Почему расходы по зарплате и взносам в 1С:Бухгалтерия отражаются по начислению, а не по оплате: настройки, проводки и диагностика

Короткий ответ: почему 1С:Бухгалтерия признаёт расходы по зарплате и взносам по начислению

Расходы на оплату труда и страховые взносы попадают в бухгалтерский учёт в момент начисления, а не в момент выплаты. Выплата идёт отдельным документом и только гасит задолженность организации перед сотрудником: Дт 70 Кт 51. Расход к этому моменту уже признан, поэтому дата платежа на его сумму и на месяц признания не влияет.

Так работает метод начисления: расход признают тогда, когда операция совершена, а не тогда, когда за неё заплатили. Тот же подход Минфин применяет и к другим расходам: датой осуществления расходов в виде сумм налогов (авансовых платежей) признаётся дата их начисления, а по транспортному налогу, налогу на имущество организаций и земельному налогу — последний день отчётного (налогового) периода (письмо Минфина России от 10.08.2026 № 03-03-06/1/69131, разбор есть в статье «Дата признания расходов на имущественные налоги»).

С такой формулировкой вопрос задан на форуме buh.ru: пользователь указал платформу 1С 8.3.27.1786 и версию 1С:Бухгалтерия 8.3.195.40 и спросил, почему расходы по зарплате и взносам «встают в отражению зарплаты по бухучету по начислению, а не по оплате» (ветка на buh.ru). В самой ветке ответа и разбора настроек нет, поэтому ниже — типовая логика конфигурации: подписи пунктов меню сверяйте в своей базе.

Дальше по порядку: как формируется отражение зарплаты, где смотреть проводки, какие настройки влияют на счета и статьи затрат, чем отличаются кассовый метод и метод начисления, и чек-лист диагностики из шести шагов.

Как в 1С:Бухгалтерия формируется отражение зарплаты в бухучёте

Начисление и выплата в 1С:Бухгалтерия 8.3 разведены по разным документам. Начисления бухгалтер оформляет в блоке «Зарплата и кадры», а в бухгалтерский учёт расходы передаёт документ «Отражение зарплаты в бухучёте». Этот документ и есть точка признания расхода: он разносит начисленные суммы по счетам затрат, статьям затрат и подразделениям.

Дата документа определяет месяц, в котором расход попал в учёт. Пример: зарплата за январь начислена 31 января, выплачена 5 февраля. В бухучёте расход по оплате труда и по взносам появится 31 января, а платёж 5 февраля отразится как погашение задолженности по счёту 70 и новых расходов не создаст.

Проводки по зарплате и взносам: что и когда попадает в бухучёт

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Расход формируют только первые две строки таблицы. Выплата и перечисление взносов закрывают задолженность, но новой суммы расхода не дают. Отсюда и ощущение, что программа «считает по начислению»: она так и делает, по правилам бухгалтерского учёта.

Оговорка по источникам: точный состав проводок документа «Отражение зарплаты в бухучёте» и наличие кнопки «ДтКт» («Показать проводки») в собранных материалах не подтверждены. Схема Дт 20 (26, 44) Кт 70 и Дт 20 (26, 44) Кт 69 приведена как типовая логика счетов затрат; фактический состав проводок проверяйте по своей базе. Типовые проводки по начислению зарплаты и удержанию НДФЛ приведены в разборе начисления заработной платы с проводками и примерами.

Если проводки не появились или суммы ушли не на тот счёт, причина обычно в заполнении документа: не проставлен способ отражения, не указана статья затрат, не совпало подразделение. Похожий механизм разобран в материале о виде начисления «питание»: там отсутствие проводок объясняется настройками карточки начисления, а не сбоем программы.

Где посмотреть накопленные расходы по зарплате в бухучёте

Вопрос закрывают три отчёта: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 20 (26, 44) с детализацией по статьям затрат, анализ счёта 70 и анализ счёта 69. При методе начисления в ОСВ будет дебетовый оборот по счёту затрат и кредитовый оборот по счёту 70 в месяце начисления, а не в месяце выплаты. Сальдо по счёту 70 на конец месяца равно сумме, ещё не выплаченной сотрудникам.

Практический приём: откройте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за спорный месяц и сверьте дату документа с датой ведомости на выплату. Разница в месяц между начислением и выплатой ожидаема и ошибкой не считается.

Какие настройки учётной политики и расчётов по зарплате влияют на момент признания расходов

Настройки решают три задачи: включают учёт зарплаты в программе, задают счета и статьи затрат, определяют правила налогового учёта. Переключателя «признавать зарплату по оплате» среди них нет. Маршруты ниже приведены по типовой логике конфигурации; в самой ветке на buh.ru разбора настроек нет, поэтому подписи пунктов меню сверяйте в своей базе — они зависят от интерфейса (простой или полный) и релиза.

