Воинский учет в 1С:ЗУП 8 в 2026 году: постановка на учет, карточки, отчеты и сверка с военкоматом

Воинский учет ведут все организации независимо от организационно-правовой формы, если у них есть работники по трудовым договорам из числа призывников и военнообязанных. Обязанность закреплена в п.6 ч.1 ст.8 Федерального закона от 31.05.1996 №61-ФЗ и п.7 ст.8 Федерального закона от 28.03.1998 №53-ФЗ. Численность штата, сфера деятельности и налоговый режим значения не имеют.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 работа укладывается в три действия: включить настройку, заполнить карточку организации (Форма №18) и карточки граждан (Форма №10), сформировать отчеты для военкомата. Параллельно организация проходит первичную постановку на учет в военкомате, направляет сведения о кадровых событиях и раз в год сверяет данные.

Ниже шаги по порядку: кто подпадает под учет, сколько ответственных выделить, какие документы подать в военкомат, где включить учет в 1С:ЗУП и какие штрафы предусматривает ст. 21.4 КоАП РФ.

Кто обязан вести воинский учет в 2026 году

Учет ведут по месту работы, а не по месту жительства сотрудника. Работодатель собирает данные о гражданах, работающих у него по трудовым договорам, и передает их в военкомат по месту нахождения организации. Достаточно одного подходящего работника в штате, чтобы у организации появилась обязанность вести воинский учет и назначить ответственного приказом.

Категории работников, подлежащих воинскому учету

• Призывники - граждане РФ мужского пола от 18 до 30 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе.
• Военнообязанные - граждане РФ, пребывающие в запасе, в том числе женщины с отдельными военно-учетными специальностями.

Примеры для быстрой проверки списка. Сотрудник 25 лет без военного билета - призывник, его учитывают в общей картотеке. Сотрудник 45 лет с военным билетом и отметкой о зачислении в запас - военнообязанный. Женщина с военно-учетной специальностью, например медицинского профиля или по связи, учитывается наравне с мужчинами, а без такой специальности в воинский учет не входит.

Нормативная база воинского учета

Работа строится на трех документах: Положение о воинском учете (утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 №719), Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (утв. приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 №700) и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017). Редакции обновляются, поэтому перед сдачей отчетности сверяйтесь с действующими версиями и требованиями своего военкомата. Обзор этих требований и порядка ведения учета приведен в материале «Воинский учет в 2026 году: как вести в 1С:ЗУП 8».

Сколько ответственных за воинский учет нужно выделить

Число ответственных зависит от количества военнообязанных работников (п.12, 13 Положения о воинском учете).

Ответственного назначают приказом, права и обязанности фиксируют в должностной инструкции. Малым организациям отдельная штатная единица не требуется: обязанности распределяют совмещением или совместительством с доплатой. Как оформить такое решение, разобрано в материале про воинский учет в малой организации без введения новой должности.

Постановка организации на учет в военкомат: пошаговая инструкция

Старт - внутренние документы. Приказ об организации воинского учета (Приложение №4 к Методическим рекомендациям) издают при создании организации, а затем ежегодно перед началом календарного года. План работы по осуществлению воинского учета (Приложение №17 к Методическим рекомендациям) включает все мероприятия на год с отметками о проведении.

1. Назначить ответственного приказом и подготовить должностную инструкцию.
2. Утвердить план работы по воинскому учету на год.
3. Заполнить Карточку учета организации (Форма №18).
4. Собрать копии учредительных документов организации.
5. Подать комплект в военкомат и согласовать должностную инструкцию ответственного.

Необходимые документы для постановки на учет

• Карточка учета организации (Форма №18, утв. Приказом №700).
• Копии учредительных документов организации.
• Приказ об организации воинского учета.
• План по ведению воинского учета.
• Должностная инструкция лица, ответственного за ведение воинского учета, для согласования.

Форму №18 заполняют в 1С:ЗУП или вручную, а затем распечатывают. Перечень дополняется по требованию конкретного военкомата, поэтому состав пакета уточняйте заранее.

Почему первичная постановка невозможна удаленно

Постановка на учет предполагает проверку документов и согласование должностной инструкции ответственного, после чего организация попадает в реестр военкомата. Дистанционный формат первичного обращения в используемых источниках не раскрыт: документы подают лично или через представителя по доверенности. Срок согласования документов законодательно не установлен, поэтому закладывайте время на визит и возможные уточнения.

Настройка воинского учета в 1С:ЗУП 8 ред. 3

Логика работы в программе последовательная: сначала включается функционал, затем заполняются карточки, после чего становятся доступны формы отчетности для военкоматов.

Включение настройки воинского учета

Флажок воинского учета включают в настройках кадрового учета. После активации появляются карточки организации и граждан, а также формы для военкоматов. Настройку выполняет пользователь с правами администратора, а точные названия пунктов меню зависят от версии конфигурации: в используемых материалах детальный путь не приводится, поэтому сверяйтесь с текущим релизом и пошаговым разбором настройки воинского учета в 1С:ЗУП 8 ред. 3.

Заполнение карточки организации (Форма №18)

В карточку вносят наименование организации, ИНН, КПП, адрес, сведения об ответственном за военно-учетную работу и общее количество военнообязанных. Форма должна соответствовать Приказу №700. Печатную форму выгружают и передают в военкомат при постановке на учет, а при изменении реквизитов обновляют и направляют повторно.

