Воинский учет в «1С:ЗУП 8» ред.3: настройка, карточки и сверка с военкоматами

Воинский учет обязателен для всех работодателей, у которых есть работники из числа граждан РФ, подлежащих воинскому учету. Численность штата и форма собственности значения не имеют: обязанность появляется с первым военнообязанным в штате. В «1С:ЗУП 8» ред.3 для этой работы есть отдельный блок функционала: он включается одной настройкой в кадровом учете, после чего программа ведет карточки, подсказывает предполагаемую дату снятия с учета и формирует отчеты для военкомата.

Материал собран по лекции эксперта 1С Аллы Назаровой. В нем: порядок настройки, обязательные поля карточки воинского учета, выгрузка сведений для военкоматов, сверка данных и бронирование сотрудников. Разбор рассчитан на бухгалтеров, кадровиков и 1С-специалистов, которые отвечают за этот участок.

Зачем нужен воинский учет в организации и как его автоматизировать в 1С

Обязанность вести воинский учет закреплена статьей 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Организация собирает сведения о военнообязанных и призывниках, хранит их, уточняет и передает в военный комиссариат по месту нахождения.

На воинском учете состоят две большие группы граждан:

пребывающие в запасе, в том числе имеющие военный билет и мобилизационное предписание;
подлежащие призыву, включая тех, кто еще не проходил службу и подлежит первоначальной постановке на воинский учет.

Женщины подлежат воинскому учету, если у них есть военно-учетная специальность, например медицинская или связанная со связью.

Пример из практики: в компании 50 сотрудников, 30 из них военнообязанные. Ручное заполнение карточек, сверка списков и подготовка выгрузок перед каждой проверкой занимают несколько рабочих дней. В 1С:ЗУП ред.3 карточки и отчеты строятся на данных уже заполненных кадровых документов, а часть полей программа подставляет и проверяет сама.

Кто обязан вести воинский учет и кто отвечает за него в компании

Ответственного за военно-учетную работу назначает руководитель приказом. Это может быть кадровик, бухгалтер по расчету заработной платы, юрист или отдельный сотрудник. Алла Назарова на лекции отметила, что чаще всего эту роль получает бухгалтер по расчету зарплаты: он и без того работает с личными данными и кадровыми документами.

Если на воинском учете состоит более 500 граждан, организация выделяет освобожденного работника или создает военно-учетный стол. За дополнительную нагрузку обычно назначают доплату, а обязанности фиксируют в должностной инструкции и приказе. В малых компаниях отдельную штатную единицу не вводят: оформляют совмещение или совместительство. Как это сделать пошагово, разобрано в статье про воинский учет в малой организации без отдельной должности.

Настройка воинского учета в «1С:ЗУП 8» ред.3: пошаговый алгоритм

Настройку выполняют до того, как в базу начнут вводить сотрудников. Если включить функционал позже, карточки придется проверять повторно: часть данных к тому времени уже будет заполнена вручную или не заполнена вовсе.

Включение функционала воинского учета в настройках программы

Путь в программе: «Настройка» → «Кадровый учет» → блок «Воинский учет». Переключатель «Воинский учет ведется» переводят в активное положение, сохраняют изменения и обновляют интерфейс по подсказке программы.

Что меняется после включения:

в разделе «Кадры» появляется подраздел «Воинский учет» с командами для карточек и сведений для военкоматов;
в карточке сотрудника становятся доступны поля воинского учета: категория запаса, звание, состав, ВУС, данные документа;
в отчетах появляются формы списков граждан, состоящих на учете, и тех, кто подлежит первоначальной постановке.

Если в одной базе ведется несколько организаций, проверьте, что настройка включена для каждой. Что изменилось в интерфейсе и логике работы в 2026 году, включая карточку в режиме одного окна и поле «Состав (профиль)», разобрано в отдельном материале об изменениях воинского учета в 1С:ЗУП 8 в 2026 году.

Проверка корректности настроек перед началом работы

Проверка занимает 10-15 минут. Создайте тестового сотрудника, откройте его карточку воинского учета и убедитесь, что доступны поля:

категория запаса;
воинское звание;
состав (профиль);
военно-учетная специальность (ВУС);
наименование и код военкомата.

Если поля недоступны или карточка не создается, вернитесь в настройки кадрового учета и проверьте переключатель. Тестового сотрудника после проверки пометьте на удаление либо удалите, чтобы он не попал в отчетность.

