Ответственное хранение товаров в 1С:УНФ: как оформить передачу ТМЦ, проверить отчётом и вернуть запасы

В 1С:Управление нашей фирмой передача товарно-материальных ценностей на ответственное хранение оформляется за три шага. В настройках включается чекбокс «Передача запасов на ответственное хранение», в разделе Продажи создаётся расходная накладная с датой получения ТМЦ контрагентом, договором, местом хранения и номенклатурой. Состояние запасов проверяется отчётом «Запасы, переданные на хранение» в разделе Склад. Возврат ценностей закрывают приходной накладной.

Схема нужна компании, у которой нет собственного склада или подходящих условий для хранения части ТМЦ. В таком случае заключается договор на ответственное хранение с другой компанией, и документы в 1С повторяют условия этого договора: порядок оформления операций.

Ниже - последовательность действий: настройка функционала, расходная накладная, контрольный отчёт, возврат и повторная проверка. Расположение пунктов меню может отличаться в зависимости от версии конфигурации. Ориентир простой: нужный функционал доступен, если в настройках есть чекбокс передачи запасов на ответственное хранение.

Когда нужна передача ТМЦ на ответственное хранение в 1С:УНФ

Собственного склада нет у небольших и только начинающих работу организаций. Другая причина - невозможность обеспечить надлежащие условия хранения отдельных товарно-материальных ценностей, например температурный режим или охрану. Тогда ТМЦ передают компании-хранителю по договору.

Договор заключают до оформления документов: его номер и дата понадобятся в расходной накладной, а наименование контрагента - и при передаче, и при возврате. Если договора нет в базе, документ заполнить не получится. Справочник контрагентов и договоров готовят заранее.

Что даёт ответственное хранение и какие документы участвуют

В 1С:УНФ процесс выглядит как цепочка из пяти шагов:

1. Настройка: включается чекбокс «Передача запасов на ответственное хранение».
2. Передача: расходная накладная в разделе Продажи с видом операции передачи.
3. Контроль: отчёт «Запасы, переданные на хранение» за нужный период.
4. Возврат: приходная накладная одним из двух способов.
5. Проверка возврата: тот же отчёт показывает, ушли ли позиции из остатков.

Термины в документах простые. Контрагент-хранитель - компания, которая принимает ТМЦ. Место хранения - адрес или склад хранителя, куда ценности физически передали. Номенклатура - товарная позиция из справочника. ТМЦ - товарно-материальные ценности, товары и материалы, которые передаются по договору.

Суммы в расходной и приходной накладных система считает автоматически: количество умножается на цену, итог выводится по документу. Ручной пересчёт не нужен, но проверить единицы измерения и цену перед проведением стоит.

Если торговый контур настроен шире и нужно разобрать справочники, ценообразование и документооборот, посмотрите гайд по торгово-складским операциям в 1С:УТ 11.5 и КА 2.5. Порядок хранения в 1С:УНФ отличается, но логика работы с номенклатурой и складами похожа.

Настройка ответственного хранения в 1С:УНФ: включаем функционал

Путь к настройке: Настройки → Еще больше возможностей → Закупки → Переработка. В блоке «Переработка» отметьте чекбокс «Передача запасов на ответственное хранение», инструкция с путём в меню.

Чекбокс спрятан в разделе «Переработка», а не в «Складе» или «Продажах», поэтому его часто не находят при первом обращении. Настройка включает возможность передавать запасы на ответственное хранение: после этого в расходной накладной появляется нужный вид операции, а в аналитике - отчёт по переданным запасам.

Если флажка нет, проверьте версию конфигурации и обновите её. В доступных материалах минимальная версия 1С:УНФ, где появилась эта настройка, не указана; ориентируйтесь на наличие чекбокса в вашей базе.

Менять настройку лучше до начала оформления сделок, а не в середине месяца: так все документы передачи будут созданы с корректным видом операции.

Как оформить передачу ТМЦ на ответственное хранение расходной накладной

Передача оформляется в разделе Продажи → Расходные накладные. Нажмите «Создать» и выберите нужный вид операции, кликнув по строке в верхней части окна документа.

Вид операции выбирайте первым делом, до заполнения табличной части. От него зависит набор полей и отражение запасов в отчёте.

Заполнение шапки: контрагент, договор, место хранения

В шапке заполняются четыре реквизита:

• Дата получения ТМЦ контрагентом - фактическая дата передачи, а не дата создания документа. Её сверяют с условиями договора.
• Контрагент - компания-хранитель из справочника.
• Договор - заключённое заранее соглашение с этим контрагентом.
• Место хранения - адрес или склад, где будут лежать ценности.

Если договор не заведён в базе, создайте его до заполнения накладной. Иначе реквизит останется пустым и отчёт по переданным запасам не покажет корректную картину.

Подбор номенклатуры и автоматический расчёт суммы

Номенклатуру добавляют двумя инструментами. «Подбор» открывает список товаров и удобен, когда позиций много. «Добавить» работает построчно и подходит для одной-двух позиций.

