Электронные перевозочные документы в 1С: учёт расходов на перевозку без ЭТрН и работа с черновиками поручений экспедитору

Отсутствие оформленной электронной транспортной накладной само по себе не лишает организацию права учитывать расходы на перевозку товаров для целей налога на прибыль. Позицию подтверждает письмо Минфина от 06.09.2021 №03-03-06/1/71952: нарушение требований отраслевого транспортного законодательства само по себе не может быть основанием для непринятия расходов заказчика перевозки (buh.ru, 21.09.2026).

Разъяснение касается налога на прибыль. Обязанность соблюдать транспортное законодательство оно не отменяет: налоговый учёт и правила оформления перевозки регулируются разными нормами, и смешивать их не стоит.

Вторая часть статьи практическая. В сервисе 1С-ЭПД появилась возможность загрузить черновик (XML-файл) электронного поручения экспедитору, полученный от транспортной или экспедиторской компании, и сформировать документ на его основе. Электронные форматы экспедиторских документов утверждены приказом ФНС от 28.04.2026 №ЕД-1-26/277@ и поддержаны в программах 1С.

Можно ли учесть расходы на перевозку, если нет электронной транспортной накладной

Да, можно. Наличие или отсутствие ЭТрН не тот критерий, по которому налоговая оценивает расходы на перевозку. Значение имеют реальность операции и её документальное подтверждение.

«Отсутствие оформленной электронной транспортной накладной не лишает организацию права на учет расходов на перевозку товаров».

Тот же подход работает и в обратной ситуации: если вместо электронной накладной оформили бумажную и это расходится с требованиями транспортного законодательства, автоматического снятия расходов у заказчика перевозки не происходит.

Что именно разъяснил Минфин в письме №03-03-06/1/71952

Письмо от 06.09.2021 №03-03-06/1/71952 разбирает случай, когда перевозка оформлена не по правилам отраслевого законодательства. Ключевой тезис: нарушение требований отраслевого законодательства само по себе не может быть основанием непринятия расходов для целей налогообложения прибыли. Если была нарушена норма транспортного законодательства и вместо электронной накладной оформлена бумажная, это само по себе не может быть основанием непринятия расходов заказчика перевозки (buh.ru, 21.09.2026).

Границы разъяснения обозначены прямо: речь идёт о налоге на прибыль. Требования транспортного законодательства к оформлению перевозочных документов продолжают действовать, и их несоблюдение разбирается в другой плоскости, не в налоговой.

Какие условия всё же нужно выполнить для признания расходов

Отсутствие ЭТрН не отменяет общих требований к расходам. Пункт 1 статьи 252 НК РФ называет три условия: расходы должны быть обоснованными, документально подтверждёнными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода. На практике у заказчика перевозки должен быть свой набор документов:

договор перевозки или договор транспортной экспедиции с заявками и приложениями;
акты об оказании услуг и счета от перевозчика или экспедитора;
путевые листы, реестры перевозок, отчёты экспедитора, если они предусмотрены договором;
другие первичные документы, из которых видны дата, маршрут, груз и стоимость услуги.

Если нет ни ЭТрН, ни бумажной накладной, ни иных документов, подтверждающих факт и стоимость перевозки, риск снятия расходов сохраняется. Проблема возникает из-за отсутствия подтверждения расхода, а не из-за формата документа.

Разграничение налогового и транспортного законодательства: что важно не перепутать

Нарушение транспортных правил и налоговые последствия регулируются разными нормами. Транспортное законодательство устанавливает, как оформлять перевозку и обмениваться документами, в том числе с 1 сентября 2026 года через ГИС ЭПД. Налоговое законодательство определяет, при каких условиях расход уменьшает базу по налогу на прибыль.

Из первого не вытекает второе: ошибка в оформлении перевозочного документа сама по себе не превращает реально понесённый и подтверждённый расход в необоснованный. В письме это сформулировано прямо: «нарушение требований отраслевого законодательства само по себе не может являться основанием непринятия расходов для целей налогообложения прибыли». Оборот «само по себе» здесь ключевой: значение имеет совокупность документов и реальность операции.

Что остаётся в зоне риска:

налоговая может запросить пояснения по конкретной перевозке и состав подтверждающих документов;
если операция существует только на бумаге, без документов и деловой цели, ссылка на письмо Минфина не поможет;
требования к оформлению перевозочных документов продолжают действовать, включая случаи, когда бумажная накладная допустима, например при совпадении грузоотправителя и грузополучателя в одном лице (разбор частых вопросов об ЭТрН).

