Экспедиторы в 2026 году: регистрация в ГосЛог и обязательные электронные документы в 1С
С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны регистрироваться в Реестре уведомлений на «ГосЛог», а с 1 сентября 2026 года действует транспортный ЭДО. Разбираем подачу уведомления через Госуслуги, состав сведений, настройку обмена в 1С, действия при сбоях и зоны проверки по штрафам и мораторию до 1 марта 2027 года.
На 20 октября 2026 года оба ключевых срока для экспедиторов уже наступили. С 1 марта 2026 года все организации и ИП, которые оказывают услуги по договору транспортной экспедиции, обязаны до заключения первого такого договора подать через портал Госуслуг уведомление в Реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр ведет Ространснадзор на национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог». Норму ввел Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ, порядок подачи задает п.1 ст.2.5 Федерального закона от 30.06.2003 №87-ФЗ. Разбор правил работы экспедиторов на buh.ru подтверждает этот порядок.
С 1 сентября 2026 года в бухгалтерии нужно работать с транспортным ЭДО. По теме статьи, экспедиторские документы с этой даты оформляются электронно: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. В проверенных источниках подтвержден срок транспортного ЭДО, но не раскрыт полный состав форматов ФНС и все случаи, когда бумага еще допустима. Эти детали нужно сверять с актуальными приказами ФНС и Минтранса, а не брать из старых обзоров.
Если первый договор экспедиции вы заключили после 1 марта 2026 года, уведомление все равно нужно было подать до его подписания. Регистрация не привязана к 1 марта как к последнему дню для всех: дата привязана к первому договору. На практике это значит, что компания с одним договором в год и компания с сотней рейсов проходят один и тот же порядок.
| Дата | Что происходит | Действие |
|---|---|---|
| 1 марта 2026 | Начала действовать обязанность регистрации в Реестре уведомлений на «ГосЛог» | Подать уведомление до первого договора экспедиции, если еще не подали |
| 1 сентября 2026 | Действует транспортный ЭДО для экспедиторских документов | Проверить настройки 1С, ЭДО и тестовый обмен |
| 1 марта 2027 | В теме указано окончание моратория на штрафы за неоформление ЭПД; условия нужно сверить с нормативным актом | Не откладывать переход, даже если мораторий применяется |
Дальше - что проверить по каждому блоку: кто попадает под регистрацию, как подать уведомление, какие сведения указать, как настроить обмен в 1С и что делать при сбоях. Штрафы и мораторий разобраны отдельно, с пометками там, где источникам не хватает данных для точной цифры.
Кто обязан регистрироваться в ГосЛог: критерии и исключения
Обязанность распространяется на все организации и ИП, которые работают на основании договоров транспортной экспедиции. Исключений по размеру бизнеса, налоговому режиму или числу сотрудников в источнике нет. Материал buh.ru о правилах экспедиторов прямо указывает: регистрироваться должны все, кто оказывает услуги по договору транспортной экспедиции.
Ключевой критерий - договор транспортной экспедиции, а не слово «перевозка» в названии услуги. Договор экспедиции шире договора перевозки грузов: он может включать организацию перевозки, выбор транспорта и маршрута, заключение договоров с перевозчиками, сопровождение груза, оформление документов для экспорта и импорта, таможенное оформление и хранение груза (ст.801 ГК РФ).
Примеры для самопроверки:
- Компания везет груз своим транспортом по договору перевозки и не берет на себя организацию чужих перевозок. Это перевозка, а не экспедиция.
- Компания привлекает стороннего перевозчика, оформляет документы и отвечает за организацию доставки. Это транспортная экспедиция.
- Компания совмещает перевозку и экспедицию. Проверять нужно оба блока, а уведомление подавать по экспедиционной части.
Ошибка - считать, что регистрация касается только крупных экспедиторов. Закон не устанавливает порог по выручке или штату. Другая ошибка - ждать 1 марта 2027 года: эта дата в теме связана с мораторием по ЭПД, а не с регистрацией в ГосЛог. Регистрация действует с 1 марта 2026 года.
