Бумажные экспедиторские документы в 2026 году: приказ Минтранса № 389 и что проверить в 1С

Приказ Минтранса от 31.08.2026 № 389 дополнил перечень случаев, когда экспедиторские документы разрешено оформлять на бумажном носителе. Новое основание: транспортно-экспедиционные услуги, связанные с перевозками продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности по законодательству РФ о военно-техническом сотрудничестве и экспортном контроле. Изменения вступают в силу 11 октября 2026 года, приказ опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.

Это дополнение к уже действующему перечню, а не отмена электронного документооборота. С 1 сентября 2026 года экспедиторские документы по общему правилу формируются в электронной форме и направляются в ГИС ЭПД. Бумага остаётся исключением по закрытому списку, и приказ № 389 расширяет этот список точечно, одним пунктом.

Ниже разобраны сроки, полный перечень бумажных исключений, требования к электронной форме и практические шаги для бухгалтера, 1С-специалиста и руководителя.

Что изменил приказ Минтранса № 389 от 31.08.2026

Приказ добавляет в перечень один случай: работа экспедитора с перевозками продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности. Всё остальное, что было разрешено приказом № 115, сохраняется без изменений. Отдельного регулирования приказ № 389 не вводит и работает только в связке с базовым документом.

Ключевые даты: 1 сентября и 11 октября 2026 года

В 2026 году сроки по экспедиторским документам разошлись, и в этом главный источник путаницы.

• 1 сентября 2026 года: вступили в силу поправки Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ в закон о транспортно-экспедиционной деятельности от 30.06.2003 № 87-ФЗ. Экспедиторские документы формируются в электронной форме с направлением в ГИС ЭПД. С этой же даты заработал базовый перечень бумажных исключений из приказа Минтранса от 03.04.2026 № 115.
• 11 октября 2026 года: вступает в силу приказ № 389, который добавляет в этот перечень ещё один случай.

Практический вывод: до 11 октября перевозка продукции военного и двойного назначения по внешнеторговому контракту в перечень бумажных исключений не входила, с 11 октября входит. Если отгрузка приходится на первые дни октября, ориентируйтесь на дату оформления экспедиторского документа, а не на дату подписания договора. Договор может быть подписан в сентябре, а документ по нему оформлен уже по новым правилам.

Как приказ № 389 связан с приказом № 115 и 140-ФЗ

Иерархия норм выстроена в четыре уровня:

1. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс поправки в закон № 87-ФЗ и установил обязательное формирование экспедиторских документов в электронной форме с направлением в ГИС ЭПД. Нормы действуют с 1 сентября 2026 года.
2. Тем же законом Минтранс получил право определять случаи, когда документы допускается оформлять на бумажном носителе, о чём сообщает публикация о новом приказе.
3. Приказ № 115 установил базовый перечень таких случаев и вступил в силу с 1 сентября 2026 года.
4. Приказ № 389 дополнил перечень № 115 перевозками продукции военного и двойного назначения.

Искать в приказе № 389 полный список оснований бессмысленно: он ссылается на документ № 115. Для проверки конкретной перевозки нужны оба приказа.

Полный перечень случаев, когда экспедиторские документы можно оформить на бумаге

Перечень закрытый. Шесть первых позиций установил приказ № 115, седьмую добавил приказ № 389, сводка изменений приведена в сообщении о приказе.

1. Грузы для нужд органов государственной власти, нужд обороны страны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, специальные и воинские грузы. Основание привязано к характеру груза и получателя, а не к типу транспорта.
2. Услуги на территориях с особыми режимами: повышенная готовность, чрезвычайная ситуация, чрезвычайное положение, военное положение, правовой режим контртеррористической операции.
3. У клиента нет технической возможности передать экспедитору электронный документ через интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы.
4. У экспедитора такая возможность отсутствует по тем же причинам. Пункты 3 и 4 часто смешивают: важно, на чьей стороне возникла проблема, и её нужно подтвердить документами.
5. Клиент - физическое лицо, услуга оказана для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
6. Клиент по договору транспортной экспедиции - иностранное юридическое или физическое лицо.
7. Новое основание с 11 октября 2026 года: перевозки продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности по законодательству РФ о военно-техническом сотрудничестве и экспортном контроле.

