Учёт расходов на офисные аптечки при УСН: письмо Минфина № 03-11-06/2/79230 и отражение в 1С

Можно ли учитывать расходы на офисные аптечки при УСН: ответ Минфина

Да, можно, но только на УСН с объектом «доходы минус расходы» и при условии, что покупка обоснована и подтверждена документами. Минфин России в письме от 09.09.2026 № 03-11-06/2/79230 разъяснил: расходы на приобретение фармакологических препаратов и средств первой медицинской помощи для офисных аптечек включаются в налоговую базу по упрощённой системе. Разъяснение опубликовано на buh.ru.

Логика ведомства опирается на два уровня норм. Перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения по УСН, установлен пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Отдельной строки «аптечки» или «лекарства» в нём нет, но эта норма разрешает уменьшать полученные доходы на иные расходы, определяемые в порядке главы 25 НК РФ. Дальше включаются общие критерии пункта 1 статьи 252 НК РФ: расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Практический вывод для бухгалтера: аптечка попадёт в расходы не потому, что её упомянул Минфин, а потому, что вы сможете объяснить, зачем она нужна организации, и подтвердить каждую позицию первичкой. Без этой связки письмо не защитит от снятия затрат при проверке.

Правовое обоснование: какие нормы позволяют учесть расходы на аптечки

Минфин не расширяет перечень расходов, а показывает, как применить уже существующие нормы к конкретной ситуации. Чтобы понять механику, нужно пройти всю цепочку: пункт 1 статьи 346.16 НК РФ направляет к главе 25 НК РФ, а та через пункт 1 статьи 252 НК РФ задаёт критерии признания затрат.

Пункт 1 статьи 346.16 НК РФ: перечень расходов при УСН

Перечень расходов на упрощённой системе закрытый: учесть можно только те затраты, которые в нём названы или охватываются общей формулировкой об иных расходах. Формулировка письма по этому поводу звучит так:

«перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, установлен пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ… указанная норма разрешает уменьшать полученные доходы на иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК РФ».

Аптечка не упомянута напрямую ни в статье 346.16 НК РФ, ни в главе 25 НК РФ. Однако отсутствие прямой строки не означает запрет: препараты и средства первой помощи для офиса подпадают под категорию иных расходов, связанных с деятельностью организации, если выполнены условия признания.

Критерии признания расходов по пункту 1 статьи 252 НК РФ

Критериев два, и оба проверяются на документы, а не на словах.

Экономическая оправданность. Затраты должны быть связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Для офиса это выглядит логично: сотрудники работают на территории работодателя, риск травмы или резкого ухудшения самочувствия на рабочем месте существует, а первая помощь до приезда медиков снижает время простоя и тяжесть последствий. Обоснование лучше закрепить приказом руководителя, а не оставлять на уровне устных договорённостей.

Документальное подтверждение. Нужны первичные документы, оформленные по требованиям законодательства: кассовый чек, товарная накладная или универсальный передаточный документ от поставщика, платёжка. Если препараты списывают из-за истечения срока годности или после использования, оформляют акт.

Письмо подтверждает применение общих норм, а не создаёт новое правило. Это важно для внутренней аргументации: в споре вы ссылаетесь на пункт 1 статьи 346.16 и пункт 1 статьи 252 НК РФ, а письмо показывает позицию ведомства по конкретному вопросу.

Практические условия признания расходов на аптечки: оправданность и документы

Как обосновать экономическую оправданность расходов на аптечку

Обоснование строится на трёх фактах: у компании есть офисные работники, работа происходит на территории работодателя, организация заинтересована в непрерывности процессов. Дополнительный аргумент - обязанность обеспечивать безопасные условия труда и наличие аптечки для оказания первой помощи, если она следует из норм охраны труда для вашего вида деятельности. Конкретный состав аптечки и требования к нему стоит сверять с действующими нормативными актами: письмо Минфина эту сторону не регулирует.

Формулировка в приказе может выглядеть так: «В целях обеспечения возможности оказания первой помощи работникам и посетителям офиса, снижения риска простоя по причине несчастных случаев утвердить состав аптечки первой помощи и назначить ответственного за её комплектацию и контроль сроков годности». Такой приказ превращает бытовую покупку в элемент внутреннего контроля.

Какие документы подтвердят расходы на аптечки

Минимальный комплект документов для УСН:

приказ руководителя об организации аптечки, утверждении её состава и ответственного лица;
перечень (спецификация) вложений с указанием наименований и количества;
документы поставщика: товарная накладная или УПД, кассовый чек, при необходимости счёт-фактура;
документ об оплате: платёжное поручение или чек при оплате наличными;
акт списания при использовании препаратов или истечении срока годности.

Проверьте реквизиты: наименование поставщика, дата, номер, сумма, перечень товаров. Чек без товарной накладной часто становится слабым местом, если в нём нет детализации. Общий подход к первичке и типовые ошибки в её оформлении разобраны в материале о чек-листе документов для подтверждения расходов в 1С.

Отражение расходов на аптечки в 1С: пошаговая инструкция

Письмо Минфина не описывает порядок работы в программе, поэтому дальше речь о типовом алгоритме для «1С:Бухгалтерия 8.3» на УСН. Названия разделов и документов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации и релиза, поэтому сверяйтесь с настройками своей базы.

