручных операций у менеджера. Он работает с ордерами, а не с закупочными документами. Бухгалтерия получает первичные документы и полную стоимость. Если ордерная схема не включена, разделение можно построить на правах доступа и запрете редактирования поступлений.

Виды цен в 1С:Управление Торговлей: договорная и фактическая закупочная

В справочнике «Виды цен» создайте два элемента: «Закупочная (фактическая)» и «Договорная (входная для склада)». Укажите валюту, налог и способ расчёта. Для договорной цены подойдёт ручной ввод или расчёт наценкой от закупочной. Для фактической цены основной источник - документ поступления. Не смешивайте эти виды цен в одном элементе справочника.

Проверьте состав измерений регистра «Цены номенклатуры»: номенклатура, характеристика, вид цены, склад. Если измерение «Склад» есть, договорная цена хранится в разрезе склада. Если измерения нет, типовой регистр не разделит договорную цену по складам. Обходной путь без доработки: отдельный вид цены под каждый удалённый склад, например «Договорная. Склад Казань». Способ работает, но число видов цен растёт. Как устроен контроль цен и где хранятся ценовые правила, полезно посмотреть в статье о настройке учёта предельных цен.

Настройка видов цен и привязка к складу

Создайте вид цены «Закупочная (фактическая)» с назначением для документов поступления. Создайте вид цены «Договорная (входная для склада)» с назначением для склада. В карточке вида цены заполните валюту, ставку налога и способ расчёта. Если используется наценка, задайте процент от закупочной цены. Для ручного ввода оставьте способ «Ручной ввод».

В документе «Установка цен номенклатуры» выберите вид цены и склад. Проверьте, что отбор по складу доступен в форме документа. Если склад не входит в измерения регистра, документ установит общую цену для всех складов. Это ограничение типовой конфигурации. Для двух-трёх складов проще завести отдельные виды цен, для десятка складов потребуется доработка регистра.

Как менеджер вводит договорную цену и где она хранится

Менеджер создаёт документ «Установка цен номенклатуры» с видом цены «Договорная» и своим складом. Цена фиксируется в регистре сведений «Цены номенклатуры». При оформлении отгрузки менеджер видит договорную цену в документе «Реализация товаров и услуг». Фактическая закупочная цена не отображается, если роль закрывает вид цены «Закупочная».

Договорная цена не заменяет себестоимость. Она нужна для расчёта внутренней маржи и для документов склада. Бухгалтерия продолжает работать с фактической закупочной стоимостью. Такое разделение сохраняет корректные проводки и даёт менеджеру понятный ориентир. Если менеджеру нужно видеть историю договорных цен, настройте отчёт по регистру «Цены номенклатуры» с отбором по складу и виду цены.

Разграничение доступа к закупочным данным через роли и права пользователей

В конфигураторе создайте роль «Менеджер удалённого склада» на основе типовой роли «Менеджер по продажам». Дайте чтение регистра «Цены номенклатуры» с ограничением: вид цены равен «Договорная», склад равен удалённому складу. Для вида цены «Закупочная» чтение запретите. RLS задаётся в роли в разделе ограничения доступа к данным. Проверьте, что условие использует реквизиты, доступные в регистре.

Если склад не входит в измерения регистра, ограничение по складу не сработает. В этом случае помогает отдельный вид цены под конкретный склад: условие RLS строится по виду цены. Такой приём не требует изменения структуры регистра. Для нескольких складов он становится громоздким, но остаётся рабочим. Ошибка в условии RLS может открыть лишние данные или закрыть нужные, поэтому проверяйте роль на тестовом пользователе.

Создание роли и настройка RLS на регистр «Цены номенклатуры»

Откройте роль в конфигураторе. Добавьте право «Чтение» на регистр «Цены номенклатуры». В ограничении доступа к данным пропишите условие для договорного вида цены. Для закупочного вида цены оставьте право без ограничения или запретите чтение полностью. Аналогично ограничьте чтение документов «Поступление товаров и услуг» по складу и контрагенту, если это нужно.

RLS требует изменения конфигурации и обычно снятия с поддержки. Перед изменениями сделайте резервную копию и проверьте схему на копии базы. После обновления конфигурации роль нужно повторно проверить: поставщик может изменить структуру объектов. Если используется расширение конфигурации, проверьте поддержку расширений в вашей версии платформы и конфигурации.

Ограничение видимости документов поступления и отчётов

Запретите роли редактирование документа «Поступление товаров и услуг». Если менеджеру нужно видеть поступление для сверки, оставьте только чтение и скройте реквизиты с закупочной ценой. Надёжнее вообще не давать доступ к поступлениям с фактическими ценами: менеджер работает с ордерами и отгрузкой. Цену в поступление вносит бухгалтер или загрузка из документа поставщика.

