Как продавцу оформить доставку товара через перевозчика в «1С:Бухгалтерии 8»: работа с ЭПД в 2026 году

С сентября 2026 года коммерческие перевозчики обязаны применять электронные перевозочные документы (ЭПД) и передавать сведения о них в государственную информационную систему через аккредитованных операторов. Для продавца-грузоотправителя это означает одно: заказ-заявку перевозчику и транспортную накладную нужно оформлять в электронном виде. До 1 марта 2027 года штрафов за отсутствие ЭПД нет. Отсутствие оформленной ЭТрН не лишает права учесть расходы на перевозку товаров.

С 1 сентября 2026 года при коммерческих автоперевозках транспортная накладная оформляется через ГИС ЭПД: об этом прямо говорят материалы по внедрению электронного документооборота. В программах 1С создание ЭПД на основании документов учёта уже поддержано, что подтверждает разбор экспертов 1С на buh.ru.

Дальше разберём порядок действий продавца в «1С:Бухгалтерии 8»: настройка функциональности, обмен ЭДО, формирование и подписание ЭЗЗ, оформление ЭТрН, отслеживание этапов перевозки и получение файлов от контрагентов. Материал опирается на форматы и правила, действующие в 2026 году. Он не заменяет официальную документацию 1С и ФНС, поэтому перед первой отправкой сверьте шаги с версией своей программы.

Что меняется для продавца-грузоотправителя в 2026 году

Кого касается переход на ЭПД и какие документы становятся электронными

Участников перевозки трое: продавец-грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Продавцу важны два документа. Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) фиксирует договорённость о конкретной перевозке. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) сопровождает груз в пути и закрывает передачу товара.

Дальше используем условный пример. ООО «Отправитель» продаёт товары ООО «Получатель» по договору поставки: товары передаются на складе покупателя, стоимость доставки включена в стоимость товаров. Для перевозки со своего склада на склад покупателя ООО «Отправитель» привлекает ООО «Перевожу».

Обмен идёт через аккредитованных операторов и ГИС ЭПД. Каждый участник подписывает свой титул. Поэтому обмен реально работает только тогда, когда ЭДО подключён у обеих сторон сделки, а не только у продавца.

Переходный период до 1 марта 2027 года: что можно, а что уже нужно

Обязанность применять ЭПД у перевозчиков действует с сентября 2026 года, а штрафы за отсутствие электронных документов не применяются до 1 марта 2027 года. Этот период подходит для отладки процессов, но не для паузы в подготовке.

Отдельно про расходы. Если электронная транспортная накладная не оформлена, продавец всё равно вправе учесть расходы на перевозку товаров. Такой вывод приводится в разборе на buh.ru: как продавцу отразить доставку товара с привлечением перевозчика. Это снимает главный страх бухгалтера, но не отменяет требований к документообороту.

Отложенная настройка создаёт практический риск. Подключение оператора, проверка сертификатов и обмен идентификаторами с контрагентами занимают дни, а иногда недели, если у перевозчика ЭДО ещё не настроен. План подготовки учёта, подписей и документов стоит держать под рукой: как подготовить учёт и документы к обязательному переходу на ЭПД с 1 сентября 2026 года в 1С.

Как настроить «1С:Бухгалтерию 8» для работы с ЭПД

Маршрут такой: раздел Главное, подраздел Настройки, Функциональность программы, закладка Торговля. Здесь проверяют флаги «Доставка товаров автотранспортом» и «Доставка транспортной компанией». Оба флага должны стоять, это отмечено в инструкции 1С, разобранной на buh.ru.

Перед изменениями зафиксируйте текущие значения флагов, хотя бы списком или скриншотом. Функциональность меняет состав документов и разделов. Если доступ к настройкам разделяют несколько сотрудников, согласуйте правки с ответственными за учёт и за ЭДО.

