Форма П-4 (НЗ) в 1С: пошаговая инструкция по заполнению и сдаче за II квартал 2026
Пошаговая инструкция по формированию и отправке отчета П-4 (НЗ) в Росстат из 1С: Бухгалтерия и ЗУП. Кто сдает, как заполнить титул, неполную занятость и движение, что делать при отсутствии данных, типичные ошибки.
Кто обязан сдавать форму П-4 (НЗ) в 2026 году
Форму П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» сдают в Росстат ежеквартально. Отчитываются коммерческие и некоммерческие организации, не относящиеся к субъектам малого предпринимательства. Ключевой критерий - средняя численность работников за предыдущий год. Если она превышает 15 человек, отчет обязателен. Для организаций с численностью 15 и менее обязанность сдачи определяет Росстат через выборочное наблюдение - проверьте, попали ли вы в выборку, на сайте ведомства.
Вид деятельности по ОКВЭД также влияет на обязанность сдачи. Большинство отраслей отчитываются по общему правилу, но есть исключения - например, финансовые и страховые организации заполняют форму с дополнительными особенностями. Отчет квартальный, за II квартал 2026 года его нужно сдать не позднее 15 июля 2026 года. Основание - приказ Росстата № 338, актуализированный приказом № 638. Пропуск срока или ошибки в отчете влекут административный штраф по статье 13.19 КоАП РФ: от 20 000 до 70 000 рублей для организации, от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица. За повторное нарушение штрафы увеличиваются вдвое.
Обособленные подразделения отчитываются отдельно по каждому ОКПО. Если у вас несколько подразделений в одном муниципальном образовании, их данные можно объединить - уточните этот момент в территориальном органе Росстата. При отсутствии деятельности в отчетном квартале отчет сдается с заполненным титульным листом и прочерками в разделах - подробнее разберем в разделе о «пустом» отчете.
Где найти и как создать отчет П-4 (НЗ) в 1С
Отчет формируется в разделе «Зарплата и кадры». Перейдите в подраздел «Отчетность в Росстат» - здесь собраны все статистические формы. В 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 путь аналогичен: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчетность в Росстат». В 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 - тот же маршрут, но интерфейс может отличаться расширенным набором кадровых отчетов.
Нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне выбора отчетов найдите форму П-4 (НЗ) - воспользуйтесь поиском по строке. Укажите период: II квартал 2026 года. Программа автоматически подставит даты с 01.04.2026 по 30.06.2026. Если форма не отображается в списке доступных, проверьте подключение к интернету и актуальность классификаторов - Росстат периодически обновляет формы, и 1С получает их через сервис обновлений. Аналогичный алгоритм поиска и создания отчетов действует для формы П-3, которую тоже сдают за II квартал 2026 года.
Настройка отчета перед заполнением
Перед заполнением проверьте реквизиты организации в карточке. Код ОКПО должен соответствовать выписке из Росстата - ошибка в этом поле приведет к непринятию отчета. Код ОКВЭД должен отражать фактический основной вид деятельности за отчетный период, а не тот, что записан в учредительных документах, если они различаются. Наименование организации заполняется строго по ЕГРЮЛ - сокращенное или полное, как указано в уведомлении Росстата.
Период отчета - II квартал 2026 года - программа подставляет автоматически при выборе формы. Убедитесь, что в поле «Организация» выбрано нужное юридическое лицо или обособленное подразделение, если у вас их несколько. После проверки реквизитов можно переходить к заполнению разделов.
Пошаговое заполнение разделов формы П-4 (НЗ)
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 - сведения о неполной занятости. Раздел 2 - сведения о движении работников. Данные заполняются за отчетный квартал нарастающим итогом не предусмотрено - каждый квартал отражается отдельно. Все показатели приводятся в целых единицах, без десятичных знаков.
Титульный раздел: реквизиты и коды
Титульный лист заполняется автоматически из карточки организации. Проверьте поля: полное наименование организации, почтовый адрес с индексом, код ОКПО. Адрес указывается фактический, даже если он отличается от юридического - Росстат принимает данные по месту нахождения обособленного подразделения или головного офиса. Если автоматически подставленный адрес не совпадает с фактическим, скорректируйте его вручную - поле доступно для редактирования.
Код ОКПО программа берет из регистра сведений «Организации». Сверьте его с уведомлением Росстата - расхождение даже на одну цифру делает отчет некорректным. Код вида деятельности по ОКВЭД должен соответствовать основному виду деятельности, который вы заявили при регистрации или изменили в течение квартала. Если видов деятельности несколько, указывается тот, доля выручки по которому максимальна за отчетный период.
