Отпуск супругам сотрудников МВД и ФСИН в 1С:ЗУП: как оформить по 274-ФЗ с 26 июля 2026

С 26 июля 2026 года работодатели обязаны предоставлять ежегодный отпуск супругам сотрудников ОВД и УИС одновременно с отпуском такого сотрудника. Это прямое требование Федерального закона от 26.07.2026 № 274-ФЗ. Гарантия действует для супругов сотрудников, получивших инвалидность I или II группы вследствие военной травмы. Если супруги нет, право переходит к родителям или совершеннолетним детям сотрудника. Отказать работнику в таком отпуске нельзя, даже если он не предусмотрен графиком отпусков.

Для кадровика и бухгалтера это означает три практические задачи: проверить подтверждающие документы, рассчитать продолжительность оплачиваемой и неоплачиваемой частей, корректно отразить отпуск в 1С:ЗУП. В этой инструкции разберем каждый шаг с примерами и настройками программы.

Кого касается новый закон: условия предоставления отпуска супругам силовиков

Федеральный закон от 26.07.2026 № 274-ФЗ вводит новую гарантию для членов семей сотрудников силовых ведомств. Работодатель по месту работы супруга, родителя или совершеннолетнего ребенка обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в период, совпадающий с отпуском сотрудника. Основание - заявление работника и подтверждающие документы. График отпусков в этой ситуации не имеет приоритета.

Закон не делает исключений для коммерческих организаций, бюджетных учреждений или ИП. Требование распространяется на всех работодателей. Отказ в предоставлении отпуска при наличии полного пакета документов будет считаться нарушением трудового законодательства с последствиями по ст. 5.27 КоАП РФ.

Сотрудники ОВД и УИС: кто именно имеет право

Право на одновременный отпуск возникает у членов семьи сотрудников двух ведомств:

органов внутренних дел (МВД России);
учреждений и органов уголовно-исполнительной системы (ФСИН России).

Сотрудник должен проходить службу на момент подачи заявления. Если он уволен или переведен в другое ведомство, не относящееся к ОВД или УИС, гарантия не действует. Статус сотрудника подтверждается справкой с места службы.

Инвалидность I или II группы вследствие военной травмы: как подтвердить

Обязательное условие - наличие у сотрудника инвалидности I или II группы, полученной вследствие военной травмы. Инвалидность по общему заболеванию, трудовому увечью или профессиональному заболеванию права на данную гарантию не дает. Это принципиальный момент, который кадровик обязан проверить до оформления приказа.

Подтверждающий документ - справка об инвалидности с указанием причины «военная травма». Форма справки утверждена приказом Минздравсоцразвития. В справке должны быть видны группа инвалидности, причина и срок действия. Если инвалидность установлена бессрочно, проверьте актуальность данных через базу МСЭ.

Если супруги нет: отпуск для родителей и совершеннолетних детей

Закон предусматривает ситуацию, когда у сотрудника-инвалида нет супруги. Право на одновременный отпуск переходит к родителям или совершеннолетним детям сотрудника. Основания отсутствия супруги могут быть разными: смерть, расторжение брака, сотрудник никогда не состоял в браке.

Для подтверждения права потребуются:

документы о родстве с сотрудником (свидетельство о рождении);
документ об отсутствии супруги (свидетельство о смерти, свидетельство о расторжении брака, справка о составе семьи).

Если на отпуск претендуют одновременно несколько родственников, работодатель предоставляет его каждому из них. Закон не устанавливает очередности или ограничений по количеству членов семьи.

Какие документы запросить у работника: полный перечень

До издания приказа на отпуск кадровик обязан получить от работника полный пакет документов. Неполный комплект - основание для правомерного отказа. При этом отказ должен быть оформлен письменно с указанием причины и перечня недостающих документов.

Базовый перечень для супруга сотрудника:

Заявление работника о предоставлении отпуска.
Справка с места службы супруга-сотрудника с датами его отпуска.
Свидетельство о браке.
Копия справки об инвалидности сотрудника с причиной «военная травма».

Для родителей или совершеннолетних детей дополнительно потребуются документы о родстве и об отсутствии супруги у сотрудника. Все копии заверяются работником собственноручно или сверяются с оригиналами кадровым специалистом.

Заявление работника: форма и обязательные реквизиты

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

должность и ФИО руководителя организации;
должность и ФИО работника;
просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с конкретными датами;
ссылка на Федеральный закон от 26.07.2026 № 274-ФЗ;
при необходимости - просьба о предоставлении части отпуска без сохранения зарплаты на разницу дней;
перечень прилагаемых документов;
дата и подпись.

Даты отпуска в заявлении должны строго совпадать с периодом, указанным в справке с места службы сотрудника. Расхождение даже на один день потребует переоформления документов.

