Подтверждение налогового резидентства иностранного государства: какие документы вправе принять работодатель

Работодатель вправе не удерживать НДФЛ с выплат работнику или удерживать налог в ином размере, чем требует НК РФ, если работник состоит налоговым резидентом иностранного государства, с которым у России заключён международный договор по вопросам налогообложения, а статус подтверждён документами. Состав таких документов ФНС разобрала в письме от 28.10.2026 №ЗГ-35-17/15290@ (публикация на buh.ru).

Документы принимают пошагово. Сначала работник представляет паспорт иностранного гражданина либо иной документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина. Если этих бумаг не хватает для подтверждения статуса, налоговый агент запрашивает у работника официальное подтверждение, выданное компетентным органом соответствующего иностранного государства. Подтверждение на иностранном языке сопровождается нотариально заверенным переводом на русский.

Форму подтверждений НК РФ не задаёт. Сертификат налогового резидентства компетентный орган вправе выдать и на бумажном носителе, и в электронной форме. Электронный документ российская организация может рассматривать как подтверждающий, если законодательство страны работника допускает такую форму подтверждения статуса.

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Правовая рамка: международный договор, налоговый агент и НДФЛ

Схема с освобождением или пониженной ставкой работает при трёх условиях, которые проверяют последовательно. У России есть действующий международный договор по вопросам налогообложения с государством работника. Работник подтвердил статус налогового резидента этого государства. Налоговый агент готов обосновать своё решение комплектом документов.

Без договора с конкретной страной механизм не применяется: НДФЛ удерживают по правилам НК РФ, а статус резидента иностранного государства на ставку не влияет. Отдельно сверяйте, что договор действует на дату выплаты дохода, а не просто был подписан когда-то.

Почему одного статуса «иностранец» недостаточно

Гражданство и налоговое резидентство - разные юридические категории. Паспорт подтверждает личность и гражданство, но не место налогового резидентства. Гражданин Казахстана может постоянно жить в ОАЭ и быть там налоговым резидентом, а гражданин России с видом на жительство в другой стране может оставаться налоговым резидентом России по итогам года.

Резидентство определяет национальное законодательство страны. Типичные критерии: срок пребывания, постоянное жильё, центр жизненных интересов. Практический вывод простой: паспорт открывает проверку, но не закрывает её.

Что проверяем в международном договоре

Для целей НДФЛ достаточно ответить на три вопроса по тексту договора. Распространяется ли договор на налог на доходы физических лиц. Как договор определяет резидента и что сказано в статье о доходах от работы по найму: как правило, зарплата облагается в стране фактической работы, а государство резидентства либо освобождает доход, либо предоставляет зачёт. Какие органы договор называет компетентными, ведь именно они уполномочены выдавать подтверждения статуса.

Порядок устранения двойного налогообложения в договоре тоже полезно просмотреть: он объясняет, почему при подтверждённом статусе налог не удерживают в России, а не просто переносят на работника обязанность задекларировать доход.

Паспорт иностранного гражданина и иной документ, удостоверяющий личность

По разъяснению ФНС работник вправе представить паспорт иностранного гражданина либо иной документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина. Конкретный перечень задаёт законодательство страны работника. На практике встречаются национальный паспорт, ID-карта, вид на жительство иностранного государства, служебный паспорт.

Паспорт решает вопрос личности и гражданства. Вопрос налогового резидентства он закрывает только тогда, когда резидентство страны прямо следует из документа: например, в нём есть соответствующая отметка или сам документ выдаётся только резидентам. В остальных случаях нужен следующий шаг.

Что сделать бухгалтеру: снять копию документа, зафиксировать серию, номер, дату выдачи и срок действия, приложить копию к личному делу и отметить в служебной записке, почему именно этот документ посчитали достаточным или недостаточным. Такая фиксация пригодится при проверке: она показывает логику решения налогового агента.

Когда паспорта недостаточно: официальное подтверждение от компетентного органа

Если паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, не позволяет подтвердить статус налогового резидента, налоговый агент запрашивает у работника официальное подтверждение. Требование к источнику одно, но жёсткое: подтверждение выдаёт компетентный орган иностранного государства, уполномоченный на это международным договором России по вопросам налогообложения (письмо ФНС от 28.10.2026 №ЗГ-35-17/15290@).

