ЭПД в 1С с 1 сентября 2026 года: ответы на частые вопросы об ЭТрН и случаях, когда электронная накладная не нужна

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) стали обязательными для всех участников перевозок. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор оформляют документы в электронном виде, а оборот проходит через ГИС ЭПД. Бумажные накладные остаются только там, где закон прямо допускает исключение, например при совпадении грузоотправителя и грузополучателя в одном лице.

Ниже разобраны типовые ситуации: продажа товара с доставкой собственным транспортом, внутрихозяйственные перемещения, самовывоз, курьерская доставка, международные рейсы и работа через транспортную компанию. Для каждой схемы указано, нужна ли ЭТрН и что делать в 1С.

Что меняется с 1 сентября 2026 года: ЭПД становятся обязательными

Состав ЭПД шире, чем одна транспортная накладная. В электронный формат переведены:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный заказ-заявка (ЭЗЗ);
• электронный путевой лист (ЭПЛ);
• экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка.

Требование введено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Бумажные формы сохраняются в ограниченном перечне случаев, о которых речь ниже.

Кто обязан применять ЭПД: грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, экспедиторы

Роль компании определяется фактическим участием в перевозке, а не названием договора. Примеры:

• Компания продает товар и везет его своим транспортом. Она одновременно грузоотправитель и перевозчик, поэтому оформляет ЭТрН и подписывает титулы за обе стороны.
• Продавец привлекает стороннего перевозчика. Перевозчик подписывает свои титулы, у него своя УКЭП и свой оператор ЭДО.
• Посредник берет груз по договору транспортной экспедиции. Он экспедитор и работает с экспедиторскими документами.
• Покупатель принимает груз. Он грузополучатель, подписывает титул при приемке либо фиксирует расхождения.

Если одна и та же компания в сделке выступает и отправителем, и перевозчиком, ей придется подписывать документ в двух ролях. Частая ошибка - считать, что при доставке своими силами перевозчика как бы нет и хватит бумажной накладной.

Как работает ГИС ЭПД и зачем она нужна

ГИС ЭПД - государственная информационная система, которая централизует оборот перевозочных документов. Участники не пересылают файлы друг другу напрямую: титулы идут через оператора ЭДО, а ГИС ЭПД хранит их, проверяет формат и фиксирует статусы.

Практические следствия:

• Без подключения к оператору ЭДО оформить ЭТрН невозможно.
• Каждый титул подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Сотрудник подписывает документ своей подписью только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД) от руководителя.
• Подтверждение для проверки на дороге водитель получает в виде QR-кода или выгрузки из системы.

Когда вместо ЭТрН можно использовать бумажную транспортную накладную

Перечень исключений узкий, и трактуют его буквально. Разберем два распространенных случая.

Совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице

Если грузоотправитель и грузополучатель - одно и то же юридическое лицо, ЭТрН не оформляется. Перемещение товара между собственными складами, из головного офиса в филиал или между цехами одной площадки закрывается бумажной транспортной накладной либо внутренним документом: накладной на перемещение, требованием-накладной М-11.

Оговорка: если для такого перемещения компания нанимает стороннего перевозчика, у подрядчика возникает собственная обязанность оформить перевозочные документы. Совпадение сторон внутри вашего юрлица не отменяет требования к перевозчику. Уточните у него, какие титулы он формирует и в какой системе.

Самовывоз и курьерская доставка: нужна ли ЭТрН

Самовывоз: покупатель забирает товар своим транспортом или силами своего сотрудника. Перевозчик в сделке не участвует, договор перевозки не заключается, ЭТрН не оформляется. Товар передается по накладной и УПД.

Самовывоз с привлечением транспорта: если покупатель заказал машину у транспортной компании, перевозчик появляется, и стороны переходят на ЭПД. Продавец в такой схеме грузоотправитель.

Курьерская доставка: результат зависит от того, кто везет. Курьер продавца на автомобиле выполняет перевозку, и продавец становится перевозчиком для самого себя как грузоотправителя. Сторонняя курьерская служба выступает перевозчиком или экспедитором, и состав документов определяется ее ролью по договору. Разбирать каждую схему лучше с юристом, а не по названию услуги в прайсе.