Новый случай: продукция военного и двойного назначения

Ключевое ограничение нового пункта - связка с внешнеторговой деятельностью. Бумага допускается, когда экспедитор обслуживает перевозку продукции военного или двойного назначения по контракту, который регулируется законодательством о военно-техническом сотрудничестве и экспортном контроле. Типичные ситуации: экспорт вооружения и военной техники, поставка комплектующих и запасных частей по контрактам в сфере ВТС, передача технологий и оборудования двойного назначения, на которые распространяются экспортные ограничения.

Из формулировки следует важное ограничение: внутренняя перевозка такой же номенклатуры по России под новый пункт не подпадает, потому что критерий не номенклатура сама по себе, а режим внешнеторговой сделки. Если груз внешне похож на продукцию двойного назначения, но экспортный контроль к сделке не применяется, основание для бумаги не возникает.

Как подтвердить право на бумажный документ

Норма не устанавливает закрытого списка доказательств, поэтому собирайте документы, из которых однозначно видно основание.

• Военная и двойная продукция: внешнеторговый контракт, лицензия на внешнеторговую деятельность в отношении продукции военного назначения, заключение по результатам экспортного контроля.
• Особые режимы: нормативный акт о введении режима и указание территории, на которой работает экспедитор.
• Непреодолимая сила: справки уполномоченных органов, акты о недоступности связи, переписка с контрагентом, фиксирующая невозможность обмена электронными документами.
• Физическое лицо: договор и характер услуги, подтверждающий личные нужды клиента.
• Иностранный клиент: реквизиты и подтверждение статуса иностранного лица.

Надёжнее указать основание прямо в договоре транспортной экспедиции или в отдельном соглашении. Тогда при проверке не придётся восстанавливать логику оформления по памяти сотрудников.

Электронная форма как правило: что требует 140-ФЗ и ГИС ЭПД

С 1 сентября 2026 года экспедиторские документы по общему правилу формируются в электронной форме и направляются в ГИС ЭПД. Бумага - исключение из закрытого перечня, а не альтернатива по желанию сторон. Логика та же, что и по перевозочным документам: какие документы стали электронными с 1 сентября 2026 года и какие форматы остались допустимыми.

Какие документы формируются в ГИС ЭПД

Отдельно про ЭЭР: её формирует и подписывает экспедитор, документ однотитульный, подписи клиента в нём нет. Формат утверждён приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ и действует с 1 сентября 2026 года. Ещё одна деталь: без ЭЭР экспедитора нельзя указать в ЭТрН, поэтому расписка влияет на оформление накладной, а не только на внутренний учёт.

Что считается электронным экспедиторским документом

Электронный документ - это файл в утверждённом формате, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью и переданный через оператора ЭДО. Распечатанная копия электронного документа не превращается в бумажный оригинал и не отменяет обязанности отправить документ в ГИС ЭПД.

Частая ошибка: бухгалтер распечатывает ЭТрН для подшивки и считает вопрос закрытым, а отправку через оператора откладывает. Бумажная копия здесь служит только для внутреннего архива, статус документа определяет электронный оригинал.

Что это значит для учёта в 1С: настройки и отражение операций

Открытые источники по приказу № 389 описывают только нормативную часть, детальный порядок настройки учёта в них не раскрыт. Шаги ниже - практические рекомендации по типовым механизмам 1С, их нужно проверять на своей конфигурации и релизе.

Настройка учётной политики под бумажные исключения

• Зафиксируйте только те основания для бумажного оформления, которые реально применимы к вашей деятельности. Копировать весь перечень бессмысленно: если компания не работает с иностранными клиентами и военной продукцией, лишние пункты запутают сотрудников.
• Опишите порядок подтверждения: какой документ подтверждает основание, кто его готовит, где он хранится и сколько хранится.
• Назначьте ответственного за отправку документов в ГИС ЭПД и за проверку статусов обработки.
• Для продукции военного и двойного назначения выделите отдельный подраздел с пометкой, что основание действует с 11 октября 2026 года.

Учётная политика не создаёт право на бумагу. Если перевозка не подпадает под перечень, внутренняя запись в учётной политике не защитит от претензий проверяющих.

