Переименование организации в трудовой книжке: как оформить запись по разъяснениям Роструда

Если за время работы сотрудника у компании поменялось только полное наименование, а сокращённое осталось прежним, запись в трудовую книжку всё равно нужна. Роструд разъяснил порядок: в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой указывается запись о переименовании с прежним и новым наименованием, а в графе 4 проставляется основание, приказ (распоряжение) работодателя или иное решение с датой и номером. По мнению ведомства, в записи следует привести и полное, и сокращённое наименование организации, даже если сокращённое не изменилось.

Разъяснение Роструд опубликовал на своём сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей (публикация с разъяснением). Сама структура записи задана приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который устанавливает порядок ведения трудовых книжек.

Готовая формулировка из разъяснения выглядит так:

Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)

В скобках и в основной части строки приводят оба названия: полное и сокращённое. Смысл в том, чтобы по записи можно было однозначно восстановить, из какой компании сотрудник перешёл в какую, не сверяясь с ЕГРЮЛ через десять лет.

Что изменил Роструд: суть разъяснения о переименовании в трудовой книжке

Для кадровика новость сводится к одной строке: при смене только полного наименования запись всё равно делается, и сокращённое название в ней тоже присутствует, хотя формально не менялось. Раньше часть специалистов рассуждала иначе: раз сокращённое осталось прежним, достаточно указать полное, а сокращённое не дублировать. Ведомство такую экономию не поддержало.

Второй момент касается графы 4. Основание не «переименование организации», а конкретный документ: приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, обязательно с датой и номером. Запись без реквизитов приказа при проверке ГИТ выглядит как неполная.

Что закреплено в приказе № 320н, а что является мнением Роструда

Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н содержит требование: если наименование организации меняется за время работы сотрудника, в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается отдельная строка о переименовании, а в графе 4 указывается основание с датой и номером. Это норма, на неё и ссылаются при спорах и проверках.

Требование приводить и полное, и сокращённое наименование в тексте приказа дословно не закреплено. Это позиция Роструда, высказанная в ответе на частный вопрос (источник разъяснения). Юридический вес у неё другой: разъяснение не меняет приказ, но показывает, как ведомство читает порядок и какой логики будет держаться инспектор.

Практический вывод простой: писать оба наименования безопаснее. Запись с полным и сокращённым названием читается однозначно и не даёт повода для замечания. Если в трудовой книжке стоит только полное наименование, строка о переименовании формально есть, но спор с проверяющим возможен.

Разъяснение касается ситуации, когда поменялось только полное наименование. Если меняется и сокращённое, действует общее правило приказа № 320н: отдельная строка о переименовании плюс основание в графе 4.

Пошаговый порядок: как внести переименование организации в трудовую книжку

Роструд описывает результат, а не процедуру. Последовательность ниже собрана из требований приказа № 320н и обычной кадровой практики, локальный порядок стоит закрепить во внутренней инструкции или регламенте.

1. Соберите основание: решение о переименовании (протокол общего собрания, решение единственного участника) и приказ (распоряжение) работодателя с датой и номером.
2. Проверьте, что наименование изменилось именно за время работы сотрудника. Записи, сделанные до приёма, не трогают.
3. Откройте раздел «Сведения о работе» и найдите последнюю заполненную строку. Новая запись идёт следующей, нумерация сквозная.
4. В графе 3 отдельной строкой запишите переименование, указав прежнее и новое наименование, полное и сокращённое.
5. В графе 4 укажите основание: приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, дату и номер.
6. Проверьте запись и заверите её подписью ответственного лица, а также печатью, если работодатель её применяет.
7. Внесите данные в кадровые учётные формы и при необходимости ознакомьте работника с приказом и записью.

Пример формулировки записи в графе 3 и графе 4

Условный пример: общество с ограниченной ответственностью «Альфа Плюс» с сокращённым наименованием ООО «Альфа Плюс» меняет полное название на «Альфа Групп», сокращённое остаётся прежним.

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Дата переименования и дата приказа могут не совпадать: приказ издают раньше, изменения в ЕГРЮЛ регистрируют позже. В графе 3 логично указать дату переименования, то есть дату, с которой действует новое название, а в графе 4 - реквизиты приказа. Это практическое решение: приказ № 320н не расписывает соотношение дат для такого случая, поэтому правило лучше зафиксировать в локальном регламенте и держаться его одинаково по всем сотрудникам.

Отдельную строку про изменение сокращённого наименования не добавляют, если сокращённое не менялось. Предыдущие записи не переписывают и не зачёркивают.

Какие документы нужны и кто подписывает запись

• решение о переименовании: протокол общего собрания участников или решение единственного участника;
• приказ (распоряжение) работодателя о переименовании с датой и номером, именно его реквизиты идут в графу 4;
• лист записи ЕГРЮЛ или другой документ, подтверждающий регистрацию изменений, нужен для сверки дат и формулировок;
• трудовая книжка сотрудника, при нехватке места - вкладыш.

Запись вносит работник, назначенный приказом: чаще всего инспектор по кадрам, кадровик или бухгалтер, ведущий кадровый учёт. Заверяют её подписью ответственного лица и печатью работодателя или кадровой службы, если печать применяется; требования к оттиску разобраны в материале о допустимых печатях для заверения записей в трудовой книжке.

