Повторный приём уволенного сотрудника в 1С:ЗУП: пошаговый порядок оформления и проверка справочников

Коротко: как повторно принять уволенного сотрудника в 1С:ЗУП

Повторный приём в 1С:ЗУП оформляют документом «Прием на работу» в разделе «Все кадровые документы». Вводить ИНН и СНИЛС заново не нужно: при вводе ФИО программа находит прежнюю карточку и переносит данные. Пять шагов выглядят так.

Проверьте, оформлено ли увольнение в базе. Если документа нет, создайте «Увольнение» в разделе «Все кадровые документы».
В том же разделе нажмите «Создать» и выберите из выпадающего списка «Прием на работу».
Введите ФИО и на сообщение «Найден похожий человек» ответьте «Да, это тот, кто мне нужен»: данные прошлой карточки перенесутся автоматически.
Заполните организацию, подразделение, дату приёма и должность, затем нажмите «Провести и закрыть».
Проверьте результат в справочниках «Кадры» и «Физические лица».

Две записи в справочнике «Сотрудник» после повторного приёма - штатное поведение программы. Запись об увольнении остаётся в базе, вторая добавляется о приёме, это описано в разборе приёма уволенного ранее сотрудника.

Инструкция описывает типовую 1С:ЗУП 3.1. Названия пунктов меню в других релизах и настройках базы могут отличаться, сверяйтесь с интерфейсом своей конфигурации.

Проверяем, оформлено ли увольнение в базе

Начните с проверки состояния карточки. Откройте список персонала и выберите нужного работника, если он не удалён из базы: среди его кадровых документов должно быть проведённое увольнение, порядок проверки приведён в пошаговой инструкции.

Приём поверх незакрытого увольнения даёт конфликтующие периоды работы. Программа предупредит о пересечении дат, а дальше начнутся ручные разборы стажа, среднего заработка и отчётности. Проверка занимает минуту и экономит часы.

Что делать, если увольнение не было оформлено

Создайте документ «Увольнение» в разделе «Все кадровые документы», заполните обязательные поля (сотрудник, дата увольнения, основание и статья ТК РФ) и нажмите «Провести и закрыть».

Дату берите из приказа или трудовой книжки. Увольнение задним числом сдвигает расчётные периоды, влияет на отпускные и средний заработок, затрагивает уже сданные отчёты. Если период закрыт, согласуйте порядок исправлений с бухгалтерией до проведения документа.

После корректного увольнения карточка работника остаётся в базе, и именно поэтому при новом приёме срабатывает автоподстановка. Если сотрудника удалили из базы, сообщение «Найден похожий человек» может не появиться и данные придётся вводить заново.

Когда расторжение договора связано с сокращением штата, набор документов шире: пошаговый порядок и разбор ошибок собраны в гайде по увольнению по сокращению в 1С:ЗУП.

Создаём документ «Прием на работу»

В разделе «Все кадровые документы» нажмите «Создать» и выберите из выпадающего списка «Прием на работу» инструкция по созданию документа. Заполните наименование организации, подразделение, дату приёма и должность перечень обязательных полей.

Дата приёма не должна пересекаться с датой увольнения, иначе система выдаст предупреждение и документ придётся переделывать. Для срочного договора и совместительства вид договора и условия указывают отдельными полями, в базовом сценарии достаточно стандартного набора реквизитов.

Если работник предъявил неполную трудовую книжку, порядок заполнения полей отличается: разбор есть в инструкции по приёму с неполной трудовой книжкой.

Сообщение «Найден похожий человек»: что нажать

При вводе ФИО система находит ранее уволенного работника и показывает сообщение «Найден похожий человек». Согласитесь, и все данные прошлой карточки перенесутся автоматически, без повторного заполнения механика автоподстановки.

Кнопка «Да, это тот, кто мне нужен» подгружает из карточки физического лица ФИО, ИНН, СНИЛС и другие реквизиты в новую запись о сотруднике. Если найден полный тёзка, нажмите «Нет, это не он» и продолжите ввод вручную как выбрать нужный вариант.

Типичная ошибка - подтвердить совпадение не глядя. Документ привяжется к чужой карточке, а настоящий работник останется без записи. Сверяйте ИНН и СНИЛС: одинаковых ФИО в базах достаточно.