Продажа товара с доставкой собственным транспортом: как быть с ЭПД

Продавец с собственным парком транспорта закрывает сделку сразу в двух ролях. Он грузоотправитель, потому что отгружает товар, и перевозчик, потому что выполняет доставку. ЭТрН в такой сделке обязательна, бумажная накладная не подойдет.

Оформление ЭТрН в 1С при доставке собственным транспортом

В типовых конфигурациях 1С:ERP Управление предприятием 2.5, 1С:Комплексная автоматизация 2.5 и 1С:Управление торговлей 11.5 за перевозки отвечает подсистема «1С-ЭПД». Порядок работы:

1. Создать электронный заказ-заявка на перевозку и заполнить маршрут, груз, транспорт.
2. Сформировать титулы грузоотправителя и перевозчика.
3. Подписать каждый титул УКЭП: отдельной подписью грузоотправителя, отдельной подписью перевозчика.
4. Отправить документы через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.
5. Дождаться титула грузополучателя и проверить статус в регистре состояний.

Сценарий с созданием ЭТрН на основании «Реализации товаров и услуг» разобран отдельно: пошаговое создание ЭТрН в 1С на основании реализации. Там же таблица частых ошибок с причинами и решениями.

Внутрихозяйственные перемещения и самовывоз: когда ЭТрН не нужна

Две схемы чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров.

Оформление перемещения между складами без ЭТрН

Перемещение внутри одного юрлица оформляется бумажной накладной на перемещение или требованием-накладной М-11. Если склады принадлежат разным юрлицам одной группы, совпадения сторон нет: товар продается, значит, нужна ЭТрН, а между организациями оформляются реализация и УПД.

Проверяйте фактическую схему: одинаковые названия площадок и разные ИНН у владельцев дают обязанность оформлять ЭПД.

Международные перевозки и работа через транспортную компанию: особенности ЭПД

ЭПД при международных перевозках: когда применяются

Перевозки, которые регулируются международными договорами, оформляются по их правилам: для автоперевозок это CMR. Российские требования об ЭПД на такие документы не распространяются. Если рейс начинается в России и идет за границу, первый участок оформляется по российским правилам, а CMR сохраняется как международный документ.

Перевозка целиком за пределами России под требования не попадает. Обязанность возникает тогда, когда груз отправляется с российской площадки и в доставке участвует перевозчик, работающий по российскому праву.

Электронные экспедиторские документы в 1С

В подсистеме «1С-ЭПД» предусмотрены экспедиторские документы: поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Они передаются титулами и подписываются УКЭП так же, как ЭТрН.

Ключевой момент: определите роль контрагента по договору. Транспортная компания с функцией перевозчика формирует ЭТрН, экспедитор работает с экспедиторскими документами, и состав титулов у них отличается. Если в договоре написано «транспортно-экспедиционное обслуживание», а по факту перевозчик принял груз к перевозке, согласуйте состав ЭПД до первой отправки, иначе обмен встанет на первом же документе.

Работа с ЭПД в 1С: обзор подсистемы «1С-ЭПД»

Появление ГИС ЭПД заставило разработчиков типовых решений пересобрать логистический контур метаданных. Привычные табличные части уступили место объектам подсистемы «1С-ЭПД».

Документ «Электронный заказ-заявка» и его роль

Ключевой объект подсистемы - документ «Электронный заказ-заявка». Он передается между грузоотправителем, фрахтователем и перевозчиком в виде независимых XML-титулов. Каждый титул подписывается отдельной УКЭП и фиксирует состояние сведений на конкретный момент.

Особенность формы: в документе нет табличных полей для пунктов погрузки и выгрузки. Интерфейс вызывает подчиненную форму, а данные адресов хранятся отдельно. Из этого следуют сложности с типовым вводом на основании, о которых речь в разделе про ошибки.

