Учет расходов на перевозку без ЭТрН: разъяснения ФНС и Минфина и порядок в 1С

Можно ли учесть расходы на перевозку без электронной транспортной накладной: короткий ответ

Да, можно. Отсутствие оформленной электронной транспортной накладной (ЭТрН) не лишает организацию права учесть расходы на перевозку товаров. Разъяснение дала ФНС в лице начальника Управления электронного документооборота Федора Новикова: разъяснение ФНС об учете расходов на перевозку.

Опора у налоговой двойная. Пункт 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26 говорит, что отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не признают договор перевозки груза незаключенным или недействительным, а договорные отношения подтверждаются иными доказательствами. Письмо Минфина России от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71952 добавляет: нарушение требований отраслевого законодательства само по себе не может быть основанием непринятия расходов для целей налогообложения прибыли.

Оговорка, без которой картина неполная. Если документов нет или они заполнены с ошибками, налоговые органы могут провести дополнительные контрольные мероприятия, чтобы проверить действительность сделки и полноту уплаты налогов. Право на расходы остается, но подтверждать придется совокупностью документов: договорами, товарными накладными, счетами-фактурами, платежными и другими документами.

Позиция ФНС: отсутствие ЭТрН не отменяет право на расходы

ФНС разводит две плоскости: соблюдение транспортного законодательства и налоговый учет. Начальник Управления ЭДО Федор Новиков сформулировал это прямо: нет электронной транспортной накладной, значит нет и формального основания отказывать в расходах, если сама перевозка реальна и подтверждена документами.

Разъяснение касается налога на прибыль. Оно не отменяет требований к оформлению перевозочных документов и не снимает ответственность с перевозчика за нарушение правил. Смысл в другом: налоговый орган не может убрать расходы только потому, что вместо электронной накладной оформлена бумажная или документа нет вовсе.

Разъяснения ведомств не нормативный правовой акт, но налоговые органы применяют их в работе, а налогоплательщик ссылается на них как на аргумент в переписке и в суде. Для бухгалтера это означает: позиция ФНС в подобном споре предсказуема, если подтверждена реальность перевозки.

Что говорят Верховный Суд и Минфин: правовая основа

Базу для позиции формируют два документа: разъяснения ФНС, Минфина и Верховного Суда. Разберем каждый.

Постановление Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26: договор перевозки действителен без накладной

Пункт 20 постановления формулирует правило так: отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. Наличие договорных отношений между сторонами может подтверждаться иными доказательствами.

Практический вывод: если транспортной накладной нет, перед налоговой работает любой набор документов, который показывает реальность перевозки. Договор с перевозчиком, заявка на конкретный рейс, акт выполненных работ, путевой лист, деловая переписка. Значение имеет связь документов между собой, а не наличие одного «главного» бланка.

Письмо Минфина 03-03-06/1/71952: нарушение отраслевых норм не отменяет расходы

Минфин разъяснил, что нарушение требований отраслевого законодательства само по себе не может являться основанием непринятия расходов для целей налогообложения прибыли. Дальше ведомство уточняет частный случай: если нарушено транспортное законодательство в части оформления бумажной накладной вместо электронной, это само по себе не может быть основанием для того, чтобы не принять расходы заказчика перевозки.

Два документа дополняют друг друга: Верховный Суд снимает риск признать договор незаключенным, Минфин отделяет отраслевые нарушения от налогового учета. Вместе они закрывают главный вопрос бухгалтера, может ли инспекция отказать в расходах только из-за отсутствия ЭТрН.

Какие документы подтвердят расходы на перевозку, если ЭТрН нет

Работает принцип совокупности: расходы подтверждает не один документ, а связанный набор. В разъяснении ФНС перечислены договоры, товарные накладные, счета-фактуры, платежные и иные документы. Разберем группы по назначению.

Договор перевозки и заявка: основа отношений

Договор фиксирует стороны, маршрут, срок, стоимость и ответственность. Заявка уточняет конкретный рейс: дату, адрес погрузки и выгрузки, тип груза. Если накладной нет, именно эти документы показывают, что отношения существовали и касались определенной перевозки.

Проверьте два момента. В договоре должны быть условие о цене и порядок оплаты, а в заявке - совпадение дат, адресов и номеров машин с товарной накладной и актом. Расхождение в датах погрузки инспектор заметит первым, и объяснять его придется письменно.

Товарная накладная, счет-фактура и платежные документы

Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД фиксирует передачу товара, счет-фактура подтверждает НДС, платежное поручение с отметкой банка показывает оплату. Вместе они доказывают, что товар двигался, услуга оплачена, а расход экономически обоснован и связан с деятельностью, направленной на получение дохода.

Для международных и экспортных маршрутов состав подтверждающих документов и ставка НДС отличаются: как применить ставку НДС к транспортно-экспедиционным услугам в 1С при экспорте. Это отдельная тема, и здесь важно не подменить документы по налогу на прибыль документами по НДС.

