Способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП: как выбрать при приёме и перейти на электронную
Пошагово разбираем, где в документе «Приём на работу» отмечается способ ведения трудовой книжки, как оформить сотрудника с прошлым стажем и без него и как перейти с бумажной книжки на электронную через заявления и два отчёта ЕФС-1 в СФР.
Способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП: что именно настраивается
Способ ведения трудовой книжки в 1С:Зарплата и управление персоналом указывается в документе «Приём на работу». Порядок такой: сначала отмечается чекбокс «Способ ведения трудовой книжки», затем выбирается сам способ, электронный или на бумажном носителе. В документе, подтверждающем приём на работу, способ обозначается в обязательном порядке.
Программа фиксирует уже принятое решение. При зачислении в штат каждый сотрудник подаёт письменное заявление на имя руководителя о выборе способа ведения трудовой книжки: электронного или на бумажном носителе. Так описывает процедуру инструкция по способам ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП. То есть галочка в документе отражает бумажное заявление, а не заменяет его.
Дальнейшие шаги зависят от двух обстоятельств: есть ли у сотрудника предыдущий стаж и какой способ он выбрал на прошлом месте. Для новичка без стажа действует отдельное правило. Если формат ведения уже зафиксирован, а сотрудник передумал, понадобится цепочка заявлений и отчётов. Что именно изменилось в правилах работы с трудовыми книжками к 2026 году и кому нельзя вернуться на бумажный формат, разобрано в материале о бумажной и электронной трудовой книжке.
Как указать способ ведения трудовой книжки в документе «Приём на работу»
Документ «Приём на работу» открывается из главного меню. Дальше последовательность короткая:
- Открыть документ «Приём на работу» из главного меню.
- Отметить чекбокс «Способ ведения трудовой книжки».
- Выбрать сам способ: электронный или бумажный.
- Заполнить остальные вкладки и провести документ.
Чекбокс и значение способа работают в паре. Отмеченный чекбокс без выбранного способа не даёт конкретной настройки: в документе остаётся пустое поле. Обратная ситуация тоже встречается, когда способ подставлен по умолчанию, а чекбокс не установлен. Проверяйте оба элемента до проведения документа, иначе приём пройдёт без зафиксированного способа.
Пример. Сотрудник написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В документе отмечаем чекбокс «Способ ведения трудовой книжки» и выбираем бумажный вариант. Если в заявлении просьба вести книжку в электронном виде, выбираем электронный. Выбор в программе должен совпадать со строкой в заявлении, иначе сведения в СФР разойдутся с волей работника.
Отдельный случай, когда книжка заполнена частично или в ней не хватает записей: приём сотрудника с неполной трудовой книжкой в 1С требует аккуратной работы с полями карточки.
Сотрудник с предыдущим стажем: какой способ выбрать
Если сотрудник ранее имел трудовой стаж в другой организации, в документе устанавливается тот же способ ведения трудовой книжки, что был выбран на предыдущем рабочем месте. Способ уже зафиксирован в сведениях о трудовой деятельности, которые передал прежний работодатель, и определять его заново при приёме не нужно.
Если на предыдущем рабочем месте сотрудник не подавал заявления о способе ведения трудовой книжки, чекбокс «Способ ведения трудовой книжки» в документе не отмечается. Это не пропуск и не недочёт: поле остаётся пустым намеренно.
Три типовые ситуации при приёме:
- Сотрудник приходит с бумажной трудовой книжкой и заявлением о её сохранении: отмечаем чекбокс и выбираем бумажный способ.
- Сотрудник перешёл на электронную книжку на прошлом месте: отмечаем чекбокс и выбираем электронный способ.
- Заявление на прошлом месте не подавалось: чекбокс не отмечаем.
Не стоит «на всякий случай» ставить электронный способ всем подряд. При расхождении с фактическим выбором сотрудника исправлять придётся не документом приёма, а отчётностью, и это лишние движения в работе кадровой службы.
Сотрудник впервые начинает трудовую деятельность
При приёме сотрудника без стажа программа автоматически выбирает для него электронный вид трудовой книжки. От пользователя требуется одно действие: проставить флажок в чекбоксе «Начало трудовой деятельности». Бумажную книжку такому сотруднику не оформляют.
Пустой флажок - самая частая ошибка в этом сценарии. Документ проводится, приём оформлен, а сведения о первой записи уходят в СФР не так, как нужно. Проверяйте флажок до проведения, а не после. Подробный порядок шагов описан в источнике по настройке способа ведения книжки.
Пример: выпускник колледжа без трудового стажа. В документе «Приём на работу» способ уже стоит электронный, добавляем флажок «Начало трудовой деятельности» и оформляем приём обычным порядком.
Как сменить способ: переход с бумажной трудовой книжки на электронную
Смена способа состоит из четырёх шагов, и порядок нарушать нельзя. Цепочка документов и отчётов выглядит так:
Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.
| Шаг | Что формируется | Ключевой реквизит |
|---|---|---|
| 1 | Заявление об отзыве заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности в СФР | Раздел «Отчётность, справки» → пункт «Электронные трудовые книжки» |
| 2 | Отчёт ЕФС-1, подраздел 1.1 | Мероприятие «Отмена ведения бумажной трудовой книжки» |
| 3 | Заявление о выборе работником электронной трудовой книжки | Вид документа «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» |
| 4 | Отчёт ЕФС-1 «Сведения в электронной форме» | Отправка в СФР |
Смена завершена только после того, как оба отчёта ЕФС-1 приняты и зарегистрированы в СФР. Статус «отправлено» результатом не считается. Сроки передачи подраздела 1.1 и состав сведений о трудовой деятельности разобраны в статье об электронной трудовой книжке в 2026 году.
