Компенсация расходов соискателю до трудоустройства: НДФЛ и страховые взносы в 2026 году

Облагается ли компенсация расходов соискателю НДФЛ и страховыми взносами: короткий ответ

НДФЛ с компенсации расходов на проезд и проживание соискателю удержать придётся. Страховые взносы на такую выплату не начисляются, но только пока трудовые отношения не оформлены: если деньги ушли после подписания трудового договора, взносы считаются в общем порядке. Такой вывод следует из письма Минфина России от 07.09.2026 N 03-04-06/78594.

Логика ведомства простая: кандидат получает выгоду, которую иначе оплачивал бы из своего кармана, значит у него возникает доход. Статья 217 НК РФ, где перечислены необлагаемые доходы, компенсацию расходов соискателю не упоминает. Результат собеседования на квалификацию дохода не влияет: отказали кандидату или приняли его в штат, налог возникает в любом случае.

Ситуация	НДФЛ	Страховые взносы
Компенсация выплачена до оформления трудовых отношений	Облагается	Не облагается
Компенсация выплачена после подписания трудового договора	Облагается	Облагается

Ниже разберём основания по каждому налогу, порядок удержания и отражение операции в 1С:Бухгалтерия.

Почему компенсация соискателю - это доход в натуральной форме

Механика описана в статье 211 НК РФ: когда организация оплачивает за физическое лицо товары, работы или услуги в его интересах, у этого лица возникает доход в натуральной форме. Минфин в письме от 07.09.2026 N 03-04-06/78594 воспроизводит норму дословно: «оплата организацией за налогоплательщика товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах этого лица признается доходом, полученным этим налогоплательщиком в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общем порядке».

Переведём на практику. Кандидат приехал на собеседование из другого города, компания купила ему билет и оплатила гостиницу. На руки он денег не получил, но сэкономил свои. Для НК РФ это тот же доход, только выданный благом, а не рублями.

Дата возникновения такого дохода - день передачи блага или его оплаты организацией (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Для билета это дата расчёта с перевозчиком, для гостиницы - дата расчёта с отелем, для денежной компенсации - дата зачисления на карту соискателя. База берётся по стоимости понесённых организацией расходов, как правило с учётом НДС, предъявленного в цене услуги.

Какие исключения по статье 217 НК РФ могли бы подойти и почему они не работают

Статья 217 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, свободных от налога. Проверим варианты, которые обычно приходят в голову бухгалтеру.

Компенсации при переезде на работу в другую местность (п. 3 ст. 217 НК РФ). Освобождение привязано к работнику, который переезжает по соглашению с работодателем. Трудового договора с соискателем ещё нет, поэтому норма не применяется. Как это работает для уже принятых сотрудников, разобрано в гайде про возмещение расходов на переезд работника в 1С.
Суточные и полевые довольствия. Норма рассчитана на командировки работников. Соискателя в командировку не направляют.
Материальная помощь (п. 8 ст. 217 НК РФ). Перечень оснований жёсткий: стихийные бедствия, смерть члена семьи, рождение ребёнка и ряд других. Поездка на собеседование в него не входит.
Оплата обучения, медицинских услуг, спорта. Это отдельные виды доходов со своими условиями и документами, к расходам кандидата на проезд неприменимые.

Подходящего исключения нет. Минфин формулирует прямо: «При отсутствии оснований для освобождения от НДФЛ дохода, полученного налогоплательщиком, указанный доход подлежит налогообложению в установленном порядке».

Страховые взносы: ключевой критерий - момент выплаты

Со взносами ситуация иная. По статье 420 НК РФ объект обложения для организации - это выплаты в пользу физических лиц в связи с трудовыми отношениями. Пока соискатель не работник, объекта обложения нет, и начислять нечего. Это не льгота, которую нужно подтверждать документами, а отсутствие базы.

Письмо Минфина делает из этого два вывода: «выплаты, производимые в той или иной форме в пользу лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией, не признаются объектом обложения страховыми взносами», а «в случае если подобные выплаты производятся физическим лицам после оформления трудовых отношений с ними, то они облагаются страховыми взносами».

Разница для бюджета ощутима. При компенсации 15 000 руб. организация ничего не заплатит в фонды, если выплата прошла до оформления, и начислит взносы по применяемому тарифу, если после. На НДФЛ момент выплаты не влияет: 13% от 15 000 руб., то есть 1 950 руб., удержать придётся в любом случае.

Как определить момент выплаты и не ошибиться с трудовым договором

Трудовые отношения возникают с даты, когда договор вступил в силу, или с даты фактического допуска к работе (ст. 16 и 61 ТК РФ). Если договор подписан 15-го числа, то выплата 10-го или 12-го числа попадает в период «до», а выплата 16-го - уже в период «после». Разница в один день меняет расчёт взносов, поэтому дату платежа фиксируйте осознанно и не подтягивайте её к дате собеседования.