Справка с места службы: что в ней должно быть

Справка с места службы - ключевой документ, определяющий период отпуска. Работодатель не вправе самостоятельно определять или корректировать эти даты. В справке должны быть указаны:

полное наименование органа или учреждения, выдавшего справку;
ФИО сотрудника, его должность и специальное звание;
период предоставленного сотруднику отпуска (даты начала и окончания);
вид отпуска сотрудника (ежегодный основной, дополнительный);
подпись уполномоченного должностного лица и печать.

Справка может быть заменена заверенной выпиской из приказа о предоставлении отпуска сотруднику. Факсимильная подпись или отсутствие печати делают документ недействительным.

Рассчитываем продолжительность отпуска: оплачиваемая и неоплачиваемая части

Продолжительность отпуска работника может не совпадать с продолжительностью отпуска сотрудника-силовика. У сотрудников ОВД и УИС отпуск часто превышает стандартные 28 календарных дней за счет дополнительных дней за выслугу лет, особые условия службы и других оснований. У работника может быть стандартный отпуск в 28 дней или удлиненный, если это предусмотрено законом.

Алгоритм расчета:

Определите остаток дней ежегодного оплачиваемого отпуска работника на дату начала отпуска.
Сравните с продолжительностью отпуска сотрудника из справки.
Если остаток больше или равен - весь период оформляется как оплачиваемый отпуск.
Если остаток меньше - разница оформляется как отпуск без сохранения зарплаты.

Как определить количество дней оплачиваемого отпуска

Работник использует весь доступный ему остаток ежегодного оплачиваемого отпуска. Если по графику отпусков у работника запланирован отпуск в другое время, он все равно предоставляется сейчас - график в этой ситуации не применяется. После выхода работника график потребуется скорректировать.

Пример: у работника остаток ежегодного отпуска - 20 дней. Отпуск сотрудника-супруга - 40 дней. Работнику оформляется 20 дней оплачиваемого отпуска и 20 дней без сохранения зарплаты. Если бы остаток составлял 28 дней, а отпуск сотрудника - 14 дней, работник использовал бы только 14 дней оплачиваемого отпуска, остаток сохранился бы на будущее.

Отпуск без сохранения заработной платы: максимальный срок и оформление

Отпуск без сохранения зарплаты по данному основанию предоставляется на весь период превышения. Ограничения статьи 128 ТК РФ по максимальной продолжительности неоплачиваемого отпуска здесь не действуют. Закон № 274-ФЗ является специальной нормой и имеет приоритет.

Важный нюанс: время отпуска без сохранения зарплаты не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В 1С:ЗУП это настраивается в свойствах вида отпуска. Также этот период не учитывается при расчете среднего заработка для будущих отпусков и командировок.

Пошаговая инструкция по оформлению в 1С:ЗУП

Оформление отпуска по новому основанию в 1С:ЗУП состоит из двух этапов: создание документа на оплачиваемый отпуск и создание документа на отпуск без сохранения зарплаты. Перед началом работы убедитесь, что ваша версия программы обновлена до актуального релиза. Разработчики 1С обычно оперативно добавляют новые виды отпусков в типовые конфигурации.

Если стандартного вида отпуска для данного основания в справочнике нет, его потребуется создать вручную. Это несложная настройка, которая делается один раз и затем используется для всех аналогичных случаев.

Настройка видов отпусков в 1С:ЗУП для нового основания

Перейдите в раздел «Настройка» - «Кадровый учет» - «Виды отпусков». Нажмите «Создать» и заполните поля:

Наименование: укажите понятное название, например «Отпуск без сохранения зарплаты по 274-ФЗ».
Вид отпуска: выберите «Отпуск без сохранения оплаты».
Ежегодный отпуск: флажок снимается, так как этот вид не является ежегодным.
Входит в стаж для отпуска: флажок снимается, если нужно исключить период из стажа.
Отражение в учете времени: настройте обозначение в табеле, например «ОЗ» или «ДО».

Для ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительная настройка не требуется - используйте стандартный вид «Ежегодный оплачиваемый отпуск». Подробнее о настройке нестандартных видов отпусков читайте в статье оформление отпуска без содержания для отстраненного сотрудника в 1С:ЗУП 3.1.

Создание документа «Отпуск»: заполняем поля правильно

Первый документ - ежегодный оплачиваемый отпуск. Порядок действий:

Откройте раздел «Кадры» - «Отпуска сотрудников» - кнопка «Создать».
Выберите вид отпуска «Ежегодный оплачиваемый отпуск».
Укажите сотрудника и период отпуска - даты должны строго соответствовать началу отпуска сотрудника-силовика из справки.
Количество дней программа рассчитает автоматически. Проверьте, что оно не превышает остаток отпуска работника.
На вкладке «Начислено» проверьте расчет среднего заработка. При необходимости скорректируйте период расчета вручную.
Проведите документ.

