Электронная подпись в 1С: как подготовиться к изменениям закона о сертификатах КЭП с 2027 года

С 1 сентября 2027 года вступают в силу поправки в Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для бухгалтеров и специалистов по 1С это означает два ключевых изменения: расширение круга лиц, имеющих право на получение квалифицированного сертификата электронной подписи (КЭП), и введение обязательной единой формы машиночитаемой доверенности (МЧД) для операторов государственных информационных систем. Если не адаптировать настройки программы заранее, с 1 сентября 2027 года вы рискуете получить сбой при отправке отчетности и зависший документооборот.

Главная задача на ближайшие месяцы - проверить, поддерживает ли ваша версия 1С новые форматы МЧД, корректно ли настроен обмен с Единым порталом госуслуг и готовы ли сертификаты сотрудников к новым требованиям. В этой статье мы разберем пошаговый алгоритм подготовки: от проверки релиза конфигурации до тестовой отправки отчета с машиночитаемой доверенностью.

Что меняется в законе об электронной подписи с 1 сентября 2027 года

Поправки в 63-ФЗ затрагивают два принципиальных момента. Первый - кто может получить квалифицированный сертификат. Второй - как оформляются полномочия на подписание документов при взаимодействии с государственными системами. Оба изменения напрямую влияют на настройки 1С, потому что программа должна корректно формировать заявки на сертификаты и прикладывать МЧД к каждому сеансу обмена с госорганами.

Расширение круга лиц для получения квалифицированного сертификата

Законодатель убрал ряд ограничений, которые ранее не позволяли оформить КЭП сотрудникам с нестандартным составом персональных данных. Теперь право на получение квалифицированного сертификата электронной подписи получают:

• лица, у которых отсутствует один из стандартных реквизитов - фамилия, имя или отчество в привычном понимании;
• иностранные граждане, чьи имена записаны латиницей или содержат символы, отсутствующие в русском алфавите;
• лица без гражданства, имеющие идентификаторы, отличные от стандартного формата ФИО.

Для бухгалтера это означает, что теперь можно легально оформить электронную подпись на сотрудника, у которого в паспорте указано, например, только имя или имя и отчество без фамилии. Раньше удостоверяющие центры отказывали в выпуске сертификата при незаполненном поле «Фамилия». С 1 сентября 2027 года такая практика прекращается. В 1С потребуется скорректировать заполнение карточки сотрудника и заявки на сертификат - об этом подробно расскажем в разделе про настройку подписей для нестандартных ФИО.

Обязательная единая форма МЧД для госсистем

Машиночитаемая доверенность - это электронный документ, который подтверждает полномочия сотрудника подписывать отчетность или совершать иные юридически значимые действия от имени организации. До 2027 года операторы государственных информационных систем могли использовать собственные форматы МЧД, что создавало путаницу и требовало настройки десятка разных шаблонов в 1С.

С 1 сентября 2027 года вводится единая форма МЧД, обязательная для всех операторов ГИС. Это означает:

• один формат для ФНС, СФР, Росстата и других ведомств;
• невозможность сдать отчетность без корректно оформленной и приложенной МЧД;
• прекращение приема бумажных доверенностей для электронного документооборота с госорганами.

Если ваша 1С не поддерживает единый формат МЧД, отправка отчетности остановится. Программа либо не сможет сформировать пакет документов, либо госинформсистема отклонит его на этапе проверки. Именно поэтому первым шагом подготовки становится аудит версии конфигурации.

Как проверить, готова ли ваша 1С к работе с новыми форматами МЧД

Проверка готовности системы занимает не более десяти минут. Вам потребуется доступ к 1С с правами администратора или специалиста, который обслуживает базу. Действуйте по алгоритму: сначала определите версию платформы и конфигурации, затем сверьтесь с таблицей минимальных релизов, и, наконец, проверьте наличие нужных флагов в настройках обмена.

Минимальные требования к версиям 1С для работы с МЧД

Поддержка единого формата МЧД реализована в следующих типовых конфигурациях (данные актуальны на август 2026 года, перед сентябрем 2027 года проверьте наличие более свежих патчей):

Если ваш релиз ниже указанного, обновление обязательно. Откладывать его до августа 2027 года рискованно: практика показывает, что в пиковые периоды обновлений серверы 1С могут быть перегружены, а у вас не останется времени на тестирование. Рекомендуем установить актуальный релиз не позднее июня 2027 года.

Пошаговая проверка поддержки МЧД в вашей 1С

Выполните следующие шаги прямо в программе:

1. Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в подраздел «Обмен электронными документами».
2. Найдите блок «Машиночитаемые доверенности» или «МЧД». Если такого блока нет, ваша версия не поддерживает единый формат - требуется обновление.
3. Проверьте наличие флага «Использовать единый формат МЧД для государственных информационных систем». Если флаг есть, но неактивен, включите его и перезапустите сеанс обмена.
4. Перейдите в раздел «Настройки отправки отчетности» и убедитесь, что в карточке организации выбран пункт «Подписывать с использованием МЧД».
5. Откройте справочник «Сотрудники», выберите лицо, ответственное за сдачу отчетности, и проверьте, что в карточке заполнены реквизиты, необходимые для формирования МЧД (СНИЛС, ИНН, паспортные данные).