Отдельный случай: сотрудник в штате уже есть, а собеседование проходил другой человек. Здесь всё решает статус получателя. Если компенсацию перечислили кандидату, который в штат так и не попал, взносы не начисляются. Если деньги получил действующий работник, например за поездку на стажировку в филиал, выплата входит в базу.

Практические действия бухгалтера: расчёт НДФЛ, удержание и отчётность

Алгоритм для типовой ситуации «соискатель из другого региона, организация компенсирует проезд и проживание» выглядит так.

Определите дату дохода. Для натурального дохода это день передачи блага или оплаты услуги (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Посчитайте базу: фактические расходы на билеты, гостиницу, трансфер. Обычно в неё включают и НДС, предъявленный в цене услуги.
Исчислите НДФЛ. Для типичных сумм компенсации применяется ставка 13%; при крупных выплатах в течение года ставка растёт по прогрессивной шкале, поэтому следите за накопленным доходом физлица.
Удержите налог из ближайшей денежной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Удержать разрешено не более 50% суммы выплаты.
Начислите страховые взносы, только если выплата сделана после оформления трудовых отношений.
Отчитайтесь: расчёт 6-НДФЛ по налогу и РСВ, если взносы начислялись.

Как удержать НДФЛ, если соискатель не стал сотрудником

Самый неприятный сценарий: кандидат отказался от предложения, уехал домой, а организация осталась с исчисленным, но неудержанным налогом. Удерживать его не из чего, потому что больше денег этому физлицу компания не платит. Уплатить налог за счёт собственных средств нельзя (п. 9 ст. 226 НК РФ).

Остаётся сообщить о невозможности удержания в налоговый орган и самому физлицу (п. 5 ст. 226 НК РФ). Ограничение: порядок и срок такого уведомления менялись, с 2023 года сведения передаются в составе отчётности по НДФЛ. Сверьте форму и срок в действующей редакции статьи 226 НК РФ и в приказе ФНС для вашего отчётного периода.

Если с кандидатом заключён договор ГПХ, например на консультацию, налог удерживается из вознаграждения при выплате. Это рабочий вариант, когда стороны готовы оформить дополнительно гражданско-правовые отношения.

Отражение в 6-НДФЛ и РСВ: сроки и особенности

В 6-НДФЛ доход в натуральной форме попадает в раздел 2 за период, в котором он возник, вместе с исчисленным налогом. Удержанный налог отражается в том периоде, когда организация фактически его удержала. Перечислить сумму нужно в срок, установленный для НДФЛ с той выплаты, из которой налог удержан, с учётом правил единого налогового платежа.

В РСВ всё зависит от даты. Выплата до трудового договора в базу не входит и в расчёте не показывается. Выплата после оформления включается в базу и отражается в подразделе 1 раздела 1 наравне с остальными выплатами в пользу работника.

Ограничение: формы 6-НДФЛ и РСВ обновляются ежегодно. Поля и коды в вашей версии отчёта сверяйте с приказами ФНС, действующими в отчётном периоде.

Как отразить компенсацию соискателю в 1С: проводки и настройки

Письмо Минфина от 07.09.2026 N 03-04-06/78594 порядок отражения в программе не разбирает, поэтому ниже описана типовая логика для 1С:Бухгалтерия 8.3 (3.0). Названия документов и пунктов меню зависят от релиза и отраслевого решения, перед проведением операции сверьтесь с подсказкой в своей конфигурации.

Сначала определите, кому платите. Если соискатель в штат не принят, заведите его в справочнике «Физические лица» и работайте через счёт 76.05. Если он уже работник, используется привычная связка счетов 70 и 73.

Операция	Дебет	Кредит
Выплата компенсации соискателю	91.02	51 (50)
Отражён доход в натуральной форме и исчислен НДФЛ по физлицу вне штата	76.05	68.01
Удержан НДФЛ из дохода работника	70	68.01
Начислены страховые взносы, если выплата после трудового договора	91.02 (26, 44)	69

Настройка НДФЛ с натурального дохода в 1С:Бухгалтерия

Типовые настройки не создают доход в натуральной форме автоматически: программа не знает, что оплаченный билет стал благом для кандидата. Налог вводят отдельным документом.

В 1С:Бухгалтерия 8.3 для этого служит документ «Операция учёта НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры». В нём указывают физлицо или сотрудника, вид дохода с признаком натурального, сумму дохода и дату его получения, а также сумму исчисленного налога. Проводки формируются по дебету счёта расчётов с физлицом и кредиту 68.01.

Создайте физлицо в справочнике «Физические лица», если соискатель в штате не числится.
Отразите выплату документом «Списание с расчётного счёта» или «Выдача наличных» с видом операции для прочих расходов и счётом 91.02.
Введите доход и налог документом «Операция учёта НДФЛ» либо ручной операцией, если конфигурация не поддерживает натуральный доход для несотрудников.
Проверьте в настройках учётной политики по НДФЛ, что исчисление налога с натуральных доходов включено.

