Автоматическая загрузка присоединенных файлов в 1С:Управление нашей фирмой через 1C:Share
Пошаговая инструкция по новой функции 1C:Share в УНФ 3.0.13. Узнайте, как одним действием загружать в 1С не только XML и PDF, но и все сканы, накладные и приложения к документам. Экономьте время и исключайте потерю данных.
Сервис 1C:Share в программе «1С:Управление нашей фирмой» получил важное обновление. Начиная с версии 3.0.13, при загрузке документа по ссылке теперь автоматически импортируются не только служебные файлы (XML и PDF), но и все дополнительные файлы, которые пользователь прикрепил к исходному документу. Это изменение устраняет рутинную операцию по отдельному сохранению сканов, спецификаций и других сопутствующих материалов, сокращает риски их потери и ускоряет обработку входящей документации. Все файлы отображаются на одной странице документа в УНФ, что делает работу с ними удобной и структурированной.
Что изменилось в 1C:Share: новое поведение загрузки по ссылке
Основная цель обновления - автоматизировать сбор полного пакета документов. Ранее пользователи часто сталкивались с ситуацией, когда в систему загружался только электронный документ (например, счет-фактура в формате XML), а связанные с ним сканированные копии, товарные накладные или дополнительные соглашения приходилось сохранять и прикреплять вручную. Это создавало риски потери данных, требовало дополнительного времени и усложняло поиск.
Новый функционал 1C:Share в УНФ 3.0.13+ решает эту проблему. Теперь достаточно одной операции загрузки по ссылке, чтобы получить в базу весь комплект файлов, связанных с документом.
Было vs Стало: наглядное сравнение процесса
Разницу между старым и новым поведением сервиса можно представить в виде таблицы:
| Процесс | Было (до версии 3.0.13) | Стало (версия 3.0.13 и выше) |
|---|---|---|
| Загрузка по ссылке 1C:Share | Импортировались только служебные файлы: XML (для автоматической регистрации) и PDF (для печати/архива). | Импортируются служебные файлы (XML, PDF) и все пользовательские файлы, прикрепленные к исходному документу. |
| Результат в УНФ | В документе отображались только XML и PDF. Сканы, изображения, договоры в Word, Excel-таблицы нужно было добавлять отдельно. | На форме документа, обычно на вкладке «Файлы» или «Дополнительно», отображается полный набор: XML, PDF, сканы ТОРГ-12, акты, фотоотчеты, спецификации. |
| Риски | Высокий риск потери сопутствующих файлов, разрозненность информации, необходимость ручного управления. | Все связанные материалы собраны в одном месте внутри системы, что минимизирует риски потери и упрощает контроль. |
Функция работает по принципу «все или ничего» для конкретного документа: если к исходному документу в системе-отправителе прикреплены файлы, они будут загружены все вместе.
Проверка совместимости: работает ли улучшение в вашей версии УНФ
Перед использованием новой функции убедитесь, что ваша конфигурация поддерживает это обновление. Автоматическая загрузка присоединенных файлов доступна начиная с версии «1С:Управление нашей фирмой» 3.0.13.
Чтобы проверить версию вашей программы:
- Откройте программу «1С:Управление нашей фирмой».
- В верхнем меню перейдите в раздел «Справка» → «О программе».
- В открывшемся окне найдите строку «Версия конфигурации» или «Конфигурация».
- Убедитесь, что номер версии - 3.0.13 или выше (например, 3.0.14, 3.0.15).
Если у вас установлена более ранняя версия (3.0.12 и ниже), функция автоматической загрузки присоединенных файлов недоступна. В этом случае рассмотрите возможность обновления конфигурации до актуального релиза. Если ваша версия соответствует требованиям, переходите к инструкции.
Пошаговая инструкция: как загрузить документ со всеми файлами через 1C:Share
Процесс загрузки документа с присоединенными файлами состоит из нескольких простых шагов.
- Получение ссылки 1C:Share. Ссылка формируется в программе 1С, где создан исходный документ с прикрепленными файлами. Обычно эта опция доступна в форме документа через кнопку «Отправить по ссылке», «Поделиться» или «1C:Share». Ссылка представляет собой уникальный URL, который предоставляет доступ на скачивание документа и всех его вложений.
- Загрузка в УНФ. В интерфейсе «1С:Управление нашей фирмой» перейдите в раздел, соответствующий типу документа (например, «Покупки» → «Загрузка по ссылке» или «Продажи» → «Загрузка по ссылке»). Вставьте полученную ссылку в специальное поле.
