Диспансеризация в рабочее время: обязан ли сотрудник возвращаться на работу и как отразить в 1С

Сотрудник, который прошёл диспансеризацию за 4 часа, не обязан возвращаться на работу и дорабатывать смену. Роструд подтвердил: освобождение действует на весь рабочий день, даже если обследование закончилось до конца смены. Для бухгалтера это означает простую последовательность: сохранить за работником средний заработок, поставить в табеле отметку об отсутствии по закону и провести день в 1С: Бухгалтерия без ошибок.

Правовая опора здесь одна: статья 185.1 ТК РФ. Она сохраняет за работником место работы (должность) и средний заработок на дни диспансеризации. Основание для освобождения, письменное заявление работника, а дату освобождения согласовывают с работодателем.

Обязан ли сотрудник возвращаться на работу после диспансеризации

Нет, не обязан. Работник вправе отсутствовать весь рабочий день, согласованный для диспансеризации, и возвращаться к обязанностям после медосмотра он не должен. Освобождение по статье 185.1 ТК РФ распространяется на полный рабочий день, а не на часы, фактически проведённые в медицинской организации. Требование вернуться в офис после четырёхчасового обследования противоречит трудовому законодательству.

Практический вывод для учёта: день диспансеризации закрывается целиком. В табеле он отмечается как неявка с сохранением заработка, а выплата считается по среднему дневному заработку. Попытка отразить в табеле 4 часа работы и 4 часа отсутствия создаёт путаницу в расчёте среднего заработка, а затем приводит к пересчётам зарплаты и уточнённым отчётам.

Что сказал Роструд: разъяснение для 4-часовой диспансеризации

Разъяснение опубликовано 24 сентября 2026 года. Эксперты Роструда рассмотрели ситуацию, когда сотрудник прошёл диспансеризацию за 4 часа рабочего времени, и указали: работник не обязан выходить на работу в день диспансеризации, даже если она завершилась до окончания рабочего времени. Полный текст разъяснения приведён в публикации на buh.ru.

Ведомство опирается на статью 185.1 ТК РФ, а не на фактическую продолжительность процедур. Ссылка руководителя на то, что работник «освободился раньше», юридической силы не имеет.

Статья 185.1 ТК РФ: что она гарантирует

Статья 185.1 ТК РФ даёт работникам при прохождении диспансеризации право на освобождение от работы с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Средний заработок в этой норме ключевая часть гарантии: дни отсутствия оплачиваются, а не оформляются за свой счёт. Те же нормы подтверждены в разъяснении Роструда.

Нормы статьи 185.1 ТК РФ по категориям работников:

один рабочий день один раз в три года, для всех работников;
один рабочий день один раз в год, для работников, достигших возраста сорока лет;
два рабочих дня один раз в год, для работников предпенсионного и пенсионного возрастов.

День (дни) освобождения согласовывается с работодателем, а работник подаёт письменное заявление. Согласование касается календарной даты, а не самого права на освобождение.

Кто и сколько дней может взять на диспансеризацию

Количество дней зависит от возраста работника и его статуса на дату прохождения диспансеризации. Общая картина выглядит так:

Категория работников	Сколько дней освобождения	Периодичность
Все работники	1 рабочий день	один раз в три года
Работники 40 лет и старше	1 рабочий день	ежегодно
Предпенсионеры и пенсионеры	2 рабочих дня	один раз в год

Все дни предоставляются с сохранением среднего заработка. Возраст определяют на дату прохождения диспансеризации, а не на начало года или на дату подачи заявления.

Работники 40 лет и старше: ежегодный день

С 40 лет работник получает право на один рабочий день ежегодно. Это дополнительная гарантия, она не отменяет общее правило одного дня раз в три года. Пример: сотруднику 42 года, в текущем году он берёт один день на диспансеризацию, а через год вправе взять ещё один.