Когда НДФЛ удерживается из зарплаты уже принятого сотрудника, отдельный документ не нужен: налог уйдёт при начислении зарплаты, а доход в натуральной форме достаточно зафиксировать в учёте один раз.

Общие приёмы работы с компенсациями в 1С разобраны в материале про компенсацию за спецобувь, купленную работником: там показан тот же подход к проводкам, НДФЛ и страховым взносам.

Проводки по страховым взносам в 1С: когда начислять

Если выплата прошла до оформления трудового договора, взносы не начисляются, и настраивать в программе нечего. Полезно сохранить подтверждающие документы и дату платежа: именно они докажут проверяющим, что объекта обложения не возникло.

Если выплата сделана после оформления, сумма входит в базу. Начислите взносы документом для учёта взносов в разделе «Зарплата и кадры» или отразите их видом начисления с признаком обложения взносами, если выплата проводится через расчёт зарплаты. Дебет - счёт расходов (91.02, 26, 44), кредит - соответствующие субсчета счёта 69.

Типичные ошибки и риски при компенсации расходов соискателю

Не удержали НДФЛ. Самая частая ошибка: бухгалтер считает компенсацию необлагаемой, потому что «это же не зарплата». Налоговый агент обязан удержать налог с дохода в натуральной форме.
Начислили взносы на выплату до трудоустройства. Получается переплата, которую потом возвращают или зачитывают.
Не начислили взносы после подписания договора. Здесь уже доначисление, пени и штраф.
Неверно определили дату дохода. Для натурального дохода она привязана к дню оплаты услуги, а не к дате приказа о выплате компенсации.
Не сообщили о невозможности удержать налог. Если кандидат не стал сотрудником, обязанность по уведомлению сохраняется.

Цена ошибки в цифрах. Компенсация 15 000 руб., НДФЛ не удержан: 1 950 руб. налога, пени за каждый день просрочки и штраф по статье 123 НК РФ, то есть 20% от суммы, которую следовало удержать и перечислить, - 390 руб. Если расчёт по НДФЛ ещё и не сдан, добавляется штраф за отчётность. Спор с инспекцией обычно заканчивается доначислением, поскольку позиция Минфина однозначна.

Документальное оформление компенсации соискателю

Наличие документов не отменяет НДФЛ, но без них выплату сложно обосновать перед проверяющими и учесть в расходах. Минимальный пакет:

заявление соискателя с просьбой компенсировать расходы на проезд и проживание;
документы, подтверждающие расходы: билеты, посадочные талоны, чеки, счета гостиницы;
локальный акт, например положение о компенсации расходов соискателям, с условиями и порядком выплаты;
приказ руководителя о выплате с указанием суммы и получателя;
трудовой договор или приказ о приёме, если выплата проходит после оформления отношений.

Положение о компенсации стоит подготовить заранее: в нём фиксируют, какие расходы компания готова возмещать (проезд, проживание, трансфер, суточные на время поездки), в каком размере и на основании каких документов. Такой акт помогает и в спорах по налогу на прибыль: расходы на привлечение кандидатов учитывают только при документальном подтверждении и деловой цели. Как формулировки в локальных документах влияют на признание расходов, разбирали на примере компенсации аренды жилья сотрудникам.

Можно ли законно избежать НДФЛ с компенсации соискателю

Один вариант действительно работает: организация сама покупает билет и оплачивает гостиницу по договору с перевозчиком или отелем, не перечисляя деньги кандидату. Тогда благо приобретается для компании, которая проводит собеседование, а не в интересах физлица, и дохода в натуральной форме у соискателя не возникает. Письмо Минфина от 07.09.2026 N 03-04-06/78594 этот сценарий не разбирает, вывод строится на логике статьи 211 НК РФ, поэтому будьте готовы обосновать деловую цель и оформление. Если билет оформляется персонально на кандидата, инспекция может настаивать на натуральном доходе, и риск спора сохраняется.

Остальные идеи слабее:

договор ГПХ на консультацию перед приёмом: выплата становится вознаграждением, и НДФЛ, и страховые взносы на неё начисляются в общем порядке;
выплата после трудоустройства: НДФЛ всё равно удержат, а взносы добавятся;
дистанционное собеседование по видеосвязи: расходов на проезд и проживание просто нет, налоговая база не возникает.

Выбирайте вариант под задачу. Если важен контроль расходов и отсутствие НДФЛ, оплачивайте билет и гостиницу напрямую и храните договоры с перевозчиком и отелем. Если удобнее выдать деньги соискателю, планируйте бюджет с учётом НДФЛ и заранее решите, из какой выплаты удержите налог.