Платёжный календарь в 1С:УНФ: как настроить планирование поступлений и заявки на расход

Планирование денежных средств в 1С:Управление нашей фирмой строится на двух элементах: платёжном календаре, который включается в настройках, и документах планирования, через которые суммы попадают в календарь. Платёжный календарь - это режим работы программы: он добавляет в раздел «Деньги» журналы, где видно будущие поступления и расходы. Основных документов два: «Поступление денег» для доходов и «Заявка на расход денег» для затрат.

Управленческий смысл простой: руководитель каждый день видит выручку, валовую прибыль, остатки, задолженность покупателей и поставщиков и планируемые платежи в одном контуре. Именно такой набор данных называют в числе причин выбрать УНФ для небольшой компании (обзор возможностей УНФ).

Ниже разобран типовой сценарий для типовой конфигурации. Названия пунктов меню могут отличаться в зависимости от версии и прав доступа, а статья не заменяет официальную документацию 1С.

Зачем планировать деньги в 1С:УНФ и что даёт платёжный календарь

Календарь отвечает на вопрос, хватит ли денег на ближайшие платежи и где образуется разрыв. Пока опция выключена, в базе фиксируется факт: оплаты, поступления, остатки. После включения появляется слой плана с датами будущих движений.

Планирование не заменяет бухгалтерский учёт и не создаёт проводок. Документы планирования фиксируют намерение: ожидаемую сумму и дату. Факт появляется позже, когда вы проводите оплату или получаете деньги на счёт или в кассу.

Кому и когда нужен платёжный календарь в УНФ

• Платежей несколько в день, и держать их в голове или в сторонней таблице становится рискованно.
• Случаются кассовые разрывы: даты поступлений и списаний не совпадают.
• Расходы нужно согласовывать: инициатор просит, руководитель утверждает.
• Есть несколько касс и расчётных счетов, и важно понимать, с какого именно уйдут деньги.
• Бизнес сезонный, и заранее видно периоды с высокой нагрузкой на кассу.

Отдельная надстройка не нужна: функционал входит в типовую конфигурацию. Цена внедрения - дисциплина. План работает, только если даты и суммы вносят до наступления платежа, а не по факту списания.

Как включить платёжный календарь в 1С:УНФ: пошаговая настройка

По инструкции по настройке планирования денежных средств в УНФ (инструкция по планированию) путь такой: настройки главного меню, пункт «Еще больше возможностей», раздел «Деньги», подпункт «Планирование», отметка в чекбоксе «Платежный календарь». После этого в разделе «Деньги» появляются журналы планирования.

1. Откройте настройки главного меню программы.
2. Найдите пункт «Еще больше возможностей».
3. Откройте раздел «Деньги».
4. Разверните подпункт «Планирование».
5. Поставьте отметку в чекбоксе «Платежный календарь».
6. Закройте настройки и проверьте раздел «Деньги»: журналы планирования должны быть на месте.

Если пункта «Планирование» нет, проверьте две вещи: права доступа пользователя на раздел «Деньги» и версию конфигурации. Настройка выполняется один раз для базы, повторять её для каждого сотрудника не требуется.

Что изменится в интерфейсе после включения

В разделе «Деньги» появляются журналы «Поступления денег (план)», «Документы планирования денег» и журнал заявок на расход. В «Документах планирования денег» собраны все приходно-расходные документы по финансовым средствам: затраты отмечены красным, прибыль зелёным. В «Поступлениях денег» отражаются исключительно документы по доходам. Разделение экономит время: не нужно выискивать нужную строку в общем списке.

Отметка в чекбоксе не меняет данные в базе. Это функциональная опция, которая включает команды интерфейса, поэтому риск потерять информацию минимален. Если вы проходите сценарий впервые, включите опцию в копии базы и потренируйтесь на тестовых документах.

Планирование поступлений: журналы «Поступления денег (план)» и «Документы планирования денег»

Оба журнала ведут к одному документу. В журнале доходов и расходов «Поступление денег» выбирается из выпадающего списка, в «Поступлениях денег (план)» открывается сразу. Документы полностью идентичны и заполняются одинаково.

Правило выбора простое. Планируете только доходы, работайте в «Поступлениях денег (план)». Нужна общая картина приходов и расходов на неделю, открывайте «Документы планирования денег».

Пример: контрагент подтвердил оплату 120 000 рублей на следующую среду. Создайте «Поступление денег», укажите сумму, статью дохода, способ получения и контрагента. Строка встанет в календарь на нужную дату, и разрыв по этой неделе будет виден заранее.

Обязательные поля документа «Поступление денег»

Список обязательных полей в источнике описан так (перечень полей документа):

«Не определено» удобно на этапе, когда контрагент ещё не сказал, как заплатит. Способ стоит уточнить до даты поступления. Иначе календарь по кассе и по счёту покажет неверное распределение, и решение о платеже придётся принимать по неточным остаткам.

