Учебный отпуск и дни проезда к месту учёбы: разъяснения Роструда и оформление в 1С: Бухгалтерия

Работник учится в другом городе, едет на сессию и просит добавить к учебному отпуску дни на дорогу. Роструд дал на это однозначный ответ: дни проезда к месту учёбы и обратно не увеличивают продолжительность учебного отпуска.

Обязан ли работодатель продлевать учебный отпуск на дни проезда: позиция Роструда

Нет, не обязан. Дорога до вуза в другом городе не превращается в дополнительные оплачиваемые дни: 40 календарных дней для первокурсника-заочника остаются 40 днями, даже если на поезд уходит трое суток в каждую сторону.

Основание для отпуска - статья 173 ТК РФ. Норма обязывает работодателя давать дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка работникам, которые успешно осваивают аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам. Оплата проезда идёт отдельной гарантией и на количество дней отпуска не влияет: отпуск считают по справке-вызову, проезд компенсируют по билетам.

Практический вывод для бухгалтера: в документе «Отпуск» указывайте только те дни, которые подтверждает вуз. Если сотрудник фактически отсутствовал дольше, разницу закрывают другим основанием, например отпуском без сохранения заработной платы по согласованию с работодателем. Автоматически добавлять к учебному отпуску дни на дорогу нельзя, иначе в учёте появится необоснованная выплата среднего заработка.

Кому и на какой срок положен учебный отпуск по статье 173 ТК РФ

Гарантии работают при одновременном соблюдении условий:

работник получает образование этого уровня впервые (статья 177 ТК РФ);
программа имеет государственную аккредитацию;
форма обучения - заочная или очно-заочная;
программа осваивается успешно, без академических задолженностей.

Все перечисленные отпуска оплачиваются исходя из среднего заработка. Работникам-очникам статья 173 ТК РФ такие оплачиваемые отпуска не даёт: им положены только отпуска без сохранения заработной платы и сокращённая рабочая неделя.

Продолжительность учебного отпуска для промежуточной и итоговой аттестации

Цель отпуска	Продолжительность
Промежуточная аттестация на первом и втором курсах	40 календарных дней
Промежуточная аттестация на каждом из последующих курсов	50 календарных дней
Промежуточная аттестация при обучении в сокращённые сроки (второй курс)	50 календарных дней
Государственная итоговая аттестация	до четырёх месяцев по учебному плану

Цифры приведены по тексту статьи 173 ТК РФ в изложении Роструда: разъяснение опубликовано на сайте ведомства. Конкретные даты начала и окончания сессии всегда берите из справки-вызова: учебный план вуза может сдвигать сроки.

Пример. Сотрудник учится на первом курсе заочного отделения, сессия длится 30 дней, дорога занимает по двое суток в каждую сторону. Учебный отпуск оформляют на 40 календарных дней, которые даёт статья 173 ТК РФ, а не на 44. Дни в пути учебный отпуск не удлиняют.

Оплата проезда к месту учёбы: правила и ограничения

Работодатель один раз в учебном году оплачивает проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно. Гарантия действует только для заочной формы обучения и при соблюдении остальных условий статьи 173 ТК РФ. Работникам на очно-заочной форме проезд не компенсируют.

Компенсация проезда и учебный отпуск - два независимых обязательства. Оплата билетов не увеличивает отпуск, а отпуск не отменяет право на компенсацию. Ограничения по сумме ТК РФ для этой гарантии не задаёт, поэтому порядок возмещения (аванс до поездки или выплата после возвращения) закрепите в локальном нормативном акте или коллективном договоре.

Позиция Роструда по продлению отпуска на дни проезда и описание самой гарантии приведены в одном материале: buh.ru, разъяснения Роструда.

Какие документы подтверждают право на оплату проезда

справка-вызов из вуза установленной формы: подтверждает период аттестации и основание для отпуска;
заявление работника о предоставлении отпуска и оплате проезда;
приказ о предоставлении учебного отпуска;
проездные документы: билеты, электронные билеты с посадочными талонами, чеки и квитанции;
авансовый отчёт или заявление о возмещении расходов.

Без справки-вызова и подтверждающих документов расходы на проезд возмещать рискованно: при проверке такие суммы снимут из расходов и доначислят НДФЛ со страховыми взносами.

Как отразить учебный отпуск и оплату проезда в 1С: Бухгалтерия

Ниже типовой порядок работы в 1С: Бухгалтерия 8 в редакции 3.0. Названия разделов и документов отличаются от версии к версии, поэтому сверяйтесь с интерфейсом своей базы. Учебный отпуск, сроки и оплату проезда регулирует трудовое законодательство; шаги в программе описываем как стандартный порядок работы в типовой конфигурации, отдельными нормативными источниками они не подтверждены.

Проверьте в разделе «Зарплата и кадры», что учёт расчётов по оплате труда ведётся и настройки заполнены.
Заведите или проверьте вид отпуска «Учебный отпуск» в справочнике видов отпусков.
Создайте документ «Отпуск», укажите сотрудника, период, количество дней из справки-вызова и вид «Учебный отпуск».
Проверьте базу для расчёта среднего заработка: выплаты за 12 месяцев и исключаемые периоды.
Отразите проезд: выдайте аванс подотчётному лицу или возместите расходы после поездки.