Совет из лекции: проверять настройки и карточки стоит после каждого обновления релиза. Обновления меняют состав полей и правила расчета, а расхождения в карточках приводят к возврату сведений из военкомата.

Заполнение карточки воинского учета в 1С:ЗУП: поля, данные, типичные ошибки

Где в 1С:ЗУП находится карточка воинского учета и как ее открыть

К одному документу ведут два пути:

«Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Воинский учет» → «Карточка воинского учета».
«Кадры» → «Воинский учет» → «Карточки воинского учета» → выбрать сотрудника из списка.

Карточка формируется по данным сотрудника автоматически, но обязательные поля воинского учета заполняются вручную: программа не может знать сведения из военного билета.

Какие сведения обязательны и откуда их брать

Источники данных: военный билет (или справка взамен военного билета), приписное удостоверение, мобилизационное предписание, паспорт.

Обязательный минимум в карточке:

ФИО, дата рождения, место жительства;
категория запаса (1 или 2);
состав: солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики, офицеры;
воинское звание;
ВУС: код и наименование так, как записано в документе;
категория годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д);
данные документа воинского учета: серия, номер, кем и когда выдан;
наименование и код военкомата, где сотрудник состоит на учете;
отметка о снятии с учета с датой и основанием.

Для призывников заполняют сокращенный набор: данные приписного удостоверения, годность, сведения о военкомате. Когда сотрудник приносит военный билет, карточку дополняют.

Предполагаемую дату снятия с учета по предельному возрасту программа считает сама, исходя из состава, звания и даты рождения. Предельные возрасты пребывания в запасе повышали поэтапно, поэтому у сотрудников одного возраста даты могут отличаться.

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

Неверная категория запаса. Если в военном билете указана категория 1, а в базе стоит 2, военкомат вернет сведения на исправление.
Путаница между составом и ВУС. Состав описывает принадлежность к группе военнослужащих, ВУС - конкретную специальность. Это разные поля.
Устаревший код ВУС. Алла Назарова привела пример: бухгалтер перенес в карточку специальность по старому образцу, из-за чего отчет ушел с ошибкой.
Отсутствие серии и номера документа. Без этих данных карточка считается незаполненной.
Забытая отметка о снятии с учета. Сотрудник остается в списках состоящих на учете, хотя военкомат его уже снял.

Правило простое: заполняйте карточку только по оригиналу документа воинского учета и сверяйте каждую цифру. Спорные значения уточняйте в военкомате письменно, чтобы потом не переделывать отчетность.

Раздел «Сведения для военкоматов» в 1С:ЗУП: формирование и выгрузка отчетов

Какие отчеты по воинскому учету можно сформировать в 1С

Список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (форма № 1).
Список граждан, состоящих на воинском учете (форма № 2).
Сведения о приеме и увольнении военнообязанных работников.
Сведения об изменениях учетных данных: место жительства, семейное положение, образование, звание.
Списки забронированных граждан.
Анализ карточек воинского учета: отчет с фильтрами по сотрудникам без документов и по тем, кого пора снимать с учета.

Пошаговое формирование отчета и выгрузка в военкомат

Откройте «Кадры» → «Воинский учет» → «Сведения для военкоматов».
Выберите нужный отчет, организацию и период.
Нажмите «Сформировать» и проверьте данные: ФИО, дату рождения, звание, состав, ВУС, военкомат.
Выгрузите файл в формате, который принимает ваш военкомат: чаще всего это табличный файл или PDF.
Отправьте сведения по защищенному каналу связи либо на бумаге с сопроводительным письмом.

Сроки: сведения о приеме и увольнении направляют в двухнедельный срок, данные об изменениях - тоже в двухнедельный срок, списки призывников подают ежегодно в срок, установленный Положением о воинском учете. Точную дату для вашей территории подтверждает военкомат.

Электронный обмен упрощает работу: файл формируется в структуре, которую принимает военкомат, и не требует ручного переноса. Порядок настройки такого обмена и проверки данных перед отправкой описан в статье про электронный обмен с военкоматами в 1С:ЗУП.

Сверка с военкоматом и бронирование граждан в 1С:ЗУП

Порядок сверки данных воинского учета с военкоматом

Сверку проводят не реже одного раза в год, а также при массовых изменениях: приеме новых сотрудников, увольнениях, снятии граждан с учета.