Регистрация экспедитора в ГосЛог: пошаговый порядок через Госуслуги
Уведомление подается в электронной форме через портал Госуслуг. Формат установлен постановлением Правительства РФ от 20.02.2026 №173. Подписать уведомление можно усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью физлица. Ространснадзор размещает сведения об экспедиторе в реестре не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подачи уведомления (п.5 ст.2.4 Федерального закона от 30.06.2003 №87-ФЗ). Порядок подачи и состав сведений на buh.ru.
- Соберите сведения об организации или ИП: наименование организации либо ФИО ИП, адрес и место нахождения, для ИП - адрес регистрации по месту жительства, ИНН, ОГРН, абонентский телефонный номер, адрес электронной почты.
- Опишите виды услуг, которые оказываете по договору экспедиции. Не копируйте общий перечень из шаблона, если часть услуг вы не оказываете.
- Укажите, есть ли у вас возможность организовывать перевозки предметов и веществ, изъятых из гражданского оборота или ограниченных в обороте.
- Добавьте дополнительные сведения, если они полезны контрагентам: территории работы, максимальную страховую сумму по договору страхования ответственности экспедитора, адрес сайта.
- Подайте уведомление через Госуслуги и подпишите его УКЭП или УНЭП физлица.
- Сохраните подтверждение отправки и проверьте запись в реестре. Срок размещения - не позднее одного рабочего дня после подачи.
- Если нашли ошибку в ИНН, ОГРН или адресе, не ждите претензии: уточните порядок исправления у Ространснадзора и сохраните переписку.
Перед отправкой проверьте полномочия подписанта, срок действия электронной подписи, корректность ИНН и ОГРН, адрес и контакты. Ошибка в этих полях приведет к записи с неверными сведениями или к возврату уведомления. Проверка занимает меньше времени, чем последующая корректировка реестра.
Состав обязательных сведений в уведомлении: что указать и где ошибаются
Обязательные поля перечислены в п.3 ст.2.4 Федерального закона от 30.06.2003 №87-ФЗ. Разделим их на блоки, чтобы ничего не пропустить.
Сведения об экспедиторе:
- наименование организации или ФИО ИП;
- адрес и место нахождения, для ИП - адрес регистрации по месту жительства;
- ИНН, ОГРН, абонентский телефонный номер и адрес электронной почты.
Сведения о работе:
- виды услуг, которые экспедитор оказывает по договору транспортной экспедиции;
- информация о наличии возможности организовывать перевозки предметов и веществ, изъятых из гражданского оборота или ограниченных в обороте.
Дополнительные поля:
- территории, где работает экспедитор;
- максимальная страховая сумма по договору страхования ответственности экспедитора;
- адрес сайта экспедитора.
Виды услуг формулируйте по факту. Для экспедиции это может быть организация перевозки, выбор транспорта и маршрута, заключение договоров с перевозчиками, оформление документов для экспорта и импорта, таможенное оформление, хранение груза. Если услуга фактически оказывается, а в уведомлении ее нет, это риск претензий и расхождений с договором.
Дополнительные поля не обязательны. Они помогают контрагентам быстрее проверить экспедитора: территория работы, страховка ответственности и сайт снимают часть вопросов до заключения договора. Заполняйте их, если сведения стабильны и вы готовы поддерживать их в актуальном виде.
Электронные экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года: что станет обязательным
С 1 сентября 2026 года в бухгалтерии действует транспортный ЭДО. Чек-лист на Бухонлайн помогает определить, нужно ли вам переходить на такой обмен с этой даты: чек-лист «Нужно ли вам переходить на транспортный ЭДО».
Что подтверждено источниками: с 1 сентября 2026 года в бухгалтерии рассматривается переход на транспортный ЭДО, для проверки есть чек-лист. Что требует сверки: полный состав экспедиторских документов, форматы ФНС, перечень случаев бумаги и мораторий до 1 марта 2027 года. В статье эти места помечены как зоны проверки.