Учётная политика: метод начисления и кассовый метод

Маршрут: «Настройки» → «Учётная политика»; в полном интерфейсе тот же раздел встречается как «Главное» → «Учётная политика». Здесь задают правила налогового учёта: систему налогообложения, объект при УСН, порядок признания расходов. Для бухгалтерского учёта выбора между начислением и оплатой по зарплате в этой форме нет: бухучёт ведётся методом начисления, и именно это вы видите в проводках.

Не ищите в учётной политике галочку «по оплате» для зарплаты. Её отсутствие — норма, а не дефект настройки базы.

Настройки расчётов по зарплате: где ведётся учёт

Маршрут: «Настройки» → «Настройки зарплаты» → «Расчёты по зарплате»; в полном интерфейсе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёты по зарплате». Там указано, где ведутся расчёты: в этой программе, в 1С:ЗУП или во внешней программе.

Если выбран вариант с внешней программой, документ «Отражение зарплаты в бухучёте» не заполняется автоматически по данным начислений, его вводят вручную. Принцип признания расхода от этого не меняется, но появляется риск, что документ вообще не создадут и расход не попадёт в учёт. Проверяйте дату и суммы такого ручного документа отдельно: он часто вводится «задним числом» уже после сдачи отчётности.

Способы отражения зарплаты: счета и статьи затрат

Маршрут в простом интерфейсе: «Настройки» → «Настройки учёта» → «Настройки зарплаты» → «Отражение в учёте» → «Способы учёта зарплаты». В полном: «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Настройки зарплаты» → «Отражение в учёте» → «Способы учёта зарплаты». Здесь задают счёт затрат и статью затрат для проводок Дт 20, 26, 44. Точные пути и настройку способа по сотруднику разбирает статья «Способы учёта зарплаты при совмещении налоговых режимов»: в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.207 при совмещении систем налогообложения соответствующие способы учёта зарплаты создаются автоматически, а выбрать способ можно в настройках зарплаты или в карточке конкретного сотрудника (новость на buh.ru об учёте зарплаты при совмещении налоговых режимов).

Способ назначают на нескольких уровнях: для организации, для подразделения, для сотрудника. Работает более частная настройка. Если для сотрудника способ не задан, программа берёт способ подразделения или организации; если не задан ни один, проводка может уйти на счёт по умолчанию или не сформироваться. Логику уровней детально разбирает руководство по настройке способов отражения зарплаты в 1С:ЗУП, и в 1С:Бухгалтерия уровни назначаются по схожему принципу.

Кассовый метод и метод начисления: в чём разница для зарплаты и взносов

Метод начисления: расход признают в периоде, когда операция совершена. Кассовый метод: расход признают в периоде, когда деньги ушли. Для зарплаты разница проявляется в дате: при начислении расход не зависит от даты выплаты, при кассовом методе он сдвигается на месяц платежа.

Таблица 2. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Почему в бухучёте зарплата не признаётся по оплате

Правила формирования в бухучёте информации о расходах организаций установлены ФСБУ 10/2026 «Расходы», утверждённым приказом Минфина России от 24.04.2026 № 53н (зарегистрирован в Минюсте России 01.07.2026 № 87337). Стандарт устанавливает требования к формированию информации о расходах экономических субъектов (приказ Минфина на сайте minfin.gov.ru, текст стандарта в КонсультантПлюс). Заработная плата формирует обязательство перед работником в тот момент, когда оно возникло по трудовому договору и отработанному времени, а не в момент перечисления денег. Поэтому 1С:Бухгалтерия и делает проводку по начислению.

Оговорка по источникам: в материалах, на которых построен разбор, нет постатейного подтверждения, что ФСБУ 10/2026 отдельно регулирует признание расходов на оплату труда, и нет подтверждения, что стандарт уже применяется как действующее основание. Стандарт приведён как общий ориентир по расходам; конкретные нормы по зарплате и дату начала применения смотрите в тексте стандарта и в своей учётной политике.

Как это соотносится с налоговым учётом при УСН

При УСН с объектом «доходы минус расходы» расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. Расходы на оплату труда учитываются в момент погашения задолженности путём списания денежных средств с расчётного счёта, счёта цифрового рубля, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения. Расходы на уплату страховых взносов учитываются в размере, фактически уплаченном налогоплательщиком, а при наличии задолженности — в пределах фактически погашенной задолженности в те отчётные (налоговые) периоды, когда она погашается (п. 2 ст. 346.17 НК РФ; текст статьи 346.17 НК РФ, та же норма в Гаранте).