Отражение бумажных и электронных экспедиторских документов в 1С

Бумажные документы заводят вручную или загрузкой из файла, электронные приходят через оператора ЭДО. В «1С:Бухгалтерии 8» работа с экспедиторскими документами вынесена в отдельный контур: как найти раздел «Электронные перевозочные документы», сформировать поручение экспедитору из «Счёта покупателю» и «Реализации товаров» и настроить обмен через 1С-ЭПД.

Типовые документы, через которые проводят экспедиторские услуги:

• «Поступление товаров и услуг»: услуги экспедитора у клиента;
• «Реализация товаров и услуг»: реализация услуг у экспедитора;
• корректировки и акты сверки: расхождения по стоимости и объёму услуг.

Проверьте регистры накопления и регистры НДС: сумма услуг, дата признания расхода и вычета должны совпадать с датой экспедиторского документа, а не с датой фактической разгрузки. Для бумажного варианта приложите скан в карточке документа, чтобы основание было видно при проверке.

Типовые проводки для экспедитора: Дт 62 Кт 90.01 и Дт 90.03 Кт 68.02 по оказанной услуге, Дт 20 (44) Кт 60 и Дт 19 Кт 60 по услугам привлечённого перевозчика. Для клиента: Дт 20 (44) Кт 60 и Дт 19 Кт 60, затем Дт 68.02 Кт 19 при принятии НДС к вычету. Раздельный учёт облагаемых и необлагаемых операций настраивайте отдельно, если он применяется в вашей деятельности.

Чек-лист для бухгалтера и 1С-специалиста

1. Обновить 1С до релиза с поддержкой ГИС ЭПД и проверить состав поддерживаемых форматов.
2. Проверить настройки ЭДО: оператор, сертификаты электронной подписи, роли пользователей.
3. Определить, попадает ли хотя бы одна перевозка под исключения из перечня приказов № 115 и № 389.
4. Закрепить основания бумажного оформления в учётной политике и в договорах с клиентами.
5. Проверить регистры НДС и расходов на тестовых документах до начала реальных отгрузок.
6. Назначить ответственного за отправку в ГИС ЭПД и за архив бумажных оригиналов.
7. Обучить сотрудников: как оформить бумажный документ и чем он отличается от распечатки электронного.

Риски и ответственность: что будет, если оформить бумагу неправомерно

Налоговые последствия для экспедитора и клиента

Если бумажный документ оформлен вне перечня, обе стороны теряют надёжное подтверждение расходов. У экспедитора под риск попадают затраты на привлечённых перевозчиков и правомерность применения вычетов. У клиента под риск попадают стоимость услуг в расходах и вычет НДС по документу, который не соответствует установленной форме.

Статья 120 НК РФ добавляет риск штрафа за грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения. Квалификацию в спорной ситуации определяет проверка, поэтому оценивайте риск по конкретной перевозке, а не по компании в целом, и держите подтверждающие документы под рукой.

Как минимизировать риски при бумажном оформлении

• Собирайте подтверждающие документы до оформления перевозки, а не после требования проверяющего.
• Оформляйте акт или соглашение с прямым указанием основания бумажного оформления.
• Ведите журнал бумажных экспедиторских документов со ссылкой на основание и реквизиты подтверждающих документов.
• Согласуйте спорные ситуации с юристом до подписания документов.
• Проверяйте, не появилась ли техническая возможность отправить документ в ГИС ЭПД: обстоятельства непреодолимой силы прекращаются, а вместе с ними исчезает и основание для бумаги.

Бумага не должна становиться способом обойти электронную форму. Проверяющие смотрят на фактическое основание, а не на наличие бумажного бланка.

Практические примеры для бухгалтера, 1С-специалиста и руководителя

Кейс бухгалтера: бумажная экспедиторская расписка по военному грузу

Экспедитор получил заказ на перевозку продукции военного назначения по внешнеторговому контракту в сфере ВТС, отгрузка после 11 октября 2026 года.

1. Сверить сделку с перечнем: контракт внешнеторговый, продукция военного назначения, лицензия и заключение экспортного контроля в наличии.
2. Оформить экспедиторскую расписку на бумаге, указав реквизиты контракта и лицензии в самом документе или в приложении к нему.
3. Ввести документ в 1С вручную, приложить скан и отметить основание для бумажного оформления.
4. Провести услуги: Дт 62 Кт 90.01 и Дт 90.03 Кт 68.02 у экспедитора, Дт 44 (20) Кт 60 и Дт 19 Кт 60 у клиента.
5. Проверить, нет ли в учёте документов, которые должны были уйти в ГИС ЭПД, но не ушли.

