Бумажная транспортная накладная в 2026 году: расширенный перечень исключений и порядок действий для бухгалтера

Что изменилось с 19 сентября 2026 года: новые исключения для бумажной транспортной накладной

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных коммерческих перевозках оформляются в электронном виде. Это требование Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Однако с 19 сентября 2026 года расширяется перечень случаев, когда можно использовать бумажные документы. Минтранс утвердил новые основания для бумажного формата, чтобы учесть ситуации, где электронный документооборот затруднён или нецелесообразен.

Бухгалтеру важно знать эти исключения, чтобы не оформлять электронные документы там, где разрешена бумага, и наоборот, не пропустить обязательный электронный формат. В статье разберём новые основания, подтверждающие документы и отражение в 1С.

Перечень новых исключений: подробный разбор

Приказ Минтранса России от 02 сентября 2026 года (точные реквизиты уточняйте в официальных источниках) дополнил перечень случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумаге. Новые основания включают:

Перевозки в условиях чрезвычайных ситуаций. Если груз доставляется в зону ЧС или для ликвидации последствий, допускается бумажный формат. Это ускоряет оформление при нестабильной связи или отсутствии доступа к ГИС ЭПД.
Перевозки специальных грузов. К ним относятся опасные, скоропортящиеся, негабаритные и другие грузы, требующие особых условий. Для них бумажная накладная может быть предпочтительнее из-за специфики контроля.
Перевозки социально значимых грузов. Например, продуктов питания, медикаментов, товаров первой необходимости в отдалённые районы. Бумажный формат упрощает документооборот с небольшими перевозчиками.
Перевозки продукции военного назначения в рамках внешнеторговой деятельности. Экспорт или импорт военной продукции часто сопровождается дополнительными разрешениями и секретностью, поэтому бумажный документооборот сохраняется.

Перечень закрытый. Если ваша ситуация не подпадает под перечисленные основания, необходимо оформлять электронные документы. Полный перечень смотрите в приказе Минтранса.

Какие документы подтверждают право на бумажный формат

При проверках налоговики или другие контролирующие органы могут запросить обоснование использования бумажной накладной. Подтверждающими документами могут быть:

Акт о введении режима чрезвычайной ситуации или решение органа власти.
Сертификаты, паспорта безопасности или иные документы, подтверждающие отнесение груза к специальным категориям.
Контракт на поставку продукции военного назначения с отметками уполномоченного органа.
Документы, подтверждающие социальную значимость груза (например, государственный контракт на поставку медикаментов).

Конкретный перечень зависит от основания. Рекомендуем заранее уточнить в ФНС или у оператора ЭДО, какие документы потребуются в вашем случае.

Алгоритм проверки: попадает ли ваша перевозка под исключение

Чтобы быстро определить, можно ли оформить бумажную транспортную накладную, выполните следующие шаги:

Определите тип перевозки. Исключения применяются только к коммерческим автомобильным перевозкам. Если перевозка некоммерческая (например, для собственных нужд без договора перевозки), правила могут отличаться.
Проверьте категорию груза. Относится ли груз к специальным, социально значимым или военной продукции? Если да, переходите к следующему шагу.
Оцените обстоятельства. Проходит ли перевозка в условиях ЧС или особых режимов? Если да, это основание для бумажного формата.
Соберите подтверждающие документы. Убедитесь, что у вас есть доказательства для обоснования бумажного формата.
Примите решение. Если ваша ситуация подпадает под исключение, оформляйте бумажную накладную. Если нет – электронную.

Таблица: когда можно оформить бумажную накладную

Ситуация	Можно ли бумагу	Основание
Перевозка продуктов в зону ЧС	Да	Перевозка в условиях ЧС
Доставка военной техники на экспорт	Да	Продукция военного назначения во внешнеторговой деятельности
Обычная коммерческая перевозка стройматериалов	Нет	Не подпадает под исключения
Перевозка опасных грузов по стандартному маршруту	Да	Специальный груз

Эта таблица поможет быстро сориентироваться. При сомнениях проконсультируйтесь с юристом или налоговым консультантом.

Порядок действий бухгалтера при оформлении бумажной транспортной накладной

Если ваша перевозка подпадает под исключение, следуйте инструкции:

Проверьте основание. Убедитесь, что у вас есть документальное подтверждение.
Оформите бумажную ТН в трёх экземплярах. По одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Заполните все обязательные реквизиты. О них ниже.
Подпишите у сторон. Все участники перевозки должны поставить подписи.
Отразите в учёте. Зафиксируйте документ в 1С.
При наличии технической возможности передайте сведения в ГИС ЭПД. Это рекомендация, но она снижает риски.