Настройка вида отпуска в 1С для учебного отпуска

В справочнике видов отпусков добавьте элемент «Учебный отпуск» и отметьте, что он оплачивается по среднему заработку. Отдельных полей для дней проезда в типовой конфигурации нет, и заводить их не нужно: дни дороги в расчёт не попадают. Если учебный отпуск оформить видом «Ежегодный основной отпуск», пострадает учёт остатков отпусков и отчётность по резервам, поэтому проверьте справочник до первого начисления.

Расчёт среднего заработка для учебного отпуска

Средний заработок считают по статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В расчёт берут выплаты за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Исключают периоды больничных, прошлых оплачиваемых отпусков, командировок, простоя и суммы, начисленные за это время. Премии учитывают по правилам пункта 15 Положения № 922.

Пример расчёта. Оклад 50 000 руб. в месяц, расчётный период отработан полностью: 50 000 × 12 = 600 000 руб.; средний дневной заработок 600 000 / (12 × 29,3) = 1 706,48 руб.; за 40 дней учебного отпуска - 68 259,20 руб.

Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 70 - начислены отпускные;
Дт 70 Кт 68.01 - удержан НДФЛ;
Дт 20 (26, 44) Кт 69 - начислены страховые взносы;
Дт 71 Кт 50 (51) - выдан аванс на проезд;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 - расходы на проезд приняты по авансовому отчёту.

Отпускные выплачивают не позднее трёх календарных дней до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Если сотрудник заболел до отпуска или во время сессии и суммы приходится пересчитывать, порядок действий отличается: разбор переноса отпуска и пересчёта начислений в 1С:Бухгалтерия 8 есть в отдельной статье по отпускным при больничном.

Типичные ошибки бухгалтера при оформлении учебного отпуска и оплате проезда

Продлевают учебный отпуск на дни проезда. Правильно: дни дороги к отпуску не добавляют, разницу закрывают другим основанием.
Оплачивают проезд очно-заочникам. Правильно: компенсация положена только при заочной форме обучения.
Компенсируют проезд несколько раз в одном учебном году. Правильно: гарантия действует один раз в учебном году.
Неверно определяют расчётный период: включают больничные, прошлые отпуска, командировки и выплаты за них. Правильно: эти периоды и суммы исключают.
Оформляют выплаты без справки-вызова и проездных документов. Правильно: собирайте подтверждения до выплаты, а не после проверки.
Выбирают в 1С вид «Ежегодный основной отпуск» вместо учебного. Правильно: завести отдельный вид отпуска и проверить его настройки начисления.

Налогообложение учебного отпуска и оплаты проезда

Учебный отпуск оплачивают по среднему заработку, и эта сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как обычные отпускные.

Оплата проезда, предусмотренная статьёй 173 ТК РФ, относится к установленным законом компенсациям и не облагается НДФЛ (статья 217 НК РФ) и страховыми взносами (статья 422 НК РФ). Перед закрытием периода сверьте формулировки и действующие редакции глав 23 и 34 НК РФ: нормы периодически уточняют. В расходах по налогу на прибыль суммы учебного отпуска и оплаты проезда учитывают по статье 255 НК РФ при наличии документов.

Пример. Отпускные 68 259,20 руб.: НДФЛ 13% - 8 873,70 руб., страховые взносы 30% - 20 477,76 руб. Компенсация проезда 5 000 руб. налогами и взносами не облагается.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить дни проезда к учебному отпуску?

Нет. Роструд разъяснил, что дни проезда к месту учёбы и обратно не увеличивают продолжительность учебного отпуска, даже если вуз находится в другом городе.

Оплачивается ли проезд очно-заочникам?

Нет. Статья 173 ТК РФ даёт право на оплату проезда только работникам, осваивающим аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме обучения.

Как часто оплачивают проезд к месту учёбы?

Один раз в учебном году, к месту нахождения образовательной организации и обратно.

Оплачивают ли проезд, если вуз находится в том же городе?

Норма говорит об оплате проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно. Прямых разъяснений Роструда для ситуации, когда вуз в том же населённом пункте, в разобранном материале нет, поэтому решение принимайте с опорой на локальный акт: компенсировать есть смысл только фактически подтверждённые расходы на дорогу.

Облагается ли оплата проезда страховыми взносами?

Нет, компенсация, установленная трудовым законодательством, в базу по страховым взносам не входит (статья 422 НК РФ). Сверяйте действующую редакцию нормы перед сдачей отчётности.

Как в 1С отразить учебный отпуск, если на него выпадают праздничные дни?

Статья 120 ТК РФ сформулирована применительно к ежегодным основным и дополнительным отпускам, поэтому однозначного ответа для учебного отпуска нет. Ориентируйтесь на учебный план и справку-вызов, а спорные случаи согласуйте с вузом и проверьте по действующим разъяснениям трудового ведомства.

Нужно ли оформлять приказ на учебный отпуск?

Да. Справка-вызов подтверждает период аттестации, а приказ закрепляет решение работодателя и служит основанием для начисления в 1С. Если в период сессии сотрудник заболел, пригодится алгоритм переноса отпуска из материала по отпускным при больничном.