Ошибка, которая встречается в этом сценарии чаще всего: бумажный документ оформлен, а остальные документы по перевозке не созданы. Исключения по экспедиторским документам не распространяются автоматически на перевозочные, поэтому проверьте по своей перевозке отдельно, какие документы и в какой форме требуются.

Кейс 1С-специалиста: настройка обмена с ГИС ЭПД и учёт исключений

1. Обновить конфигурацию до релиза с поддержкой ГИС ЭПД и сверить список поддерживаемых форматов. Пример такого релиза с обменом экспедиторскими документами через 1С-ЭПД разобран в материале про обновление конфигурации с электронными экспедиторскими документами.
2. Подключить оператора ЭДО и проверить сертификаты электронной подписи.
3. Добавить признак «бумажный документ» и справочник оснований, если типовой функционал не покрывает ваши случаи.
4. Проверить выгрузку на тестовом комплекте: ЭПЭ, ЭЭР, ЭТрН.
5. Тестировать на копии базы, чтобы не исказить рабочие данные.

Состав справочника оснований согласуйте с бухгалтерией: формулировки в базе должны совпадать с учётной политикой, иначе документы и настройки будут противоречить друг другу.

Кейс руководителя: нужно ли менять процессы

Вопрос сводится к одному: есть ли у компании сделки, попадающие под исключения.

• Компания работает с продукцией военного и двойного назначения по внешнеторговым контрактам: закрепите процедуру бумажного оформления, назначьте ответственных, оцените расходы на настройку 1С и обучение сотрудников.
• Компания возит обычные коммерческие грузы: убедитесь, что документооборот идёт электронно, и проверьте готовность к обмену с ГИС ЭПД.

Даже при наличии исключения держите электронный контур настроенным. Бумага применяется по конкретному основанию, а не по всей деятельности компании.

Что будет дальше: горизонт планирования и подготовка

Перечень бумажных исключений в 2026 году менялся дважды: базовый документ вышел в апреле, дополнение в августе. Планируйте обновления 1С и обучение сотрудников как регулярный процесс, а не разовую кампанию перед отчётной датой.

Как отслеживать изменения законодательства

• Официальный интернет-портал правовой информации: тексты приказов ищутся по номеру и дате.
• Сайт Минтранса: разъяснения по применению перечней.
• Рассылки операторов ЭДО: изменения форматов и сроков.
• Обзоры профильных изданий, например сентябрьский номер «БУХ.1С» за 2026 год с разбором изменений для бухгалтеров.

Назначьте сотрудника, который отвечает за мониторинг. Один ответственный надёжнее, чем рассылка «всем, кто связан с перевозками».

Рекомендации по подготовке 1С к возможным изменениям

• Держите конфигурацию на актуальном релизе: обмен с ГИС ЭПД появляется именно в обновлениях.
• Используйте типовые механизмы ЭДО вместо ручных доработок: их проще обновлять и поддерживать.
• Тестируйте обновления на копии базы перед установкой в рабочую.
• Храните настройки форматов и справочник оснований в одном месте, чтобы при изменении перечня править один объект.

Официальные источники и как проверить информацию

Первоисточники по теме стоит смотреть целиком, а не в пересказе:

• приказ Минтранса от 31.08.2026 № 389: опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации;
• приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115: базовый перечень бумажных исключений;
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ: обязательная электронная форма и направление в ГИС ЭПД;
• Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ: закон о транспортно-экспедиционной деятельности с внесёнными поправками;
• приказ ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@: формат электронной экспедиторской расписки.

Ищите документы по номеру и дате, сверяйте дату вступления в силу и редакцию. Материал носит информационный характер и не заменяет юридическую консультацию по вашей конкретной перевозке.

Начните с простого действия: проверьте по договорам, есть ли среди ваших перевозок хотя бы одна из семи позиций перечня. Если нет, задача сводится к настройке электронного обмена и обновлению 1С, а бумажные формы можно не заводить вовсе.