Как оформить переход внешнего совместителя в основные работники: записи в трудовой книжке по разъяснениям Роструда

Прямой ответ: какую запись вносить в трудовую книжку при переходе внешнего совместителя в основные работники

Внешний совместитель уволился с основного места работы, и вы стали его единственным работодателем. В трудовой книжке после записи об увольнении с прежнего основного места работы укажите полное и сокращенное наименование вашей организации, затем внесите запись о приеме на работу.

Дата приема совпадает с днем, когда работа стала для сотрудника основной. В записи нужна ссылка на приказ о приеме, а период совместительства приводится справочно: «Принят на должность бухгалтера с 01.03.2026, период работы по совместительству с 01.09.2025 по 28.02.2026, приказ от 28.02.2026 № 15-к».

Правило опирается на ст. 66 ТК РФ и приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н: сведения о работе по совместительству вносит работодатель по месту основной работы. Прямой нормы для перехода внешнего совместителя в основные работники в законодательстве нет, поэтому ориентируйтесь на позицию Роструда: он считает допустимым последовательное внесение всех записей с указанием периодов работы по совместительству и по основной работе.

Правовая основа: статья 66 ТК РФ и приказ Минтруда № 320н

Статья 66 ТК РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Правило про совместительство прописано там отдельно: сведения о такой работе вносит работодатель по месту основной работы, а не тот, у кого сотрудник трудится по совместительству. Пока у внешнего совместителя была другая основная работа, запись о вашей организации мог внести только его основной работодатель и только по заявлению работника.

Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек, правила изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Порядок допускает два способа группировки записей: хронологический и блочный. Для перехода совместителя в основные работники удобнее хронологический: события идут по датам, и любой проверяющий видит непрерывную цепочку.

Прямой нормы, которая описывала бы переход внешнего совместителя в основные работники у того же работодателя, ни в ТК РФ, ни в Порядке нет. Роструд в разъяснениях признал допустимым последовательное внесение записей: сначала запись об увольнении с прежнего основного места, затем наименование организации, затем запись о приеме на работу с указанием периода совместительства.

Чтобы снизить риск спора с инспектором ГИТ, закрепите порядок в локальном акте: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о кадровом делопроизводстве или инструкции по ведению трудовых книжек. Тогда у ответственного сотрудника появится письменная опора, а не только память и устные договоренности.

Чем отличаются хронологический и блочный порядок записей

Хронологический порядок: все записи идут по датам событий независимо от работодателя. Блочный: сначала один блок записей по одному работодателю, затем второй блок по другому.

Если запись о совместительстве не вносилась, для вашей ситуации подходит хронологический вариант: запись об увольнении с прежнего основного места, наименование вашей организации, запись о приеме на основную работу с указанием периода совместительства.

Если запись о работе по совместительству уже стояла отдельным блоком, новый блок по вашему работодателю размещается после предыдущего. Разрывать блоки и возвращаться к записям за более ранние периоды не стоит: инспектор вправе расценить это как нарушение порядка ведения книжки.

Пошаговый алгоритм внесения записей в трудовую книжку

1. Убедитесь, что работник уволился с прежнего основного места работы. Основание - приказ об увольнении или сведения о трудовой деятельности из СФР.
2. Получите от работника документ, подтверждающий увольнение, и заявление, если он просит внести запись о совместительстве. Без заявления запись о совместительстве не вносится.
3. После записи об увольнении с прежнего основного места работы укажите полное и сокращенное наименование вашей организации: Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»). Наименование пишите так, как оно закреплено в уставе и ЕГРЮЛ.
4. Внесите запись о приеме на работу со дня начала работы в качестве основного работника. В графе 3 укажите должность и период совместительства, в графе 4 - дату и номер приказа о приеме.
5. Ознакомьте работника с записью под подпись в личной карточке (форма Т-2) или в журнале учета движения трудовых книжек.

Даты сверяйте по документам. Днем начала основной работы будет дата, указанная в приказе о приеме, а не дата, когда вы фактически сделали запись в книжке.