Флаги функциональности: «Доставка транспортной компанией», «Электронные заказы (заявки)», «Электронные транспортные накладные»

• «Доставка транспортной компанией» открывает механизм доставки силами стороннего перевозчика: появляются документы доставки и связка с перевозчиком.
• «Электронные заказы (заявки)» включает работу с ЭЗЗ: формирование, подписание и отправку заказа перевозчику.
• «Электронные транспортные накладные» включает работу с ЭТрН: оформление на основании реализации и отслеживание титулов.

Флаги связаны между собой. Без флага доставки транспортной компанией логика ЭПД не выстроится: документы доставки не появятся там, где их ждёт бухгалтер. Без флагов электронных документов нужные команды будут недоступны, и сформировать ЭЗЗ или ЭТрН из форм учёта не получится.

Подробный разбор включения и первых шагов обмена, включая проверку ключей и настройку оператора, есть в пошаговом руководстве по переходу на ЭПД в 1С.

Подключение ЭДО и выбор аккредитованного оператора

Обмен ЭПД идёт по Правилам обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, и по правилам направления таких документов в ГИС ЭПД. На практике это значит: у продавца и у перевозчика подключён ЭДО и выбран аккредитованный оператор.

• проверить, что перевозчик работает с ЭПД и подключён к ЭДО;
• согласовать роуминг операторов, если стороны обслуживаются в разных сервисах;
• обменяться идентификаторами и сверить реквизиты в справочнике контрагентов;
• убедиться, что сертификаты подписи действуют, а права на подписание ЭПД выданы сотрудникам.

Типовая ошибка выглядит так: настройка в 1С выполнена, документ отправлен, а у перевозчика ЭДО не подключён. Документ висит в ожидании, бухгалтер ищет проблему в программе. Проверять нужно вторую сторону сделки.

Электронный заказ-заявка: от счёта покупателю до подтверждения перевозчика

ЭЗЗ формируют на основании счёта, выставленного покупателю. Последовательность действий продавца:

1. сформировать ЭЗЗ из счёта покупателю;
2. подписать и отправить ЭЗЗ как информацию грузоотправителя;
3. получить ЭЗЗ с информацией перевозчика.

Формат заказа и заявки утверждён приказом ФНС России от 13.02.2023 №ЕД-7-26/108@ в редакции приказа от 16.07.2026 №ЕД-1-26/494@. Если конфигурация не обновлена до версии с поддержкой этой редакции, обмен может не пройти.

Пример. ООО «Отправитель» выставляет ООО «Получатель» счёт на партию товаров с доставкой. Из счёта формируется ЭЗЗ: перевозчик - ООО «Перевожу», адрес погрузки - склад ООО «Отправитель», адрес разгрузки - склад ООО «Получатель». После подписания документ уходит перевозчику.

Подтверждение перевозчика - обязательный шаг, а не формальность. Пока ответный титул не получен, переходить к накладной нет смысла: ЭТрН создаётся после подтверждённого ЭЗЗ.

Что проверить в ЭЗЗ перед отправкой

• данные грузоотправителя и перевозчика: наименование, ИНН, КПП;
• адреса погрузки и разгрузки, дату и время подачи транспорта;
• сведения о грузе: наименование, количество, вес, упаковку;
• стоимость перевозки и порядок расчётов.

После подписания исправления потребуют нового документа или корректировочного титула. Частая ошибка: адрес разгрузки в ЭЗЗ не совпадает с адресом покупателя из договора поставки. Перевозчик либо не подтвердит документ, либо подтвердит с расхождениями, которые всплывут при сверке документов по сделке.

Электронная транспортная накладная: оформление на основании реализации

ЭТрН формируют из документа «Реализация товаров». Продавец создаёт, подписывает и отправляет титул грузоотправителя, затем получает титул перевозчика о приёме груза к перевозке. Формат транспортной накладной утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@ в редакции приказа от 24.07.2026 №ЕД-1-26/502@.

Практические детали подготовки подписей и типовые ошибки при работе с накладной разобраны в материале про электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: проверка КЭП с атрибутом «Согласование ключей», оформление МЧД, подключение к оператору.