В рабочую карту ниже включены три документа, которые указаны в теме: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. Их юридический состав и форматы сверяйте с актуальными приказами ФНС и Минтранса.
| Документ | Роль в экспедиции | Что проверить перед настройкой |
|---|---|---|
| Поручение экспедитору | Фиксирует задание экспедитору | Формат ФНС, титулы, подпись, связь с заказом |
| Экспедиторская расписка | Подтверждает получение груза экспедитором | Основание выдачи, формат, подписант |
| Складская расписка | Подтверждает прием груза на склад | Связь со складским учетом, формат, подписант |
Бумага после 1 сентября 2026 года допустима только в ограниченных случаях. Перечень исключений менялся: приказ Минтранса от 31.08.2026 №389 добавил перевозки продукции военного и двойного назначения по внешнеторговым контрактам, изменения действуют с 11 октября 2026 года. Разбор бумажных экспедиторских документов и приказа №389.
Не считайте бумажный документ безопасной заменой, если исключение не подходит. Контрагент может не принять такой документ, а проверяющий - задать вопросы о причине. Для электронного обмена проверьте оператора ЭДО и поддержку форматов ФНС в вашей конфигурации 1С.
Настройка обмена электронными экспедиторскими документами в 1С
В 1С настройка начинается с обновления конфигурации и проверки, поддерживает ли ваша версия нужные форматы. В «1С:Бухгалтерии 8» с версии 3.0.205.22 есть раздел «Электронные перевозочные документы»; поручение экспедитору можно сформировать из «Счета покупателю» и «Реализации товаров». Практический разбор работы с экспедиторскими документами в «1С:Бухгалтерии 8».
Общая последовательность:
- Обновите конфигурацию и проверьте, что нужные форматы доступны в вашей версии.
- Подключите оператора ЭДО, который поддерживает форматы ФНС и обмен через ГИС ЭПД. В экосистеме 1С для этого используется сервис 1С-ЭПД.
- Настройте организацию, сертификаты подписи и ответственных сотрудников.
- Проверьте справочники контрагентов и номенклатуры: ИНН, КПП, адреса, единицы измерения и реквизиты груза.
- Разграничьте права доступа: бухгалтер не должен вручную менять технические настройки обмена.
- Проведите тестовый обмен с двумя-тремя ключевыми контрагентами до массового запуска.
- Настройте контроль статусов: отправлен, доставлен, подписан, отклонен. Ошибки нужно видеть в журнале, а не в переписке.
Зоны ответственности стоит закрепить заранее:
| Роль | Что делает |
|---|---|
| Бухгалтер | Проверяет сведения в документе, реквизиты груза, суммы и основания. Следит, чтобы бумажный документ не подменял электронный без основания. |
| IT-специалист | Обновляет 1С, подключает оператора ЭДО, настраивает сертификаты, форматы, права доступа и журнал обмена. |
| Руководитель | Назначает ответственного, утверждает регламент, контролирует сроки и выделяет ресурсы на тестовый обмен. |
В «1С:Управление» и других конфигурациях пути и набор команд отличаются. Проверяйте свою версию и тестовый контур: переносить настройки из чужой инструкции без проверки рискованно.
Сценарии работы при технических сбоях: когда бумага всё ещё допустима
Технический сбой может стать основанием для бумажного документа только если ситуация попадает в перечень исключений. Этот перечень ограничен, и в источниках, на которые опирается статья, он не раскрыт полностью. Проверьте актуальные приказы Минтранса и разъяснения оператора ЭДО. Перечень бумажных исключений и приказ №389.
Практические сценарии:
- Недоступна ГИС ЭПД. Зафиксируйте дату, время, текст ошибки, номер документа и попытки отправки.
- Не работает оператор ЭДО. Сообщите контрагенту, сохраните уведомление оператора и статусы в журнале.
- Сбой у контрагента. Попросите письменное подтверждение и не дублируйте документы в разных системах без согласования.
Порядок действий при сбое:
- Зафиксируйте факт сбоя: дата, время, причина, участники, номера документов, скриншоты и логи.
- Сообщите контрагенту и ответственному за ЭДО.
- Если бумага допустима, оформите документ и отметьте причину замены.
- После восстановления обмена перенесите сведения в электронный вид и сохраните связь между бумажным и электронным документом.
- Если исключение не подходит, уточните порядок у оператора и Ространснадзора. Не выпускайте бумагу «на всякий случай» без основания.