Заявление об отзыве сведений в СФР: где найти и как заполнить
Навигация начинается в разделе «Отчётность, справки». В нём нужно найти пункт «Электронные трудовые книжки»: по кнопке «Создать» разворачивается список типов заявлений, из которого выбирается заявление об отзыве заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности в СФР.
Данные сотрудника вносятся кнопками «Подбор» или «Добавить» из списка персонала. Пункты «Заявление» и «Вид заявления» заполнять вручную не требуется: программа заполняет их автоматически в соответствии с учётными данными.
На этом шаге не выбирайте «Заявление о выборе электронной трудовой книжки». Это другая форма, и её очередь наступит третьим шагом, уже после регистрации отчёта с отменой бумажной книжки. Перепутанный вид заявления означает, что цепочка начнётся с середины и данные придётся переоформлять.
Отчёт ЕФС-1 с мероприятием «Отмена ведения бумажной трудовой книжки»
Отчёт ЕФС-1, подраздел 1.1, формируется на основании созданного заявления. В качестве мероприятия указывается «Отмена ведения бумажной трудовой книжки». Дальше отчёт отправляется в СФР, и нужно дождаться его принятия и регистрации. До этого момента переходить к следующему шагу нельзя: заявление о выборе электронной формы без зарегистрированной отмены бумажной книжки не даст результата.
Два частых промаха в этом месте: указать неверное мероприятие и сформировать отчёт вручную, не из заявления. Во втором случае в отчёт не попадут данные заявления, и его придётся переделывать.
Заявление о выборе электронной формы и повторный ЕФС-1
После принятия и регистрации отчёта в СФР формируется заявление о выборе работником электронной трудовой книжки. Путь тот же: раздел «Отчётность, справки» → пункт «Электронные трудовые книжки», данные сотрудника через «Подбор» или «Добавить». В пункте «Вид документа» указывается «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
На основании нового заявления формируется повторный отчёт ЕФС-1 «Сведения в электронной форме» и отправляется в СФР. Вид «Отмена ведения бумажной трудовой книжки» на этом шаге выбирать нельзя: он относится к предыдущему отчёту, и в новом заявлении такая комбинация полей не даст нужного результата.
Типичные ошибки при выборе способа и смене трудовой книжки
Большинство сбоев возникает не из-за функционала программы, а из-за невнимательности при заполнении чекбоксов и выборе вида заявления.
Таблица 2. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Чекбокс «Способ ведения трудовой книжки» отмечен, способ не выбран | В документе нет конкретного значения | Выбирать способ сразу после установки чекбокса |
| Способ выбран, чекбокс не отмечен | Настройка считается незаданной | Проверять оба элемента до проведения документа |
| Сотруднику с прошлым стажем выбран способ, отличный от прежнего | Расхождение со сведениями в СФР, лишняя отчётность | Ставить тот же способ, что был на предыдущем месте |
| Не проставлен флажок «Начало трудовой деятельности» | Сведения о первой записи уходят некорректно | Проверять флажок у сотрудников без стажа |
| Пропущен ЕФС-1 с мероприятием «Отмена ведения бумажной трудовой книжки» | Переход не завершён, способ не сменён | Выполнять четыре шага строго по порядку |
| В заявлении выбран неверный вид документа | Форма не соответствует шагу цепочки | Шаг 1: отзыв заявлений, шаг 3: сведения в электронной форме |
| Повторный ЕФС-1 отправлен до регистрации первого отчёта | Отказ в приёме отчёта | Дождаться регистрации отчёта с отменой бумажной книжки |
Смена способа ведения книжки иногда идёт параллельно с другими кадровыми изменениями. Если одновременно меняется характер трудового договора, порядок документов и записи в электронной книжке отличается: перевод срочного договора в бессрочный в 1С:ЗУП требует отдельного кадрового документа и своего мероприятия в ЕФС-1.
Коротко: чек-лист выбора и смены способа ведения трудовой книжки
- Приём на работу: отметить чекбокс «Способ ведения трудовой книжки», затем выбрать способ, который указан в письменном заявлении сотрудника.
- Сотрудник с прошлым стажем: способ как на прежнем месте работы; если заявление там не подавалось, чекбокс не отмечать.
- Сотрудник без стажа: программа сама ставит электронный способ, задача пользователя - флажок «Начало трудовой деятельности».
- Переход с бумажной книжки на электронную: заявление об отзыве заявлений о предоставлении сведений в СФР → ЕФС-1, подраздел 1.1, с мероприятием «Отмена ведения бумажной трудовой книжки» → заявление с видом «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» → ЕФС-1 «Сведения в электронной форме» → отправка в СФР.
- Проверка результата: оба отчёта ЕФС-1 должны быть приняты и зарегистрированы в СФР.
Материал носит справочный характер. Названия разделов, документов и отчётов приведены так, как они указаны в источнике; в разных версиях 1С:ЗУП интерфейс может отличаться, поэтому при расхождениях сверяйтесь с актуальной документацией программы.