Этапы «Оформление», «Погрузка», «Приемка», «Разгрузка»

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Статус в 1С показывает, чей ход ожидается: продавца, перевозчика или грузополучателя. Если этап не меняется сутки и дольше, проверяйте статус документа у оператора ЭДО. Пересоздавать накладную не нужно: дубли титулов усложнят сверку.

Получение файлов грузополучателя и перевозчика о выдаче груза

Финальные шаги: получить ЭТрН с информацией грузополучателя и ЭТрН с информацией перевозчика о выдаче груза. В комплекте появляются подтверждения от обеих сторон, и цикл перевозки закрывается.

Бухгалтеру это даёт подтверждение исполнения обязательств по поставке и основание закрыть расчёты. Полный комплект снижает риск спора с покупателем о сроках и качестве доставки. Право учесть расходы на перевозку сохраняется и без ЭТрН, но доказательная база в таком случае слабее.

Регламент обмена и актуальные форматы документов

Нормативная база в одном месте. Обмен ЭПД и направление сведений в ГИС ЭПД регулируют Правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия.

Таблица 2. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Форматы и последовательность шагов, на которые опирается эта инструкция, приведены в публикации на buh.ru: порядок отражения доставки товара с привлечением перевозчика. Перед стартом обмена сверяйте редакции и обновляйте конфигурацию. Обмен между разными редакциями часто заканчивается отказом в приёме документа.

Отдельная линия документов - экспедиторские. Их оформление в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.205.22 разобрано в статье про электронные экспедиторские документы в 1С:Бухгалтерии 8. Материал ниже - практическое руководство, а не официальная документация 1С.

Типичные ошибки и чек-лист перед первой отправкой ЭПД

Чек-лист перед первой отправкой:

• флаги «Доставка транспортной компанией», «Электронные заказы (заявки)», «Электронные транспортные накладные» включены;
• ЭДО подключён у продавца и у перевозчика;
• оператор аккредитован, роуминг между операторами согласован;
• контрагенты обменялись идентификаторами, реквизиты в справочниках проверены;
• ЭЗЗ подтверждён перевозчиком до создания ЭТрН;
• программа обновлена до версии с поддержкой форматов 2026 года;
• сертификаты подписи действуют, права на подписание ЭПД выданы сотрудникам.

Частые ошибки: отправка ЭТрН без подтверждённого ЭЗЗ, неверные реквизиты или адреса в титулах, отсутствие ЭДО у перевозчика, работа на устаревшей версии программы.

Алгоритм при сбое: проверить статус у оператора, не дублировать документы, зафиксировать переписку с контрагентом. Повторная отправка уместна, если титул не дошёл до адресата. Если документ уже в обработке, дубль создаст второй комплект, и разбирать его придётся вместе с оператором ЭДО.

Коротко о главном

1. С сентября 2026 года коммерческие перевозчики применяют ЭПД и передают сведения в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов; штрафов за отсутствие ЭПД нет до 1 марта 2027 года.
2. Отсутствие ЭТрН не лишает права учесть расходы на перевозку товаров.
3. Настройка: Главное, Настройки, Функциональность программы, закладка Торговля. Нужны флаги «Доставка товаров автотранспортом», «Доставка транспортной компанией», «Электронные заказы (заявки)», «Электронные транспортные накладные».
4. Обмен возможен только при подключённом ЭДО и аккредитованном операторе у продавца и у перевозчика.
5. ЭЗЗ формируется из счёта покупателю, подписывается и отправляется как информация грузоотправителя, затем приходит подтверждение перевозчика.
6. ЭТрН формируется из документа «Реализация товаров» и проходит этапы «Оформление», «Погрузка», «Приемка», «Разгрузка».
7. Цикл закрывают файлы грузополучателя и перевозчика о выдаче груза.

Инструкция актуальна на 2026 год. Перед применением сверьте шаги с версией вашей программы и официальной документацией 1С и ФНС.