Ситуации, когда без такого документа не обойтись: в паспорте нет отметок о резидентстве, работник недавно сменил страну пребывания, статус спорный из-за частых поездок, работник ссылается на резидентство страны, где он не получал документов о статусе.

Кто такой компетентный орган и как его определить

Компетентный орган назван в тексте международного договора. Обычно это налоговое ведомство или министерство финансов государства. Справка от консалтинговой компании, переводчика или самого работника подтверждением статуса не служит, даже если содержит правильные формулировки.

Работнику стоит уточнить порядок получения подтверждения в налоговой службе своей страны: часть ведомств выдаёт сертификат налогового резидентства по заявлению, часть требует форму 6166 или её национальные аналоги. Если работник не знает, куда обращаться, попросите его получить письменный ответ своего налогового органа о порядке выдачи такого документа и приложите ответ к делу.

Запрос работнику удобно оформлять письменно и с конкретными пунктами: фамилия и имя, дата рождения, страна, за которой подтверждается резидентство, период, за который нужен документ, требование о нотариальном переводе при иностранном языке, срок представления. Укажите последствие: до представления документов НДФЛ удерживают по общим правилам НК РФ.

Форма подтверждения: бумажный и электронный сертификат налогового резидентства

Ключевой тезис письма: нормы НК РФ не устанавливают требований, которым должны соответствовать документы, подтверждающие налоговый статус налогоплательщика в иностранном государстве и используемые российскими налоговыми агентами для применения международных договоров. Сертификат налогового резидентства может быть выдан компетентным органом как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Если законодательство иностранного государства предусматривает подтверждение статуса в электронном виде, российские организации могут рассматривать такие документы как подтверждающие.

Практический смысл разъяснения в том, что налоговому агенту не нужно требовать бумажный оригинал любой ценой. Достаточно убедиться, что электронная форма допустима по праву страны выдачи и что документ действительно исходит от компетентного органа. Подробнее о разъяснении и смежных материалах номера можно посмотреть в обзоре журнала «Нормативные акты для бухгалтера».

Что проверить в электронном сертификате

• Издатель: компетентный орган, названный в международном договоре, а не посредник.
• Идентификация: ФИО и идентификационные данные совпадают с паспортом и кадровыми документами, включая транслитерацию.
• Период: указан налоговый год или период, за который подтверждается статус.
• Признаки официального электронного документа: электронная подпись ведомства, QR-код, ссылка на сервис проверки, если такие механизмы предусмотрены законодательством страны.
• Способ получения: файл пришёл от работника с сопровождением, где указано, где и когда документ выдан.

Если подлинность вызывает сомнения, безопаснее запросить бумажный оригинал или дополнительное подтверждение из компетентного органа. Принять сомнительный документ и не удержать НДФЛ рискованнее, чем подождать.

Нужен ли нотариальный перевод электронного документа

Правило о нотариально заверенном переводе привязано к языку документа, а не к его носителю. Электронный сертификат на иностранном языке переводят так же, как бумажный: нотариус заверяет перевод распечатки или файла, который представил работник. Перевод делают с того документа, который фактически представлен, поэтому хранить стоит и сам файл, и его распечатку с заверением.

Нотариально заверенный перевод: когда обязателен и как оформить

Если подтверждение составлено на иностранном языке, работник представляет нотариально заверенный перевод на русский язык. Заверяется перевод текста, а не подпись работника. На практике перевод удостоверяет российский нотариус; документ, оформленный за рубежом, требует дополнительного признания.

Чек-лист по переводу:

• Переведён весь документ, включая штампы, отметки и подписи, а не только основная часть.
• Реквизиты, номер, дата, наименование органа совпадают с оригиналом.
• ФИО передано так же, как в паспорте и трудовом договоре, без расхождений в транслитерации.
• К переводу приложена копия или распечатка оригинала.
• Заверение содержит подпись и печать нотариуса, дату.

Типичная ошибка - принять перевод без заверения либо заверенный перевод одного фрагмента, где нет периода действия статуса. При проверке такой комплект не подтвердит обоснованность неначисления налога.