На практике бухгалтер видит расхождение: в бухучёте расход января, в налоговом учёте февраля. Это норма, а не сбой. 1С:Бухгалтерия ведёт бухгалтерский и налоговый учёт параллельно, и разница методов отражается в разных регистрах. Подтягивать бухучёт под налоговый вручную не нужно: такие правки ломают сопоставимость отчётности.

Пошаговая диагностика: как проверить, почему расходы отражены по начислению

Шесть шагов занимают 10–15 минут и закрывают почти все ситуации.

1. Откройте «Зарплата и кадры» → «Отражение зарплаты в бухучёте» за спорный месяц. Проверьте дату документа и суммы по сотрудникам.
2. Проверьте проводки документа по отчёту «Анализ счёта» или «Оборотно-сальдовая ведомость»: есть ли обороты по счетам затрат в корреспонденции со счетами 70 и 69.
3. Проверьте «Настройки» → «Учётная политика»: систему налогообложения, объект при УСН, порядок признания расходов в налоговом учёте.
4. Проверьте «Настройки зарплаты» → «Расчёты по зарплате»: учёт ведётся в этой программе, а не во внешней.
5. Проверьте справочник «Способы учёта зарплаты»: счёт затрат и статья затрат заданы для организации, подразделения и сотрудника.
6. Сверьте дату документа отражения с датой ведомости на выплату: совпадение не требуется, расхождение на месяц нормально.

Если все шесть пунктов в порядке, расход по начислению — ожидаемый результат, и менять в настройках нечего.

Типичные ошибки в настройках и как их избежать

• Не задан способ отражения для сотрудника или подразделения. Проводка уходит на счёт по умолчанию либо не формируется. Проверяйте справочник способов при приёме каждого нового сотрудника.
• Не заполнена статья затрат. Сумма попадает в учёт, но анализ расходов по статьям рассыпается, и закрытие месяца выдаёт предупреждения. Заполняйте статью в способе отражения, а не только в документе.
• Учёт зарплаты вынесен во внешнюю программу, а документ отражения не введён. Расхода в бухучёте нет вовсе. Держите ввод документа в чек-листе закрытия месяца.
• Ожидание кассового метода в бухучёте. Переключателя нет, и его отсутствие не ошибка. Ищите разницу методов в налоговом учёте.
• Путаница бухгалтерского и налогового учёта при УСН. Одна и та же зарплата законно попадает в разные месяцы. Сравнивайте отчёты по нужному контуру учёта.
• Ручные операции «чтобы расход шёл по оплате». Они создают двойной расход и искажают отчётность. Правьте настройки или дату документа отражения, а не суммы.

Что делать, если нужно изменить способ отражения зарплаты

Счёт и статью затрат меняют в справочнике «Способы учёта зарплаты» либо прямо в табличной части документа «Отражение зарплаты в бухучёте»: способ в строке можно скорректировать вручную. Правка справочника действует на новые документы; уже проведённые месяцы исправляют перепроведением документа или отдельной корректировкой, и такие правки стоит фиксировать в пояснениях к отчётности.

Перейти с метода начисления на признание по оплате в бухгалтерском учёте нельзя: это не настройка, а метод учёта. Если задача в сближении бухгалтерского и налогового учёта, работайте со сроками выплат и с раскрытием разниц, а не с поиском скрытого переключателя.

Итог: что считать нормой, а что ошибкой

Отражение расходов по зарплате и взносам по начислению в 1С:Бухгалтерия 8.3 — норма. Расход по оплате труда и взносам признаётся на дату начисления; выплата, НДФЛ и перечисление взносов идут отдельными проводками и расход не создают. Ошибка начинается там, где расхода нет в учёте вовсе, он попал не на тот счёт, не заполнена статья затрат или документ отражения не введён.

Чек-лист на память: дата документа отражения, проводки по счетам затрат, учётная политика, расчёты по зарплате, способы учёта, сверка с ведомостью и с налоговым учётом при УСН.

Разбор ориентирован на 1С:Бухгалтерия 8.3.195.40 на платформе 8.3.27.1786, которые указаны в исходном вопросе на buh.ru. В других релизах отличаются подписи пунктов меню, поведение по существу сохраняется. Если после шести шагов сомнения остались, зафиксируйте по конкретному сотруднику даты и суммы начисления и выплаты, сумму взносов и сверьте их с учётной политикой и текстом ФСБУ 10/2026.