Как оформить прием на работу в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция по документу «Прием на работу»

Что понадобится перед оформлением приема в 1С:ЗУП

Прием на работу в 1С:ЗУП оформляют документом «Прием на работу». В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» это основной документ для зачисления нового сотрудника в штат. Общий порядок такой: зарегистрировать сотрудника в справочнике, создать кадровый документ, заполнить три вкладки и провести его.

До начала работы соберите данные, иначе заполнение придется прерывать на середине:

личные сведения: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС;
организация, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам;
подразделение и должность по штатному расписанию;
график работы и вид занятости;
условия оплаты: оклад или другой способ начисления, порядок расчета аванса;
реквизиты трудового договора: номер, дата, а для срочного договора еще срок действия и основание.

Отдельно проверьте штатное расписание. Сумму в поле «Фонд оплаты труда (ФОТ)» программа подтягивает именно оттуда, а если подходящей позиции нет, строка остается пустой. Это не сбой, но оклад придется вводить вручную на вкладке «Оплата труда».

Названия пунктов ниже приведены для 1С:ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси». В других версиях конфигурации формулировки и расположение команд отличаются, ориентируйтесь на интерфейс своей базы.

Шаг 1. Регистрация сотрудника в разделе «Кадры»

Документ «Прием на работу» создают для сотрудника, который уже есть в базе. Регистрация начинается с раздела «Кадры»: откройте пункт «Сотрудники» и нажмите кнопку создания карточки.

В карточке заполняют:

наименование организации, в штат которой принимают сотрудника;
личные данные: ФИО, дату рождения, пол;
ИНН и СНИЛС.

ИНН и СНИЛС вносите сразу. Карточка с пустыми полями потом напомнит о себе при подготовке отчетности и выгрузок, и возвращаться к справочнику придется в самый занятой период.

После заполнения подтвердите прием: нажмите гиперссылку подтверждения, в появившемся окне кликните «Да».

Если сотрудник уже работал в компании или оформляется повторно, ищите его в списке, вторую карточку с нуля создавать не нужно. Дубли в справочнике усложняют поиск и мешают сверке кадровых данных.

Шаг 2. Создание документа «Прием на работу»

Документ открывают в разделе «Кадры» либо из карточки сотрудника, набор команд зависит от версии конфигурации. В шапке выберите сотрудника из списка, укажите организацию и дату создания документа.

Дата создания документа и дата приема - разные поля, и путать их нельзя. Первая фиксирует, когда документ завели в базе, вторая определяет, с какого дня сотрудник работает и с какого дня считают зарплату. Совпадать они не обязаны, но дата приема должна соответствовать трудовому договору.

При мультиорганизационном учете проверьте организацию в шапке. Документ, созданный не для той организации, придется удалять или исправлять, а начисления попадут не в тот учет.

Дальше заполняйте вкладки по порядку: «Главная», «Оплата труда», «Трудовой договор». Проведение - последний шаг, до него документ лучше не закрывать.

Шаг 3. Заполнение вкладки «Главная»

Вкладка содержит основные кадровые параметры. Заполняйте поля сверху вниз.

Дата приема - фактическая дата выхода на работу по договору.
Подразделение - выберите из списка или создайте новое.
Должность и трудовая функция - из справочника должностей.
Фонд оплаты труда (ФОТ) - сумма из штатного расписания.
Ставка - по умолчанию 1, то есть полная; изменить значение можно кликом по цифре.
График работы и вид занятости - оба поля выбирают из выпадающих списков по стрелке.
Отразить в трудовой книжке - чекбокс для записи о приеме.

Чекбокс «Отразить в трудовой книжке» отмечают, если деятельность сотрудника отражается в бумажной трудовой. Когда книжка неполная или заполняется иначе, правила отличаются: подробности собраны в материале о том, как оформить сотрудника с неполной трудовой книжкой.

Две частые ошибки на этой вкладке. Первая - неверная ставка: полная единица по умолчанию дает полный оклад, и при приеме на 0,5 ставки расчет с первого месяца уйдет вверх. Вторая - неотмеченный чекбокс трудовой книжки: запись кадровик внесет, а в программе она не зафиксирована.

Что делать, если ФОТ не подтянулся

Пустое поле ФОТ означает, что в штатном расписании нет позиции с такой должностью и подразделением. Варианта два: заполнить штатное расписание и вернуться к документу либо ввести сумму на вкладке «Оплата труда» и обновить ФОТ на верхней панели нажатием на крутящиеся стрелки. Поле в шапке пересчитывается по данным вкладки, поэтому для расчета зарплаты важнее корректная сумма начисления.

Как выбрать должность и трудовую функцию

Нажмите стрелку в поле «Должность», выберите «Показать все» и найдите позицию в справочнике. Если нужной должности нет, добавьте ее. Трудовая функция уточняет участок работы и должна совпадать с формулировкой в трудовом договоре: расхождение при проверке документов читается как небрежность в кадровом учете.

Шаг 4. Вкладка «Оплата труда»: начисление зарплаты и аванса

Здесь задают, как программа будет считать выплаты. Нажмите «Добавить» на панели инструментов и выберите начисление из списка. Если подходящего типа нет, сформируйте новый, например для особых условий труда или премиальной схемы.