Регистры сведений подсистемы «1С-ЭПД»

Данные ЭПД лежат не в табличных частях, а в служебных регистрах сведений:

Схема с регистром, где ключ задан именем реквизита, позволяет обновлять форматы XML без перестройки метаданных: законодатель меняет форматы регулярно, а конфигурацию при каждом изменении переписывать не нужно. При доработках учитывайте простую вещь: искать данные ЭПД в табличных частях документа бесполезно.

Общий обзор требований и настроек накануне перехода собран в материале ЭПД в 1С: что учесть до 1 сентября 2026 и как избежать штрафов ГИБДД.

Типовые ошибки при обмене титулами ЭПД в 1С и как их избежать

Проблемы с вводом на основании в «1С-ЭПД»

Попытка настроить типовой ввод на основании для электронного заказ-заявки упирается в архитектуру. Стандартная логика платформы через событие и интерактивное открытие несохраненной формы документа не работает. Проблема проявляется при попытках формировать заказ-заявку из «Задания на перевозку», «Поручения экспедитору» или «Реализации товаров и услуг».

Вторая причина: отсутствие реквизитов для адресов в основной форме. Адреса вводятся в подчиненной форме, поэтому стандартный перенос данных приводит к потере пунктов погрузки и выгрузки.

Что делать: проверьте, есть ли в вашей версии штатный сценарий создания ЭТрН из реализации, и не строите доработку на событии заполнения без анализа подчиненной формы. Готовый разбор с настройками и проверками приведен в инструкции ЭТрН в 1С: пошаговое создание на основании «Реализации товаров и услуг».

Ошибки при подписании титулов УКЭП и работе с МЧД

Частые причины сбоев обмена:

• истек или отозван сертификат УКЭП;
• МЧД не оформлена, оформлена на другую организацию или не включает нужное полномочие;
• титул подписан не тем сотрудником, который указан в документе;
• в маршруте обмена пропущен один из участников, и цепочка титулов не собирается;
• реквизиты груза или адреса заполнены вручную с опечатками.

Контроль ведите по регистру СостоянияДокументовЭПД: там видны статусы титулов, подписи и сведения о МЧД. Обмен до первой рабочей перевозки стоит прогнать в тестовом контуре ГИС ЭПД.

Помните: после приемки документа исправить его задним числом нельзя. Принятую ЭТрН в ГИС ЭПД не отзывают и не аннулируют, доступны только исправления по установленным правилам. Проверяйте данные до отправки.

Практические шаги по переходу на ЭПД в 1С

План рассчитан на компанию, которая еще не оформила ни одной электронной перевозки.

1. Определите, какие ваши перевозки подпадают под обязательный ЭПД, а какие закрываются бумагой или международными документами.
2. Выберите оператора ЭДО с поддержкой ГИС ЭПД и заключите договор.
3. Обновите 1С до версии с подсистемой «1С-ЭПД» и проверьте, что нужный функционал доступен в вашей конфигурации.
4. Настройте УКЭП сотрудников, оформите МЧД и распределите роли: кто подписывает титул грузоотправителя, кто перевозчика.
5. Проведите тестовую перевозку с подписанием и приемкой титулов всеми сторонами.
6. Обучите логистов и бухгалтеров: где создать заказ-заявку, как проверить статус, что делать при расхождении данных.

Чек-лист готовности к ЭПД

• оператор ЭДО подключен, обмен с ГИС ЭПД протестирован;
• актуальная версия 1С с подсистемой «1С-ЭПД»;
• действующие УКЭП и оформленные МЧД;
• распределенные роли подписантов по типам документов;
• бумажные и международные сценарии выделены отдельно;
• сотрудники знают порядок действий при сбое обмена.

Пошаговый план подготовки бухгалтерии, логистики и IT-службы с разбором документов, подписей и действий при сбоях собран в статье как подготовить учет и документы к обязательному переходу на ЭПД в 1С.

Начните с инвентаризации перевозок и одной тестовой отправки: она покажет, каких настроек не хватает именно в вашей конфигурации и где потребуется доработка.