Сведения о трудовой деятельности директора-единственного учредителя без трудового договора: как отчитаться по форме ЕФС-1 с 2026 года

С 1 января 2026 года коммерческие организации передают в СФР сведения о трудовой деятельности руководителя, который одновременно выступает единственным учредителем, даже если трудовой договор с ним не заключался. Основание простое: такой руководитель признан застрахованным лицом, поэтому попадает в систему индивидуального (персонифицированного) учёта.

Отчитываются по форме ЕФС-1. Если сведения о директоре-учредителе раньше в фонд не направляли, в форме указывают кадровое мероприятие «ПРИЕМ», а в графе 2 «Дата приема, перевода, увольнения...» ставят 1 января 2026 года или более позднюю дату, когда директор получил полномочия. Форму нужно направить в кратчайшие сроки.

Дальше разберём, кого касается обязанность, какие нормы её вводят, как заполнить подраздел 1.1 и где чаще всего ошибаются.

Что изменилось с 2026 года: обязанность отчитываться за директора-единственного учредителя

О новой обязанности предупредили эксперты отделения СФР по Чувашской Республике: с 1 января 2026 года сведения о трудовой деятельности нужно представлять в отношении руководителя, который выступает единственным учредителем и не имеет трудового договора (Как представлять сведения о трудовой деятельности в отношении руководителя-единственного учредителя с 2026 года).

Нового вида отчётности не появилось. Форма осталась той же, ЕФС-1. Расширился круг лиц, по которым её сдают: в него попал директор-учредитель без договора.

Кто признаётся застрахованным лицом и при чём здесь 27-ФЗ

Руководитель признаётся застрахованным лицом. Из этого статуса следует обязанность организации подавать сведения о нём в систему индивидуального (персонифицированного) учёта. Требование закреплено статьёй 11 Федерального закона №27-ФЗ и распространяется даже на директора-учредителя без трудового договора.

Отсутствие договора ничего не меняет: основанием выступает статус застрахованного лица, а не оформленные трудовые отношения. Если сведения об этом человеке уже уходили в СФР, новая обязанность ничего не добавляет, данные в системе уже есть. Как устроены электронные сведения о работе, какие периоды и события в них попадают, разбираем в статье про электронную трудовую книжку в 2026 году.

Как связаны ЕФС-1 и страховые взносы по статье 421 НК РФ

С 2026 года статья 421 НК РФ обязывает коммерческие организации исчислять страховые взносы с выплат руководителю, то есть физлицу, которое выступает единоличным исполнительным органом, исходя из суммы не менее МРОТ. Норма подтверждает: руководитель входит в круг застрахованных лиц, а выплаты в его пользу формируют базу для взносов.

Практический вывод для отчётности очевиден. Если взносы считают с выплат директору, значит, он есть в персонифицированном учёте, а сведения о его трудовой деятельности должны попасть в ЕФС-1. Расчёт взносов при минимальных выплатах - отдельная тема, здесь важен сам факт обязанности.

Кому нужно подавать ЕФС-1 на директора-единственного учредителя

Обязанность касается коммерческих организаций, в которых директор одновременно выступает единственным учредителем и трудовой договор с ним не заключён. Типичный пример: ООО с одним участником, он же руководитель, договор не оформляли, зарплату не начисляли, кадровых документов по нему нет.

Проверить себя можно за минуту. Ответьте на три вопроса: организация коммерческая? Директор единственный учредитель? Трудового договора с ним нет? Три «да» означают, что сведения о трудовой деятельности в СФР подавать нужно.

Некоммерческие организации и иные формы в этой статье не разбираем: для них возможны свои особенности. Речь идёт только о коммерческом секторе.

Если трудовой договор всё-таки заключён

При наличии договора с директором сведения о трудовой деятельности подаются в общем порядке, как по любому работнику: приём, переводы и увольнение отражают стандартными кадровыми мероприятиями. Новая обязанность на такие случаи не влияет, потому что данные в СФР уже поступают.

Если директор наделён полномочиями не с 1 января 2026 года

В графе 2 ставят не 1 января, а фактическую дату наделения полномочиями. Пример: единственный учредитель принял решение о назначении директора 15 марта 2026 года. Тогда в графе 2 «Дата приема, перевода, увольнения...» указывают 15.03.2026.

Как заполнить ЕФС-1: подраздел 1.1, мероприятие «ПРИЕМ» и дата

Сведения о трудовой деятельности попадают в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Порядок действий для директора-учредителя без договора такой:

1. Проверить, направляли ли по нему сведения в СФР раньше.
2. Если не направляли, заполнить подраздел 1.1 и указать кадровое мероприятие «ПРИЕМ».
3. В графе 2 поставить 1 января 2026 года или более позднюю дату наделения полномочиями.
4. Отправить форму в СФР в кратчайшие сроки.

Какое кадровое мероприятие указывать: «ПРИЕМ» или другое

Только «ПРИЕМ». Формулировка из разъяснений: «в случае если сведения о трудовой деятельности руководителя ранее не подавались в СФР, организациям следует в кратчайшие сроки направить форму ЕФС-1, указав кадровое мероприятие "ПРИЕМ"» (источник).