Дата окончания оплачиваемого отпуска определяется как дата начала плюс количество использованных дней минус один день. Если остаток позволяет покрыть весь период отпуска сотрудника, второй документ не создается.

Оформление отпуска без сохранения зарплаты: важные нюансы

Второй документ создается на разницу дней, если отпуск сотрудника длиннее оплачиваемого отпуска работника. Используйте созданный ранее вид отпуска «Отпуск без сохранения зарплаты по 274-ФЗ».

Порядок заполнения:

Создайте новый документ «Отпуск без сохранения зарплаты».
Выберите настроенный вид отпуска.
Дата начала - следующий день после окончания оплачиваемого отпуска.
Дата окончания - дата окончания отпуска сотрудника из справки.
Проверьте, что период не пересекается с оплачиваемым отпуском. Пересечение даже на один день приведет к ошибке в табеле.
На вкладке «Дополнительно» убедитесь, что флажок «Входит в стаж для отпуска» снят.

Средний заработок в этом документе не рассчитывается. В табеле дни будут отмечены соответствующим кодом неявки. Если работник относится к категориям, для которых важна непрерывность стажа, проверьте настройки учета времени до проведения документа. Похожий механизм оформления неоплачиваемых отпусков описан в статье посещение врача в рабочее время: как оформить отсутствие сотрудника в 1С:ЗУП.

Типичные ошибки и как их избежать

Практика применения аналогичных гарантий показывает несколько повторяющихся ошибок. Их знание поможет избежать претензий ГИТ и судебных споров с работниками.

Первая ошибка - отказ в отпуске со ссылкой на график отпусков. График не применяется, когда закон прямо обязывает предоставить отпуск в конкретный период. Вторая ошибка - требование «отгулять» сначала неиспользованные дни за прошлые периоды. Работник использует текущий остаток, независимо от того, за какой рабочий год он образовался. Третья ошибка - оформление всего периода как отпуска без сохранения зарплаты при наличии остатка оплачиваемых дней. Это прямое нарушение права работника на оплачиваемый отдых.

Отказ в отпуске: когда он правомерен, а когда нет

Правомерный отказ возможен только в двух случаях:

работник не представил полный пакет подтверждающих документов;
представленные документы не подтверждают право на гарантию (например, инвалидность III группы или причина инвалидности не связана с военной травмой).

Во всех остальных случаях отказ незаконен. Работник вправе обратиться в ГИТ или суд. Судебная практика по схожим категориям дел складывается в пользу работников. О том, как суды оценивают уважительность причин отсутствия и как правильно оформлять документы, читайте в разборе трудовые споры: как оформлять отсутствие сотрудника по семейным обстоятельствам и избежать незаконного увольнения.

Ответственность за нарушение: штрафы и последствия

Нарушение трудового законодательства в части непредоставления отпуска влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении санкции существенно возрастают. Кроме штрафа, работодатель может быть обязан выплатить работнику компенсацию морального вреда и оплатить время вынужденного прогула, если работник не вышел на работу в период отпуска супруга.

Ответы на частые вопросы

Нужно ли переносить отпуск по графику, если работник использовал его раньше по 274-ФЗ?

Да, после выхода работника внесите изменения в график отпусков. Запланированный отпуск можно перенести на другой период по соглашению сторон или присоединить к отпуску следующего года.

Как быть, если супруг-сотрудник перенес свой отпуск после того, как работник уже ушел в отпуск?

Работник использует отпуск в ранее согласованные даты. Отзыв из отпуска по этому основанию законом не предусмотрен. Если сотрудник перенес отпуск, работник не обязан прерывать свой. Новый период отпуска сотрудника дает право на новый отпуск работника в будущем.

Влияет ли отпуск без сохранения зарплаты по 274-ФЗ на северные надбавки?

Период отпуска без сохранения зарплаты не включается в стаж для начисления процентной надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В 1С:ЗУП это учитывается автоматически при правильной настройке вида отпуска.

Можно ли разделить отпуск на части?

Закон № 274-ФЗ говорит о единовременном предоставлении отпуска в период отпуска сотрудника. Разделение возможно, только если отпуск сотрудника также разделен на части. В этом случае работник использует отпуск в те же периоды, что и сотрудник.

Обязан ли работодатель оплачивать проезд к месту отпуска, если это предусмотрено локальным актом?

Да, если оплата проезда предусмотрена для ежегодного оплачиваемого отпуска, она распространяется и на отпуск, предоставленный по 274-ФЗ. На часть отпуска без сохранения зарплаты эта гарантия не распространяется, если иное не указано в локальном акте.