Как анализировать доходы и расходы по направлениям деятельности в 1С:УНФ

В 1С:УНФ начиная с версии 3.0.14 доходы и расходы в разделе «Анализ бизнеса» можно группировать по направлениям деятельности: оптовая и розничная торговля, продажи на сайте и маркетплейсах, услуги, производство. Новая аналитика работает рядом с привычными подразделениями и проектами и показывает результат каждого вида бизнеса отдельно.

Практическая ценность в том, что прибыль и рентабельность по направлению видны сразу в отчёте, без выгрузок в электронные таблицы и ручных сводок. Сравните выручку и расходы опта и розницы за квартал, и вы увидите, какое направление кормит компанию, а какое тянет вниз.

Любой показатель отчёта расшифровывается по направлениям деятельности: двойной клик по цифре открывает документы, из которых она сложилась. Одно ограничение стоит держать в голове: отчёт «Денежный поток» формируется только с группировкой по показателям и новую аналитику не поддерживает.

Что даёт анализ по направлениям деятельности в 1С:УНФ

До версии 3.0.14 в разделе «Анализ бизнеса» доходы и расходы раскладывались по подразделениям и проектам. Версия 3.0.14 добавила третий разрез: направления деятельности. Он отвечает на вопрос «сколько зарабатывает конкретный вид бизнеса», а не «сколько тратит конкретный отдел». Оценка прибыли и рентабельности отдельно по торговле, услугам и производству позволяет вовремя принимать решения о развитии или закрытии направления.

Чем направления деятельности отличаются от подразделений и проектов

Три аналитики описывают бизнес с разных сторон, и путать их не стоит.

• Подразделения показывают организационную структуру: отдел продаж, склад, бухгалтерия, филиал в другом городе. Это про то, кто выполняет работу.
• Проекты фиксируют временные инициативы с датой начала и окончания: запуск нового продукта, внедрение сайта, ремонт офиса. Это про конкретную задачу с ограниченным сроком.
• Направления деятельности описывают виды бизнеса: оптовая торговля, розничная торговля, продажи на сайте, маркетплейсы, услуги, производство. Это про то, на чём компания зарабатывает.

Одна и та же структура выглядит по-разному в каждом разрезе. Компания с тремя подразделениями может вести одно направление деятельности, если все они работают на один вид бизнеса. Другая компания в одном отделе продаж совмещает опт и розницу, и это уже два направления при одном подразделении. Новая аналитика дополняет подразделения и проекты, а не заменяет их: отчёты по-прежнему строятся во всех трёх разрезах, а при необходимости их комбинируют.

Если параллельно с 1С:УНФ вы ведёте учёт в 1С:Бухгалтерии 8, полезен обзор раздела «Анализ» в простом интерфейсе: там отчёты для руководителя собраны в одном месте.

Какие показатели можно расшифровать по направлениям

Расшифровка по направлениям доступна для любого показателя отчёта, который поддерживает новую аналитику. На практике чаще всего смотрят:

• выручку от продаж;
• себестоимость продаж;
• валовую прибыль;
• коммерческие расходы;
• прибыль от продаж.

Механика одинаковая: в отчёте выбираете показатель, открываете расшифровку и видите, как сумма распределилась между направлениями. Если в документе направление не указано, сумма попадёт в общую группу без детализации. Логика детализации показателей до первичного документа подробно разобрана для 1С:Бухгалтерии 8 в материале про анализ прочих доходов и расходов, в 1С:УНФ расшифровка работает по тем же принципам.

Как настроить направления деятельности в 1С:УНФ

Настройка занимает несколько шагов: проверить версию, включить опцию, заполнить справочник, начать указывать направление в документах.

Проверка версии и включение функционала

Аналитика появилась начиная с версии 3.0.14. Проверьте релиз в разделе «Администрирование» или в справке «О программе». Если версия ниже 3.0.14, обновите конфигурацию: без обновления опции направлений деятельности в интерфейсе не будет.