Если на любом из шагов вы обнаружили отсутствие нужных элементов интерфейса, запишите номер текущего релиза (меню «О программе») и обратитесь к вашему специалисту по 1С для планирования обновления. В версиях 3.0.200 и 3.0.201 для 1С:Бухгалтерия 8 уже реализована поддержка новых форматов обмена, включая работу с МЧД.

Настройка обмена с Единым порталом госуслуг для работы с МЧД

Единый портал госуслуг выступает шлюзом между вашей 1С и государственными информационными системами. Все МЧД проходят через ЕПГУ: именно портал проверяет подлинность доверенности и подтверждает полномочия подписанта. Без корректной интеграции с порталом схема не работает.

Регистрация организации на портале госуслуг и получение доступа

Если ваша организация еще не зарегистрирована на ЕПГУ как юридическое лицо, выполните следующие шаги:

1. Руководитель организации или лицо с правом действовать без доверенности создает подтвержденную учетную запись физического лица на портале госуслуг.
2. В личном кабинете физического лица добавляется организация по ИНН. Система автоматически проверит данные в ЕГРЮЛ и привяжет юрлицо к учетной записи руководителя.
3. Руководитель назначает администраторов организации - сотрудников, которые будут управлять доступом и настраивать интеграцию с 1С.
4. Администратор в разделе «Доступ к API» выпускает ключ доступа (токен), который потребуется для настройки подключения в 1С.

Важный момент: токен имеет ограниченный срок действия. Запишите дату окончания и настройте напоминание о необходимости перевыпуска за две недели до истечения срока. Просроченный токен - одна из самых частых причин сбоя при отправке отчетности.

Настройка интеграции 1С с порталом госуслуг

После получения токена настройте подключение в 1С:

1. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Обмен электронными документами» - «Настройка обмена с порталом госуслуг».
2. В поле «Адрес сервиса» укажите актуальный URL API портала (на август 2026 года это https://api.gosuslugi.ru/, перед настройкой сверьтесь с документацией к вашему релизу 1С).
3. Вставьте токен в поле «Ключ доступа» и нажмите «Проверить соединение». Система должна выдать сообщение об успешном подключении.
4. Если соединение не устанавливается, проверьте настройки прокси-сервера и брандмауэра. Портал госуслуг использует HTTPS, порт 443 должен быть открыт для исходящих соединений.
5. После успешной проверки сохраните настройки и выполните тестовый обмен - запросите статус любой ранее отправленной отчетности.

Типичная ошибка на этом этапе - использование токена физического лица вместо токена организации. Убедитесь, что ключ выпущен именно в разделе API юридического лица, а не в личном кабинете гражданина.

Настройка электронных подписей для сотрудников с нестандартными ФИО

Поправки в 63-ФЗ снимают барьеры для получения КЭП сотрудниками, у которых отсутствует один из стандартных реквизитов. Однако 1С по умолчанию ожидает заполнения полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» в справочнике «Сотрудники». Рассказываем, как действовать в нестандартных ситуациях.

Заполнение карточки сотрудника в 1С для корректного формирования сертификата

При формировании заявки на квалифицированный сертификат 1С берет данные из карточки сотрудника. Алгоритм для нестандартных случаев:

• Отсутствует фамилия. В поле «Фамилия» укажите прочерк или специальное обозначение, согласованное с удостоверяющим центром. Поле «Имя» заполните фактическим именем сотрудника. В поле «Отчество» также допустим прочерк. Главное правило: комбинация заполненных полей должна однозначно идентифицировать сотрудника и совпадать с паспортными данными.
• Только имя. Заполните поле «Имя». В полях «Фамилия» и «Отчество» поставьте прочерки. Перед отправкой заявки свяжитесь с удостоверяющим центром и уточните, какой именно символ прочерка они принимают (дефис, короткое тире или специальный код).
• Имя записано латиницей. Заполните поля так, как они указаны в документе, удостоверяющем личность. Если в паспорте имя записано латиницей, в 1С вносите его латиницей. Система передаст данные в удостоверяющий центр без транслитерации.

После заполнения карточки обязательно выполните предварительную проверку: сформируйте тестовую заявку на сертификат без отправки в УЦ и убедитесь, что все поля отображаются корректно. Ошибка на этом этапе приведет к отказу в выпуске КЭП, а повторная подача займет дополнительное время.

Особенности получения КЭП для иностранных граждан и лиц без гражданства

Для иностранных сотрудников и лиц без гражданства действуют дополнительные правила:

• В качестве документа, удостоверяющего личность, может использоваться вид на жительство, разрешение на временное проживание или иной документ, признаваемый РФ.
• Если в документе имя указано латиницей, в 1С оно вносится латиницей. Отчество может отсутствовать - в этом случае ставится прочерк.
• Удостоверяющий центр может запросить нотариально заверенный перевод документа. Уточните этот момент до подачи заявки.