В отчётах настройте варианты. Для менеджера: «Валовая прибыль» с договорной ценой и отбором по складу. Для головного офиса: полная себестоимость и фактическая закупка. Запретите просмотр себестоимости в отчётах, где она раскрывает закупочную цену. Проверьте каждый вариант под тестовым пользователем, иначе ограничение останется только на бумаге.

Отражение приходов и отгрузок по полной входной цене для бухгалтерии

Документ «Поступление товаров и услуг» заполняется фактической закупочной ценой из документа поставщика. Менеджер удалённого склада этот документ не редактирует. Он оформляет ордер или отгрузку. Бухгалтерия видит полную стоимость и сверяет её с первичными документами. Ручные исправления цены исключены, если роль не даёт право редактирования поступления.

Если загрузка документов поставщика настроена, цена приходит автоматически. При ручном вводе бухгалтер проверяет цену по накладной. Для импортных поставок отдельно проверяйте таможенные платежи и расходы на доставку: они влияют на себестоимость. Договорная цена склада в этих расчётах не участвует.

Автоматическое заполнение цены в документе поступления

При загрузке из накладной поставщика цена заполняется в табличной части. Для роли менеджера установите запрет на редактирование документа. Если менеджер создаёт документ поступления вручную, ограничьте доступ к реквизитам цены или запретите проведение. Бухгалтерия должна получать полную стоимость без промежуточных исправлений.

Проверьте, что в документе поступления не подставляется договорная цена. Вид цены поступления должен ссылаться на закупочную. Если договорная цена вдруг попала в поступление, себестоимость исказится. Проверьте настройки вида цены и права пользователя. После исправления перепроведите документы и посмотрите движения по регистру бухгалтерии.

Расчёт себестоимости при отгрузке: партионный учёт

В 1С:УТ 10.3 себестоимость списывается по партиям. Способ задаётся в учётной политике: FIFO или средняя стоимость. Договорная цена не участвует в расчёте себестоимости. При проведении отгрузки система списывает партии по фактической стоимости. Бухгалтерия получает проводки без ручных корректировок.

В ордерной схеме проверьте, какой документ формирует движения по себестоимости. В разных настройках это может быть документ отгрузки или расходный ордер. Если движения не формируются, проверьте последовательность проведения и настройки ордерного склада. Для диагностики откройте движения документа и регистр бухгалтерии, который используется в вашей настройке.

Расчёт маржинальности по двум базам цен: для менеджера и для головного офиса

Первый подход опирается на типовой отчёт «Валовая прибыль». Настройте вариант для менеджера: выручка по договорной цене, себестоимость фактическая. Для головного офиса сохраните вариант с полной себестоимостью и фактической закупкой. Состав настроек зависит от релиза, поэтому проверьте, какие виды цен и регистры использует отчёт в вашей базе.

В отчёте «Анализ продаж» настройте группировку по складу и виду цены. Менеджер видит только свой склад и договорные цены. Головной офис видит сводку по всем складам. Если типового отчёта недостаточно, переходите ко второму подходу: внешний отчёт на СКД. Он сопоставляет договорную цену из регистра «Цены номенклатуры» с фактической себестоимостью из партионного учёта или регистра бухгалтерии.

Настройка типового отчёта «Валовая прибыль» под две базы цен

Откройте отчёт «Валовая прибыль» и перейдите к настройкам. Выберите вид цены для выручки: договорная для менеджера, закупочная для внутреннего анализа головного офиса. Себестоимость подставляется по фактическим данным. Сохраните вариант отчёта под именем «Маржа менеджера склада». Для головного офиса сохраните второй вариант с полной себестоимостью.

Ограничьте доступ к вариантам отчёта через роли. Менеджер не должен открывать вариант с закупочными ценами. Проверьте, что в отчёте не раскрывается себестоимость, если она показывает фактическую закупку. Настройка пользовательских вариантов не заменяет RLS: отчёт может быть скрыт в интерфейсе, но данные останутся доступны через другие объекты.

Внешний отчёт для сопоставления договорной и фактической цены

Разработайте внешний отчёт на СКД. В запросе соедините регистр «Цены номенклатуры» с партиями или регистром бухгалтерии. Выведите колонки: номенклатура, договорная цена, фактическая себестоимость, маржа, маржинальность. Настройте отбор по складу и периоду. Подключите отчёт как дополнительный, если в конфигурации есть такая подсистема, иначе открывайте внешний файл из меню.