Дробить ежегодный день на часы нельзя: норма говорит именно о рабочем дне. Если сотрудник прошёл обследование за 4 часа, вторую половину дня он вправе не отрабатывать, о чём и говорит разъяснение Роструда.

Предпенсионеры и пенсионеры: два дня в год

Работники предпенсионного и пенсионного возрастов освобождаются на два рабочих дня один раз в год. Предпенсионный возраст в общем случае наступает за пять лет до достижения возраста, дающего право на страховую пенсию по старости; статус подтверждают документами о праве на пенсию. Два дня можно взять подряд или разделить на две даты, например под первый и второй этап обследования.

Как оформить такие дни и какие сопутствующие льготы действуют в 2026 году, разобрано в материале о льготах предпенсионерам и их отражении в 1С.

Как оформить освобождение от работы на диспансеризацию

Порядок из четырёх шагов: заявление работника, согласование даты, приказ, отметка в табеле. Пропуск любого шага создаёт спор о правомерности оплаты.

Заявление работника: обязательные реквизиты

Заявление пишут в свободной форме. В нём указывают: ФИО и должность, дату (даты) диспансеризации, ссылку на статью 185.1 ТК РФ, просьбу освободить от работы с сохранением среднего заработка, дату составления и подпись. Пример формулировки:

Прошу освободить меня от работы 12 октября 2026 года на один рабочий день для прохождения диспансеризации с сохранением места работы и среднего заработка (статья 185.1 ТК РФ).

Заявление лучше подать заранее, но закон не запрещает оформить его и после визита в поликлинику. Отсутствие заявления, главный риск: без него нет документального основания для оплаты по среднему заработку, и проверяющий вправе расценить выплату как необоснованную.

Согласование даты с работодателем

Согласование означает выбор удобной даты, а не разрешение на освобождение. Работодатель не вправе отказать в гарантии, если право у работника есть, но может предложить другую дату, если день критичен для производства. Пример: сотрудник планирует диспансеризацию на день сдачи отчётности, работодатель предлагает перенести её на конец недели; обе стороны фиксируют итоговую дату в заявлении или отдельной визе «Согласовано».

Если дату не согласовали, а работник всё равно отсутствовал, ситуация спорная. Право на освобождение сохраняется, но нарушен порядок согласования, и трудовой инспектор может указать на это как на недочёт в кадровой работе.

Приказ и отметка в табеле

Приказ об освобождении от работы издают в свободной форме или по внутреннему шаблону: работник, период, основание (заявление), сохранение среднего заработка. В табеле учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) день отмечают буквенным кодом «Г» или цифровым «23», это неявка при выполнении государственных или общественных обязанностей с сохранением заработка. Набор кодов устанавливает учётная политика организации, поэтому конкретное обозначение сверяют с внутренними правилами.

Неверный код искажает расчёт: если день отмечен как рабочий, программа начислит оклад вместо среднего заработка и завысит норму времени. Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, настройка видов времени и оформление такого отсутствия разобраны в отдельной статье об учёте обучения и диспансеризации в 1С:ЗУП.

Как отразить диспансеризацию в 1С: Бухгалтерия

В типовой 1С: Бухгалтерия отдельного кадрового документа «Диспансеризация» нет. День отсутствия с сохранением заработка закрывают универсальным механизмом начислений: документом «Отсутствие с сохранением оплаты» из раздела «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Тот же документ используют для других случаев, когда за работником сохраняется средний заработок.

Ограничение. Конкретный порядок отражения диспансеризации в 1С: Бухгалтерия в первоисточниках, на которые опирается статья, не описан: разъяснение Роструда касается только права на освобождение. Шаги ниже описывают типовой механизм конфигурации, а названия документов, видов начислений и печатных форм могут отличаться в зависимости от версии и настроек базы. Перед проведением документа сверьте состав операций со своей конфигурацией.