Когда планировать поступления через «Заказ покупателя» и «Заказ-наряд»

Поступления от обычных торговых операций удобнее планировать документами продаж: «Заказ покупателя» или «Заказ-наряд». Расходы на основную деятельность, то есть закупку товаров, материалов и сырья, планируют через «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату».

Смысл в том, чтобы не вводить одну сделку дважды. В заказе уже есть контрагент, сумма и срок оплаты. Ручной документ планирования по той же сделке создаёт вторую запись об одном и том же движении денег.

• Дата и сумма платежа известны из сделки: планируйте через заказ.
• Разовый платёж без сделки (дивиденды, продажа объекта основных средств, прочий доход): создавайте документ планирования.
• Сделка разбита на этапы: следите, чтобы по одному этапу в календаре была одна запись.

Двойной учёт проявляется в календаре как задвоенная сумма поступлений или расходов. Проверяйте журнал перед утверждением плана на неделю: удалить лишнюю строку проще, чем объяснять руководителю расхождение с банковской выпиской.

Заявка на расход денег в 1С:УНФ: порядок создания и обязательные поля

Затраты по прочим статьям оформляют заявкой. Порядок такой: раздел главного меню «Деньги», журнал заявок на расход, команда создания «Заявки на расход денег». В открывшемся документе заполняются статья расходов, сумма, способ выплаты (из кассы или со счёта), дата и контрагент-получатель выплаты.

Пример: аренда офиса. Статья «Аренда», сумма 80 000 рублей, дата платежа 10-е число, способ выплаты со счёта, контрагент - арендодатель. Заявка попадёт в календарь, и платёж не потеряется среди текущих задач.

Заявка фиксирует план, а не факт. Оплата закрывается отдельно, документом «Расход из кассы» или «Расход со счёта». Массовые выплаты зарплаты в УНФ 3.0.14 формируют обработкой «Создание выплат зарплаты сотрудникам»: при включённом платёжном календаре команда «Создать документы планирования» дополнительно создаёт заявки на расход (разбор выплат зарплаты в УНФ).

Как читать цветовые статусы оплаты в журнале заявок

Первый столбец журнала показывает состояние оплаты по каждой сделке цветом кружка (расшифровка статусов).

Практическое правило: начинайте день с красных и оранжевых строк. Красные показывают просрочку, оранжевые требуют решения сегодня, остальные допускают планирование на следующие дни.

Утверждение заявки: почему пиктограмма остаётся серой

После создания заявка должна быть утверждена уполномоченным сотрудником. До утверждения её пиктограмма остаётся серой: по ней видно, что заявка ещё не прошла согласование.

Типовой сценарий: инициатор создаёт заявку, ответственный проверяет статью, сумму и дату, затем утверждает. Проверка занимает меньше минуты и снимает основную часть ошибок. Неверная статья искажает аналитику, неверная дата ломает календарь на неделю.

Состав уполномоченных лиц задаётся правами доступа в конкретной базе. Детали процедуры утверждения и вид пиктограммы могут отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроенных ролей. Если поведение расходится с описанным, сверьтесь с официальной документацией 1С.

Частая ошибка: заявка создана и оставлена без утверждения. Она висит в журнале в сером статусе, платёж не попадает в работу к нужной дате, и срок срывается без видимой причины.

Типичные ошибки при настройке планирования денег в 1С:Управление нашей фирмой

• Чекбокс «Платежный календарь» не включён, поэтому журналов планирования нет в разделе «Деньги».
• У пользователя нет прав на раздел «Деньги», и команды планирования ему недоступны.
• План дублируется: заказ покупателя и ручной документ планирования на одну и ту же сумму.
• Способ получения массово оставлен как «Не определено», из-за чего календарь по кассе и счёту неточен.
• Заявки создаются, но не утверждаются, и остаются в сером статусе.
• План не сверяют с фактом: закрытые платежи не сопоставляются с записями календаря, и картина расходится с выпиской.

Когда план закрывается платёжным поручением, полезно проверять, принял ли банк документ. В УНФ 3.0.14 в «Платёжном поручении» появился баннер об отклонении платежа, и разбор этой отметки помогает не считать оплаченным то, что банк не провёл (как отслеживать отклонённые банком платежи).

Планируя платежи, держите рядом календарь отчётности: сроки деклараций и налогов влияют на кассу не меньше счетов поставщиков (календарь отчётности в УНФ).

Начните с одной недели: включите опцию, внесите ожидаемые поступления, создайте три-четыре заявки на расход и утвердите их. Утром просматривайте красные и оранжевые строки. Через неделю станет видно, какие статьи и даты вы заполняете неточно, и календарь начнёт работать как инструмент, а не как формальность.