Отдельного ознакомления работника с записью под подпись порядок № 320н не требует. На практике работника знакомят с приказом, чтобы снять вопросы сразу: сотрудник видит и прежнее, и новое название, и ему не нужно потом запрашивать справки для банка или нового работодателя.

Типичные ошибки при внесении записи о переименовании

Большинство ошибок связано с неполной строкой или неверной графой, а не с самой формулировкой.

• Указано только полное наименование. По позиции Роструда нужны оба названия, включая сокращённое, даже если оно не менялось.
• Пустая графа 4. Основание обязательно: приказ или иное решение, дата, номер. Запись «переименование организации» без документа не подходит.
• Запись сделана как исправление. Зачёркивать предыдущие строки нельзя, неверную запись признают недействительной в том же разделе. Порядок действий разобран в статье об исправлении ошибочной записи в трудовой книжке.
• Дата в графе 3 без пояснения. Непонятно, это дата приказа, регистрации изменений или самой записи. Формулировку лучше строить так, чтобы дата читалась однозначно.
• Переименование перепутано с реорганизацией. Формулировки и порядок записей в этих случаях разные.
• Наименование поменяли только в 1С. Запись в трудовую книжку от изменения реквизитов в программе не появляется, её вносят отдельно.

Если ошибочная строка уже внесена, зачёркивание не поможет: нужна запись о признании её недействительной со ссылкой на приказ, а при нехватке места в разделе - вкладыш, который оплачивает работодатель. Каждый такой случай стоит фиксировать, чтобы при проверке было видно, почему запись появилась.

Чем переименование отличается от реорганизации

При переименовании меняется название, работодатель остаётся тем же юридическим лицом: в ЕГРЮЛ вносят запись об изменении наименования, трудовые договоры не перезаключают. При реорганизации в формах слияния, присоединения, разделения, выделения или преобразования появляется другое юридическое лицо либо несколько, и записи в трудовых книжках оформляют иначе. Разъяснение Роструда посвящено переименованию, переносить его формулировки на присоединение нельзя: там свои правила, включая ведение книги учёта движения трудовых книжек, о которых рассказано в материале о книге учёта при присоединении.

Неверная квалификация случая приводит к тому, что в трудовой книжке появляется строка с чужим правовым смыслом, а сотрудник теряет подтверждение непрерывного стажа у одного работодателя.

Как отразить переименование организации в 1С

Программа не заполняет бумажную трудовую книжку сама: запись вносит кадровик, а 1С хранит реквизиты, формирует приказы и печатные формы. Задача делится на две части: поправить наименование в учётной системе и оформить запись в самом документе.

Где изменить наименование в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

Наименование хранится в карточке организации, в справочнике «Организации». Откройте карточку своей организации и заполните поля «Полное наименование» и «Сокращённое наименование», затем сохраните запись. Точные названия разделов и команды зависят от конфигурации и версии: в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 интерфейс отличается, а в версиях 8.3 с обновлениями меняются и подписи пунктов меню. Ориентируйтесь на свою базу, а не на скриншоты из старых инструкций.

В ряде конфигураций 1С:ЗУП есть история изменения наименований организации. Проверьте в своей версии, ведётся она автоматически при правке реквизита или заполняется вручную, и поставьте дату переименования. Смежные настройки справочников, которые проверяют до печати кадровых документов, разобраны в материале о настройке должностей в 1С:ЗУП 3.1.

Перед правками сделайте резервную копию базы. Изменение реквизитов организации затрагивает печатные формы, а откатить его без копии сложнее, чем потратить десять минут на архив.

Что проверить после изменения реквизитов

• печатные формы кадровых приказов и трудовой книжки: подставляется ли новое полное и сокращённое наименование;
• новые документы: приём на работу, перевод, отпуск, где печатаются реквизиты работодателя;
• уже сданную отчётность: наименование задним числом не меняют, новое действует с даты переименования;
• доработанные шаблоны и внешние печатные формы, если они когда-то настраивались под старую конфигурацию;
• запись в трудовой книжке: она внесена отдельно, с основанием и датой, а не заменена правкой реквизитов в программе.

Если конфигурация поддерживает печать трудовой книжки или вкладыша, проверьте итоговый документ перед выдачей: в нём должны стоять новое название и ссылка на приказ. После обновления конфигурации шаблоны стоит перепроверить ещё раз, поскольку состав печатных форм меняется от релиза к релизу.

Что делать работнику при переименовании организации

Работник трудовой договор из-за переименования не перезаключает: меняется название работодателя, условия труда остаются прежними. Запись в трудовую книжку вносит работодатель, участие сотрудника сводится к проверке.

• в графе 3 есть отдельная строка о переименовании с прежним и новым названием, включая полное и сокращённое;
• в графе 4 указано основание с датой и номером;
• запись заверена подписью ответственного лица и печатью, если работодатель её применяет;
• предыдущие записи не зачёркнуты и не переписаны.

Копию приказа о переименовании можно запросить у работодателя: документ пригодится, если название компании в трудовой книжке расходится с данными в личном кабинете на портале Соцфонда или в справках для банка. При обнаружении ошибки зачёркивать строку самостоятельно нельзя, нужно обратиться к работодателю за исправлением по установленному порядку.

Итоговое действие для кадровика: сверьте по своим сотрудникам три пункта, приказ с датой и номером, оба наименования в графе 3, заполненная графа 4. Если хотя бы один пункт отсутствует, запись лучше поправить до ближайшей проверки.