Настройка номенклатуры для аптечки в 1С

Создайте группу «Аптечка» в справочнике номенклатуры и заведите позиции с видом «Товары» или «Материалы»: выбор зависит от того, как вы планируете списывать затраты. Для УСН важнее другое: в учётной политике должен стоять объект налогообложения «Доходы минус расходы», иначе расходы не попадут в налоговую базу ни при каких настройках номенклатуры.

Проверьте, что для позиций не задан признак, уводящий их в другую группу учёта (например, готовая продукция). Ошибка в виде номенклатуры приводит к тому, что расходы уходят не на те счета и не отражаются в книге учёта доходов и расходов.

Поступление и списание аптечки в 1С

Последовательность операций:

Раздел «Покупки», документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Товары». Заполните контрагента, добавьте позиции из группы «Аптечка», укажите цены и проведите документ. Типовая проводка: Дт 10 Кт 60.
Оплата поставщику: «Банк и касса» → «Списание с расчётного счёта». Для УСН момент оплаты критичен: материальные расходы признаются после погашения задолженности перед поставщиком.
Списание: документ «Списание товаров» или «Требование-накладная», если препараты передаются в подразделение. Укажите статью расходов с видом «Прочие расходы» и признаком учёта в налоговом учёте. Типовая проводка: Дт 26 (или 20) Кт 10.

Механика отражения прочих расходов на счетах затрат и подбор корректных статей описаны в инструкции об учёте прочих расходов в 1С:Бухгалтерия, она применима и к офисным покупкам.

Если в вашей базе применяется вариант учёта без счёта 10 (сразу на затраты), убедитесь, что расход всё равно попадает в регистр налогового учёта. Иначе сумма останется в бухгалтерском учёте и не уменьшит налог.

Проверка отражения в КУДиР и отчётности

Откройте отчёт «Книга учёта доходов и расходов» за нужный период. Сумма должна стоять в разделе I в графе «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы», с ссылкой на первичный документ. Проверьте два момента: запись появилась после оплаты поставщику и сумма не попала в состав расходов, не уменьшающих налоговую базу. При расхождениях корректируйте не отчёт, а настройки статей расходов и дату документов.

Налоговые риски и типичные ошибки при учёте аптечек

Когда налоговая может снять расходы на аптечки

Основные причины споров предсказуемы. Расходы снимают, если нет приказа об аптечке и её составе, если в чеках невозможно идентифицировать товар, если препараты списаны без акта, если аптечка куплена для личных нужд руководителя или хранится по адресу, не связанному с деятельностью организации. Отдельный случай - применение УСН с объектом «доходы»: там расходы не учитываются в принципе, и любые попытки уменьшить налог приведут к доначислениям.

Ещё одна уязвимость: расходы проведены в периоде, когда организация ещё не применяла УСН или уже утратила право на режим. Дату покупки и дату оплаты стоит сверять с периодами применения спецрежима. Как учитываются расходы, связанные с требованиями контролирующих органов, и какие здесь есть особенности для УСН и ОСНО, разобрано в статье о соглашениях с надзорными органами и учёте расходов в 1С.

Как избежать ошибок: чек-лист для бухгалтера

Есть приказ об организации аптечки, утверждённый состав и ответственный сотрудник.
Сохранены товарная накладная или УПД и чек с читаемой детализацией позиций.
Оплата подтверждена платёжным документом с датой, попадающей в период применения УСН.
В 1С выбрана статья расходов с признаком учёта для целей налогообложения.
Сумма видна в КУДиР в графе учитываемых расходов.
На списанные или просроченные препараты оформлен акт.
Состав аптечки соответствует требованиям, которые применяются к вашему виду деятельности.

Особенности учёта аптечек при разных объектах налогообложения УСН

На УСН «доходы» аптечка не уменьшает налог. База считается от выручки, расходы в расчёте не участвуют, поэтому тратить время на сбор чеков ради налоговой экономии нет смысла: документы понадобятся только для внутреннего контроля и охраны труда.

На УСН «доходы минус расходы» эффект считается напрямую. Аптечка на 5 000 рублей уменьшает базу на 5 000 рублей; при базовой ставке 15% экономия составит 750 рублей. В регионах ставка может быть ниже, тогда экономия меньше. Не забывайте про минимальный налог: расходы уменьшают единый налог, но его всё равно сравнивают с минимальным налогом в 1% от доходов.

Актуальность разъяснения Минфина и применение в 2026 году

Письмо от 09.09.2026 № 03-11-06/2/79230 действует в текущем налоговом периоде, и его можно применять при формировании базы за 2026 год. Публикация разъяснения датирована 24 сентября 2026 года, то есть позиция ведомства свежая.

Учитывайте статус документа: письма Минфина не относятся к нормативным правовым актам и не меняют НК РФ, но налоговые органы руководствуются ими в работе, а налогоплательщик вправе опираться на них при обосновании позиции. Регулярно проверяйте актуальность при изменениях главы 26.2 НК РФ.

Практический шаг на сегодня: проверьте, есть ли в вашей организации приказ об аптечке и сохранены ли документы на последнюю закупку. Если аптечка уже куплена и оплачена, отразите её в 1С текущим периодом и убедитесь, что сумма попала в КУДиР.