Как заполнить ЭПД, если товар числится в нескольких ГИС: коды систем и правила оформления

Что меняется: требование УФНС и суть отметки в ЭПД

Товар, который учитывается в государственной информационной системе, при перевозке отмечают в электронных перевозочных документах отдельно. Пункт 4 статьи 8 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) требует поставить специальную отметку и указать коды систем, где числится груз. Порядок заполнения ЭПД в таком случае разъяснило УФНС по Ямало-Ненецкому автономному округу.

Новые бланки не вводятся. Меняется порядок заполнения полей, которые уже есть в электронной транспортной накладной и электронном путевом листе. Если груз зарегистрирован в нескольких системах, их коды пишутся через запятую без пробелов, например 01,02.

Смысл требования практический. В сообщении ведомства он сформулирован так:

У ФНС при проверке автоматически совпадут данные из документов перевозчика с данными в государственных системах учета.

Зачем нужна отметка о ГИС в перевозочных документах

Отметка связывает конкретную партию груза с ее записью в отраслевом реестре. Инспектору не нужно сопоставлять наименование товара вручную: пара «код системы + номер учетной единицы» сразу показывает, где искать данные и с чем сверять. Риск расхождений и дополнительных запросов падает.

Второй эффект касается бумаг. Номера сертификатов из базы можно указать прямо в ЭПД, и тогда бумажные сертификаты к каждой накладной не прикладываются. Оформление ускоряется, объем приложений сокращается.

Кого касается требование и когда оно становится обязательным

Требование работает для тех, кто оформляет ЭПД: грузоотправителей и перевозчиков. Если товар учитывается в ГИС, отметка и коды обязательны, независимо от того, сколько систем задействовано в одной перевозке.

Обязательное применение электронных перевозочных документов для коммерческих грузоперевозок действует с 1 сентября 2026 года. Сроки перехода, распределение электронных подписей и порядок работы в первые месяцы разобраны отдельно: пошаговая инструкция по настройке ЭПД в 1С. Подготовку учетной системы логично завершить до того, как документы пойдут массовым потоком: проверьте настройки обмена, справочники и роли пользователей, которые подписывают титулы.

Коды ГИС в ЭПД: полный список и правила записи

В разъяснении приведен закрытый перечень кодов, которые применяются сейчас: 01 - ЕГАИС (алкоголь), 02 - ГИС МТ («Честный знак», маркировка), 03 - ФГИС ВетИС (Меркурий, мясо, молоко), 04 - ФГИС ЛК (лес), 05 - ФГИС Зерно, 06 - ФГИС «Северный завоз». Перечень кодов и правила заполнения удобно держать под рукой в виде таблицы.

Правило для нескольких систем одно: коды идут через запятую без пробелов. Товар в ЕГАИС и «Честном знаке» - это 01,02. Пробел после запятой (01, 02) превращает строку в некорректную запись, и автоматическая сверка может не пройти.

Как указать систему, которой нет в официальном списке

Если системы нет в списке кодов 01-06, ее название пишется текстом. Условный пример заполнения: «Региональная система прослеживаемости». Название должно совпадать с официальным наименованием, чтобы проверяющий нашел систему без дополнительных уточнений. Разъяснение не описывает других действий для таких систем, поэтому способ передачи текстового названия стоит заранее согласовать с оператором ЭДО.

Типичные ошибки при указании кодов

• Пробел после запятой: 01, 02 вместо 01,02.
• Лишние разделители: точка с запятой, слэш или дефис между кодами.
• Код системы без номера учетной единицы.
• Текстовое название системы, у которой есть числовой код из списка.
• Несколько номеров учетных единиц в одной ячейке электронной транспортной накладной.

Самопроверка занимает минуту: сверьте набор кодов со списком, уберите пробелы, проверьте, что у каждого кода есть свой номер учетной единицы.

Электронная транспортная накладная: куда вносить коды и номера

В электронной транспортной накладной для сведений о ГИС предусмотрена таблица «Дополнительные сведения о товаре». В ней указывают код системы и номер, под которым груз в ней числится, то есть номер учетной единицы. Если номеров несколько, для каждого создается отдельная строка.

Объединять номера в одну строку не стоит: сверка идет по паре «код системы + номер учетной единицы». Если ЭПД в 1С создается на основании документа учета, проверьте карточку номенклатуры заранее, чтобы данные о маркировке и учетных единицах подтянулись корректно: как формировать ЭПД в 1С на основании документов учета.

Пример заполнения таблицы «Дополнительные сведения о товаре»

Партия едет с алкоголем и маркированным товаром. В ЕГАИС у нее один номер, в ГИС МТ - свой.

Если в ЕГАИС у партии два номера, строк становится три: 01 и первый номер, 01 и второй номер, 02 и номер в ГИС МТ. Разъяснение прямо оговаривает только случай нескольких номеров. Как оформлять ситуацию, когда у одного кода системы много учетных единиц, в сообщении не расписано, поэтому ориентируйтесь на логику формата: одна строка - одна пара «код + номер».