Иные доказательства: акты, путевые листы, переписка

К дополнительным доказательствам относятся акт выполненных работ, путевой лист с маршрутом, доверенность на получение груза, деловая переписка, данные мониторинга GPS или ГЛОНАСС. Судебная практика допускает любые доказательства, подтверждающие реальность перевозки.

Условие одно: документы не должны противоречить друг другу. Если путевой лист показывает один маршрут, а товарная накладная другой, набор теряет силу, и вопрос переходит в плоскость контрольных мероприятий.

Риски: почему отсутствие ЭТрН все равно может привести к проверке

Отсутствие или некорректное оформление документов может привести к дополнительным контрольным мероприятиям со стороны налоговых органов. Цель одна: уточнить действительность сделки и полноту уплаты налогов, о чем ФНС предупреждает налогоплательщиков.

Какие контрольные мероприятия возможны

требование пояснений и документов по конкретной сделке;
вызов на комиссию по легализации налоговой базы;
допрос свидетелей, включая водителей и сотрудников перевозчика;
осмотр помещений и территории;
выездная проверка, если вопросы возникают по многим однотипным сделкам.

Типичный сценарий выглядит так: перевозчик не сдал ЭТрН или оформил документы с задержкой, а запрос приходит заказчику перевозки. Автоматического снятия расходов при этом не происходит, но время на подготовку ответа вы потратите.

Как снизить риск: подготовка доказательств заранее

Собирайте договор, заявку, акт, товарную накладную, счет-фактуру и платежку по каждой перевозке в одну папку.
Проверяйте контрагента до сделки: статус перевозчика, наличие транспорта, историю по открытым источникам.
Сверяйте реквизиты и даты между документами сразу при получении, а не перед проверкой.
Оформляйте ЭТрН, если перевозчик работает с электронным документооборотом.
Фиксируйте реальность перевозки: акты, фото, данные мониторинга, переписку о согласовании рейса.

Собранный заранее комплект снижает вероятность доначислений: инспектору не придется запрашивать бумаги повторно, а у вас будет готовый ответ в день получения требования.

Как отразить расходы на перевозку в 1С, если ЭТрН нет

Пошаговый порядок в 1С: Бухгалтерия

В разделе «Покупки» создайте документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» и выберите операцию поступления услуг.
Укажите контрагента-перевозчика и договор.
Добавьте номенклатуру услуги, например «Услуги по перевозке грузов».
Проставьте сумму, ставку НДС и счет затрат: 44.01 для торговых организаций, 20 или 26 для производственных и общехозяйственных нужд, 41 если стоимость доставки включают в себестоимость товаров.
Проведите документ и проверьте проводку: Дт 44.01 (20, 26, 41) Кт 60.01.
Присоедините к документу сканы первичных документов.
Проверьте отчет «Анализ учета по налогу на прибыль» и карточку счета 44.

Поля, привязанные к транспортной накладной, можно не заполнять, если перевозка оформлена бумажными документами. Ответственность за наличие подтверждений лежит на вас, программа лишь фиксирует операцию.

Настройки учета и хранение документов

Сканы удобно хранить в присоединенных файлах документа, а оригиналы - в папке на сервере с разграничением прав доступа. Если перевозчик готов работать через ЭДО, электронная накладная приходит прямо в 1С. Состав документов, названия счетов и расположение команд зависят от версии и настроек программы: в 1С:Бухгалтерия 3.0 интерфейс отличается от отраслевых решений.

Если организация ведет несколько направлений перевозок и делит доходы и расходы, настройка аналитики требует отдельного внимания: раздельный учет доходов и расходов по международным и каботажным перевозкам в 1С:Корп.

Когда ЭТрН обязательна и что будет, если ее нет

Правила оформления перевозочных документов менялись поэтапно, и по данным обзора изменений 2026 года с 1 сентября 2026 года транспортные накладные оформляют электронно, при этом ФНС подтвердила, что расходы на перевозку можно учесть и без ЭТрН: обзор изменений 2026 года для бухгалтеров.

Бумажная накладная вместо электронной - это нарушение транспортного законодательства. Расходы заказчика из-за него не снимают, но у перевозчика возможны собственные административные последствия по отраслевым нормам.

Отдельно о границах разъяснения. В доступных материалах не уточняется, как правило работает для всех видов перевозок и налоговых периодов. Конкретика зависит от вида перевозки, статуса участника и даты операции, поэтому перед спором сверяйтесь с актуальной редакцией норм и текстом письма Минфина.

Короткие выводы

Отсутствие ЭТрН не лишает организацию права учесть расходы на перевозку для налога на прибыль.
Позицию подтверждают пункт 20 постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26 и письмо Минфина от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71952.
Расходы подтверждает совокупность документов: договор, заявка, товарная накладная, счет-фактура, платежка, акт, путевой лист.
Риск контрольных мероприятий сохраняется, цель инспекции - проверить действительность сделки и полноту уплаты налогов.
В 1С: Бухгалтерия расходы отражают документом поступления услуг с приложением имеющихся первичных документов.

Проверьте комплект документов по перевозкам за текущий год: если где-то не хватает заявки или акта, восстановите их до запроса из налоговой.