Мораторий до 1 марта 2027 года указан в теме статьи. В использованных источниках его условия не раскрыты, поэтому не трактуйте его как разрешение на бумажный документооборот. Проверьте нормативный акт: если мораторий применяется, он снимает часть штрафов за неоформление ЭПД, но не отменяет регистрацию в ГосЛог и не защищает от претензий за недостоверные сведения о грузе.
Для восстановления после сбоя заранее назначьте ответственного и проверьте, как оператор хранит журнал. Через месяц спорить о причине бумажного документа сложнее, чем сохранить логи в день сбоя.
Штрафы за несвоевременную регистрацию и непроверенные сведения о грузе
В источниках, на которые опирается статья, размеры штрафов не приведены. Не подставляйте суммы из старых обзоров: состав правонарушения и размер ответственности меняются. Сверьтесь с действующими статьями КоАП РФ и разъяснениями Ространснадзора.
Зона проверки: конкретные суммы штрафов за несвоевременную регистрацию в ГосЛог и за недостоверные сведения о грузе в проверенных источниках отсутствуют. Ниже - карта рисков и меры, а не выдуманные цифры.
Что проверить в первую очередь:
| Риск | Что проверить | Мера |
|---|---|---|
| Поздняя подача уведомления | Дата первого договора экспедиции, дата подачи, подтверждение и запись в реестре | Назначить ответственного, подавать до подписания договора, хранить подтверждение |
| Недостоверные сведения о грузе | Заявка, документы грузоотправителя, вес, объем, особые условия | Ввести вторую проверку перед подписанием, фиксировать расхождения |
| Бумага без основания | Причина замены, перечень исключений, логи и уведомления | Хранить доказательства сбоя, согласовывать замену с контрагентом |
Пример 1. Компания подписала первый договор экспедиции 10 марта 2026 года, а уведомление подала 15 марта. Срок нарушен: уведомление нужно было подать до договора. Последствия зависят от нормы, которую применит проверяющий, но сама последовательность действий уже создает риск.
Пример 2. Экспедитор указал в поручении вес груза, который не совпал с документами грузоотправителя. Спор с грузовладельцем и вопросы проверяющего возникнут по конкретным документам, а не по средним цифрам из интернета. Проверка сведений о грузе должна быть частью процесса, а не задачей одного сотрудника в день отгрузки.
Мораторий до 1 марта 2027 года, о котором говорится в теме, касается штрафов за неоформление ЭПД, если его условия применимы. Регистрацию в ГосЛог и достоверность сведений о грузе оценивайте отдельно: на эти нарушения мораторий не распространяется автоматически.
Практический чек-лист для бухгалтера, IT-специалиста и руководителя
Чек-лист по ролям помогает распределить задачи до следующей отгрузки. Для проверки необходимости перехода на транспортный ЭДО с 1 сентября 2026 года используйте чек-лист из раздела выше.
Бухгалтер:
- Проверьте, есть ли договоры транспортной экспедиции и не подменяются ли они договорами перевозки.
- Подготовьте сведения для уведомления, если его еще нет.
- Сверьте виды услуг с фактической работой и договорами.
- Введите проверку сведений о грузе до подписания поручения.
- Проверьте, какие документы формируются в 1С и какие статусы обмена видны в журнале.
IT-специалист:
- Проверьте версию 1С и поддерживаемые форматы.
- Подключите оператора ЭДО и настройте сертификаты подписи.
- Проверьте справочники контрагентов и номенклатуры.
- Проведите тестовый обмен с ключевыми контрагентами.
- Подготовьте порядок действий при сбое и место хранения логов.
Руководитель:
- Назначьте ответственного за регистрацию в ГосЛог.
- Утвердите регламент перехода на электронные документы.
- Проконтролируйте сроки: 1 марта 2026, 1 сентября 2026 и 1 марта 2027.
- Выделите время и ресурсы на тестовый обмен до массового запуска.
Начните с аудита договоров: выпишите все действующие договоры, отметьте среди них транспортную экспедицию и проверьте, есть ли по каждому подтверждение подачи уведомления. Затем соберите сведения для уведомления, если его еще нет, и проведите тестовый обмен в 1С с ключевыми контрагентами. Эти два действия дают больше, чем ожидание разъяснений: они показывают реальные пробелы в документах и настройках.