Пример записи, если о совместительстве ранее не указывалось

Дата в графе 2 совпадает с датой приказа о приеме. Период совместительства указывается справочно: он подтверждает непрерывность работы у одного работодателя и помогает при подсчете страхового стажа. Ссылка на приказ обязательна, без нее запись считается неполной.

Пример записи, если запись о совместительстве уже была

Повторять период целиком не нужно, достаточно сослаться на ранее внесенную запись: «Принят на должность бухгалтера с 01.03.2026, ранее работал по совместительству (запись № 5), приказ от 28.02.2026 № 15-к». Номер записи сверяйте с книжкой, нумерация идет по порядку. Главное - обеспечить прослеживаемость периодов: из двух записей должно быть понятно, что человек работал у вас и как совместитель, и как основной работник.

Почему важно не путать совместительство и совмещение

Совместительство и совмещение регулируются разными статьями, и подмена понятий приводит к неверным записям и неправильной оплате.

• Совместительство (ст. 60.1 ТК РФ): работа за пределами основного рабочего времени по отдельному трудовому договору. Учет рабочего времени ведется отдельно.
• Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ): дополнительная работа по другой должности в течение основного рабочего времени. Оформляют совмещение профессий, расширение зон обслуживания или увеличение объема работ.

Требовать от работника работу, не обусловленную трудовым договором, запрещено ст. 60 ТК РФ. Если работа по другой должности выполняется в основное время, оформляйте совмещение, расширение зон обслуживания или увеличение объема работ. Если за пределами рабочего времени, оформляйте внутреннее совместительство отдельным трудовым договором: внутреннее совместительство в 1С:ЗУП проводится документами приема с видом занятости «Совместительство» и отдельным заявлением работника на запись в книжку.

Доплата за совмещение устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания и объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ). Ее определяют твердой суммой или через сдельные расценки, а порядок применения расценок закрепляют в положении об оплате труда, коллективном договоре или трудовом договоре (ст. 135 ТК РФ). Основной оклад сохраняется, дополнительная работа оплачивается отдельно.

Включать в должностную инструкцию обязанности по другой трудовой функции, чтобы не оформлять дополнительную работу, нельзя. На это указал Минтруд в письме от 17.11.2017 № 14-2/В-1012, сходную позицию занял Самарский областной суд в апелляционном определении от 09.07.2014 № 33-6615/2014.

Переход внешнего совместителя в основные работники - не совмещение. Статус меняется по тому же рабочему месту, доплаты по ст. 151 ТК РФ здесь не применяются, а запись в книжке делается по правилам совместительства.

Какие кадровые документы оформить до внесения записи

До записи в трудовую книжку подготовьте:

• заявление работника о переходе на основную работу и о внесении записи о совместительстве;
• дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении статуса работы либо новый трудовой договор, если совместитель увольняется и принимается заново;
• приказ о приеме на работу по унифицированной форме Т-1 или по собственной форме, утвержденной руководителем;
• приказ об увольнении с прежнего основного места работы: копию или реквизиты;
• уведомление работника, если условия меняются по инициативе работодателя.

Трудовые книжки ведутся на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, когда работа для него основная (ст. 66 ТК РФ). Если работник выбрал электронную трудовую книжку, бумажную вы не ведете, а сведения о приеме и увольнении подаете в СФР. Если в бумажной книжке не хватает данных о прошлых местах работы, отказывать в приеме нельзя: порядок действий разобран в материале про прием сотрудника с неполной трудовой книжкой.

Личную карточку ведите по форме Т-2: именно там работник расписывается за каждую запись. Форму можно дополнить разделами под задачи компании, если обязательные сведения остаются на месте.

Отражение перехода в 1С:ЗУП 3.1: кадровые события и расчеты

В 1С:ЗУП 3.1 кадровый учет строится на связке справочников «Физические лица» и «Сотрудники». На один элемент «Сотрудники» приходится ровно одно кадровое событие «Прием на работу» и ровно одно «Увольнение». Повторно принять уже уволенного сотрудника в тот же элемент нельзя: периодические срезы интервальных регистров сведений разрушаются, а расчеты и отчетность начинают расходиться с реальностью.