Проверьте, что в карточке сотрудника в 1С заполнены поля «Гражданство» и «Документ, удостоверяющий личность». Эти реквизиты передаются в составе заявки на сертификат и влияют на решение удостоверяющего центра.

Практические сценарии использования МЧД в 1С после 2027 года

После того как версия 1С обновлена, обмен с порталом госуслуг настроен, а сертификаты сотрудников оформлены, пора протестировать работу МЧД в реальных сценариях. Разберем два самых массовых: сдачу отчетности в ФНС и обмен документами с контрагентами.

Сдача отчетности в ФНС с применением МЧД

С 1 сентября 2027 года каждая отправка отчетности в налоговый орган должна сопровождаться машиночитаемой доверенностью, если подписант действует не от имени руководителя. Порядок действий в 1С:

1. Сформируйте отчет в соответствующем разделе (например, «Регламентированная отчетность»).
2. Перед отправкой нажмите «Подписать и отправить». Система проверит, привязана ли к сертификату подписанта действующая МЧД.
3. Если МЧД не привязана, 1С предложит создать новую или выбрать существующую из реестра. Выберите нужную и нажмите «Приложить к отчету».
4. После успешной отправки в журнале обмена появится запись с идентификатором МЧД. Сохраните этот идентификатор - он потребуется при возможных разногласиях с налоговым органом.

Частая ошибка: МЧД оформлена на одного сотрудника, а отчет подписан сертификатом другого. Система ФНС отклонит такой пакет документов. Перед каждой отправкой проверяйте соответствие сертификата и доверенности.

Обмен электронными документами с контрагентами

МЧД потребуется и при B2B-взаимодействии, если ваши контрагенты запрашивают подтверждение полномочий подписанта. Настройка в 1С:

1. В разделе «Администрирование» - «Обмен электронными документами» включите флаг «Прикладывать МЧД к исходящим документам».
2. В карточке каждого контрагента, с которым ведется ЭДО, укажите, требуется ли МЧД. Для большинства крупных компаний это требование станет стандартным.
3. При формировании исходящего документа (счет-фактура, акт, накладная) 1С автоматически приложит МЧД, если флаг включен и доверенность действует на дату документа.
4. Входящие документы от контрагентов проверяются автоматически: 1С сверяет МЧД отправителя с реестром портала госуслуг и выводит статус проверки в карточке документа.

Если контрагент не приложил МЧД к документу, а вы принимаете его к учету, вы рискуете получить отказ в вычете НДС при проверке. Настройте автоматическую проверку входящих МЧД и реагируйте на предупреждения системы.

Чек-лист: как избежать сбоев при передаче отчетности после 1 сентября 2027

Собрали все ключевые шаги в один список. Рекомендуем распечатать его и отмечать выполненные пункты. Идеальный срок завершения подготовки - 1 августа 2027 года, чтобы остался месяц на тестирование и исправление ошибок.

1. Проверить версию 1С. Убедиться, что релиз конфигурации не ниже минимального для поддержки единой МЧД. Если ниже - запланировать обновление до июня 2027 года.
2. Установить обновление. Выполнить резервное копирование базы, установить новый релиз, проверить работу типовых операций. Инструкция по обновлению регламентированной отчетности для КА 2.5.27.68 применима и для других конфигураций.
3. Зарегистрировать организацию на портале госуслуг. Подтвердить учетную запись юрлица, назначить администратора, выпустить API-токен.
4. Настроить интеграцию 1С с ЕПГУ. Ввести адрес сервиса и токен, проверить соединение, выполнить тестовый обмен.
5. Проверить сертификаты сотрудников. Убедиться, что у всех подписантов есть действующие КЭП, срок действия которых не истекает в ближайшие три месяца. Для сотрудников с нестандартными ФИО - проверить корректность заполнения карточек.
6. Оформить МЧД на всех подписантов. Создать машиночитаемые доверенности через портал госуслуг и привязать их к сертификатам сотрудников в 1С.
7. Провести тестовую отправку. Сформировать тестовый отчет (например, нулевую декларацию) и отправить его с приложенной МЧД. Убедиться, что ФНС приняла пакет без ошибок.
8. Обучить сотрудников. Провести короткий инструктаж для бухгалтеров: показать, как прикладывать МЧД к отчету и что делать при ошибке отклонения пакета. Обзор ключевых изменений в 1С за май 2026 года поможет освежить контекст недавних обновлений.
9. Настроить напоминания. Установить в календаре даты истечения токенов и сертификатов с оповещением за две недели.

Выполнение этого чек-листа не гарантирует полного отсутствия сбоев, но снижает их вероятность до минимума. Главный риск сентября 2027 года - массовый переход организаций на новые форматы и возможная перегрузка серверов портала госуслуг. Чем раньше вы завершите подготовку, тем меньше шансов столкнуться с очередями на выпуск сертификатов и техническими сбоями в пиковый период.