Раздел 1: неполная занятость - что считать и как отразить
Раздел 1 включает три строки. Строка 01 - численность работников, работавших неполное рабочее время по инициативе работодателя. Сюда попадают сотрудники, которым сократили рабочий день или неделю из-за организационных или технологических изменений условий труда. Основание - статья 74 ТК РФ. В 1С такие данные отражаются в кадровых приказах об изменении графика работы - используйте отчет «Анализ неполной занятости» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты».
Строка 02 - численность работников, работавших неполное время по соглашению сторон. Это добровольный переход на неполный график: по инициативе сотрудника или по договоренности с работодателем. Учитываются только те, у кого неполное время установлено трудовым договором или дополнительным соглашением. В 1С эти данные фиксируются в регистре «Кадровая история» - при формировании отчета программа автоматически подтягивает численность таких сотрудников за каждый месяц квартала и выводит среднее значение за период.
Строка 03 - численность работников, находившихся в простое по вине работодателя или по независящим причинам. Простой оформляется приказом, в 1С фиксируется документом «Простой» в разделе «Зарплата» или «Кадры». В отчет попадают только те, кто находился в простое целодневно - сотрудники с частичным простоем в течение дня не учитываются. Проверьте, что в документе «Простой» корректно указаны даты начала и окончания - программа считает количество дней простоя и выводит среднюю численность за квартал.
Данные для раздела 1 можно сверить через отчет «Свод начисленной зарплаты» - в нем видна оплата по среднему заработку за время простоя и начисления работникам с неполным графиком. Расхождения между кадровыми и зарплатными данными указывают на ошибку в оформлении документов.
Раздел 2: движение работников - прием и увольнение
Раздел 2 заполняется тремя строками. Строка 04 - численность принятых работников за отчетный квартал. Учитываются все, кто оформлен по трудовому договору: на постоянную, временную, сезонную работу, а также внутренние совместители, если прием оформлен отдельным трудовым договором. Внешние совместители не учитываются. В 1С данные аккумулируются в регистре «Кадровые приказы о приеме» - программа подсчитывает количество приказов за период с 01.04.2026 по 30.06.2026.
Строка 05 - численность выбывших работников. Учитываются все основания увольнения: по собственному желанию, соглашению сторон, сокращению штата, истечению срока трудового договора. Внутренние совместители, прекратившие совмещение, но оставшиеся на основной должности, в выбывшие не попадают. Данные берутся из кадровых приказов об увольнении - отчет «Текучесть кадров» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» поможет сверить итоговую цифру.
Строка 06 - списочная численность работников на конец отчетного квартала. Это количество сотрудников по состоянию на 30.06.2026. Учитываются все, кто числится в штате: работающие, находящиеся в отпуске, на больничном, в декрете, в командировке. Не учитываются внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ. В 1С этот показатель можно взять из отчета «Штатная расстановка» или «Списочная численность» на последний день квартала.
Проверьте логическую увязку между строками 04, 05 и 06. Формула простая: численность на начало квартала плюс принятые минус выбывшие должно равняться численности на конец квартала. Численность на начало квартала равна численности на конец предыдущего квартала - эти данные хранятся в отчете за I квартал 2026 года. Расхождение даже на одного человека указывает на ошибку в кадровых приказах или неучтенное движение.
Что делать, если показателей нет: сдаем «пустой» отчет
Отсутствие неполной занятости и движения работников не освобождает от сдачи формы П-4 (НЗ). Если организация обязана отчитываться, она сдает «пустой» отчет - с заполненным титульным листом и прочерками в разделах 1 и 2. Росстат принимает такие отчеты, это не считается нарушением.
В 1С алгоритм следующий. Создайте отчет, проверьте титульный лист - он должен быть заполнен полностью. В разделах 1 и 2 оставьте поля пустыми. Программа при выгрузке автоматически проставит прочерки в ячейках, где нет данных. Не заполняйте их нулями вручную - это может быть интерпретировано как наличие показателей, равных нулю, что искажает статистику. Исключение - строка 06 «Списочная численность на конец отчетного периода»: если в организации есть работники, но не было движения и неполной занятости, в этой строке указывается фактическая численность на 30.06.2026, а в строках 01-05 ставятся прочерки.
