Как оформить выдачу подарков и призов сотрудникам в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Зачем оформлять подарки в 1С:ЗУП отдельным документом

Подарок или приз сотруднику - это доход в натуральной форме. Он участвует в расчете НДФЛ, а при определенных условиях и страховых взносов, поэтому отражать его нужно так же аккуратно, как зарплату. Ручная проводка удобна ровно до первой проверки: коды дохода и вычета приходится вписывать самому, и опечатка в них потом всплывает в 6-НДФЛ и в ведомостях на выплату.

В 1С:ЗУП для этой операции есть штатный документ «Призы, подарки». Для вида «Подарок» в разделе НДФЛ автоматически устанавливаются код дохода 2720 «Стоимость подарков» и код вычета 501, а налог и вычет программа рассчитывает без участия пользователя (разбор отражения подарков в зарплатной конфигурации). Пользователю остаются сотрудники и суммы.

Есть нюанс, который ловит почти всех новичков: по умолчанию возможность отключена, и пункта «Призы, подарки» в меню нет совсем (инструкция по оформлению подарков в 1С:ЗУП). Сначала флажок в настройках, потом документ.

Дальше по шагам: включение настройки, заполнение шапки, выбор сотрудников, расчет НДФЛ, страховые взносы и ошибки, которые чаще всего всплывают в ведомостях.

Включаем настройку «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия»

Откройте настройки программы, найдите раздел «Расчет зарплаты» и в открывшемся окне отметьте чекбокс в строке «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия» (путь включения настройки). После этого в разделе «Зарплата» появляется пункт «Призы, подарки».

Три момента, которые стоит учесть до того, как поставить галочку:

Настройка общая для организации, а не для отдельного сотрудника. Один флажок открывает документ для всех, у кого есть права на раздел «Зарплата».
Меняет ее пользователь с доступом к настройкам расчета зарплаты. В ограниченных ролях бухгалтера такой доступ часто закрыт, тогда флажок ставит главбух или администратор базы.
Если пункт «Призы, подарки» не появился, обновите окно программы и проверьте, что флажок сохранился: настройка применяется сразу после записи.

Создаём документ «Призы, подарки»: шапка и основные реквизиты

Путь такой: раздел «Зарплата», затем «Призы, подарки» и кнопка «Создать» (описание документа и его реквизитов). В шапке два поля, которые легко перепутать:

Дата документа. Учетная дата, по ней документ попадает в журнал.
Месяц вручения. Период, в котором доход отражается в расчете. Для подарка, врученного 5 марта, это март, даже если документ вы создаете в конце февраля.

Вид дохода: подарок, приз или победа в конкурсе

Доступны три вида: подарок, приз и победа в конкурсе. Переключатель «Подарок» стоит по умолчанию. От вида зависит набор кодов в разделе НДФЛ, поэтому выбирайте по факту события: подарок к празднику, приз за результат, отдельная награда за победу в конкурсе.

Код дохода в документе можно изменить вручную, и именно здесь начинаются проблемы. Если правите код в уже проведенном документе, сначала прочитайте раздел про типичные ошибки.

Исполнительные листы, счёт и субконто

В документе есть флажок, который исключает подарок из базы исполнительных листов. Он нужен, когда подарок не должен уменьшать базу для удержаний по исполнительным документам: например, вручение приурочено к празднику и не связано с расчетами по исполнительному производству. Решение согласуйте с главбухом, потому что оно влияет на расчет удержаний.

Там же задают счет и субконто для отражения операции в бухучете. Если не уверены в значении счета, уточните учетную политику организации: неверное значение попадет в проводки и его придется сторнировать.

Выбираем сотрудников и вводим сумму дохода

Получателей добавляют двумя способами. Кнопка «Подбор» открывает список персонала с возможностью отметить нескольких человек сразу, кнопка «Добавить» вставляет строку по одному сотруднику. Для массового вручения подарков к празднику удобнее «Подбор», для точечного приза достаточно «Добавить».

После выбора сотрудника укажите сумму дохода в его строке. Один документ закрывает выдачу нескольким десяткам человек: строки табличной части заполняются отдельно по каждому получателю.

Сверьте суммы с первичкой: ведомостью вручения, накладной на получение подарков, приказом руководителя. Стоимость в документе должна совпадать с той суммой, которую подтверждают эти бумаги, иначе НДФЛ посчитают от другой базы.

НДФЛ и вычет: что 1С:ЗУП считает сама

Считать налог на калькуляторе не нужно. Для вида «Подарок» в разделе НДФЛ уже стоят код дохода 2720 и код вычета 501, а суммы налога и вычета программа определяет сама при вводе стоимости. Ваша задача - проверить, что вид дохода выбран верно и сумма совпадает с первичными документами.