После обновления включите функциональную опцию в настройках раздела «Анализ бизнеса» или в параметрах учёта, точный путь зависит от редакции и настроек конкретной базы. После включения в документах появится поле для выбора направления.

Перед обновлением рабочей базы сделайте архивную копию. Это стандартная мера предосторожности, которая занимает пару минут и снимает риск потери данных.

Создание и заполнение справочника направлений

Направления хранятся в одноимённом справочнике. Заведите столько записей, сколько видов бизнеса вы реально хотите видеть отдельно. Рабочий набор для торговой компании выглядит так:

• Оптовая торговля
• Розничная торговля
• Продажи на сайте
• Маркетплейсы
• Услуги
• Производство

Названия лучше давать короткие и однозначные: их придётся выбирать в документах каждый день. Не дробите справочник на десятки мелких записей, иначе анализ превратится в такую же кашу, как и до настройки. Ориентируйтесь на бизнес-процессы, решения по которым вы готовы принимать: развивать, оптимизировать или закрывать.

Указание направления в документах

Данные попадают в отчёт только из документов, где направление заполнено. Типовые документы, в которых появляется это поле:

• «Реализация товаров и услуг»;
• «Поступление товаров и услуг»;
• кассовые документы;
• банковские документы;
• «Авансовый отчёт»;
• «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику».

В одних документах направление указывается в шапке, в других - в табличной части по строкам. Если поле оставить пустым, доход или расход не привяжется к направлению и попадёт в группу без детализации. Проверьте заполнение на нескольких типовых операциях, прежде чем строить первый отчёт.

Как анализировать доходы и расходы по направлениям в отчётах

Основной инструмент - отчёт «Доходы и расходы» в разделе «Анализ бизнеса». Для регулярной работы настройте его один раз и сохраните как вариант отчёта.

Настройка группировки в отчёте «Доходы и расходы»

Порядок действий такой:

1. Откройте раздел «Анализ бизнеса» и выберите отчёт «Доходы и расходы».
2. Укажите период: месяц, квартал или год.
3. Нажмите «Настройки» и добавьте группировку «Направления деятельности».
4. Проверьте состав показателей: выручка, себестоимость, валовая прибыль, коммерческие расходы.
5. Сохраните настройку как вариант отчёта, чтобы не собирать её заново каждый раз.

Общий подход к настройке и детализации отчётных форм разобран в руководстве по настройке и детализации бухгалтерской отчётности: там показано, как проверить параметры и добиться нужной глубины детализации.

Расшифровка показателей по направлениям

Двойной клик по любой цифре отчёта открывает расшифровку. В ней видно, из каких документов сложилась сумма и как она распределилась между направлениями.

Пример: расшифровка выручки по направлению «Оптовая торговля» покажет все реализации оптовым покупателям с контрагентами и суммами. Расшифровка себестоимости по направлению «Маркетплейсы» покажет, из каких поступлений и списаний сложилась каждая цифра. Это позволяет проверить отчёт до первичного документа и не искать расхождения вручную.

Сравнение выручки и расходов разных направлений

Возьмём компанию, которая ведёт три направления. В отчёте за квартал получилась такая картина:

Направление	Выручка, руб.	Расходы, руб.	Прибыль, руб.	Рентабельность
Оптовая торговля	5 000 000	4 000 000	1 000 000	20,0%
Розничная торговля	3 000 000	2 500 000	500 000	16,7%
Продажи на сайте	1 200 000	900 000	300 000	25,0%

Из таблицы сразу видно: сайт даёт меньшую выручку, но лучшую рентабельность, а розница работает с самой низкой отдачей. Такие выводы делаются прямо в отчёте, без пересчётов на бумаге или в электронных таблицах. Аналогично строятся и другие отчёты, которые поддерживают новую аналитику.

Оценка прибыли и рентабельности по направлениям без дополнительных расчётов

Отчёт «Доходы и расходы» с группировкой по направлениям показывает прибыль и рентабельность каждого вида бизнеса в одной таблице. Дополнительные вычисления не нужны.