Практический вывод: историю по совместительству сохраните отдельным элементом справочника «Сотрудники», а основную работу оформите новым элементом с новым табельным номером. Физическое лицо остается одно, меняется только запись о сотруднике.

Пошаговая инструкция в 1С:ЗУП 3.1

1. Проверьте карточку совместителя: вид занятости, график, начисления, кадровые документы.
2. Оформите документ «Увольнение» по совместительству. Убедитесь, что по нему закрыты начисления и сформированы движения.
3. Создайте нового сотрудника в справочнике «Сотрудники»: программа присвоит новый табельный номер автоматически.
4. Введите документ «Прием на работу» с видом занятости «Основное место работы». Укажите дату приема, подразделение, должность, оклад, график и начисления.
5. Проверьте, что в новом элементе нет старых кадровых событий, а в карточке физического лица корректно связаны обе записи о сотрудниках.
6. Выполните перерасчет и проверьте средний заработок, отпуска, больничные и стаж по данным нового элемента.

Справочник должностей и трудовые функции лучше проверить до приема: типовые ошибки и требования Роструда собраны в статье про настройку должностей в 1С:ЗУП 3.1. В части релизов вид занятости меняют документом «Кадровый перевод», без увольнения и нового приема. Проверьте на своей версии и конфигурации, доступно ли такое изменение: набор полей в документах отличается.

Что происходит со стажем и отпусками при новом приеме

Сценарий с увольнением и новым приемом обнуляет часть данных. Создается новый элемент справочника «Сотрудники», присваивается новый табельный номер, расчетный период для среднего заработка начинается заново, стаж для отпуска и неиспользованные дни отпуска не переносятся. В первый год это снижает суммы отпускных и больничных.

Если удается обойтись без увольнения и изменить или продлить договор, программа использует тот же элемент справочника: стаж и неиспользованные дни сохраняются, а доходы за 12 месяцев учитываются полностью. Выбор зависит от документов, которыми оформляется смена статуса, и от того, готовы ли вы разрывать договор с работодателем.

Типичные ошибки и как их избежать

Исправления в разделах «Сведения о работе» зачеркиванием не оформляют: ошибочную запись признают недействительной, а ниже вносят правильную. Формулировка выглядит так: «Запись за номером 2 признана недействительной», далее следует корректная запись с ссылкой на нужный приказ. Любое исправление заверяет работодатель или уполномоченное лицо.

Порядок заверения, подписи и ознакомления работника

Записи вносит работодатель или уполномоченное им лицо: кадровик, бухгалтер, руководитель. Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью работодателя, если она есть. Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н сохраняет этот порядок: отсутствие печати ошибкой не считается, а вот отсутствие подписи - да.

Работник знакомится с каждой записью под подпись в личной карточке Т-2 или в журнале учета движения трудовых книжек. Если расписаться он отказался, составьте акт с подписями свидетелей. При увольнении книжка выдается в день прекращения договора, при переходе внутри компании выдача не нужна.

Если сотрудник уходит из компании и получает документы, комплект стоит собрать заранее: порядок выдачи разобран в статье про комплект документов для уволенного сотрудника.

Что делать, если запись о совместительстве уже была внесена ранее

Ситуация с уже внесенной записью отличается одним: не нужно повторять период совместительства в полном виде, достаточно ссылки на прежнюю запись.

После записи об увольнении с прежнего основного места работы укажите наименование вашей организации и внесите запись о приеме на основную работу: «Принят на должность бухгалтера с 01.03.2026, ранее работал по совместительству (запись № 5), приказ от 28.02.2026 № 15-к». Номер записи сверяйте с книжкой.

Если запись о совместительстве оформлена блоком, новый блок по вашему работодателю ставится после предыдущего блока. Хронология должна читаться без разрывов: увольнение с прежнего основного места, ваша организация, прием на основную работу.

Сверьте обе записи с приказами и заявлением работника. Если период в записи о совместительстве расходится с приказом или договором, исправление вносите сразу, пока первичные документы под рукой.