Дата фактического получения дохода в натуральной форме - день передачи подарка. Удерживают налог не в момент вручения, а с ближайшей денежной выплаты: зарплаты, аванса, отпускных (порядок отражения подарков и удержания налога).

Лимит вычета. Подарки от организаций стоимостью не более 4000 рублей за календарный год НДФЛ не облагаются, основание - п. 28 ст. 217 НК РФ (разбор лимита 4000 рублей и расчета налога). Если доход полностью перекрывается вычетом, исчисленная и удержанная сумма налога равна нулю.

Пример. Сотрудник получил подарок на 5000 рублей, других подарков в этом году не было. Вычет 4000 рублей закрывает большую часть суммы, НДФЛ считают с 1000 рублей: при ставке 13% это 130 рублей. Если тот же сотрудник получит в этом же году еще один подарок на 3000 рублей, налог посчитают со всей суммы, потому что годовой лимит вычета уже израсходован.

Общая логика расчета НДФЛ и отчетности в конфигурации разобрана в гайде по автоматизации зарплаты в 1С:ЗУП 3.1: пригодится, если помимо подарков настраиваете начисления и проверяете отчеты.

Страховые взносы и РСВ: когда подарок облагается взносами

Все решает один флажок в разделе «Взносы» документа: «Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором» (как флажок влияет на обложение взносами). Поставили флажок - со стоимости подарка начисляют страховые взносы. Не поставили - подарок не считается объектом обложения взносами и в РСВ не попадает совсем (разбор подарка в неденежной форме).

Практический порядок проверки: коллективный договор, положение об оплате труда, приказ о вручении. Если подарок упомянут в этих документах, флажок ставят и взносы начисляют. Разовое вручение, которое локальными актами не предусмотрено, идет без взносов.

В «Отражении зарплаты в бухучете» НДФЛ с подарка отдельно не выделяется, он идет в общей сумме (пример с подарком на юбилей). Проверять налог удобнее в ведомости, а не по своду проводок.

Похожая развилка возникает с премиями, которые не входят в систему оплаты труда: премии к праздникам и юбилеям без северных надбавок и районного коэффициента. Логика та же: сначала смотрим локальные акты, потом ставим настройки.

Типичные ошибки и как их исправить

Основная масса проблем появляется после правки уже проведенного документа. Пример: в документе «Приз, подарок» код дохода изменили с 2721 на 2720, и НДФЛ перестал корректно отражаться в ведомости. Причина - пересортица по видам налоговых баз, разница в описанном случае составила 2080 рублей (разбор ситуации с кодом дохода).

Порядок исправления: откройте ведомость, в которой удерживали налог с натурального дохода, найдите строку сотрудника и нажмите «Обновить налог» (алгоритм обновления налога в ведомости). Затем сверьте сумму к удержанию и проверьте, попала ли исправленная цифра в отчетность, которую вы уже сдали.

Что проверить до проведения документа:

Вид дохода совпадает с событием: подарок, приз или победа в конкурсе.
В разделе НДФЛ стоят коды 2720 и 501 для подарка.
Флажок коллективного договора соответствует локальным актам организации.
Месяц вручения совпадает с фактической датой вручения.
Суммы в табличной части совпадают с ведомостью вручения или накладной.

Ручная правка кода дохода в проведенном документе - самый быстрый путь к пересортице баз. Если меняете код осознанно, посмотрите, как коды доходов влияют на налог в других выплатах: настройка премии «Вызов» без НДФЛ показывает, к чему приводит смена кода в начислении.

Коротко: чек-лист оформления подарка в 1С:ЗУП

Включите флажок «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия» в настройках раздела «Расчет зарплаты».
Откройте «Зарплата» - «Призы, подарки» и нажмите «Создать».
Укажите дату документа и месяц вручения.
Выберите вид дохода: подарок, приз или победа в конкурсе.
При необходимости исключите подарок из базы исполнительных листов и задайте счет с субконто.
Добавьте сотрудников кнопками «Подбор» или «Добавить».
Введите суммы дохода по каждому получателю.
Проверьте НДФЛ: коды 2720 и 501, лимит 4000 рублей за год.
Поставьте или снимите флажок «Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором» в разделе «Взносы».
После проведения проверьте ведомость и при расхождении обновите налог по сотруднику.

Интерфейс и названия полей отличаются между версиями конфигурации и релизами. Перед закрытием периода сверьтесь с релизом, который установлен у вас, и с документацией к нему: порядок шагов сохраняется, а подписи полей и расположение флажков могут меняться.