Создание документа «Отсутствие с сохранением оплаты»

Путь: «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Отсутствие с сохранением оплаты». Заполняют организацию, сотрудника, дату начала и дату окончания отсутствия (для одного дня они совпадают), вид начисления, при необходимости подразделение и способ отражения в бухучёте.

Если в вашей версии такого документа нет, используют «Начисление зарплаты» с ручной корректировкой или создают новый вид начисления с типом расчёта по среднему заработку. Второй вариант надёжнее: расчёт остаётся автоматическим, а сумма пересчитывается при изменении базы.

Настройка вида начисления для среднего заработка

Проверьте вид начисления, который программа подставляет в документ. В типовых настройках похожий элемент называется «Оплата по среднему заработку». Значимые вкладки карточки: «Основное» (назначение и способ расчёта), «Расчёт базы» (перечень выплат, входящих в базу), «Учёт» (счета и статьи затрат), «Налоги, взносы, бухучёт».

Если в расчётной базе не хватает начислений, средний заработок окажется заниженным. Если в базу попали лишние выплаты, сумма вырастет, и при проверке придётся делать перерасчёт. Разовые социальные выплаты в базе быть не должны.

Проверка расчёта и проводок

После проведения документа откройте печатную форму справки-расчёта среднего заработка (кнопка «Печать») и сравните сумму с расчётом вручную. Затем проверьте проводки: начисление по дебету счетов затрат (20, 26, 44) и кредиту счёта 70, удержание НДФЛ по дебету 70 и кредиту 68.01, страховые взносы по дебету счетов затрат и кредиту счёта 69. Состав проводок зависит от настроек учёта в базе.

Отдельно сверьте табель: день диспансеризации не должен остаться в нём как полностью рабочий. Если табель ведут в 1С: Бухгалтерия или загружают из 1С:ЗУП, период в табеле должен совпадать с периодом в документе начисления. Расхождение даёт двойную оплату: оклад за день плюс средний заработок.

Расчёт среднего заработка за дни диспансеризации

Формула: средний дневной заработок равен выплатам за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу диспансеризации, делённым на количество фактически отработанных дней в этом периоде. Правила расчёта среднего заработка установлены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, при работе сверяйтесь с действующей редакцией документа.

Пример. Сотрудник с окладом 60 000 рублей отработал расчётный период полностью: начислено 720 000 рублей, отработано 247 дней. Средний дневной заработок: 720 000 / 247 = 2 914,98 рубля. За один день диспансеризации начисляют 2 914,98 рубля, за два дня, 5 829,96 рубля.

Какие выплаты включаются в расчёт

В базу входят выплаты, связанные с трудовой деятельностью: оклад или тариф, премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, надбавки, доплаты, районные коэффициенты. Не включаются выплаты социального характера: материальная помощь, оплата питания и стоимости обучения, разовые подарки к праздникам.

Практическое правило: если выплата не связана с результатами труда и не предусмотрена локальными актами об оплате, в базу её не берут.

Исключаемые периоды и типичные ошибки

Из расчётного периода исключают больничные, отпуска, командировки, простой, периоды освобождения с сохранением среднего заработка (в том числе предыдущие дни диспансеризации). Убирают и дни, и суммы, начисленные за них. Пример: если в расчётном периоде сотрудник был на больничном 10 дней, эти дни и пособие из расчёта выпадают, знаменатель уменьшается, а средний дневной заработок растёт.

Частая ошибка: оставить больничные в базе и не вычесть дни. Вторая по частоте: включить в базу всю годовую премию, хотя часть периода относится к исключаемым месяцам. Третья: посчитать средний заработок по календарным дням вместо отработанных, из-за чего сумма занижается.