Заполнение карточки гражданина (Форма №10)

Карточку заводят на каждого работника, подлежащего воинскому учету, из справочника сотрудников. Заполняют ФИО, дату рождения, паспортные данные, адрес, воинское звание, состав (профиль), категорию запаса, ВУС, номер военного билета или приписного удостоверения и данные о постановке на учет.

Пример для призывника: звание и ВУС не заполняются, категория запаса отсутствует, документ воинского учета - приписное удостоверение. Пример для военнообязанного: указаны звание, состав, категория запаса, ВУС и номер военного билета.

В версиях 2026 года карточка воинского учета обновлена: она собрана в режиме «одного окна», появилось поле «Состав (профиль)», а предполагаемая дата снятия с учета рассчитывается автоматически. Что именно поменялось, разобрано в статье про изменения воинского учета в 1С:ЗУП 8 в 2026 году.

Сроки подачи сведений в военкомат и оформление расписки

Обязанность сообщать о кадровых событиях установлена Положением о воинском учете №719. Ниже - что подтверждается источниками, а где нужны уточнения по актуальным редакциям документов.

Сроки подачи сведений о приеме, увольнении и изменении данных

В открытых материалах, которые легли в основу статьи, конкретные сроки подачи сведений о приеме, увольнении и изменении данных не раскрыты, поэтому не опирайтесь на цифры из старых публикаций. Практический ориентир: срок отсчитывается со дня кадрового события, а точную продолжительность уточняйте в действующей редакции Положения №719 и в военкомате, куда подаете сведения. Дату передачи фиксируйте документально.

Действия работодателя, если у работника нет военного билета

Официальный порядок действий в источниках не раскрыт, поэтому действуйте по логике категорий. Мужчину от 18 до 30 лет без военного билета учитывают как призывника: основание - возраст и отсутствие пребывания в запасе. Документы воинского учета запрашивают у работника при приеме, а если их нет, направляют письменный запрос в военкомат и ведут учет по имеющимся данным. Отсутствие военного билета не отменяет обязанность организации учитывать такого сотрудника.

Оформление расписки при приеме документов

Порядок оформления расписки в доступных материалах не детализирован. Практическое правило: при сдаче документов в военкомат просите отметку с датой, перечнем переданных документов, ФИО и должностью принявшего и его подписью, а второй экземпляр оставляйте у себя. Такой документ подтверждает факт и дату подачи, если возникнет спор о своевременности.

Ежегодная сверка с военкоматом: зачем нужна и как провести

Сверка нужна, чтобы актуализировать данные о военнообязанных. За год меняются звания, адреса, документы воинского учета и состав запаса, часть сотрудников увольняется. Расхождения между базой 1С и картотекой военкомата ведут к ошибкам в отчетности и вопросам проверяющих.

Порядок и сроки сверки в используемых материалах не раскрыты, поэтому ориентируйтесь на запрос или график своего военкомата. Рабочая последовательность: получить запрос или график, выгрузить из 1С список военнообязанных с документами воинского учета, сверить позиции, исправить карточки в программе, а не только в печатной форме, и подписать итоговый документ.

Отчетность для военкоматов в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.206 отчеты для военкоматов открываются из рабочего места регламентированной отчетности в группе «Минобороны»: через «Налоги - Отчетность - Регламентированные отчеты» или «Отчеты - 1С-Отчетность - Регламентированные отчеты», вкладка «По получателям». Порядок поиска этих форм описан в инструкции «Как найти отчетность для военкоматов в 1С:Бухгалтерии 8».

В списке доступны извещение о приеме или увольнении, изменения сведений сотрудников, первоначальная постановка на воинский учет, сведения о гражданах, подлежащих учету, и сообщение о гражданах, которые должны состоять на учете, но не состоят. В 1С:ЗУП документы воинского учета формируются в разделе сведений для военкоматов, порядок подготовки и проверки данных разобран в статье про электронный обмен с военкоматами в 1С:ЗУП.

Что проверить до заполнения отчета

• Организацию и ее регистрационные сведения по воинскому учету.
• Ответственного за военно-учетную работу.
• Карточки сотрудников и отношение к воинскому учету.
• Военкомат, адреса, документы воинского учета и даты кадрового события.
• Период или дату, на которую формируется список.

Кадровые сведения исправляйте в карточках и документах программы, а не в печатной форме: иначе при следующем заполнении ошибка вернется.

Перед отправкой запустите встроенную проверку. Если программа сообщает о незаполненном обязательном поле, вернитесь к данным сотрудника или организации, исправьте их и заполните отчет повторно.

Если формы «Минобороны» нет в списке, проверьте: открыта ли нужная организация, есть ли у пользователя права на регламентированную отчетность, не требуется ли заново открыть рабочее место после обновления, работают ли подключение и настройки 1С-Отчетности.

Штрафы за нарушения воинского учета в 2026 году

За непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для воинского учета, предусмотрена административная ответственность по ст. 21.4 КоАП РФ. Конкретные размеры штрафов зависят от действующей редакции кодекса и категории нарушителя, поэтому ориентиры по суммам и разбор типовых нарушений смотрите в материале про автоматизацию воинского учета по требованиям 2026 года.

Риск снижают четыре привычки: ответственный, назначенный приказом, заполненные карточки Формы №10 и карточка организации Формы №18, проверка данных встроенной проверкой перед формированием отчета и фиксация даты передачи сведений в военкомат. Начните с ревизии карточек: если хотя бы одна осталась незаполненной, отчет уйдет в военкомат с неполными данными.