Что делать, если номера учетных единиц еще не присвоены

Сначала получите номер в соответствующей ГИС, потом заполняйте накладную. Если номер появится после отгрузки, документ придется корректировать, а это лишние титулы и время. Код системы без номера учетной единицы при сверке вызовет вопросы. Практический совет: синхронизируйте сроки постановки товара на учет и дату отгрузки, чтобы номер уже существовал к моменту формирования ЭПД.

Электронный путевой лист: заполняем «Информационное поле»

В электронном путевом листе сведения о ГИС идут в «Информационное поле». В поле «Идентификатор файла» всегда ставится один и тот же код: ed000000-0000-0000-0000-000000000000. В поле «Текстовая информация» вписываются код системы и номер учетной единицы. Порядок заполнения путевого листа в разъяснении описан именно так.

Обязателен ли электронный путевой лист в конкретной ситуации и какие нормы это регулируют, разобрано отдельно: электронные путевые листы с 1 сентября 2026 года.

Почему в «Идентификаторе файла» всегда один и тот же код

Разъяснение фиксирует код ed000000-0000-0000-0000-000000000000 как постоянный: он одинаков во всех путевых листах и не меняется от документа к документу. Почему формат требует именно такой набор символов, в сообщении не поясняется. Вывод для практики: не подставляйте сюда номер путевого листа и не придумывайте собственные значения, оставьте код ровно таким, как указано.

Как указать несколько систем в текстовой информации

Рабочий вариант записи: «01, номер в ЕГАИС; 02, номер в ГИС МТ». Главное, чтобы связка «код + номер» читалась однозначно. Требования к разделителям между парами могут отличаться в разных форматах, поэтому уточните их у оператора ЭДО до массовой отправки документов.

Как это работает в 1С: Бухгалтерия и что проверить заранее

Электронные перевозочные документы в 1С формируются через модуль ЭДО и сервис обмена с оператором. Поля для кодов ГИС появляются в формах электронной транспортной накладной (таблица «Дополнительные сведения о товаре») и электронного путевого листа («Информационное поле»). Чтобы не заполнять все вручную, включите автозаполнение ЭПД на основании документов учета: настройка автозаполнения ЭПД в 1С:Бухгалтерии 8. Функционал доступен начиная с версии 3.0.200.

Перед отправкой проверьте релиз конфигурации и платформы, настройки интеграции с оператором ЭДО, карточки номенклатуры и данные маркировки. Подтверждения, что 1С сама подставляет коды систем в таблицу «Дополнительные сведения о товаре», в разъяснении нет, поэтому эти поля контролируйте вручную. Интерфейс в разных версиях отличается, так что первый документ с отметкой о ГИС отправьте в тестовом режиме, до реальной отгрузки.

Пошаговая проверка перед отправкой ЭПД из 1С

1. Убедитесь, что товар действительно учитывается в ГИС.
2. Сверьте коды систем со списком 01-06.
3. Проверьте, что несколько кодов записаны через запятую без пробелов.
4. Откройте таблицу «Дополнительные сведения о товаре» в электронной транспортной накладной и проверьте пары «код + номер».
5. Убедитесь, что для каждого номера учетной единицы создана отдельная строка.
6. В путевом листе проверьте «Информационное поле»: «Идентификатор файла» с кодом ed000000-0000-0000-0000-000000000000 и «Текстовая информация» с кодом системы и номером.
7. Сохраните документ, отправьте его и проконтролируйте статус у оператора.

Практические последствия: проверки, сертификаты и подготовка к 2026 году

Указание кодов экономит время на оформлении. Бумажные сертификаты к каждой накладной прикладывать не нужно: достаточно указать их номера, если они уже есть в базе. Компания, которая везет алкоголь и маркированный товар, вносит в ЭПД 01,02 и номера учетных единиц, а сертификаты не прикладывает.

Обязательное применение ЭПД действует с 1 сентября 2026 года, поэтому ошибки в кодах ГИС отражаются на сверке уже сейчас, в текущем документообороте. Чем раньше налажено заполнение, тем меньше корректировок в первом отчетном периоде.

Что делать уже сейчас, чтобы не переделывать документы в 2026 году

1. Составьте список товаров, которые числятся в ГИС, и определите их коды.
2. Соберите номера учетных единиц по каждой системе.
3. Обновите 1С и проверьте настройки обмена с оператором ЭДО.
4. Прогоните тестовые электронную транспортную накладную и путевой лист с отметкой о ГИС.
5. Обучите бухгалтеров и логистов правилу записи кодов и порядку заполнения таблицы.

Начните с одного тестового пакета документов: так вы увидите, как ваша версия 1С и ваш оператор обрабатывают коды ГИС, и успеете поправить настройки до массовой отгрузки.