Путаницы здесь две. Первая: кажется, что «ПРИЕМ» означает оформление директора на работу задним числом. Это не так, мероприятие служит способом отразить возникновение застрахованности в учёте. Вторая: пытаются подобрать другое мероприятие, например «ПЕРЕВОД». Для описанной ситуации подходит «ПРИЕМ».

Какую дату ставить в графе 2

Правило из разъяснений: в графе 2 «Дата приема, перевода, увольнения...» указывают 1 января 2026 года или более позднюю дату, когда директор получил полномочия.

Неверная дата расходится с данными персонифицированного учёта и становится поводом для уточнений от фонда. Сверяйте её с решением о назначении: оно и служит источником даты.

Заполнение подраздела 1.1 в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 форма ЕФС-1 доступна из раздела отчётности. Для директора-единственного учредителя без трудового договора автоматическое заполнение может не сработать: кадровых документов по такому человеку в программе нет. Тогда подраздел 1.1 заполняют вручную либо создают кадровый документ, из которого форма подтянет данные. Конкретные шаги зависят от версии и конфигурации, а порядок работы с отчётом разобран в инструкции по заполнению новой формы ЕФС-1 в 1С:ЗУП с 2026 года и в материале про подготовку и сдачу ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерии 8 версии 3.0.200 и выше.

Перед отправкой прогоните форму через предотправительный контроль: он покажет расхождения по датам и незаполненные обязательные поля.

Сроки подачи ЕФС-1 и что будет, если опоздать

Прямого срока для этой ситуации в разъяснениях нет, сказано направить форму «в кратчайшие сроки». Точный срок для кадровых мероприятий по ЕФС-1 сверяйте с актуальной редакцией Федерального закона №27-ФЗ и порядком заполнения формы: для отдельных мероприятий сроки различаются, а использованный источник этот вопрос не раскрывает.

Практический ориентир: не откладывайте подачу на конец квартала. Обязанность действует с 2026 года, сведений по директору-учредителю в фонде нет, и затягивание только увеличивает период расхождения данных.

Штрафы за непредставление сведений

Статья 17 Федерального закона №27-ФЗ предусматривает финансовые санкции за непредставление сведений в установленный срок, причём в расчёте за каждое застрахованное лицо. Конкретный размер по этой норме менялся, а в использованном разъяснении СФР сумма не приводится, поэтому перед оценкой рисков сверьте действующую редакцию статьи. Общий принцип сохраняется: санкция привязана к числу застрахованных лиц, по которым сведения не поданы.

Для организации с одним директором-учредителем это ровно одно застрахованное лицо. Просрочка по нему означает риск санкции по статье 17 и дополнительные запросы от фонда.

Типичные ошибки при заполнении ЕФС-1 на директора-единственного учредителя

• Не то кадровое мероприятие. Вместо «ПРИЕМ» выбирают «ПЕРЕВОД» или иное событие. Правильный вариант для первой подачи - «ПРИЕМ».
• Неверная дата в графе 2. Ставят дату регистрации ООО или фактического начала работы вместо 01.01.2026 либо даты наделения полномочиями.
• Не тот подраздел. Сведения о трудовой деятельности относятся к подразделу 1.1, в другом разделе их не примут.
• Пропуск подачи. Организация считает, что без трудового договора отчитываться не нужно, и сведения не уходят вовсе. Это и есть самый дорогой по последствиям сценарий.

Что делать, если ошибка уже допущена

Подайте корректирующую форму ЕФС-1 с верными данными. Порядок исправления зависит от типа ошибки: неверное мероприятие и неверная дата правятся по-разному, часть сведений аннулируется отдельными блоками. Сверьтесь с актуальными разъяснениями СФР и порядком заполнения формы: использованный источник таких деталей не содержит.

Что делать, если сведения ранее не подавались

План действий для тех, кто отчитывается впервые:

1. Проверьте, есть ли по директору-учредителю сведения в СФР. Если он никогда не числился работником и отчётность по нему не сдавалась, данных в фонде нет.
2. Подготовьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПРИЕМ».
3. Укажите в графе 2 дату 01.01.2026 или более позднюю дату наделения полномочиями.
4. Направьте форму в СФР в кратчайшие сроки.

Процедура разовая: после того как сведения попали в фонд, повторно сдавать их не нужно. Схему описал СФР: организация направляет форму ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЕМ», если сведения о руководителе ранее не подавались (разъяснение о сведениях по руководителю-единственному учредителю).

Коротко: что нужно запомнить

• С 2026 года коммерческие организации подают сведения о трудовой деятельности директора, который выступает единственным учредителем, даже без трудового договора.
• Основания: статья 11 Федерального закона №27-ФЗ (статус застрахованного лица) и статья 421 НК РФ (взносы с выплат руководителю не ниже МРОТ).
• Форма: ЕФС-1, подраздел 1.1.
• Кадровое мероприятие: «ПРИЕМ».
• Дата в графе 2: 01.01.2026 или более поздняя дата наделения полномочиями.
• Срок: кратчайшие сроки, точный срок сверяйте с законом №27-ФЗ.
• Санкции: статья 17 закона №27-ФЗ, размер уточняйте в действующей редакции нормы.

Проверьте, попадает ли ваша организация под обязанность, заполните подраздел 1.1 и отправьте форму, не дожидаясь напоминания из фонда.