Какие показатели выводить для оценки эффективности

Добавьте в отчёт набор, который закрывает управленческие вопросы:

• выручка - сколько заработало направление;
• себестоимость - прямые затраты направления;
• валовая прибыль - выручка минус себестоимость;
• коммерческие расходы - затраты на продажи и продвижение;
• прибыль от продаж - итог направления;
• рентабельность продаж - прибыль, делённая на выручку.

Рентабельность добавляется в отчёт как вычисляемое поле, а можно оценить её по соотношению прибыли и выручки прямо в таблице.

Как интерпретировать результаты и принимать решения

Цифры без решения бесполезны. Рабочие критерии выглядят так:

• направление стабильно убыточно два-три периода подряд: рассмотрите закрытие или пересмотр цен и ассортимента;
• рентабельность ниже целевой, которую вы себе поставили: проверьте себестоимость и коммерческие расходы внутри направления;
• направление растёт и держит высокую рентабельность: есть смысл вкладывать в него ресурсы и персонал.

Пример: производство даёт рентабельность 25%, услуги - 30%, торговля - 15%. Такой разрыв показывает, где запас прочности выше, а где стоит пересмотреть цены или отказаться от неприбыльных позиций. Решение принимается по цифрам отчёта, без выгрузок и сводок.

Ограничения: какие отчёты не поддерживают направления деятельности

Не все отчёты раздела «Анализ бизнеса» работают с новой аналитикой. Отчёт «Денежный поток» формируется только с группировкой по показателям, и направления деятельности в нём не поддерживаются. Если попытаться добавить такую группировку, детализации по направлениям не появится.

Разделяйте задачи: «Доходы и расходы» отвечают за прибыль и рентабельность по направлениям, «Денежный поток» - за движение денежных средств в целом. Про работу с этим отчётом в версии 3.0.14 и выше, включая показатели остатка по счёту «Банк», читайте в отдельном разборе остатков по счетам в отчёте «Денежный поток» в 1С:УНФ.

Типичные ошибки при настройке и использовании

Большинство проблем с анализом по направлениям связано с настройкой, а не с самой аналитикой.

• Функциональная опция не включена. Поля выбора направления в документах нет, и данные в отчёт не попадают. Проверьте настройки раздела «Анализ бизнеса» и параметры учёта.
• Справочник направлений пуст или перегружен. Без записей в справочнике выбирать в документах нечего, а слишком много мелких направлений усложняет анализ. Оптимально - несколько крупных видов бизнеса.
• Направление не указано в документах. Сумма уходит в группу без детализации. Проверьте заполнение на типовых операциях: реализация, поступление, кассовые и банковские документы.
• Версия ниже 3.0.14. Функционал недоступен, требуется обновление конфигурации.
• Направления ищут в отчёте «Денежный поток». Этот отчёт новую аналитику не поддерживает, используйте «Доходы и расходы».

Ошибки в заполнении задним числом исправляются тяжело: придётся открывать каждый документ и указывать направление. Правило простое: направление заполняется вместе с проведением документа.

Краткие итоги

1С:УНФ начиная с версии 3.0.14 показывает доходы и расходы по направлениям деятельности в разделе «Анализ бизнеса». Настройка сводится к четырём действиям: обновить конфигурацию, включить опцию, заполнить справочник направлений и указывать направление в документах. Анализ ведётся в отчёте «Доходы и расходы», где любой показатель расшифровывается до документов и сумм по каждому направлению.

Прибыль и рентабельность по торговле, услугам и производству видны сразу, без выгрузок и ручных расчётов. Отчёт «Денежный поток» новую аналитику не поддерживает и остаётся инструментом для движения денег. Проверьте версию своей базы, заведите направления под реальные виды бизнеса и постройте первый отчёт за квартал: этого достаточно, чтобы увидеть, какое направление работает на результат.