Электронное поручение экспедитору в 1С: как загрузить черновик XML и сформировать документ

В сервисе 1С-ЭПД появилась возможность загрузить черновик (XML-файл) электронного поручения экспедитору, полученный от транспортных и экспедиторских компаний. На его основе в программах 1С формируется электронное поручение экспедитору (buh.ru, 21.09.2026).

Смысл для бухгалтера и специалиста по 1С простой: реквизиты, которые уже заполнил перевозчик, не нужно набивать вручную. XML-черновик служит заготовкой, а не финальным документом, поэтому перед отправкой данные проверяют.

Откуда взять XML-черновик поручения экспедитору

Черновик формируют транспортные и экспедиторские компании и передают заказчику перевозки. В файле уже содержатся данные будущего поручения: стороны, маршрут, сведения о грузе и услуге. Это заготовка, из которой в 1С вырастает полноценный электронный документ, подписываемый заказчиком.

Ограничение по данным: в материалах не указан исчерпывающий перечень программ и версий 1С, в которых доступна загрузка черновика. Проверяйте наличие функции в своей конфигурации и релизе.

Пошаговая загрузка и формирование документа в 1С-ЭПД

Получите от транспортной или экспедиторской компании XML-файл черновика поручения экспедитору.
Откройте сервис 1С-ЭПД и выберите загрузку черновика. Название команды может отличаться в зависимости от версии программы.
Укажите путь к XML-файлу и загрузите его.
Проверьте реквизиты: стороны, маршрут, груз, стоимость и другие сведения. Незаполненные поля придётся заполнить вручную.
Сформируйте электронное поручение экспедитору, запишите документ, подпишите электронной подписью и отправьте контрагенту.

Детальный порядок действий, разница между титулами и работа с полями, подсвеченными красным индикатором перед отправкой, разобраны в отдельной пошаговой инструкции по загрузке черновика поручения экспедитору.

Что учесть: после загрузки документ не считается готовым до проверки и подписания. Ошибка в маршруте или стоимости приводит к возврату титулов и потере времени. Точный порядок заполнения, проверки и подписания в переданных материалах не раскрыт, поэтому сверяйтесь с интерфейсом своей конфигурации.

Нормативная база: приказ ФНС от 28.04.2026 №ЕД-1-26/277@

Электронные форматы экспедиторских документов утверждены приказом ФНС от 28.04.2026 №ЕД-1-26/277@ и поддержаны в программах 1С. Для практики это означает, что документ, сформированный в 1С по этому формату, соответствует требованиям ФНС и его можно отправлять через оператора без ручной сборки XML.

Что делать бухгалтеру и специалисту по 1С: практические выводы

План действий, который можно применить сразу:

Проверьте, какие документы подтверждают перевозки в компании. Если ЭТрН нет, соберите договоры, акты, счета и другие первичные документы, из которых видны реальность и стоимость перевозки.
Оцените риск по налогу на прибыль. При отсутствии любых подтверждающих документов расходы могут снять. Письмо Минфина от 06.09.2021 №03-03-06/1/71952 защищает ситуацию, когда перевозка состоялась, но оформлена не по правилам отраслевого законодательства.
Настройте работу с черновиками в 1С-ЭПД: убедитесь, что программа обновлена до релиза с поддержкой загрузки XML-черновика, и пройдите путь от загрузки до подписания на тестовом документе.
Держите под рукой нормативную базу: приказ ФНС от 28.04.2026 №ЕД-1-26/277@ и разъяснения по ЭПД.

Если вы грузоотправитель, проверьте автозаполнение ЭПД в 1С:Бухгалтерии 8: оно избавляет от ручного ввода данных, без которых обмен титулами не сработает.

Перед обновлением релиза имеет смысл свериться с чек-листом для бухгалтерии и 1С-специалиста по настройкам ЭПД и отчётности.

При спорной ситуации запрашивайте письменные пояснения в налоговой, ссылаясь на письмо Минфина от 06.09.2021 №03-03-06/1/71952. Право учесть расходы без ЭТрН при наличии подтверждающих документов сохраняется, а требования к оформлению перевозок продолжают действовать.