Проводим документ и проверяем результат

После заполнения полей нажмите «Провести и закрыть». Дальше пройдите по справочникам, чтобы убедиться в корректности.

«Кадры» - «Физические лица»: карточка работника одна, дубля нет где проверить результат.
«Сотрудники»: две записи, об увольнении и о новом приёме.
Новая запись в «Сотрудниках» содержит ФИО, дополнительные данные появятся после оформления кадрового приказа о приёме.
Дата приёма, подразделение и должность совпадают с приказом: опечатка в дате сдвигает начало расчётного периода.

Если карточка физлица задвоилась, не удаляйте записи сразу. Удаление допустимо, только когда запись не связана с документами, иначе часть кадровой истории потеряется.

Две записи в справочнике «Сотрудник»: почему это не ошибка

Разница между справочниками объясняет всё. «Физические лица» хранит общие сведения о человеке: ФИО, ИНН, СНИЛС и другие реквизиты. Запись здесь создаётся один раз и при повторном приёме не дублируется. «Сотрудники» фиксирует трудовые отношения с организацией, и новая запись добавляется при каждом приёме, даже если человек возвращается после увольнения назначение справочников.

В ЗУП у одного физического лица может быть создано несколько сотрудников: при работе в разных организациях, при внутреннем совместительстве, при повторном трудоустройстве почему так устроено.

Запись об увольнении не удаляют: она нужна для стажа, среднего заработка и проверок. Логика та же, что в трудовой книжке: прошлые записи не вычёркивают, новые добавляют ниже.

Чем опасны дубли в «Физических лицах»

Дубль физлица - настоящая ошибка. Он приводит к расхождениям в кадровых отчётах, включая СЗВ-ТД и 2-НДФЛ, искажает стаж и суммы последствия задвоения карточек.

Правило: на одного человека в программе нужен один элемент справочника «Физические лица». Если нужное физлицо уже есть, используйте его, а не создавайте новое правило одного физлица.

Проверить задвоение помогает сервис «Объединение дублей физических лиц» по пути Кадры - Сервис - Объединение дублей физических лиц. Он доступен пользователю с полными правами описание сервиса объединения. Перед объединением сделайте резервную копию базы: процедура перестраивает связи между объектами.

Типичные ошибки и как их избежать

Пять ситуаций, которые чаще всего ломают повторный приём.

Ошибка	Чем грозит	Как правильно
Приём без оформленного увольнения	Конфликт периодов работы, ручной разбор стажа и отчётности	Сначала провести «Увольнение», затем создавать «Прием на работу»
Согласие на «похожего человека» без проверки	Документ привязан к чужой карточке	Сверить ИНН и СНИЛС, при сомнении нажать «Нет, это не он»
Новое физлицо вместо существующего	Дубль карточки, ошибки в СЗВ-ТД и 2-НДФЛ	Использовать существующую запись «Физические лица»
Удаление старой записи сотрудника «для чистоты»	Потеря кадровой истории, проблемы при подтверждении стажа	Оставить запись об увольнении, добавить новую о приёме
Неверная дата приёма	Пересечение с периодом увольнения, сдвиг расчётного периода	Сверять дату с приказом и трудовой книжкой

Два пограничных случая. Полный тёзка: сообщение «Найден похожий человек» покажет чужую карточку, и согласие привяжет документ к другому человеку. Работник, удалённый из базы: автоподстановка не сработает, данные придётся вводить вручную, а прежние кадровые документы восстановить не получится.

Чек-лист и что дальше

Увольнение оформлено и проведено в базе.
Документ «Прием на работу» создан через «Создать» в разделе «Все кадровые документы».
На сообщение «Найден похожий человек» нажато «Да, это тот, кто мне нужен».
Организация, подразделение, дата приёма и должность заполнены.
Документ проведён кнопкой «Провести и закрыть».
В «Кадрах» одна карточка физлица, в «Сотрудниках» две записи.

Следующий шаг - кадровый приказ о приёме: после его оформления запись сотрудника дополняется данными, а бухгалтерия настраивает расчёт зарплаты и взносов. Если нужно закрыть вопросы по прежнему увольнению, пригодятся документы, которые выдают уволенному сотруднику по статье 62 ТК РФ.

Материал носит справочный характер и не заменяет официальную документацию 1С. Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроек базы, поэтому спорные шаги проверяйте на копии базы.