Для способа «Оплата по окладу» введите сумму в табличной части и обновите ФОТ на верхней панели: нажмите на крутящиеся стрелки рядом с полем. Без обновления в шапке останется прежнее значение.

В нижней части окна выберите способ расчета аванса: нажмите стрелку, просмотрите доступные варианты и укажите подходящий. Способ аванса и способ начисления зарплаты должны соответствовать условиям договора и учетной политике. Иначе первая же расчетная ведомость разойдется с ожиданиями и сотрудника, и бухгалтера.

Пример. Оклад 60 000 ₽, ставка 1, аванс считается процентом от оклада. При приеме на 0,5 ставки начисление по окладу уменьшается пропорционально, до 30 000 ₽, и аванс считают уже от этой суммы. Забытая ставка даст лишние выплаты, а исправление потребует перерасчета и повторного проведения расчетных документов.

Шаг 5. Вкладка «Трудовой договор»: реквизиты и условия

Номер и дату договора вводят вручную, автозаполнения здесь нет. Реквизиты должны совпадать с бумажным или электронным оригиналом, включая формат нумерации, принятый в компании.

Если договор срочный, отметьте чекбокс срочности, укажите дату окончания срока действия и основание для заключения. Для работ сезонного характера дополнительно установите флажок «Сезонные работы». 1С:ЗУП подставляет часть условий приема автоматически, при необходимости их меняют вручную.

Опционально заполняют поля «Основание представителя», «Оборудование рабочего места» и «Иные условия». Их вносят, когда это следует из договора или локальных актов компании.

Внутреннее совместительство - отдельный случай со своими условиями по рабочему времени и записи в трудовую книжку. Как оформить его в 1С:ЗУП, разбирает отдельная инструкция по совместительству.

Срочный договор без основания и без даты окончания - типичная ошибка. Такой документ не подтверждает срок трудовых отношений и создает риск при проверке ГИТ.

Шаг 6. Проведение документа и проверка результата

Финальное действие - кнопка «Провести и закрыть». Кнопка «Записать» сохраняет документ, но не отражает прием в учете: если остановиться на ней, сотрудник останется вне штата.

Чек-лист проверки после проведения:

документ проведен, а не просто записан;
дата приема совпадает с трудовым договором;
подразделение и должность указаны верно;
ставка соответствует договору (1 или 0,5 и другие значения);
способ начисления и аванс совпадают с условиями оплаты;
чекбокс «Отразить в трудовой книжке» отмечен, если запись вносится;
реквизиты договора введены без опечаток.

Проведенный документ служит основанием для печатных форм приказа о приеме и личной карточки Т-2. Сверьте в них ФИО, должность, оклад и дату приема с договором. Состав и названия печатных форм зависят от версии конфигурации.

Ошибку после проведения исправляют распроведением: документ распроводят, правят данные и проводят заново. Если по нему уже начислена зарплата, порядок сложнее: сначала разберитесь с расчетными документами, потом правьте кадровый.

Типичные ошибки при оформлении приема в 1С:ЗУП

Пустой ФОТ. Причина - нет позиции в штатном расписании. Проверка: откройте расписание и убедитесь, что должность и подразделение совпадают. Исправление: введите сумму на вкладке «Оплата труда».
Неверная ставка. Вместо 0,5 остается 1, оклад считается полностью. Проверка: сравните значение в поле «Ставка» с договором до проведения.
Забытый чекбокс трудовой книжки. Запись в книжке есть, в программе нет. Проверка: сверьте пункт «Отразить в трудовой книжке» с фактическим порядком ведения книжек в компании.
Расхождение даты приема и даты договора. Зарплата начнет считаться не с того дня. Проверка: откройте договор и сравните обе даты.
Срочный договор без основания или без даты окончания. Срок отношений не подтвержден документально. Проверка: оба поля заполнены, формулировка основания совпадает с договором.
Документ записан, но не проведен. В кадровом учете приема нет. Проверка: статус документа и кнопка «Провести и закрыть».
Не та организация. При учете по нескольким юрлицам начисления уходят не туда. Проверка: организация в шапке документа.

Коротко о главном: чек-лист приема на работу в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры», пункт «Сотрудники», и создайте карточку.
Заполните организацию, ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС.
Подтвердите прием по гиперссылке и кнопкой «Да».
Создайте документ «Прием на работу», выберите сотрудника, организацию и дату документа.
На вкладке «Главная» укажите дату приема, подразделение, должность и трудовую функцию, проверьте ФОТ, ставку, график и вид занятости, отметьте трудовую книжку.
На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление зарплаты, обновите ФОТ и выберите способ аванса.
На вкладке «Трудовой договор» введите номер и дату, при срочном договоре укажите срок и основание.
Нажмите «Провести и закрыть» и пройдите проверку по чек-листу.

Названия команд и состав вкладок в 1С:ЗУП 3.1 и более ранних версиях различаются. Если интерфейс не совпадает с описанным, ищите аналогичные команды в разделе «Кадры»: последовательность оформления приема остается той же.

Источник

Порядок работы с документом «Прием на работу» и состав полей приведены по инструкции «Формирование документа Прием на работу в 1С: Зарплата и управление персоналом».