Права на внешний отчёт настройте отдельно. Менеджер видит только договорные данные и маржу от договорной цены. Головной офис видит полную картину. Внешний отчёт удобен для нестандартных разрезов: по складу, подразделению, менеджеру и периоду. Он не меняет учётные данные и работает как аналитический инструмент.

Доработка схемы, если типовых механизмов недостаточно

Если в регистре «Цены номенклатуры» нет измерения «Склад», добавьте его в конфигураторе. Откройте регистр, добавьте измерение «Склад» с типом ссылки на справочник «Склады». Обновите конфигурацию базы данных. Проверьте документ «Установка цен номенклатуры»: в форме появится реквизит склада. Настройте заполнение и проверьте запись цен по складам.

Доработка требует снятия с поддержки и последующего сопровождения. Обновления конфигурации нужно тестировать на копии. Если доработка затрагивает проведение документов, проверьте движения по себестоимости и отчёты. Для небольших компаний проще обойтись отдельными видами цен под каждый склад. Для сети из десятка складов измерение «Склад» в регистре цен окупается удобством.

Добавление измерения «Склад» в регистр «Цены номенклатуры»

В конфигураторе откройте регистр сведений «Цены номенклатуры». Добавьте измерение «Склад», укажите тип «СправочникСсылка.Склады». Проверьте порядок измерений и индексирование. Обновите конфигурацию базы данных. Откройте документ «Установка цен номенклатуры» и проверьте новый реквизит. Настройте заполнение склада из документа или из настроек пользователя.

После доработки проверьте запись цен: у одной номенклатуры могут быть разные договорные цены для разных складов. Проверьте чтение регистра под ролью менеджера. Условие RLS теперь может использовать склад. Если в базе уже есть записи без склада, заполните их или перенесите на новый вид цены. Старые записи без склада могут влиять на отчёты.

Настройка прав через «Управление доступом» без изменения конфигурации

Проверьте, включена ли в вашей конфигурации подсистема профилей доступа. Если да, создайте профиль «Менеджер удалённого склада» на основе типового профиля продаж. Ограничьте права на регистр цен и документы поступления. Проверьте профиль на тестовом пользователе. Если подсистемы профилей нет, используйте роли в конфигураторе.

Штатные профили не заменяют RLS для сложных условий. Они помогают закрыть интерфейс и объекты, но не всегда ограничивают записи регистра. Для ограничения по виду цены и складу нужна роль с условием доступа. Комбинируйте профиль и RLS: профиль убирает лишние команды, RLS закрывает данные на уровне записей.

Чек-лист настройки и типичные ошибки

Пройдите по пунктам до запуска склада в работу. Проверяйте каждый шаг на копии базы и под тестовым пользователем. Ниже базовый набор проверок и ошибки, которые чаще всего ломают схему.

• Создан склад с отдельным подразделением и ответственным.
• Заведены два вида цен: закупочная и договорная.
• Проверено измерение «Склад» в регистре «Цены номенклатуры».
• Создана роль с RLS по виду цены и складу.
• Запрещено редактирование поступления для менеджера.
• Настроены отчёты по марже для менеджера и головного офиса.
• Проведено тестирование на копии базы.
• Права проверены под тестовым пользователем.

Проверка прав через тестового пользователя

Создайте тестового пользователя с ролью «Менеджер удалённого склада». Войдите под ним и откройте регистр «Цены номенклатуры». Проверьте, что вид цены «Закупочная» недоступен. Откройте документы поступления: менеджер не должен видеть фактические цены и не должен редактировать документ. Проверьте отчёт «Валовая прибыль»: в варианте менеджера остаются только договорные цены.

Проверьте доступ к складам. Менеджер видит свой склад и не видит закупочные документы других складов. Если ограничение не работает, вернитесь к условию RLS и составу измерений регистра. Ошибка часто в том, что склад не входит в регистр или условие ссылается на реквизит, которого нет в записи.

Что делать, если после настройки бухгалтерия видит неверную себестоимость

Проверьте цену в документе поступления. Если цена изменена вручную, восстановите значение по документу поставщика и перепроведите документ. Проверьте настройки партионного учёта и способ списания. Убедитесь, что договорная цена не попала в вид цены поступления. Посмотрите последовательность проведения документов и движения по регистру бухгалтерии.

Если ошибка повторяется, сравните настройки склада и подразделения. Проверьте, не переопределён ли вид цены для склада. Перепроведите документы за период и проанализируйте регистр бухгалтерии, который используется в вашей настройке. Для сложных случаев сохраните копию базы до исправлений: так проще сравнить движения и найти источник расхождения.