Практический алгоритм для бухгалтера: сбор, проверка и хранение документов

1. Определите государство налогового резидентства, на которое ссылается работник, и проверьте наличие действующего международного договора с ним.
2. Запросите паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, снимите копию.
3. Оцените, следует ли статус резидента прямо из документа.
4. Если не следует, направьте письменный запрос официального подтверждения от компетентного органа с указанием периода и срока.
5. Проверьте форму подтверждения: бумажная или электронная, допустима ли она по праву страны выдачи.
6. Проверьте язык и при необходимости потребуйте нотариально заверенный перевод.
7. Зафиксируйте решение служебной запиской с расчётом: с какой даты и по какой ставке удерживается НДФЛ либо почему налог не удерживается.
8. Соберите комплект в личное дело работника.

Что положить в личное дело работника

Комплект должен позволять восстановить логику решения без пояснений автора. В него входят: копия паспорта или ID-карты, сертификат либо официальное подтверждение компетентного органа, нотариальный перевод при необходимости, запрос налогового агента и ответ работника, служебная записка с обоснованием ставки или освобождения, расчёт, если статус менялся в течение года.

Когда документы нужно обновлять

Срок действия подтверждающих документов НК РФ не устанавливает, поэтому ориентируйтесь на период, указанный в сертификате. Новый комплект нужен при смене страны резидентства, окончании периода, на который выдан документ, изменении условий международного договора и при возобновлении выплат после перерыва. Если выплаты идут непрерывно, разумно сверять статус раз в год вместе с началом нового налогового периода.

Типичные ошибки и риски налогового агента

• Паспорт принят единственным и достаточным подтверждением, хотя статус резидента из него не следует.
• Официальное подтверждение получено от организации, которая не названа компетентным органом в договоре.
• Отсутствует нотариально заверенный перевод или переведена только часть документа.
• Электронный сертификат принят без проверки источника и без подтверждения, что страна допускает электронную форму.
• Договор со страной работника не действует на дату выплаты дохода.
• В личном деле нет документов и обоснования, поэтому при проверке решение восстановить нельзя.

Последствия для налогового агента: доначисление НДФЛ, пени, а также штраф по статье 123 НК РФ за неудержание или неполное удержание налога. Профилактика простая: чек-лист из следующего раздела, письменный запрос работнику и служебная записка по каждому случаю.

Отражение в 1С:ЗУП: статус, ставка и документы

В 1С:ЗУП настройки по НДФЛ сосредоточены в двух местах: статус налогоплательщика указывают в карточке сотрудника, а порядок расчёта задают настройки вида начисления в разделе настройки зарплаты. Названия пунктов зависят от релиза и конфигурации, поэтому перед изменением настроек сверьте их с вашей версией или уточните у специалиста, который сопровождает базу.

Что стоит держать под контролем. Выбранная ставка и статус должны совпадать с обоснованием в служебной записке. Если по международному договору применяется освобождение или пониженная ставка, это должно прослеживаться в настройках начисления и подтверждаться приложенными документами. При смене статуса в середине года проверьте пересчёт: настройки, изменённые задним числом, искажают уже сданную отчётность.

Документы-основания в 1С:ЗУП не заменяют бумажный или электронный комплект в личном деле. Сканы удобно прикладывать к карточке сотрудника как дополнительные сведения, но юридическую силу подтверждению это не добавляет.

Чек-лист: готов ли комплект документов к применению договора

1. Международный договор по вопросам налогообложения со страной работника действует на дату выплаты дохода.
2. Страна резидентства, заявленная работником, совпадает со страной по документам.
3. Паспорт иностранного гражданина или иной документ, удостоверяющий личность, получен, копия в деле.
4. Оценена достаточность этого документа для подтверждения статуса резидента.
5. При недостаточности получено официальное подтверждение компетентного органа.
6. Полномочия органа следуют из международного договора.
7. Форма подтверждения допустима: бумажная или электронная по праву страны выдачи.
8. Перевод на русский язык заверен нотариально, если документ на иностранном языке.
9. Период, за который подтверждён статус, перекрывает выплаты.
10. Решение зафиксировано служебной запиской, ставка в 1С:ЗУП соответствует обоснованию.

Если хотя бы один пункт закрыть не удалось, запросите у работника дополнительные документы. Дождаться полного комплекта дешевле, чем доказывать обоснованность неначисления НДФЛ после требования инспекции.