По каждой строке укажите объём в принятых единицах измерения и цену. Сумма строки и итог документа рассчитаются автоматически. Проверьте единицы: штуки, упаковки, килограммы. Ошибка в единице измерения искажает количество в отчёте и при возврате.

Документ сохраняется кнопкой «Провести и закрыть». После этого позиции числятся за хранителем, и это видно в отчёте.

Отчётность: как проверить запасы, переданные на хранение

Отчёт формируется в разделе Склад → Аналитика → Отчеты. В списке выберите «Запасы, переданные на хранение», укажите дату начала и дату конца периода и нажмите «Сформировать».

Отчёт решает несколько задач: сверка остатков с контрагентом, подтверждение передачи для внутреннего учёта, подготовка к возврату, контроль того, что возвращённые позиции ушли из остатков.

Формируйте отчёт сразу после проведения расходной накладной. Ошибку в виде операции или периоде проще поймать в тот же день, чем через месяц при сверке.

Пустой отчёт чаще всего означает одно из трёх: период не включает дату документа, в накладной выбран другой вид операции, документ сохранён, но не проведён. Проверяйте эти три параметра по порядку.

Возврат ТМЦ с ответственного хранения: два способа оформить приходную накладную

После окончания срока, оговорённого в соглашении, ценности возвращают организации. Возврат оформляется приходной накладной, и способов создать её два: описание обоих вариантов.

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Способ 1: возврат на основании расходной накладной

Откройте расходную накладную, подтверждающую передачу ценностей на хранение. На верхней панели инструментов нажмите кнопку и выберите из списка «Возврат от покупателя». Программа создаст приходную накладную с подставленными реквизитами контрагента, договора и номенклатурой.

Проверьте количество, склад размещения и дату приёма. Способ удобен при полном возврате партии, привязанной к конкретной передаче.

Способ 2: возврат через приходные накладные

Откройте Закупки → Приходные накладные и нажмите «Создать». В шапке документа кликните по строке «Операция» и установите вариант «Возврат с ответственного хранения».

Заполните дату приёма сданных ранее на хранение ценностей, компанию, с которой заключён договор, склад для размещения возвращённых ценностей и номенклатуру. Итоговая сумма рассчитывается автоматически.

Операцию выбирайте до заполнения табличной части. Способ удобен, когда возврат частичный или когда искать исходную накладную не нужно.

В доступных материалах не раскрыт порядок частичного возврата и действия при расхождениях, выявленных отчётом. В таких ситуациях сверяйте количество по строкам вручную и фиксируйте расхождения с контрагентом документально.

Проверка результата возврата отчётом

Снова откройте Склад → Аналитика → Отчеты → «Запасы, переданные на хранение». Выберите период, включающий дату возврата, и нажмите «Сформировать». Возвращённые позиции должны исчезнуть из остатков.

Если позиции остались, проверьте три вещи: проведена ли приходная накладная, совпадает ли номенклатура с исходной передачей, попадает ли дата возврата в выбранный период.

Типичные ошибки и как их избежать

• Чекбокс «Передача запасов на ответственное хранение» не включён. Проверьте Настройки → Еще больше возможностей → Закупки → Переработка.
• В расходной накладной выбран не тот вид операции. Документ пересоздают с корректным видом.
• Документ сохранён, но не проведён. Кнопка «Провести и закрыть» обязательна.
• В отчёте указан период, не включающий дату документа. Расширьте границы периода.
• Номенклатура возврата не совпадает с переданной. Сверяйте справочник и единицы измерения.
• Договор не заведён в базе. Создайте его до заполнения накладной.

Все описанные действия выполняются через интерфейс: настройки, документы и отчёты. Правка кода не нужна. Начните проверку с проведения документа и периода отчёта, затем сверьте номенклатуру.

Чек-лист после каждой операции: функционал включён, вид операции верный, документ проведён, период отчёта корректный, номенклатура совпадает с исходной.

Коротко о главном: последовательность действий в 1С:УНФ

1. Настройки → Еще больше возможностей → Закупки → Переработка → чекбокс «Передача запасов на ответственное хранение».
2. Продажи → Расходные накладные → «Создать» → вид операции передачи → дата получения ТМЦ, контрагент, договор, место хранения, номенклатура через «Подбор» или «Добавить» → «Провести и закрыть».
3. Склад → Аналитика → Отчеты → «Запасы, переданные на хранение» → период → «Сформировать».
4. Возврат: приходная накладная через «Возврат от покупателя» на основании расходной накладной или через Закупки → Приходные накладные с операцией «Возврат с ответственного хранения».
5. Повторный отчёт за период с датой возврата: позиции должны уйти из остатков.

Материал носит справочный характер. Проект не связан с официальной 1С, а интерфейс и состав пунктов меню зависят от версии конфигурации 1С:УНФ.