- Запуск импорта. Нажмите кнопку «Загрузить» или аналогичную. Система начнет процесс импорта: проверит ссылку, загрузит данные и создаст документ в вашей базе.
- Проверка результата. После завершения загрузки откроется форма созданного документа (например, «Счет-фактура полученный» или «Заказ поставщику»).
Где найти загруженные присоединенные файлы
Все загруженные файлы, включая служебные и пользовательские, будут собраны в одном месте. Откройте созданный документ и найдите вкладку с названием «Файлы», «Вложения» или «Дополнительно» (точное название зависит от типа документа и настроек интерфейса). На этой вкладке вы увидите список всех файлов: XML-файл для автоматической регистрации, PDF-копия для печати, а также все сканы, изображения и другие файлы, которые были прикреплены к исходному документу. Это позволяет сразу проверить комплектность, распечатать необходимые бумаги или отправить их контрагенту, не покидая форму документа.
Практические сценарии использования: где это экономит время
Новый функционал особенно полезен в типовых рабочих ситуациях, где документ редко приходит в одиночку.
Сценарий 1: Обработка счета-фактуры от поставщика. Контрагент выставляет счет-фактуру через ЭДО и прикрепляет к нему скан подписанной товарной накладной (ТОРГ-12) и упаковочного листа. Раньше в УНФ загружался только XML счет-фактуры, а сканы ТОРГ-12 нужно было сохранять из почты или мессенджера и добавлять вручную. Теперь по одной ссылке загружается весь пакет: XML для регистрации в книге покупок, PDF счет-фактуры для архива и сканы ТОРГ-12 для сверки при приемке товара.
Сценарий 2: Работа с договором и приложениями. Вам прислали договор на подписание. К самому договору в PDF приложены спецификация в Excel, протокол согласования цены в Word и сканы свидетельств. Загрузка по ссылке через 1C:Share поместит весь этот комплект в карточку документа «Договор» в УНФ. Это исключает ситуацию, когда основной договор хранится в системе, а важные приложения теряются в почте.
Сценарий 3: Подтверждение выполненных работ. Подрядчик выставляет акт выполненных работ. К акту он прикрепил фотоотчет о проделанной работе и сканы подписанных актов осмотра. Автоматическая загрузка всех файлов позволяет руководителю или бухгалтеру, не переключаясь между окнами, проверить и акт, и визуальное подтверждение работы прямо в системе. Подобная автоматизация критически важна для оптимизации рутинных операций, таких как обработка входящих платежей или документов.
Технические нюансы и возможные вопросы
При работе с функцией стоит учитывать несколько технических моментов.
Поддерживаемые типы файлов: Сервис загружает файлы любых распространенных форматов: изображения (JPG, PNG, TIFF), документы (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX), архивы (ZIP, RAR) и другие. Ограничения могут быть связаны только с настройками системы-отправителя, формирующей ссылку.
Хранение файлов: Все загруженные файлы сохраняются непосредственно в базе данных 1С или в связанном хранилище файлов (если используется). Это обеспечивает их целостность, безопасность и привязку к конкретному документу.
Что делать, если файлы не загрузились?
- Убедитесь, что исходный документ в системе-отправителе действительно имеет присоединенные файлы.
- Проверьте актуальность ссылки 1C:Share - срок ее действия мог истечь.
- Убедитесь, что у пользователя, формировавшего ссылку, есть права на предоставление доступа к вложениям.
Выборочная загрузка: Функция не позволяет выбрать для загрузки только определенные файлы из присоединенных. Она работает по принципу загрузки всего пакета, прикрепленного к документу. Это сделано для гарантии комплектности и исключения человеческой ошибки при отборе.
Дальнейшая автоматизация работы с документами в УНФ
Автоматическая загрузка файлов через 1C:Share - это первый шаг к полной цифровизации входящего документооборота. После того как все материалы оказались в системе, их обработку также можно оптимизировать.
Например, для загруженных счетов-фактур можно настроить правила автоматической проводки и регистрации в книге покупок. Договоры и акты можно направлять на согласование по заранее настроенным маршрутам с помощью механизма бизнес-процессов. Интеграция с сервисами электронного документооборота (ЭДО) позволяет полностью отказаться от бумажных носителей. Как показывают другие наши материалы, например, обзор новых возможностей 1С:Бухгалтерии, разработчики постоянно добавляют инструменты для сокращения ручного труда.
Изучение этих смежных возможностей, таких как настройка массовых операций или автоматических уведомлений, позволит выстроить в компании сквозной и эффективный процесс работы с документами от момента их получения до архивации.