Военкомат направляет списки или выписки по организации.
Ответственный выгружает из 1С:ЗУП список граждан, состоящих на воинском учете, и сравнивает записи.
Расхождения фиксируют: ФИО, звание, ВУС, адрес, военкомат, дата снятия с учета.
Исправления вносят в карточки воинского учета, при необходимости оформляют уточняющие сведения в военкомат.

Причина расхождений чаще всего в том, что сотрудник не сообщил об изменениях, а организация обязана передать их в двухнедельный срок. Перед сверкой полезно запустить отчет с фильтром по пустым полям: он показывает карточки, заполненные неполно.

Оформление бронирования сотрудников в 1С:ЗУП

Бронирование оформляют для граждан, пребывающих в запасе, чтобы сохранить кадры на период мобилизации. Основание - постановление межведомственной комиссии по бронированию, а подтверждение для работника и работодателя - удостоверение об отсрочке.

В 1С:ЗУП данные бронирования отражают в карточке воинского учета: отмечают, что сотрудник забронирован, указывают номер и дату удостоверения, срок действия. Дальше формируют список забронированных граждан для военкомата. Забронированный сотрудник не подлежит призыву по мобилизации, но об изменениях его данных организация сообщает в обычном порядке. При увольнении или переводе бронирование отменяют и уведомляют военкомат.

Нормативная база и ответственность за нарушения воинского учета в 2026 году

Ключевые нормативные акты по воинскому учету на 2026 год

Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»: обязанности граждан и организаций.
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719: порядок учета, сроки подачи сведений, правила бронирования.
Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700: инструкция по обеспечению работы системы воинского учета, формы документов.
КоАП РФ: статьи 21.4 и 21.5 об ответственности за нарушения.
Региональные акты и указания военного комиссариата по месту нахождения организации.

С 2024 года данные воинского учета собирают в электронном реестре, а повестки могут направлять в электронной форме. С 1 января 2026 года призыв на срочную военную службу идет круглогодично, поэтому сведения о призывниках нужно держать в актуальном состоянии постоянно, а не только к началу призывной кампании.

Штрафы за нарушения воинского учета: что грозит работодателю и ответственному

Нарушение	Норма	Штраф
Непредставление или несвоевременное представление сведений о военнообязанных, в том числе о приеме и увольнении	ст. 21.4 КоАП РФ	для должностного лица: 40 000 - 50 000 руб.
Неисполнение обязанностей по воинскому учету самим гражданином: не сообщил о переезде, не явился по повестке	ст. 21.5 КоАП РФ	для гражданина: 10 000 - 30 000 руб.

Штраф выписывают на должностное лицо: руководителя организации или работника, ответственного за военно-учетную работу. Проверяют организации военкоматы и прокуратура, а по итогам проверки выдают предписание с конкретным сроком устранения нарушений. Как выстроить документооборот под требования проверок 2026 года, включая личные карточки формы Т-2, выгрузку в электронный реестр и бронирование, разобрано в статье про автоматизацию воинского учета по новым требованиям.

Ответы эксперта на вопросы слушателей по воинскому учету в 1С

Что делать, если сотрудник не принес военный билет?

Заполните карточку по тем данным, что есть, и запросите документ письменно. Если документ утерян, направьте работника в военкомат за дубликатом. До получения документа часть полей останется незаполненной, и такой сотрудник попадет в отчет по карточкам без документов. При трудоустройстве документы воинского учета запрашивают у всех военнообязанных, а сведения о приеме подают в двухнедельный срок.

Как исправить ошибку в уже сданном отчете?

Сформируйте уточненные сведения с исправленными данными и отправьте их с сопроводительным письмом, где перечислены изменения. В 1С:ЗУП для этого достаточно поправить карточку и заново выгрузить отчет за тот же период: повторная выгрузка уйдет с корректными данными.

Нужно ли вести воинский учет по иностранным работникам?

По общему правилу воинскому учету подлежат граждане РФ. Иностранный работник встает на воинский учет после получения гражданства, и тогда его данные вносят в базу.

Как часто обновлять данные в карточках?

При каждом изменении: прием, увольнение, перевод, смена места жительства, семейного положения, образования, воинского звания, снятие с учета. Сведения о приеме и увольнении, а также об изменениях передают в военкомат в двухнедельный срок. Массовое обновление удобно делать перед ежегодной сверкой.

Начните с проверки настройки: откройте «Настройка» → «Кадровый учет», убедитесь, что воинский учет включен, и заполните карточки по документам сотрудников. Тогда к моменту следующей сверки или проверки сведения в 1С:ЗУП совпадут с данными военкомата, и отчеты уйдут без возвратов.