Типичные ошибки и спорные ситуации

Требование вернуться на работу после 4 часов. Неправомерно, освобождение дано на весь рабочий день. Последствие для работодателя: жалоба в трудовую инспекцию и административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, суммы штрафов сверяйте с действующей редакцией кодекса.
Отказ в освобождении без заявления. Формально заявление обязательно, поэтому отсутствие документа превращает гарантию в спор. Решение: запросить письменное заявление и оформить день задним числом.
Несогласованная дата. Право у работника есть, порядок нарушен. Решение: зафиксировать согласование письменно, например визой руководителя на заявлении.
Неверный код в табеле. День, отмеченный как рабочий, приводит к начислению оклада вместо среднего заработка и к двойной оплате.
Неверный вид начисления в 1С. Выбор вида без расчёта по среднему заработку даёт сумму «от балды», которую потом приходится пересчитывать вручную.

Работодатель требует вернуться после 4 часов

Такое требование неправомерно. Работник вправе сослаться на статью 185.1 ТК РФ и на разъяснение Роструда, опубликованное на buh.ru. Для работодателя риск не в самой переписке, а в проверке: инспектор увидит день, проведённый как рабочий, и начисление оклада вместо среднего заработка.

Отсутствие заявления или несогласование даты

Если сотрудник ушёл на диспансеризацию, не предупредив, это не прогул при наличии права на освобождение и подтверждения визита в медицинскую организацию. Прогулом день признают только тогда, когда права на освобождение нет: например, лимит дней исчерпан или работник прошёл обследование в свой выходной по личной инициативе. В спорной ситуации решение принимают по документам, а не по устным объяснениям.

Нужно ли сохранять средний заработок и как это влияет на налоги

Да, средний заработок за дни диспансеризации сохраняется. Оформление этого дня как отпуска за свой счёт, как прогула или как обычного рабочего дня нарушает статью 185.1 ТК РФ. Нарушение трудового законодательства грозит административной ответственностью по статье 5.27 КоАП РФ.

НДФЛ и страховые взносы

Выплата входит в доход работника и облагается НДФЛ по общим ставкам, установленным статьёй 224 НК РФ. Страховые взносы начисляют по общим тарифам, включая взносы на травматизм. НДФЛ удерживают при выплате дохода, взносы начисляют в том же месяце, что и сам средний заработок.

Пример по нашему расчёту: средний дневной заработок 2 914,98 рубля за один день, НДФЛ 379 рублей, сумма к выплате 2 535,98 рубля. Взносы начисляют на полную сумму 2 914,98 рубля.

Учёт в расходах по налогу на прибыль

Выплату учитывают в расходах на оплату труда. Пункт 6 статьи 255 НК РФ относит к таким расходам средний заработок, сохраняемый на время выполнения государственных или общественных обязанностей. Текст нормы проверяйте в действующей редакции НК РФ, так как формулировки периодически уточняют.

Если организация применяет упрощённую систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы», выплата попадает в расходы по тем же правилам, что и для налога на прибыль. Организации на УСН с объектом «доходы» налоговую базу не уменьшают, но страховые взносы и НДФЛ считают в обычном порядке.

Что делать, если сотрудник не предупредил заранее

Порядок действий при отсутствии предварительного заявления:

Запросите письменное заявление с фактической датой прохождения диспансеризации.
Согласуйте день постфактум, зафиксировав согласование подписью руководителя.
Издайте приказ об освобождении от работы с сохранением среднего заработка.
Отразите день в табеле кодом неявки по закону и проведите документ в 1С.
Уберите расхождение, если день уже попал в начисление оклада как рабочий.

Диспансеризация с подтверждающими документами считается уважительной причиной, поэтому прогулом день не признают. Риск спора всё равно выше: работодатель узнаёт об отсутствии постфактум и не может перераспределить задачи. Закрепите в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном локальном акте срок уведомления, например за три рабочих дня, и порядок согласования даты. Тогда вопрос решается до визита в поликлинику, а не после.

Проверьте приказ и настройки начисления на ближайшем дне диспансеризации: сверьте код в табеле, вид начисления и печатную форму справки-расчёта. Одна проверка на одном документе покажет, правильно ли настроен учёт в вашей базе, и уберёт пересчёты в конце квартала.