Заполнение бумажной транспортной накладной: основные реквизиты

Бумажная транспортная накладная заполняется по форме, утверждённой Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Обязательные реквизиты:

Наименование и реквизиты грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Дата и номер накладной.
Описание груза: наименование, количество, масса, объём.
Адреса пунктов погрузки и выгрузки.
Условия перевозки и особые отметки.
Подписи сторон с расшифровкой.

Для новых исключений дополнительно может потребоваться указать основание (например, реквизиты акта о ЧС). Проверьте, чтобы все поля были заполнены корректно, иначе документ могут признать недействительным.

Отражение бумажной накладной в 1С: пошаговая инструкция

В 1С:Бухгалтерии 3.0 и других конфигурациях работа с транспортными накладными зависит от настроек. Для бумажного формата:

Отключите интеграцию с ГИС ЭПД для конкретной перевозки. Если в программе настроен обмен с оператором ЭДО, временно отключите его или выберите вариант «Бумажный документ».
Создайте документ «Транспортная накладная». В разделе «Покупки» или «Продажи» найдите соответствующий журнал. Создайте новый документ.
Заполните реквизиты. Укажите номер, дату, контрагентов, груз. В поле «Формат» выберите «Бумажный».
Проведите документ. Он отразится в учёте, но не будет отправлен в ГИС ЭПД.
Сохраните скан-копию. Прикрепите скан бумажной накладной к документу 1С для архива.

Если вы используете 1С:Управление холдингом или ERP, алгоритм аналогичен, но могут быть отличия в интерфейсе. Обратитесь к документации по вашей версии.

Нужно ли дублировать информацию в ГИС ЭПД?

Законодательство не требует обязательной передачи сведений в ГИС ЭПД при бумажном оформлении. Однако Минтранс рекомендует при наличии технической возможности направлять информацию о перевозке в систему. Это позволит:

Снизить риски претензий со стороны налоговых органов.
Обеспечить прозрачность для всех участников.
Упростить возможные проверки.

Как это сделать: через оператора ЭДО или напрямую через личный кабинет ГИС ЭПД. Если технической возможности нет, сохраните подтверждающие документы и будьте готовы объяснить причину.

Ответственность и риски при неправильном оформлении

Если вы оформите бумажную накладную без законного основания, это приравнивается к отсутствию транспортной накладной. Штрафы по статье 12.31.1 КоАП РФ:

Для водителя: от 3 000 до 5 000 рублей.
Для должностных лиц: от 20 000 до 30 000 рублей.
Для юридических лиц: от 100 000 до 200 000 рублей.

Кроме того, возможны проблемы с подтверждением расходов по налогу на прибыль и вычетами НДС. Поэтому тщательно проверяйте основания и храните подтверждающие документы.

Частые вопросы бухгалтеров по бумажным накладным в 2026 году

Можно ли использовать бумагу при сбое ГИС ЭПД? Да, если сбой подтверждён. Оформите бумажную накладную, а после восстановления системы передайте сведения в ГИС ЭПД.

Как быть, если контрагент не готов к электронному документообороту? С 1 сентября 2026 года это не основание для бумажного формата. Придётся либо убедить контрагента, либо искать другого.

Нужно ли уведомлять ФНС о бумажном оформлении? Нет, уведомление не требуется. Но при проверке будьте готовы предъявить подтверждающие документы.

Можно ли оформить бумажную накладную при перевозке алкоголя? Только если перевозка подпадает под новое исключение (например, в зону ЧС). В остальных случаях с 1 сентября 2026 года обязательна электронная накладная.

Что делать, если я ошибочно оформил бумажную накладную? Аннулируйте её и оформите электронную. Сохраните акт об аннулировании.

Как долго хранить бумажные накладные? Не менее 5 лет, как и другие первичные документы.

Где найти полный перечень исключений? В приказе Минтранса России от 02 сентября 2026 года. Также можно обратиться к оператору ЭДО или в ФНС.

Если у вас остались вопросы, изучите наши материалы по теме: С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная станет базовым форматом и Что изменится в 1С и отчётности с сентября 2026 года.