Перед отправкой запустите проверку контрольных соотношений - 1С предупредит, если пустые разделы конфликтуют с заполненным титульным листом. Такое предупреждение можно игнорировать, если вы уверены, что показателей действительно не было. Правила подачи пустого отчета по форме ЗП аналогичны - титульный лист обязателен, в показателях прочерки.
Типичные ошибки при заполнении и выгрузке П-4 (НЗ) из 1С
Первая ошибка - неверный код ОКВЭД. Программа подставляет код из карточки организации, но если в течение квартала изменился основной вид деятельности, старый код становится неактуальным. Обновите его в регистре сведений «Организации» до формирования отчета. Росстат сверяет код ОКВЭД с данными ЕГРЮЛ и выборочными наблюдениями - расхождение приводит к запросу уточнений.
Вторая ошибка - неправильный расчет среднесписочной численности для определения обязанности сдачи отчета. В расчет включаются работники по трудовым договорам, за исключением внешних совместителей и исполнителей по ГПХ. Внутренние совместители учитываются как один человек. Работники в декрете и отпуске по уходу за ребенком не включаются. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что организация либо не сдает отчет, будучи обязанной, либо сдает, не попадая под критерии. В 1С среднесписочную численность можно проверить через отчет «Среднесписочная численность» в разделе «Кадры».
Третья ошибка - расхождение данных с предыдущими отчетами. Численность на начало квартала в форме П-4 (НЗ) должна совпадать с численностью на конец предыдущего квартала в ранее сданной форме. Если в I квартале 2026 года вы указали 50 человек на конец периода, то во II квартале на начало должно быть 50. Расхождение возникает, если в предыдущем отчете была ошибка или если в текущем квартале не учтены какие-то движения. Сверьте данные перед отправкой.
Четвертая ошибка - технические проблемы при выгрузке. Неправильный формат файла, отсутствие ЭЦП, несовместимость версии XML-шаблона с требованиями Росстата. Перед выгрузкой обновите платформу 1С до актуального релиза и проверьте, что сертификат электронной подписи действителен на дату отправки.
Проверка контрольных соотношений перед отправкой
1С включает встроенный механизм проверки контрольных соотношений. В форме отчета нажмите кнопку «Проверить» - программа проанализирует логические увязки между разделами и выведет список предупреждений. Основные соотношения для П-4 (НЗ): численность на начало квартала равна численности на конец предыдущего квартала; сумма принятых и выбывших не может превышать списочную численность на начало квартала плюс принятые; численность в разделе 1 не может превышать списочную численность на конец квартала. Если проверка выдает ошибку, вернитесь к исходным данным - кадровым приказам и отчетам - и найдите расхождение. Игнорировать ошибки контрольных соотношений нельзя - Росстат проводит аналогичную проверку при приеме отчета и отклоняет его при несоответствиях. Похожие контрольные процедуры действуют для отчета П-5(м), где также важна сверка численности и движения.
Выгрузка и отправка отчета в Росстат из 1С
Готовый отчет отправляется двумя способами. Первый - прямая отправка через сервис 1С-Отчетность. В форме отчета нажмите кнопку «Отправить», выберите получателя - территориальный орган Росстата по месту нахождения организации или обособленного подразделения. Программа предложит подписать отчет электронной подписью - убедитесь, что сертификат действителен и срок его действия не истекает в ближайшие дни. После подписания отчет уходит напрямую в Росстат, а вы получаете извещение о получении - сохраните его, это подтверждение своевременной сдачи.
Второй способ - выгрузка в XML и загрузка на сайт Росстата. В форме отчета выберите «Выгрузить» → формат XML. Укажите путь сохранения файла. Зайдите на сайт Росстата в раздел «Электронная отчетность», авторизуйтесь через учетную запись организации и загрузите файл. Система проведет форматно-логический контроль и выдаст результат: принят, принят с предупреждениями или отклонен. При отклонении прочитайте протокол ошибок, исправьте их в 1С и выгрузите файл повторно.
Срок сдачи за II квартал 2026 года - 15 июля 2026 года. Отправляйте отчет заранее, за 2-3 рабочих дня до дедлайна - в пиковые даты серверы Росстата могут работать с задержками, а технический сбой не считается уважительной причиной для пропуска срока. После отправки проверьте статус отчета в 1С-Отчетности или на сайте Росстата - статус «Принят» означает, что обязанность исполнена. Процедура отправки через 1С-Отчетность универсальна для большинства статистических форм, включая форму №1 (рабочая сила).